时间:2021-01-04 作者:殷建红 张瑞君 (作者单位:中国人民大学商学院)
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摘要:
司库管理正在从广度和深度上推动资金集中管理步入一个新的阶段,由于企业集团下属单位众多、地域分布广泛,且资金管理与生产经营、金融业务之间关系日益紧密,因而必须借助信息系统为司库管理的实施提供技术保障。为应对资金管理对信息系统提出的新需求,笔者从信息系统设计策略、功能框架及信息集成方案三个方面对司库管理信息系统进行了研究。
一、信息系统设计策略
笔者认为,设计司库管理信息系统需要采用以下四项策略:全面管理金融资产、采用直通式处理流程、工作流可配置以及施行内部控制。
(一)全面管理金融资产
司库管理以金融资产作为管理对象,因而,信息系统需要能全面管理企业集团的金融资产,这一全面性主要体现在两个方面:其一,对所有金融资产的存量进行管理;其二,对金融资产的增减变动进行全过程管理。
(二)采用直通式处理流程
直通式处理流程(Straight Through Processing,即STP)是指对于任何一笔交易,从交易指令的输入、执行,一直到交易的最后清算,都是通过终端对终端的自动化处理流程完成,这一流程利用标准化的信息流、技术和基础设施,承担着无缝的数据电子交换工作。
司库集中管理着企业...
司库管理正在从广度和深度上推动资金集中管理步入一个新的阶段,由于企业集团下属单位众多、地域分布广泛,且资金管理与生产经营、金融业务之间关系日益紧密,因而必须借助信息系统为司库管理的实施提供技术保障。为应对资金管理对信息系统提出的新需求,笔者从信息系统设计策略、功能框架及信息集成方案三个方面对司库管理信息系统进行了研究。
一、信息系统设计策略
笔者认为,设计司库管理信息系统需要采用以下四项策略:全面管理金融资产、采用直通式处理流程、工作流可配置以及施行内部控制。
(一)全面管理金融资产
司库管理以金融资产作为管理对象,因而,信息系统需要能全面管理企业集团的金融资产,这一全面性主要体现在两个方面:其一,对所有金融资产的存量进行管理;其二,对金融资产的增减变动进行全过程管理。
(二)采用直通式处理流程
直通式处理流程(Straight Through Processing,即STP)是指对于任何一笔交易,从交易指令的输入、执行,一直到交易的最后清算,都是通过终端对终端的自动化处理流程完成,这一流程利用标准化的信息流、技术和基础设施,承担着无缝的数据电子交换工作。
司库集中管理着企业集团的日常资金运营、筹投资和风险管理业务,下属单位众多,日常资金收支业务繁杂,对业务处理效率和准确度要求非常高,若司库管理信息系统采用直通式处理流程,使用快速和更加可靠的沟通联络技术,则可以在扩展业务流程的容量、提高交易效率的同时,对交易行为进行统一规范与实时控制,最大程度地降低操作风险和信用风险。
(三)工作流可配置
工作流(Workflow)是指在信息技术环境下实现业务过程自动化,多个管理者参与同一业务流程时,依据事前定义的规则在不同参与者之间自动传递文档、信息或任务,实现预期的业务目标。从横向价值链来看,司库业务与生产经营业务相关;从纵向价值链来看,司库业务涉及多层组织机构的参与。因此,司库管理信息系统需要支持企业集团可以配置工作流,一方面将表单、流程电子化,实现数据跨时空共享,借助网络支持远程审批,提高运营效率,为管理分析提供丰富的电子数据;另一方面可满足工作流的个性化运用,根据企业集团不同业务、不同时期的管理需求,自行定义工作流。
(四)施行内部控制
资金管理的首要任务是确保其安全性,将内部控制思想运用于司库管理信息系统设计过程,可以从不同层面加强对金融资产的管控。
从职责分离层面来说,首先,应明晰岗位责任,遵循不兼容职务相分离的原则。一般司库业务可以分为授权批准、交易处理、会计记录和稽核检查四类,其中授权批准和稽核检查具有兼容性,其余各种职务之间都不兼容。其次,应遵循制衡原则,即各项工作岗位之间应该相互联系、相互制约,避免由于权力过度集中而导致风险失控。
从审计线索层面来说,信息系统需要维护数据的完整性和一致性,这是施行审计的基础。此外,信息系统还应创建和维护操作日志、系统与程序修改日志以及数据资料使用日志等,为日后审计等工作留下线索。
二、信息系统功能框架
