时间:2020-03-11 作者:周晓贤 赵兴富 韦秀长 (作者单位:中国联合网络通信有限公司广东分公司)
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摘要:
广东联通是一家以提供信息通讯服务为主的企业。为满足企业内部管理需要,十几年来,公司的会计信息系统建设一直紧跟时代步伐,会计信息系统的发展也经历了从手工记账至目前使用ERP系统的过程。
一、广东联通会计信息系统建设历程
1.手工记账阶段。广东联通成立于1994年,至1998年全省各地分支机构陆续成立。在1997年以前,公司主要以手工方式记账,但随着公司业务的增长,会计核算工作日益复杂,手工记账的工作量越来越大,此阶段已开始尝试使用电算化软件。
2.手工记账至逐步使用电算化软件的过渡阶段。1997年至2000年期间是公司逐步用电算化软件取代手工记账的阶段。至2000年年底,全省大部分公司已完全脱离手工记账模式,能够使用会计电算化软件完成会计凭证编制、审核、记账到报表出具的全过程。
3.电算化软件向综合财务管理软件过渡阶段。2001年至2004年是公司从核算型电算化软件逐步向综合财务管理软件过渡的阶段,电算化软件从以处理会计凭证、报表编制业务为主过渡到初步具备固定资产、存货、账龄分析、合同台账、预算管控等管理功能的综合财务管理系统。
4.ERP系统的上线应用。公司电算化软件虽然已初步具备多业务综合财务管理功...
广东联通是一家以提供信息通讯服务为主的企业。为满足企业内部管理需要,十几年来,公司的会计信息系统建设一直紧跟时代步伐,会计信息系统的发展也经历了从手工记账至目前使用ERP系统的过程。
一、广东联通会计信息系统建设历程
1.手工记账阶段。广东联通成立于1994年,至1998年全省各地分支机构陆续成立。在1997年以前,公司主要以手工方式记账,但随着公司业务的增长,会计核算工作日益复杂,手工记账的工作量越来越大,此阶段已开始尝试使用电算化软件。
2.手工记账至逐步使用电算化软件的过渡阶段。1997年至2000年期间是公司逐步用电算化软件取代手工记账的阶段。至2000年年底,全省大部分公司已完全脱离手工记账模式,能够使用会计电算化软件完成会计凭证编制、审核、记账到报表出具的全过程。
3.电算化软件向综合财务管理软件过渡阶段。2001年至2004年是公司从核算型电算化软件逐步向综合财务管理软件过渡的阶段,电算化软件从以处理会计凭证、报表编制业务为主过渡到初步具备固定资产、存货、账龄分析、合同台账、预算管控等管理功能的综合财务管理系统。
4.ERP系统的上线应用。公司电算化软件虽然已初步具备多业务综合财务管理功能,但各子功能数据相互割裂,没有被有效关联,数据使用只限于较小范围内,全省各市分公司数据分散,系统没有集中统一。随着公司对财务管理要求的不断提高,数据处理的及时性、复杂性要求必须通过计算机网络,在最大范围内实现最大限度的数据共享和数据的综合利用。同时,完整的、以管理为重心的会计信息系统必须与整个企业管理信息系统共同规划、统筹设计,基于此,公司在2004年提出了上线ERP管理信息系统的计划。
2004年5月,广东联通ERP项目正式启动,于2005年1月开始正式实施上线,以下主要就目前广东联通ERP管理系统的应用以及下一步建设情况进行介绍。
二、广东联通ERP系统的建设和应用情况
(一)ERP系统建设和应用的总体情况
根据中国联通总部“总体规划、分步实施,突出重点,从解决企业管理核心问题入手”的ERP实施战略以及“以实施ERP为契机,全面推进财务基础建设工作”的总体目标,2004年年底广东联通在全省启动了ERP管理信息系统建设工作。
2004年11月ERP项目第一阶段总账、应付、运营合同、基站、代理商、报表平台等17个功能模块正式上线,与原财务管理系统并行两个月后,于2005年1月开始正式独立应用ERP管理系统。
2005年6月ERP项目第二阶段费用预算、工程物资、资金占用费分摊3个模块上线。
