摘要:
虚列支出设立“小金库”的行为,多以虚列研究与开发费、业务招待费、会议费、销售手续费、销售服务费等期间费用的方式,从企业套取资金形成账外资产。笔者在此总结实际工作中虚列期间费用设立“小金库”的十种情形及相应的控制手段。
1.阴阳批单。企业内设机构在费用报销时,经办人故意将金额大小写与币种符号之间预留空白,甚至不填大写金额,或者企业自制的费用报销凭证没有大写金额一栏,在审批人不知情的情况下,填报与实际开支金额相当的发票,待取得审批人签字后,再补填大额发票,以套取资金供部门内部使用。针对此种情形,应先审后批,即财务预先审核,审批人在财务人员审核之后签批;完善内部凭证的控制要素,财务人员在审核中既要提高鉴别发票真伪的能力,又要注重大小写金额填写的规范性,以堵住阴阳批单的漏洞;审批人应当定期了解费用的开支情况,以打消个别部门通过阴阳批单设立“小金库”的侥幸心理。
2.自批自报。如果企业在费用报销中,经常出现某一特定经手人在审批人的批准下,报销大额期间费用发票,且没有验收人、证明人等参与的自批自报行为,就可以初步判断为该企业“疑似”设立“小金库”。针对此种情形,应提高费用报销参与人的思想...
虚列支出设立“小金库”的行为,多以虚列研究与开发费、业务招待费、会议费、销售手续费、销售服务费等期间费用的方式,从企业套取资金形成账外资产。笔者在此总结实际工作中虚列期间费用设立“小金库”的十种情形及相应的控制手段。
1.阴阳批单。企业内设机构在费用报销时,经办人故意将金额大小写与币种符号之间预留空白,甚至不填大写金额,或者企业自制的费用报销凭证没有大写金额一栏,在审批人不知情的情况下,填报与实际开支金额相当的发票,待取得审批人签字后,再补填大额发票,以套取资金供部门内部使用。针对此种情形,应先审后批,即财务预先审核,审批人在财务人员审核之后签批;完善内部凭证的控制要素,财务人员在审核中既要提高鉴别发票真伪的能力,又要注重大小写金额填写的规范性,以堵住阴阳批单的漏洞;审批人应当定期了解费用的开支情况,以打消个别部门通过阴阳批单设立“小金库”的侥幸心理。
2.自批自报。如果企业在费用报销中,经常出现某一特定经手人在审批人的批准下,报销大额期间费用发票,且没有验收人、证明人等参与的自批自报行为,就可以初步判断为该企业“疑似”设立“小金库”。针对此种情形,应提高费用报销参与人的思想认识,加强企业内部控制制度的建设,落实实物验收、领用的登记管理制度,严格执行费用报销的审批程序,杜绝例外事项的发生。坚持谁经办谁负责的原则,非经办人员不得代经手人办理报销事宜。
3.超期发票。某外部审计抽查某企业会计凭证时发现,企业列支的部分发票开具时间和报销时间相差1年以上,虽然该企业相关制度中没有关于报销发票的时限性规定,但超期列支非当期票据的非正常行为,敦促审计人员加大了抽查凭证的样本量,进而发现被审计单位用以前年度已报销过的费用发票在本期重复报销,套取了100余万元资金设立“小金库”。对于超期发票报销的行为,本身就带有不可忽视的疑点,一经发现,就应当追查到底。
4.大额发票无明细,大额开支无用途。某些企业以大额发票报销的形式骗取企业资金设立“小金库”,还认为报销的钱没有装进自己的腰包,算不上违反财务会计制度。如果发现企业存在大额发票无明细、大额开支无用途的问题,应当对企业相关业务的真实性进行审查,进而追查报销资金的真实去向。
5.大额发票连号。某企业从其他企业购买多份连号手写发票用以虚列期间费用,并分批在不同月份列报以套取资金。虽然费用列报的科目不尽相同、费用报销的时间也有跨度,但检查人员通过详细追查发现了其中的问题:这些发票的号码都是相连的。检查人员联系了提供发票的单位,顺藤摸瓜查出了企业内部的“小金库”。当企业存在经常跨月报销大额连号发票的情形时,检查人员就应当关注此种特殊情况,收集信息,在提高鉴别力和职业谨慎的同时,去伪存真。
6.大额异地发票。企业费用开支本没有地域限制,但是,如果企业异地开支内容明显与实际不符,就应当查明事情的真伪。比如,本地可以采购到的办公用品,却舍近求远取得外地的大额发票;在没有业务往来的区域取得的仓储费、装卸费等服务业发票。针对此种情形,可利用各地区地方税务局提供的网上发票信息查询系统,在查明票据真伪的基础上,审验采购或服务合同,追查物流和资金流,规范企业的财务支出。
7.不属于企业承担的费用。有的企业将不属于企业承担的费用列报后转入“小金库”,常见的行为有:大量报销飞机票,但飞机票记载乘客姓名不属于企业人员;车辆维修费用明细显示维修车辆不属于企业自用车辆等。针对此种情形,要坚持大额资金使用集体审批的原则;发挥群众监督的积极作用,有条件的应实行财务收支公示制度,设置“小金库”举报电话和举报信箱。
8.采购物品用量和需求异常。某企业接受外部审计的检查,根据审计人员的初步统计,企业全年购买的计算器人均接近3个,平均每台打印机40天更换硒鼓1个。审计人员观察企业办公的实际情况,认为企业采购办公用品的实物量远远超过实际需用量,存在设立“小金库”的嫌疑。针对此种情形,需检查企业低值易耗品管理制度的落实情况。
9.费用报销前紧后松。有的企业在费用预算的执行上,出现前三季度费用控制紧、第四季度开口子突击花钱的现象。这种现象映射出企业为了保下年的费用预算不降低,用不实发票套取资金、设立“小金库”,以占足费用额度的实质。针对此种情形,应严格控制费用开支,费用预算宽松时,强调有多少事花多少钱。
10.结算方式异常。某企业报销期间费用多使用现金结算,有时单笔报销金额达到10余万元,费用发生前,报销经办人也没有借备用金的记录。如果以现金方式结算,单笔现金支出较大时,检查人员就应对于超过现金结算起点的异常费用进行列报,之后再进一步追查以大额现金进行结算的原委。■
责任编辑 刘黎静