时间:2020-03-11 作者:杨朝均 (作者单位:中国航空油料集团公司财务部)
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摘要:
为提升油田生产经营管理水平,有效解决油田内部资金结算过程中存在的问题,胜利油田开发了一套电子结算系统来规范结算流程。结算系统的目标是快速、及时、准确地完成内部领料和劳务结算,有效保证物流与资金流的同步,减少业务人员和财务人员的劳动强度,加速内部资金的流转。
一、结算系统的设计与实践
通过需求分析,确定了系统的建设目标。为了实现建设目标,除需要设计完善的标准流程外,还需设计一个完善的系统来支持这些流程。本文选取了部分有代表意义的关键设计,以说明系统的设计与实施。
(一)结算系统的建设目标
系统建设目标是充分利用现有的预结算软件和油田完善的企业网资源,建立油田公共的网上实时结算平台。结算系统可共享“石油专业工程造价管理系统”中的数据,将预结算及完工结算结合起来。通过结算数据资料标准化和规范化,实现结算相关信息的数据共享。通过标准化的工作流,规范结算过程,加快结算进度。
结算系统通过接口平台实现与上市公司ERP系统和存续公司财务系统实时连接,实现网上实时资金清算和日度成本核算,以有效解决结算过程中存在的问题,为实施“日清日结”的精细化成本管理奠定良好的基础。
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为提升油田生产经营管理水平,有效解决油田内部资金结算过程中存在的问题,胜利油田开发了一套电子结算系统来规范结算流程。结算系统的目标是快速、及时、准确地完成内部领料和劳务结算,有效保证物流与资金流的同步,减少业务人员和财务人员的劳动强度,加速内部资金的流转。
一、结算系统的设计与实践
通过需求分析,确定了系统的建设目标。为了实现建设目标,除需要设计完善的标准流程外,还需设计一个完善的系统来支持这些流程。本文选取了部分有代表意义的关键设计,以说明系统的设计与实施。
(一)结算系统的建设目标
系统建设目标是充分利用现有的预结算软件和油田完善的企业网资源,建立油田公共的网上实时结算平台。结算系统可共享“石油专业工程造价管理系统”中的数据,将预结算及完工结算结合起来。通过结算数据资料标准化和规范化,实现结算相关信息的数据共享。通过标准化的工作流,规范结算过程,加快结算进度。
结算系统通过接口平台实现与上市公司ERP系统和存续公司财务系统实时连接,实现网上实时资金清算和日度成本核算,以有效解决结算过程中存在的问题,为实施“日清日结”的精细化成本管理奠定良好的基础。
(二)结算系统的相关技术
网上结算系统涉及数据库技术、网络技术、IC卡技术、数据安全技术、接口技术等多种技术。采用B/S的电子商务模式,实现用户界面集成、应用集成、业务流程集成、信息集成;资金结算方式采用实时交易,集中交割的交易方式;利用IC卡进行身份认证。
(三)结算系统整体结构设计
结算系统由多个子系统组成,通过千兆高速网络连接。100多个二级单位的上千个业务用户和财务用户通过油田企业网和结算系统连接。各系统间的关系见图1。
(四)数据信息流设计
为了使结算系统中的各种信息在应用中发挥最佳效能,必须在统一的管理框架下实现协作和协调,通过信息集成与过程协同,实现整个结算系统的信息共享和资源优化。
结算系统的数据流向就代表业务流向,其主要数据流向有:
(1)可计量的劳务通过自动计量仪表传入特定结算系统,甲、乙方业务人员在网上对计量数据进行确认,然后送入网上结算系统,作为财务结算签认依据。
(2)不可计量的劳务通过业务部门制定预算后,送入工程造价系统审定预算,传到劳务结算系统进行实际工作量确认,确认后的工作量送入网上结算系统作为财务结算签认依据。
(3)有限公司ERP的投资项目劳务采购申请通过ERP接口平台传到劳务结算系统,作为劳务服务项目的启动依据。
(4)劳务结算系统签订的合同通过ERP接口平台传到ERP系统,产生采购订单。
(5)劳务结算在网上结算系统完成签认后,形成结算申请,一部分立即传到ERP接口平台,等待自动送入ERP系统形成财务凭证。另一部分等待每日的清算,清算的数据送入管理局内行系统,经财务人员确认后,自动形成管理局账务系统的账务凭证。
