摘要:
1.财务代签名要慎重
一家公司的总经理某天交给单位出纳5000元餐费发票,声称是前几天陪客户吃饭的发票,要出纳帮着报销,于是出纳找了“票据报销单”和“粘贴单”贴好后,向财务经理说明这是总经理拿来的,财务经理也并不怀疑,就签字了,然后出纳拿着报销单据去找这位总经理签批,之后就从保险柜中拿出5000元直接交给了总经理。这时出纳并未意识到已经出现了问题:总经理仅在“批准人”一栏签了字,“报销人”和“领款人”栏却都是出纳代其签的字,因为出纳心想既然是总经理安排的并已批准,其他“小事”就帮着做了吧。但这么做却给其带来了麻烦。后来,这位总经理离任,公司安排离任审计核查总经理任期内所报销的所有事项。审计人员最后列出一个清单,要总经理确认,这位总经理声称对其中一笔5000元的餐费没有印象。审计人员只好把那笔5000元的报销单据找出来,总经理仔细一看,马上就说“‘报销人’和‘领款人’虽然写的是我的名字,但都不是我签的字。”这时审计人员才发现“批准人”一栏的字体明显与“报销人”和“领款人”的字体不同,后经财务经理确认是出纳的笔迹,被叫来核对的出纳看后说,这是总经理交来的餐费发票要我帮忙报销的,我领出钱后就给总经理...
1.财务代签名要慎重
一家公司的总经理某天交给单位出纳5000元餐费发票,声称是前几天陪客户吃饭的发票,要出纳帮着报销,于是出纳找了“票据报销单”和“粘贴单”贴好后,向财务经理说明这是总经理拿来的,财务经理也并不怀疑,就签字了,然后出纳拿着报销单据去找这位总经理签批,之后就从保险柜中拿出5000元直接交给了总经理。这时出纳并未意识到已经出现了问题:总经理仅在“批准人”一栏签了字,“报销人”和“领款人”栏却都是出纳代其签的字,因为出纳心想既然是总经理安排的并已批准,其他“小事”就帮着做了吧。但这么做却给其带来了麻烦。后来,这位总经理离任,公司安排离任审计核查总经理任期内所报销的所有事项。审计人员最后列出一个清单,要总经理确认,这位总经理声称对其中一笔5000元的餐费没有印象。审计人员只好把那笔5000元的报销单据找出来,总经理仔细一看,马上就说“‘报销人’和‘领款人’虽然写的是我的名字,但都不是我签的字。”这时审计人员才发现“批准人”一栏的字体明显与“报销人”和“领款人”的字体不同,后经财务经理确认是出纳的笔迹,被叫来核对的出纳看后说,这是总经理交来的餐费发票要我帮忙报销的,我领出钱后就给总经理了。但总经理却拒不承认领过这笔钱。
上例中的出纳并没有侵占或贪污这笔款项,但却实实在在地为自身引来了风险,本质上说是由其经验不足造成的。财务部门作为资金的流出方,要对资金进行监控,但如果资金仅在一个部门流出又流入,这本身就是缺乏监管的,财务人员要主动避开这个嫌疑。但这种情况又是财务人员经常会碰到的,该怎样处理呢?笔者建议,出纳应当避免直接给总经理现金,可通过银行将此类报销款打入总经理的银行卡中(如工资卡),并保留一份银行打款回单的复印件。
2.证据要备份
曾有这样一个案子,在检查组对一家公司进行检查时,该公司的财务经理承认存在小金库,并且一直由其保管,但他同时又说就在检查组来检查的前几天,总经理要求他把小金库的存折、账本还有报销资料都拿给他看,但后来就一直没归还。听到这种情况,检查组立即要求总经理交出小金库的资料。总经理也承认有小金库,但却说这些东西一直是由财务经理保管,并且说他对小金库的收入情况基本清楚,还说这些钱应该没有怎么花。财务经理一听急了,说现在这些钱已经所剩无几了,但具体谁领走的、干什么用了,他既记不全也根本无证据。按照目前的证据来讲,财务经理要么补足金额,要么承担侵占资金的责任。最后的结果是,财务经理只好自掏腰包补上差额,并将小金库的资金重新归入单位账簿中,才没有追究其刑事责任。
从这个例子可以看到,财务人员对于证明自身清白的证据一定要有备份,否则当有人把这些证据拿走或销毁时,就无法说清了。
3.审计证据与司法证据要区分
从笔者多年的经验来看,多数财务人员能理解审计证据,这是因为他们常与审计打交道,而且财务和审计也有相通的地方。但很多财务人员却搞不清审计证据和司法证据的区别,常常把二者等同,实际上二者是有很大区别的。
审计证据,顾名思义,是审计过程中产生的证据,它是“依据审计规则收集起来的证据”,即首先要对被审计单位进行符合性测试,看其内控制度是否健全和有效,如值得信赖,则审计人员会根据具体的信赖程度选取一定量的样本进行实质性测试,也就是对抽出来的样本进行详查,对样本情况把握后再推测总体情况或采取其他措施作进一步了解。这是审计证据产生的过程。比如,审计人员在抽查中发现了阴阳单,这时会找有关人员谈话,如果对方说出了全部的阴阳单,并拿出了清单,且经抽查验证了该清单是可信的,那么,审计人员就可依据该清单作出结论性阴阳单金额。
而司法证据则不同,它要求除极个别情况外,不能采取抽样方法确定最终的司法证据。如在上述例子中,司法人员不能依据被谈话人提供的清单来认定最终的阴阳单金额,而要对清单中的每一笔收支都要找到完备的、能够证明事实的证据,才可作为司法证据。因此,财务人员一定要理解二者的区别,并切记两点:第一,留证据要尽可能留全,至少要有个清单性的资料。第二,假如司法机关以部分证据类推你的同类其他事项,这是绝对错误的。这两点对于财务人员有效保护自己是非常重要的。■
责任编辑 陈利花