摘要:
江苏林海动力机械集团公司(以下简称林海集团)近几年的采购金额均保持在7.5亿元左右,由于占用资金量较大,公司将降低采购成本作为降本增效工作的重中之重,采取了一系列行之有效的措施。经过近几年的实践和广泛调研,笔者对降低采购成本有了以下五点体会:
一、“四个到位”从制度上保证采购降本的有效实现
一是制度到位,保证招标采购工作透明进行。公司印发了《关于职工代表参加招标工作的通知》。公司工会、纪检等部门在招标过程中全程参与监督,并现场监督竞标和评议行为,对有失公平合理的竞标、评标行为有权要求立即停止。对不合理的中标项目,纪检、工会均及时撰写工作报告,提出审计意见上报公司总经理。另外,为了加强管理制度化,公司制定了《关于加强价格审核工作的实施意见》和《招标采购实施执行办法》等文件,明确了价格审定的权力、责任、范围、内容和考核办法。
二是领导到位,从组织上保证招标采购工作有序开展。公司成立了审计审价招标领导小组,由公司总经理任组长,负责领导公司审计审价招标工作;分管财务工作的...
江苏林海动力机械集团公司(以下简称林海集团)近几年的采购金额均保持在7.5亿元左右,由于占用资金量较大,公司将降低采购成本作为降本增效工作的重中之重,采取了一系列行之有效的措施。经过近几年的实践和广泛调研,笔者对降低采购成本有了以下五点体会:
一、“四个到位”从制度上保证采购降本的有效实现
一是制度到位,保证招标采购工作透明进行。公司印发了《关于职工代表参加招标工作的通知》。公司工会、纪检等部门在招标过程中全程参与监督,并现场监督竞标和评议行为,对有失公平合理的竞标、评标行为有权要求立即停止。对不合理的中标项目,纪检、工会均及时撰写工作报告,提出审计意见上报公司总经理。另外,为了加强管理制度化,公司制定了《关于加强价格审核工作的实施意见》和《招标采购实施执行办法》等文件,明确了价格审定的权力、责任、范围、内容和考核办法。
二是领导到位,从组织上保证招标采购工作有序开展。公司成立了审计审价招标领导小组,由公司总经理任组长,负责领导公司审计审价招标工作;分管财务工作的领导负责组织实施审计审价、招标采购工作;小组成员包括公司各职能部门主要负责人。在审计审价、招标采购中做到重大事项集体研究、决策程序清楚并分级明确权限和责任。形成了集体研究、民主决策的机制,真正做到把隐蔽的权利公开化、集中的权利分散化。另外公司还充分发挥效能监察在经营管理中的综合监督作用,加强内部管理和风险控制。
三是监督和执行机构到位,保障审计审价、招标采购的正常进行。公司成立了审计审价效能监察领导小组,由公司分管领导担任组长。领导小组下设财务部审计审价室,成立审计审价工作小组和招标工作小组,专职系统地对全公司的审计审价、招标采购工作进行策划并组织实施、监督和控制;对审计审价的重大事项进行审核批报,对中标项目进行跟踪落实,并及时向公司领导小组汇报结果,以便公司及时掌握审计审价、招标采购工作动态。同时,通过购销人员、信息网络、物价监察部门来收集市场价格信息,建立自己的物价数据库。
四是人员到位,做到了审计审价、招标采购工作全覆盖。根据公司的工作特点,在审计审价室的配合下,分别成立了林海集团、林海股份、林雅公司、苏美达林海和联海公司五个工作小组,由各公司协调能力强、思想品质高、懂业务的专业人员组成。五个工作小组负责各自公司的审计审价工作。同时,对规定应报林海公司审计审价室进行审价的项目,及时做好初审及材料上报工作。
二、制定了确定采购价格的五项基本原则
为了规范采购价格的确定,公司制定了采购价格确定要坚持的五项基本原则:①商品采购坚持货比三家,按质优价廉择优采购。②大宗采购价格不高于批发价格,零星采购价格不高于市场平均价。③能从生产厂家直接采购享受出厂价的,不从中间商环节采购。④关系到安全防护、环保、保健等特殊商品,必须在经权威部门认证的定点生产或经营部门采购。⑤公司产品的配套件、外协加工件价格要严格控制,确保供货渠道,在合格的分承包方实行定点采购和定点外协加工。