2006年11月启动固定资产模块上线和接口开发功能优化工作。到2007年7月完成了固定资产、ERP与渠道佣金系统接口、ERP与卡资源系统接口、手机受托代销模块、资金预算管理等第三阶段模块的上线和优化工作(总体架构见图1)。
(二)ERP系统实施过程中的关键影响因素
1.有效的组织。ERP系统实施涉及公司各方面的业务流程改变,参与部门多,实施功能模块相对原电算化软件较为复杂,因此要通过动员,使公司领导及部门中层领导充分认识到工作的复杂性及任务的艰巨性,在不影响公司当前生产任务的前提下,尽可能调动公司各方面资源共同推动系统上线。在项目组织上,省、市两级成立由公司一把手为组长的项目领导小组,同时成立由各专业部门领导为组长的财务组、采购物流组、工程项目组等专业小组。思想上要求各级领导将ERP实施上线作为当年度必须完成的重要任务,合理调配公司人力资源,安排业务熟练的重要岗位人员担任ERP实施关键用户,并确保关键用户有较多的工作时间投入到ERP项目实施过程中。同时结合公司工作绩效考核对市分公司以及关键人员进行考核激励。
2.实施方案的充分论证。ERP系统标准功能并不一定适用于每个公司。为了真正实现系统能够为公司管理所用,通过系统的实施帮助公司解决企业管理核心问题,广东联通在ERP系统实施前期,在充分了解ERP系统功能的基础上,吸收先进管理理念,结合公司业务特点和管理需要,安排了上线实施总体时间的一半在方案以及系统模块功能的对比、论证上。为了满足通信管理企业的需要,系统实施商在标准功能的基础上进行了大量的功能优化和重新开发工作。如SP(信息服务商)、代理商模块,由于通信企业SP内容提供商及代理商数量非常多,同时又需要按月进行结算,使用标准的应付模块根本无法满足企业管理要求,由此开发了SP、代理商模块,通过与企业业务支撑系统(BSS)进行关联,在ERP系统中按单位、期间建立应付、实付台账,既满足了业务信息查询的需要,又满足了公司财务支付审核的需要。
3.期初静、动态数据的准确、完整性。期初数据收集的准确、完整将对系统的有效实施产生深远影响。广东联通根据“以实施ERP为契机,全面推进财务基础建设工作”的总体目标,对原系统数据进行了全面梳理,尤其是对应收、应付往来数据,要求分单位、分账龄整理明细台账,对于历史长期挂账往来单位进行核实,必要时进行询证,以确定计提坏账或结转清理等处理方案;对公司固定资产、工程及经营物资进行了全面盘点,按ERP系统编码要求,对固定资产重新粘贴卡片标牌等。在期初数据迁移阶段,原有数据已经根据各种收集表格打乱重排导入了ERP系统相应功能模块,比如往来款项中员工借款类已经导入了费用报销模块,外部应付往来单位数据导入了应付模块,此环节首先需要对数据进行分割核对,确保每个子模块数据准确,然后进行科目汇总核对,确保总额不变。对于出现的每一项差异,都需要细致查找原因并进行修正调整。
4.系统上线策略。为了业务流程平衡过渡,确保财务数据准确、完整,广东联通采取了新旧系统并行两个月后再正式独立使用ERP系统的策略。并行期间,实行各市分公司及省各部门领导责任制,要求新旧业务流程、业务单据处理同时进行,业务处理完成后,即时对两套数据结果进行核对。月末,由财务人员对总体数据进行核对。
5.贯穿始终的培训。上线ERP系统对于公司最终用户来说,一方面是业务系统处理界面的极大变化,日常操作方式、方法和习惯已经完全不同了,需要重新改变和适应;另一方面业务处理流程也发生了很大的变化,部分业务处理模式需要重新规范和执行。广东联通在系统实施过程中,以现场集中培训为主,培训对象包括公司中层以上领导、全省财务部及主要业务部门经理、全省关键用户及所有最终用户;培训内容包括ERP理念,ERP业务流程及方案,系统实际操作,静、动态数据收集策略方案、工具模板,ERP报表提取查询等。培训过程中,按模块采取关键用户负责制,既分块负责,又相互协作,建立考试机制,对不同层次用户进行反复地全方位、多层次培训,真正实现知识转移。
