摘要:
X公司是在新加坡上市的台资企业,公司实行直营销售模式,目前在全国设有22个销售大区和112家销售分公司。从管理会计的角度看,X公司的销售大区和分公司均属于费用中心,发生的运营成本属于总公司的销售费用,主要包括员工薪酬及福利费、办公费、车辆运营费、业务拓展费、通讯费、差旅费、租赁费等,其中车辆运营费和销售人员通讯费分别占运营成本的20%和8%左右,2008年两项费用分别达到2500万元和1000万元。为降低营业费用、提高工作效率,X公司2009年年初一次性投入190万元,对全国范围内的销售大区和分公司的300余辆业务用车和350余辆物流用车全部配备GPS(全球定位系统)设备,制定相应的作业标准及管理规范,并在实践中严格执行。2010年年初,在总结车辆GPS作业管理法成功经验的基础上,公司又为总部、销售大区和分公司的所有销售人员的移动通讯工具配备了GPS设备,制定了作业标准及管理规范,实现了对业务人员工作时间和行踪的有效监控、提高工作效率、降低通讯费用等多重目标。
一、GPS作业标准及管理规范
(一)车辆GPS作业标准及管理规范
总公司根据分公司车辆运营和管理特点,设置了车辆使用人或司机、分公司经理、管理室主管和财务主管四类作...
X公司是在新加坡上市的台资企业,公司实行直营销售模式,目前在全国设有22个销售大区和112家销售分公司。从管理会计的角度看,X公司的销售大区和分公司均属于费用中心,发生的运营成本属于总公司的销售费用,主要包括员工薪酬及福利费、办公费、车辆运营费、业务拓展费、通讯费、差旅费、租赁费等,其中车辆运营费和销售人员通讯费分别占运营成本的20%和8%左右,2008年两项费用分别达到2500万元和1000万元。为降低营业费用、提高工作效率,X公司2009年年初一次性投入190万元,对全国范围内的销售大区和分公司的300余辆业务用车和350余辆物流用车全部配备GPS(全球定位系统)设备,制定相应的作业标准及管理规范,并在实践中严格执行。2010年年初,在总结车辆GPS作业管理法成功经验的基础上,公司又为总部、销售大区和分公司的所有销售人员的移动通讯工具配备了GPS设备,制定了作业标准及管理规范,实现了对业务人员工作时间和行踪的有效监控、提高工作效率、降低通讯费用等多重目标。
一、GPS作业标准及管理规范
(一)车辆GPS作业标准及管理规范
总公司根据分公司车辆运营和管理特点,设置了车辆使用人或司机、分公司经理、管理室主管和财务主管四类作业岗位,对不同岗位制定了详细的作业标准及管理规范。下面以车辆使用人或司机、分公司经理岗位为例列表说明(见表1、表2)。
(二)移动通讯工具GPS作业标准及管理规范
移动通讯工具的GPS作业标准与管理规范和车辆的类似,主要针对销售业务人员岗位设置,也包括作业事项、作业标准、作业程序、时间要求、作业违规事项、责任划分及经济赔偿等几项,其核心要义是通过对物的控制达到对人的监控。具体内容不再赘述。
二、GPS作业标准及管理规范的执行
(一)车辆
1.业务用车。车辆使用人(司机、大区或分公司经理、业务员)出车前必须确定一个或若干个目的地,如拜访代理商或大卖场等终端客户、车辆维修点、加油站等,在公司电脑的GPS系统地图中进行申请标注,系统根据目的地之间的经纬度联系确定最佳行车路线,车辆使用人依据系统导航依次在各点办理业务,返回公司后再在系统地图中进行结案,并及时将车钥匙交回车管员或保管人处。在此过程中必须注意:一是GPS系统采点的有效区域为以卖场等客户的中心点为圆心、半径30米的区域内,若停放位置超出有效半径,系统将出现盲点;二是停车后要及时熄火(系统默认时间为6分钟内),否则系统默认车辆处于带电状态,误以为停车开空调或听收音机等;三是出行过程中原则上不允许临时更改行车路线、增删拜访点。若出现上述停放位置超出有效半径、停车未熄火等违规事项,将按规定对责任人进行行政或经济处罚。
