时间:2021-01-06 作者:秦锂 (作者单位:合肥工业大学财务处)
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摘要:
合肥三晶电子有限公司(以下简称三晶电子)成立于1994年,主要从事热敏电阻的研发与生产。作为安徽省首家成功引入风险投资的科技型创业企业,其成长过程吸引了很多人的关注。公司开办时只有几个人,现在已拥有员工200多名、年销售收入上千万元、利润上百万元。然而创业型企业的发展不可能一帆风顺,创业型企业由于受到自身实力的限制,雇员有限,职责分割困难,所以内部经营程序不够规范,方方面面的管理问题不断暴露出来。本文拟以三晶电子为例,分析其在财务管理方面存在的问题,以为创业型企业的发展提供借鉴。
三晶电子存在的财务管理问题
1.过度依赖财务经理,缺乏对财务经理的监督机制。企业创业初期聘用了一位退休的、素质较高的注册会计师作财务经理,与总经理携手渡过了创业初期的艰难阶段,彼此建立了充分的信任。技术出身的总经理为集中精力管理市场和营销两方面的业务,对财务经理充分放权,而财务经理也不负重托,公司财务在其管理之下一直运作有序。但该财务经理离职后,因为缺乏对财务经理的监督机制,第二任财务经理竟挪用公款,第三任财务经理天马行空式的调账使非会计专业出身的总经理面对会计账目经常晕头转向。三晶电子这种完全依赖财务...
合肥三晶电子有限公司(以下简称三晶电子)成立于1994年,主要从事热敏电阻的研发与生产。作为安徽省首家成功引入风险投资的科技型创业企业,其成长过程吸引了很多人的关注。公司开办时只有几个人,现在已拥有员工200多名、年销售收入上千万元、利润上百万元。然而创业型企业的发展不可能一帆风顺,创业型企业由于受到自身实力的限制,雇员有限,职责分割困难,所以内部经营程序不够规范,方方面面的管理问题不断暴露出来。本文拟以三晶电子为例,分析其在财务管理方面存在的问题,以为创业型企业的发展提供借鉴。
三晶电子存在的财务管理问题
1.过度依赖财务经理,缺乏对财务经理的监督机制。企业创业初期聘用了一位退休的、素质较高的注册会计师作财务经理,与总经理携手渡过了创业初期的艰难阶段,彼此建立了充分的信任。技术出身的总经理为集中精力管理市场和营销两方面的业务,对财务经理充分放权,而财务经理也不负重托,公司财务在其管理之下一直运作有序。但该财务经理离职后,因为缺乏对财务经理的监督机制,第二任财务经理竟挪用公款,第三任财务经理天马行空式的调账使非会计专业出身的总经理面对会计账目经常晕头转向。三晶电子这种完全依赖财务经理的财务管理模式,使得财务经理的素质成为决定企业财务工作成败的关键因素,必然导致企业面临很大的风险。
2.复杂的会计体系与企业实际规模不相配套。对于资金和实力并不强大的创业企业来说,他们最关心的是如何减少纳税,以使创造的利润能更多地留存在企业。三晶电子的许多财务工作也是围绕避税展开的。如为享受特殊行业的税收优惠政策,将原本规模不大的企业拆分出工业型、商业型和服务型三种类型的子公司,每家子公司都具有独立的会计体系。虽然企业享受到了税收优惠,但这种做法也存在很大的财务风险:①会计体系过于复杂,除外部交易外,还有大量内部交易,使得财务核算更具隐蔽性,增加了内部会计舞弊的风险。②子公司的财务报表不能真实反映企业的整体经营情况,而合并财务报表的编制和分析对财务人员的业务素质要求较高,企业现有财务人员的能力难以达到这一要求。③子公司占用了企业大量流动资金,增加了企业的资金缺口,提高了企业的资金成本。④按照税务局的要求,具备独立法人资格的子公司必须单独报税,因此增加了企业财务部的工作量。⑤成本核算和成本控制工作被忽视。事实上,笔者对子公司的财务报表进行合并分析后发现,近几年企业在成本增长较快的情况下,销售收入和利润率并没有得到显著提高。