6.上线后系统的维护及优化。由于ERP系统功能模块多,处理的业务涵盖公司各方面,最终用户数量庞大,实施上线后系统的维护以及问题解决机制非常关键。广东联通在系统上线后一年内,长期都保持了一支由联通方关键用户以及系统实施服务商共同组成的10多人的专职维护队伍,通过OA问题网站、邮件、热线电话、现场等多种方式支撑解决使用过程中出现的问题。对于新业务变化或管理需求提升等原因导致系统不能支撑的情况,则由关键用户配合系统实施服务商论证评估系统优化方案。
(三)部分客户化模块功能介绍
广东联通ERP系统功能模块主要包含总账管理、项目管理、费用报销管理、基站管理、应付管理、存货管理、合同管理、收入核算、预算管理、固定资产管理、资金管理、SP管理、代理商管理、共同费用分摊等,以下仅对客户化开发较多的两个模块功能作简要介绍。
1.预算管理。预算管理模块的主要功能是:省分公司在系统中下达预算指标,直接形成地市预算的总体控制;同时地市将预算指标分解到明细的成本费用项目,并落实到各责任部门和区县,分解的预算金额由系统控制不能超过省分公司下达的预算总额。在费用预算执行过程中,各责任部门可随时查询进度预算可用额度,进行事前控制。费用发生后,预算控制采用了弹性控制与刚性控制两种方式。对弹性控制的费用项目,若超预算,其审批单据显示醒目的预警标志,提示各级管理责任人不能盲目审批;对于刚性控制费用项目,则系统不能通过,需调整费用金额或经预算追加审批流程调整预算。各部门通过系统很容易掌握预算执行情况,加强了预算管理的事前控制性,并贯穿了预算管理的全过程。
2.基站物业租金电费模块。基站管理主要包括基站电费、基站租金以及基站押金几部分。功能包括:提供站点主信息维护平台,统一归集站点信息,规范租金、电费信息管理;引入审批机制,加强租金电费的支出控制;提供租金、电费的应付、实付台账,并作为基础数据由系统出具租金、电费预提报表;归集机房站点的基础信息,使机房站点管理涉及的各个部门能够共享相关信息;完成租赁机房站点的租金业务和电费支付业务核算。通过此模块,解决了通信企业大量的机房站点租金、电费支付和预提问题。
(四)系统应用带来的企业管理变化
1.建立了集中、统一的财务管理信息平台。全面整理了公司业务和财务数据,建立起了一个真实可靠的高集成、高共享的信息平台。业务和财务信息勾稽关系充分得到体现,改变了以往业务数据和财务数据分割的现状,整个信息形成了闭环,有助于从源头进行控制,保证了财务信息的合理、真实、准确,缩短了业务转换为财务信息的时间,为快速反应和管理决策提供了有力的支撑。
2.系统的大规模数据处理能力使管理更加精细化。通过ERP系统,强化了全面预算的执行,提高了管控手段和水平。ERP和网银的集成深化了资金收支两条线的管理,使基建资金和运营资金的使用、上缴和拨付管理更加及时、高效。借助ERP多维度科目结构,全省正努力推行相关成本直接核算到区县、营业厅的“准利润中心”管理。
3.实现信息共享,强化源头控制。ERP在各个层面提供的信息共享,有助于从业务源头加强管理控制,信息充分、及时将提高业务部门管理控制的主观能动性,也使管理层及时了解企业状况和经营成果,对经营决策和行为进行评估和调整。
4.通过系统固化业务处理流程,提高运作效率。固化的业务流程有助于员工提高业务操作流程化的观念,从而提升企业业务运作的规范性与准确性,强化了内部控制,降低了企业内部营运风险。
三、下一步ERP系统建设情况
根据电信体制改革的要求,中国联通与中国网通进行了融合重组。新联通融合后将在原有系统的基础上重新进行整合规划,通过系统建设进一步整合公司内部管理资源,与公司周边现有业务系统进行更充分的接口融合,实现业务数据源头控制、一点归集、数据流转自动化以及多系统共享,进一步提高公司的运作效率(见图2)。
责任编辑 崔洁
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