司库管理职能由四个方面构成:流动性管理、融资管理、投资管理和风险管理。鉴于此,笔者认为司库管理信息功能框架应如图1所示。
与司库管理职能相对应,司库管理信息系统功能框架也由四个部分构成。它以流动性管理为基础,实现日常资金运营管理。即根据流动性管理中对资金头寸的预测、资金计划以及投资项目的资金需求等进行融资,并对融资过程进行管理。将超过最佳资金头寸的存量资金投资于各类金融资产,保证资金流动性的同时,提高资金使用效益。而风险管理贯穿于流动性管理、融资管理和投资管理中,实行全程风险监控和分析,以有效规避风险,保证资产安全性。
(一)流动性管理
流动性管理包括资金计划、广义资金池(由狭义资金池和票据池构成)和集中支付三个部分。
1.资金计划。资金计划是司库管理的起点,在一定程度上决定了司库管理的水平。基于完善的资金计划体系,企业集团才能准确预测未来现金流量和资金头寸,进而掌握未来现金盈余和短缺情况,做出合理的投融资决策。资金计划也是投融资管理的重要依据,是企业集团有序进行资金运作、降低资金成本、提高资金效益的前提。同时,资金计划还是风险管理的基础,例如可以通过掌握企业集团当前和未来各种外币的资金头寸,掌握风险敞口,并及时做出对冲风险的操作。
司库管理信息系统支持资金计划的具体应用,首先,要求下属单位资金计划的编制信息来自于ERP系统中的各类应收、应付单据,保证计划源头的科学性和准确性;其次,该系统支持各级下属单位将资金计划上报给司库组织,并要求上报过程高效、准确;第三,由相关人员对集团整体资金计划、各下属单位资金计划进行审批;最后,根据资金计划对资金支付过程进行事中控制,根据收付款信息对资金计划执行情况进行事后分析。
2.资金池。资金池最早是由跨国公司的财务公司与国际银行联手开发的资金管理模式,以统一调拨企业集团的全球资金,最大限度地降低企业集团持有的资金净头寸。企业集团通过建立资金池,可以实现集团范围内资金的集中和共享,并根据下属单位资金需求重新配置资源,增强资金透明度,有效监控资金流向,提高资金使用效率。
司库管理信息系统在支持资金池应用方面,第一,维护资金池账户与对应下属单位银行账户的映射关系,通过银企直联实现下属单位银行账户与资金池账户的资金联动;第二,根据集团管理模式设置透支规则,下属单位支付账户余额不足时可以在规定范围内透支,并且该透支自动形成循环委托贷款、信托贷款等;第三,通过银企互联获取银行账户的历史交易记录,并根据历史交易记录自动生成凭证传递到会计核算系统。
3.票据池。票据池分为虚拟票据池和实体票据池,其中虚拟票据池仅指票据信息的集中,而实体票据池在集中管理票据信息之余,还需要对票据实物实行集中管理。由于企业集团下属单位地域分布广泛,加之国内目前的纸质票据应用非常普遍,因此现行管理环境不适合采用实体票据池,司库管理中通常可以建立虚拟票据池对票据进行集中管理。
通过司库管理信息系统规范票据管理流程,下属单位应严格遵循票据管理流程进行票据开立、收取、转让、贴现、抵押、到期承兑、托收、票据额度控制等业务。企业集团可借助票据池及时收集商业承兑汇票、银行承兑汇票的信息,动态跟踪下属单位票据业务,控制票据总体规模,以有效降低应收票据带来的承兑风险和应付票据带来的支付风险。同时,还可根据票据的各类处理业务自动生成凭证,传递到会计核算系统。
4.集中支付。资金支付是企业集团进行资金管控的重要环节。借鉴国库集中支付制度,企业集团可以实行对内结算和对外结算的集中处理。即,通过司库管理信息系统实现对内、对外集中支付,对从付款申请与审批到最终款项划拨的全过程进行管理,并根据资金计划对款项支付进行控制,做到合理支付,规避流动性风险。同时,系统根据支付单据自动生成凭证,并传递到会计核算系统。
(二)融资管理
根据触发融资活动的因素不同,可以分为以计划为导向的融资活动和以项目为导向的融资活动。前者是根据长期、中期和短期资金计划组织长期资本和短期资本的筹措;后者则根据项目投资进度组织资金筹措。
企业可以通过司库管理信息系统管理融资活动,保障融资活动有理有据、全程可控。要实现这一目标,首先,需要与战略规划、年度预算、月度资金计划相结合,根据长短期规划组织融资,动态掌握资金计划中融资计划的执行情况;其次,对待选融资方案进行试算,了解融资方案对资本结构和资本成本的影响,选择合理的融资方案,降低资金成本,控制财务风险;第三,对融前分析、融资交易、融后事项进行全过程管理,事先进行融资风险防范,事中进行交易处理与监督,事后进行融资评价。