3.会计基础工作不规范。通过抽查企业的账本和会计凭证,笔者发现其会计基础工作存在不少问题,如不按月编制银行存款余额调节表;每年的银行对账单没有装订成册;现金出纳在电脑中用excel表格自制账本代替现金日记账;调账没有调账说明;虽然企业已采用了会计电算化,但没有打印总账和明细账并装订成册等。这些问题严重影响了企业财务工作的质量。
4.成本核算能力差,考核执行力度弱。虽然三晶电子已将每个车间作为成本中心,并采取了独立的成本核算体系,但成本核算的效果仍不尽人意。①成本核算范围小且仅局限于生产车间,没有将企业所有成本都纳入核算体系,造成对生产部门管理严格,对销售和采购部门管理宽松的局面,这种做法容易引起部门之间的矛盾。②没有预先制定标准成本,只是事后将成本中心发生的成本费用进行简单汇总,难以达到控制的效果。事实上,成本中心应事先制定合理的标准成本(或预算成本),通过计算和比较实际成本与标准成本的差异,分析其产生的原因,并采取有效措施进行控制,从而真正达到成本核算的目的。③成本核算范围划分不合理,没有科学区分可控成本和不可控成本,对于一些不可控成本也纳入成本中心的考核范围,而某些可控成本又不纳入核算范围,导致年终进行成本考核时,各成本中心经常争论不休,最终成本考核流于形式,执行力度差。
5.资本运作效果不够理想。三晶电子一直以能在即将设立的创业板上市为目标,但仅靠企业常规的生产、销售和利润的积累,企业规模难以在短时间内迅速扩大,于是企业采取了引入风险投资、增资扩股、兼并重组等一系列措施,使企业的资本规模得到迅速扩大,然而随之也产生了一些负面影响,如股权过于分散,控制权有旁落的危险;引入股东人数较多,而股东之间的经营理念经常产生冲突,决策拖沓;兼并项目与企业自身项目无法兼容,难以产生收益;作为无形资产投入的专利技术市场化艰难,无法成为企业新的利润增长点;为满足上市要求,企业每年需要支付高昂的审计费聘请具备证券资格的会计师事务所为其做审计,成本负担重。
6.营运资本管理不善。营运资本管理即流动资产和流动负债的管理对创业型企业来讲极其重要。从该企业近几年的财务报表来看,虽然企业销售额和利润逐年稳步增长,但企业总是存在较大的资金缺口,需要不断借入短期借款以保证其正常运转。通过简单计算公司的应收账款和存货周转率,笔者发现应收账款和存货周转速度逐年递减,而应付账款周转速度基本未变。通过进一步调查,笔者发现该企业存在存货管理混乱、应收账款催缴不及时、采购员付款草率、个人借款长期挂账不还等问题,加大了资金缺口。同时企业从未进行过长短期资金配置,筹集的短期借款在尚未使用阶段仅以活期存款形式存放在其银行账户上,造成短期内大量资金闲置,增加了资金使用成本。
原因解析
1.企业的财务管理模式与企业规模不相配套。财务管理体系的层次和规范性应随企业规模的扩大而逐渐增加。大部分创业型企业创业初期的财务仅仅是““一本账”,而且缺乏对财务管理模式的分阶段、系统性的规划,于是当创业企业迅速成长时,往往会出现两种现象,一种是维持原有简单记账式的财务模式,这种模式难以达到管理的目的,无法满足企业成长的需要;另一种是为了快速建立有效的财务管理模式,直接照搬大公司的财务管理制度和流程,但在创业型企业部门设置简单、人员有限的情况下该模式难以实施,最终导致内部财务管理制度形同虚设。上述两种现象的存在都会导致创业型企业出现财务管理混乱的问题。
2.依赖“人治”,忽视企业内部控制。究其原因大致有三点:一是创业型企业由于内部经营程序不正规,职责分割比较困难,导致其想建立全面的内部控制系统非常困难。二是因为内部控制系统的实施需要付出一定成本,所以部分创业企业总经理会觉得这种系统并不合适。受共同创业思想的影响,一些创业企业总经理认为一旦采取内部控制就表示不信任创业伙伴,所以不愿意采取内部控制。事实上,内部控制系统在保护企业财产安全、增进财务报表的精确和可靠性方面起着重要的作用。
