摘要:
随着ERP系统在各企业的深入实施,企业全面信息化管理水平得到提高,对集团公司的物资采购进行集中管理成为可能,与之相适应的财务核算也得到了简化。笔者以所在单位的实践为例,简要介绍物资采购集中管理模式及财务核算。
(一)物资采购的分散管理模式
公司于2002年成立时设立了物资公司,重要物资及大宗物资由物资公司根据各公司提出的需求计划进行采购。采购到货的物资送交物资公司总库,由物资公司总库配送至各单位供应科的仓库进行库存管理。紧急采购及零星采购由各二、三级单位自行采购,此类采购的物资进入各单位供应科的仓库进行库存管理。生产单位根据生产需要从各单位仓库领用物资,并在各单位财务账上体现为生产成本。物资公司根据各单位物资领用情况,按计划价与各单位结算领用物资金额,月末按各单位物资领用情况分配采购价格差异。各单位按计划价计算生产部门的物资消耗,并于月末按物资公司分配的差异分摊计算成本费用分摊额。
(二)物资采购的集中管理模式
针对公司物资分散管理的现状,顾问公司的顾问、物资公司人员、财务部人员共同分析了物资管理价值链的各项内容,根据物资公司、各单位供应科、财务核算中心分管的业务情况...
随着ERP系统在各企业的深入实施,企业全面信息化管理水平得到提高,对集团公司的物资采购进行集中管理成为可能,与之相适应的财务核算也得到了简化。笔者以所在单位的实践为例,简要介绍物资采购集中管理模式及财务核算。
(一)物资采购的分散管理模式
公司于2002年成立时设立了物资公司,重要物资及大宗物资由物资公司根据各公司提出的需求计划进行采购。采购到货的物资送交物资公司总库,由物资公司总库配送至各单位供应科的仓库进行库存管理。紧急采购及零星采购由各二、三级单位自行采购,此类采购的物资进入各单位供应科的仓库进行库存管理。生产单位根据生产需要从各单位仓库领用物资,并在各单位财务账上体现为生产成本。物资公司根据各单位物资领用情况,按计划价与各单位结算领用物资金额,月末按各单位物资领用情况分配采购价格差异。各单位按计划价计算生产部门的物资消耗,并于月末按物资公司分配的差异分摊计算成本费用分摊额。
(二)物资采购的集中管理模式
针对公司物资分散管理的现状,顾问公司的顾问、物资公司人员、财务部人员共同分析了物资管理价值链的各项内容,根据物资公司、各单位供应科、财务核算中心分管的业务情况,按照内部控制不相容职务相互分离的要求,公司设计了相关部门对物资集中采购收、发、存各项业务的管理内容:物资公司负责物资采购的业务管理,包括物资采购计划管理、物资采购订单管理;各单位供应科负责实物管理,包括物资入库和出库管理;财务核算中心负责账务管理,在录入供应商的采购发票时,按照系统要求核对采购发票与采购订单价格是否一致,核对采购订单接收入库数量与发票最终开票数量是否一致。
根据上述管理需求,集中采购的物资统一在物资公司进行管理,在物资公司仓库下面按照各单位分别设立对应的物资子库。重大物资及大宗物资进行集中采购,首先由各单位向物资公司提交采购计划,然后物资公司根据汇总后的采购计划、现有物资库存情况及招投标情况确认采购需求,之后向供应商发出采购订单。当物资到货时,根据物资实际送货地点,在相应的物资子库收货;送至物资公司总库的货物,由物资公司总库的库管人员办理入库手续及相关事宜;送至各单位物资子库的货物,由各单位的库管人员办理入库手续及相关事宜。物资公司总库配送物资至各单位子库时,在ERP系统中直接处理库存转移,不需要进行账务处理。各生产单位领用物资,根据物资配送地点,直接从物资公司总库或各单位子库处理物资发放记录。
物资采购集中管理模式与分散管理模式相比,在物资管理、利用库存、规划配送、库存管理等方面都有所改进,主要体现在:一是所有采购的物资均在物资公司大库下进行管理,不受管理层次的限制,可以按需求设置子库;二是下属公司间调拨物资不涉及账务往来,方便灵活,只有在真正使用物资时才进行买卖结算;三是要求供应商将物资直接送到二级单位,减少了中间环节,降低了采购成本;四是集中采购的物资在物资公司大库,分散采购的物资在二级单位子库,库存流程较清晰,便于责任考核。
(三)物资采购集中管理模式下的财务核算
在物资采购集中管理模式下,为便于财务核算,公司使用ERP系统将物资成本核算由计划成本统一更改为移动加权平均成本,即:当物资入库时,ERP系统会根据物资入库单价及数量计算入库金额,产生相应的成本记录,同时按照物资入库金额与原有库存金额之和除以物资入库数量与原有库存数量之和,作为该项物资的最新成本;当物资出库时,ERP系统会根据出库数量和移动加权平均后的成本计算出库金额,作为物资领用金额。ERP系统是一个业务与财务紧密集成的系统,上述的出入库业务均可实时传送至财务系统产生相应的凭证予以入账。
月末根据实际结算要求,物资公司财务部门按各单位生产领用的实际数,在物资公司账上将在途物资转入为各单位的应收款项目;同时在各二级单位账上将物资耗用数计入对应的成本费用科目,对应产生各单位的应付款项目。此种处理方式由于物资公司与各二级单位同时入账,保证了公司间往来款项的准确性,便于物资公司财务部门与各二级单位往来对账,同时也有利于集团公司在编制合并报表时对相关合并项目的抵消,确保了合并报表的准确性。■
责任编辑 刘黎静