三、明确采购物资的五项规定
为保证采购降本工作规范有效地进行,公司在采购价格控制五项基本原则的基础上,规定了采购物资过程中要严格按五项规定办事:①严格按计划采购,未经批准不得超计划采购,仓储部门有权拒绝超计划物资入库。②重点物资采购一般都要选择两家以上供货单位,实行比价采购。同样产品比质量,同样质量比价格,同样价格比信誉。③优先到取得质量认证合格的单位采购,主要生产物资原则上要从经过评审合格的定点单位实行定点采购。因特殊情况需要到非定点单位采购的,要进行市场询价,按规定履行价格审核程序。④凡单项物资总额在5000元以上的必须签订经济合同,报审计审价小组审核备案。⑤各项基建和技改项目价格,要严格执行“四不准”,即工程预算不经审计不准签合同,不签订合同的工程项目不准预付款,工程项目资金无来源和开工手续未审计不准开工,工程项目决算不经审计不准办理财务结算。
四、统筹兼顾、综合协调,保证采购降本的效果
采购招标工作是一个系统工程,需要各部门和专业人员的全面协调,才能在招标采购中体现公开、公平、公正的原则。为此公司在内部进行了以下分工:
1.招标办公室及招标工作小组负责协调质量部、技术中心、设备能源中心、制造部和工会、纪检各部门工作,负责对招标项目进行市场调研、询价和各项资料的收集准备,并具体组织招标、开标及评标工作。
2.质量部门负责与中标方签署质量协议,对中标方送货质量进行检验并提供供货单位的送货质量状况、质量保证及能力分析意见。
3.技术部门负责提供产品和包装材料的内控质量标准和相应的行业或国家标准,提供产品图样和工艺文件并及时对送样进行性能测试和寿命试验,出具书面测试报告。技术部门还负责与中标方签署技术协议并提供必须的技术援助。初步估算产品的成本,从新产品诞生开始就掌握产品的成本价格与市场的需求对应,掌握产品开发的价格主动权。
4.设备能源中心及基建部门负责提供工程或设备的设计图纸和相关资料,配合有关部门对中标方完成的工程或供货设备及备件进行验收或检验,把已审计的工作落到实处。
另外,其他相关部门分别负责不同的工作,各部门成为一个有机的整体,协同作战,分工合作。
五、设立审计审价部门,负责外购物资价格的审核
为了保证外购物资价格的合理公平,公司设立审计审价部门,负责外购物资价格的审核,并将审核的价格最终落到实处。
2006~2007年,由于市场钢材价格暴涨,公司出口发电机产品生产成本大幅上升,而售价由于各种原因却无法调整。公司审计审价部门在密切关注市场价格波动的同时,通过将产品零部件分解称重,调研原材料市场价格,结合经验公式测算出原材料所需要的成本及加工费等,审核出合理的价格后,再有针对性地与供货方进行洽谈,在保证正常生产的基础上将采购价格稳定在较低水平。仅此项目,公司共落实采购各类电机39223台,相对节约资金235万元。
LYM110C摩托车为公司新近引进日本雅马哈公司技术开发的新产品。公司在该产品的试制阶段即着手采购降本的洽谈,投产后采购成本就得到了有效控制。批量上市后,公司抓住有色金属价格回调的有利时机,与厂家进行交涉,并广泛进行第二厂家的开发,最终于2008年年底实现单台成本比开始试制时外购成本下降近400元。
近5年来,林海集团有计划地组织了142次招标采购工作,招标金额9339.94万元,节约资金1778.51万元,占招标金额的19.04%;在日常审计审价工作中,共计审核789项,审检金额7377.89万元,审批金额5871.70万元,节约1506.19万元,占受审金额的20.41%。处理废旧物资共计483项,收回资金1052.46万元。■
(作者系江苏林海动力机械集团公司总会计师)
责任编辑 李斐然