(三)投资管理
司库投资是指将超出最佳资金存量的资金头寸,投资于金融市场(尤其是货币市场)进行短期投资,在保证资产流动性的同时,提高资金运营效益。一般而言,以下两类投资不在司库投资范围内:涉及公司长远发展的战略性投资,与企业生产经营密切相关的经营性投资。
要实现司库管理信息系统支持投资业务管理,首先,需要进行投资组合试算,掌握投资组合可能带来的收益和风险,为投资决策提供支持信息;其次,管理投资交易,对投资交易的发起、审批、执行进行全过程管理,收集交易过程中产生的投资信息,明确投资各环节的职权与责任;第三,实施投资交易后,要采用盯市原则,实时掌握金融资产价值变化,并对投资到期业务等后续业务进行管理;最后,获取投资收益信息,进行投资收益评价,对投资机构和投资交易人员进行业绩考评。
(四)风险管理
司库作为企业集团资金运作的核心机构,其承担的风险来源于两类不同角色所引发的风险:发挥内部银行作用所带来的流动性风险和信贷风险(内部信用风险)及发挥投资机构作用所带来的市场风险和交易对手风险(外部信用风险)。此外,在流动性管理、投融资交易过程中可能面临的操作风险也是司库不可忽视的风险之一。
要实现司库管理信息系统支持风险管理,首先,需要在系统中设置并执行风险策略,例如针对敏感度、风险价值、风险集中度、交易金额、损益金额等指标设定风险限额,在投资交易前进行风险限额检查,并及时提供预警信息。基于各项风险策略,进行风险监控,并对超出限额的情景提出对冲策略,及时规避风险。除了通过限额管理进行风险防范和对冲外,还需要对由于利率、汇率、股价波动等引起的市场风险进行模拟分析,了解市场因素变化对投资组合收益的影响,例如模拟股票价格波动对投资组合的损益影响等。健全的动态监控平台和风险报告体系是通过信息系统进行风险管控的另一保障,它能充分利用系统所收集的各类信息,及时提供实时报告和定期报告。此外,还应分析可能存在的操作风险,将操作风险控制贯穿于信息系统设计、实施与应用过程,有效降低操作风险。
三、信息系统集成方案
司库管理信息系统不仅要求功能框架内部实现无缝集成,其与外部系统的信息集成同样至关重要。企业集团持有金融资产,一方面是为了满足生产经营的资金需求,另一方面是为了进行合理资产配置,在保证资产流动性和安全性的同时,提高资金运作效益。如图1所示,司库管理信息系统既需要实现与企业集团内部ERP系统的信息集成,又需要与外部金融市场各类相关系统实现信息集成。
(一)流动性管理的信息集成
ERP系统用于管理生产经营过程,而资金流产生于生产经营过程,因此需要实现司库管理信息系统与ERP系统的集成应用。应确保资金信息的唯一入口及多方使用性,并将资金管理的触角延伸到业务前端,在业务运作过程中实现有效资金控制。以付款业务为例,ERP系统、司库系统以及外部系统之间的集成关系如图2所示。
在这一方面,司库管理信息系统实现的是基于资金计划进行集中支付,将款项通过银行支付给收款账户。付款业务的集成关系由两部分构成:
1.司库系统与集团内部ERP系统之间的集成。资金计划的形成需要以ERP系统中各类应收、应付单据作为依据,通过ERP系统将应收、应付信息传递给司库系统,以合理编制资金计划。资金支付的业务源头也来自ERP系统的应付类单据,即ERP系统将应付单据的付款申请传递给司库系统,发起款项支付。
2.司库系统与外部银行系统的信息集成。即司库系统发出支付指令,并传递给银行信息系统;银行接受指令并执行支付后,将支付成功与否的信息反馈给司库系统。
(二)投融资管理的信息集成
金融资产的形成需要以金融市场作为交易场所,例如企业集团需要借助货币市场和资本市场进行投资,需要通过资本市场进行直接筹资,需要通过银行等金融机构进行间接筹资等。因而,司库管理信息系统需要通过实现与金融市场相关系统的信息集成来实现企业集团与金融市场的双向信息交流。一方面,动态获取金融市场的实时信息,服务于投融资决策和风险监控,例如从资本市场获取股价信息,掌握投资组合的价值变化。另一方面,及时、准确地向金融市场发出交易指令,例如发出债券买卖交易指令,并返回实际交易信息。
责任编辑 刘忻
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