(6)在ERP里形成的记账信息,自动传回ERP接口平台,供查询和对账使用。
(7)在管理局账务系统里形成的记账信息自动传回结算系统和内行系统,供查询和对账使用。
(8)结算系统的所有数据均可为用户提供查询、分析和监控。
(五)用户安全认证
结算系统是一个伴有资金流的交易平台,系统安全尤为重要。用户安全是系统安全的重要组成部分,系统设计了严密的用户管理机制,采用IC卡硬件生产商、软件开发商和用户共同负责、相互制约的安全机制,其设计理念来自于传统的库房保管。
图2说明了数据库访问密码的解密过程,要得到数据库访问密码需要硬件生产商、软件开发商和用户共同协作才能完成,任意两方或一方都不可能解开数据库访问密码,访问数据库。用户访问数据库需要两次解密过程后,才能得到数据库资源。
(六)系统接口平台
接口平台就是一个数据交换中心,负责匹配和分发数据、工作流集成,以及各系统间的数据同步工作。有限公司采用SAP作为ERP的实施软件,网上结算系统有大量的数据要和SAP进行实时交换,为了保证SAP数据的完整性,网上结算系统通过接口平台和SAP进行数据交换。
结算系统设计有大量接口,本文主要介绍4个接口,以说明接口的实现方式(见表1)。
1.业务流程的整合。ERP的线下流程就是劳务结算系统的线上流程,通过接口平台可实现劳务结算系统和ERP系统的无缝连接,将ERP的线上流程和网上劳务结算的线上流程整合为一完整的线上工作流。
图3说明了通过接口将两个系统的线上工作流串接为一个工作流的实现过程。
2.采购申请导出。用户在SAP系统PS(项目管理)模块中进行网络下达后,系统自动把SAP系统中网络下达时形成的采购申请与项目的WBS/网络/作业(项目分解)信息传给劳务结算系统,劳务结算系统根据传递过来的项目信息,启动劳务结算工作流程。
从图4中可看出,采购申请导出是劳务结算业务启动的必要条件。具体的处理流程为:
(1)当在SAPPS中下达网络后,SAP定期把此网络相关的项目、WBS、网络/作业、采购申请信息通过IDoc发送给劳务结算系统。
(2)劳务结算系统接收SAP发送的数据,保存到待处理业务列表中。
(3)劳务结算流程启动时,选择相应的采购申请。
(4)若劳务结算系统需要及时得到采购申请信息,就通过SOAP向接口平台发送请求。
(5)接口平台通过RFC调用SAP R3系统中相应的函数,触发IDoc发送程序,取回采购申请信息。
3.采购订单形成。在SAP系统中下达采购申请后,结算业务才能在劳务结算系统中开始“合同签订流程”。当“合同签订流程”完成之后,合同数据被传入SAP系统,针对相应的采购申请形成采购订单(合同)。
从图5中可看出,采购订单形成是劳务结算业务流程中一个节点,起着承上启下的作用。具体的处理流程为:在劳务结算系统中完成合同签订之后,发送合同信息到SAP,在SAP里形成项目的采购订单;采购订单产生成功之后,将采购订单号返回到劳务结算系统中,启动劳务结算流程。
4.服务确认。当在劳务结算系统中完成结算流程后,结算数据需要在SAP系统中进行服务确认,然后再进行发票检验,完成财务结算。
从图6中可看出,服务确认是劳务结算业务流程的目的。具体的处理流程为:劳务结算系统把服务确认所需的数据传递给SAP系统;SAP自动形成采购订单的服务确认和发票校验,完成财务结算,并返回服务确认和财务凭证编号。
5.财务凭证形成。对于成本类劳务结算,劳务结算系统要把每天结算的数据组织成SAP系统的财务凭证格式,然后传送到SAP系统中,形成相应的财务凭证。
图7为财务凭证形成的实现过程,把劳务结算系统生成的财务凭证数据传给SAP系统,SAP系统自动生成财务凭证。具体的处理流程为:劳务结算系统将组织好的凭证数据通过SOAP协议传给SAP系统;SAP系统把接收到的凭证数据生成SAP系统的财务凭证;SAP系统生成成功后,把生成的凭证编号通过接口平台返回劳务结算系统。
6.主数据同步。为确保结算系统和SAP的数据同步,通过后台定时处理任务,同步系统间数据。这些任务是一些可单独运行的JAVA程序,其功能是把接口平台的中间转储数据库中的数据转存到正式数据库中,还可以从SAP的Oracle数据库中提取相应的数据。