2.物流用车。出车流程与业务用车类似,在停车位置、停车未熄火时间、临时变更目的地等作业事项的执行标准与业务用车相同。不同之处在于:一是出车前根据送货单号确定送货目的地,在GPS系统地图中进行申请标注。二是由于货车的油耗更高,为提高货车的利用效率,公司规定月平均满载率最低应达到80%,并将这一指标纳入管理室主任和分公司经理的业绩考核指标体系中。在系统中申请出车选点时,随送货单号录入的还有送往各目的地的货物数量,系统根据货车的载重量和送货数量自动计算满载率。月底核算后,若平均满车率低于80%,除减少管理室主任和分公司经理的月度奖金外,还将行政记过处分。
(二)移动通讯工具
与车辆出车流程类似,销售人员(分公司经理、业务主任或业务员)在工作时间内外联业务前,也必须在公司GPS系统地图中申请选点标注,到达客户处后,须用配置了GPS的手机以卖场、商场或代理商公司的营业现场(如货架、仓库、办公室等)为背景进行自拍,并及时上传到GPS系统终端。若实际行程与申请点轨迹出现偏差,回公司后也必须及时进行异常情况说明。为配合GPS在通讯费控制中的应用,该公司还与中国移动洽谈协商,享受集团用户网内免费通话等套餐优惠,并相应调整了不同级别销售人员的通讯费用补贴标准,从而使人员通讯费用大大降低。
三、GPS作业管理法的应用效果分析
(一)直接经济效益
1.降低了车辆运营成本。一是成本的绝对节约,主要针对业务用车而言。安装GPS设备后,销售人员驱车外出时的行车轨迹都在系统终端的严密监控之下,根本杜绝了公车私用的现象;更为重要的是,GPS系统会根据业务人员的申请目的地自动确定距离最短、效率最高的行车路线,最大限度地减少了作业之间的延误,同等销售业绩下车辆的运营成本大幅降低。公司2009年业务用车平均运营成本为2500元/车·月,同比下降34.21%,全年节约成本470万元左右。二是成本的相对节约,主要针对物流用车而言。GPS作业标准制订后,在满载率不低于80%的刚性约束下,单位运量下的油耗显著降低,降低率为25%左右,全年相对节约运营成本210万元。
2.节约了人员通讯费用。引入GPS系统后,公司办理了集团内部免费通话等优惠套餐,将销售人员及业务往来客户均纳入集团客户内部,大大降低了业务人员的通讯费用。据测算,2010年全年将节约通讯费用500万元左右。
3.节约了人工工资成本。安装GPS设备后,公司要求业务人员必须考取驾照,外联业务可自行驾车,相应降低了对司机的依赖和需求。截至2009年年底,公司已全部取消业务司机,以每位司机平均年薪3万元计算,每年可节约工资成本900万元左右。
(二)间接经济效益
1.整合了人力资源。上述因引入GPS系统而被取消的业务司机,公司并非简单化、一刀切地辞退,而是在培训考试的基础上进行合理分流:部分熟悉和适合从事销售业务的转做销售,部分转做物流司机,部分从事内勤,少数未通过考试的再行解聘。同时,对原来的销售、物流和后勤人员进行了调整,达到了资源优化配置的目的。GPS作业管理法的实施,以车辆管理改革带动人事制度改革和人力资源整合,可谓牵一发而动全身,达到四两拨千斤的效果。
2.强化了制度刚性约束,提升了管理效率。引入GPS系统后,一双无形的眼睛引导和监控着车辆和业务人员的正常活动,将管理层从繁琐的日常事务中解放出来。最为关键的是,由于所有的违规事项在GPS系统终端都将无所遁形,这为责任划分及奖惩措施的落实提供了有力的证据,极大地提高了制度执行的力度和管理工作的效率。制度的刚性约束可以从表3中得以印证。
3.提高了业务人员的工作效率。2010年,在业务人员移动通讯工具中配备GPS设备后,公司所有车辆和人员的行踪都在系统的严密监控之下,大大减少了业务人员消极怠工、上班时间干私活等现象,客观上提高了业务人员的工作效率,也间接提高了经济效益。■
责任编辑 李斐然