二、关联交易的账务处理
结算系统处理的关联交易是油田有限公司和管理局间发生的往来业务。油田每年的关联交易结算额有数百亿元,处理好关联交易结算的账务处理,是系统建设的又一关键。
关联交易结算控制贯穿有限公司ERP、管理局账务系统、ERP接口平台和网上结算系统,由网上结算系统控制各系统间的同步一致,实现同步账务处理。
管理局及其二级单位在有限公司ERP里作为客户和供应商,采用总分结构,而管理局账务系统设置采用分汇结构,造成挂账、清账和付款不同步,同时造成有限公ERP和管理局的记账明细不一致,使往来账项无法一一核对。
如图8的关联交易结算流程,是解决实时结算的挂账、清账、付款和对账的主要方法。系统将挂账、清账和付款分别管理,把相关信息记录在ERP接口平台,控制ERP和管理局账务处理同步进行。
三、结算系统的实施
(一)系统开发管理模式
大多数企业对生产技术和用于生产的硬件都有严格的管理,但对于像软件等无形资产的管理,往往重视不够,软件物流(Software Logistics)就是保证软件产品质量的一种方法。
按照软件物流的理论,结算系统的软件物流管理采用了三系统的质量保证体系。结算系统采用的软件物流管理模式由开发、测试和生产三台服务器组成,每台服务器完成不同的工作。
(1)开发系统。开发系统是软件开发、开发测试和系统配置的场所,负责原代码版本管理和控制,与生产系统具有相同的配置,具有少量的生产数据。
(2)测试系统。测试系统负责软件集成测试、系统配置测试和产品质量控制,所有软件和配置都来自开发系统,主数据(静态数据)来自生产系统,在该系统上不能更改程序和配置。该系统可复制到培训系统用于用户培训。
(3)生产系统。生产系统是用于生产的在线系统,数据为正式数据,所有生产用户都在该系统处理日常业务。该系统的所有程序和系统配置都来自测试系统,只有经质量检查合格的程序和配置才能传输到生产系统。
在大型系统建设中,软件物流平台的建设是一件高投入、高收益的工作,也是大型信息系统建设的必由之路。
(二)系统上线流程
系统测试是保证系统成功上线和上线成功的关键,通过采用严格的上线流程,以保证系统成功上线和系统在更新时不影响正常的工作和生产。
为保障结算系统的安全、稳定,结算系统的上线采用以下三个过程。
(1)系统测试。系统测试包括开发测试、应用测试、集成测试、系统集成测试,所有工作均在开发系统和测试系统里完成。
(2)系统试运行。系统上线后进入试运行阶段,是成功上线的标志。试运行是在生产系统上运行经严格测试的程序,使用的是真实的生产数据。该阶段一般需要和原系统或手工并行运行,以检验系统是否达到设计和生产要求。
(3)系统正式运行。试运行的系统通过验收后进入正式运行,是上线成功的标志。它将取代原系统或手工流程。
(三)结算系统的实施
结算系统共设计了100多个标准业务流程,在相关制度和政策的支持下,在安全完备的系统中有效执行。结算系统将多个业务系统连接成一个整体,使其协调工作。利用网上结算系统与ERP的接口,自动在SAP里形成了采购订单、服务确认和发票校验;利用网上结算的内行管理系统,将所有的结算业务形成管理局和所属二级单位的会计记账凭证,所有业务处理准确无误。
利用网上结算系统的统计分析功能,可实时了解关联交易的结算动态,通过查询投资下达、合同签订、采购订单生成、结算流程运行、财务结算等环节的运行动态,及时了解投资、成本和预算的执行。利用流程节点运行动态和结算项目运行动态分析,及时跟踪关联交易结算进度,掌握关联交易结算主动权。
四、结算系统的应用效果
胜利油田的结算系统于2005年3月全部上线,于当年7月全部进入正式运行。管理局和有限公司之间互供的产品和劳务都在结算系统上签认,所有关联交易都通过结算系统进行结算,全部实现电子对账,快速、及时、准确地完成了物资领用和劳务结算,有效保证了物流与资金流同步,大大减轻了财务人员的工作量。■
责任编辑 李斐然
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