3.追求高成长而陷入财务安全陷阱。随着风险投资事业在我国的发展,让企业迅速成长并最终成功上市,成为创业企业追求的目标。在这个目标的驱使下,处于高速成长阶段的部分创业企业会将精力投入到资本运作里,而忽视主营业务的加强和核心竞争力的培养,忽视扎扎实实做好内部控制,管理好营运资金,充分挖掘企业自身资源的潜力,审慎选择投资项目等细节性问题,最终陷入财务安全的陷阱。
解决对策
1.建立以资金安全为核心的内部控制体系。由于创业型企业规模小、人员有限,所以内部控制不能不切实际地大而全。笔者建议创业企业应建立以资金安全为核心的内部控制体系,具体包括以下措施:
(1)创业型企业内控制度的整体设计思路必须以有效性为前提,内控环节不宜过长但应环环相扣,操作起来简洁有效。为此,笔者认为创业型企业的内部控制要以资金安全为核心,因为企业的各项经济活动最后都要落实到资金的转出和转入,而创业型企业资本实力有限,一旦企业资金安全出现风险,将直接影响企业的生存。
(2)加强对银行账户的管理和使用。事实上,管理好银行账户并不难,难在日常的贯彻和执行,而很多创业型企业容易忽视这些日常性的工作细节。如规范银行账户的开户管理;支票和银行印鉴章分开保管;要求银行直接把对账单寄给企业负责人;按月编制银行存款余额调节表,并及时查找未达账项;对货币资金进行不定期盘点等。这些看似简单的方式却是保障企业资金安全的有效手段。
(3)利用成熟的财务管理软件实现企业内部控制。目前我国市场上存在多款针对中小企业财务管理的成熟软件,利用这些软件不但可以有效提高工作效率,增强数据的透明度,实现数据的资源共享,实现企业对财务数据的实时追踪和及时分析,而且可以大大缩短系统调试时间,有利于提高系统的稳定性以及后期维护和升级。在使用和实施这些软件时,创业型企业可根据自身特点,对财务管理流程进行再造,找出内部控制的关键点。此外,根据企业自身人员成本和可投入的信息化成本,确定企业财务管理软件实施方案。三晶电子在未使用管理软件前,由于电子产品规格繁多,退货、换货频率颇高,导致仓储人员难以及时入账,从而与财务部门的数据传递始终不完整,财务部门也无法对仓库实现监控。而实施管理软件后,企业实现了仓库管理与财务管理的衔接,仓储部门实现了仓储的规范化管理,财务部门则实现了从财务角度对库存商品的实时监控,从而实现了业务财务一体化。
2.建立规范、有效的会计体系。规范的会计系统是实现企业有效财务管理的基础。所谓规范是指创业型企业不管规模大小,建立的会计系统需要满足以下基本要求:能够提供一个精确完整的企业经营成果概貌;允许目前的数据同先前年份的经营结果和预算目标进行及时比较;能够向管理者、银行和未来的贷款人、投资人提供所需的财务报表;能够及时填写政府有关管理部门索要的报告和税单;能够显示雇员的失误、偷窃、浪费和记录保管错误等。同时创业型企业应在满足规范性要求的前提下结合自身条件,在设计财务流程时避免整个会计体系过于庞大繁杂,否则会因财务人员有限、管理无法配套而弄巧成拙,增加许多财务漏洞。
3.加强企业现金流管理,谨慎筹资。随着创业型企业规模的扩大,企业的生产资料库存、存货规模和应收账款数额也会随之增长,这些要素会占用企业大量现金,故企业应加强对这些营运资金的管理。同时企业要树立理财理念,学会利用不同的金融工具,对企业的长短期资金进行配置,从而降低资金成本,提高资金的使用效率。此外,资金短缺是处于成长期的创业型企业普遍面临的问题,创业型企业在筹资时要遵循谨慎性原则,要在充分挖掘企业自身潜力的基础上再进行筹资;对筹资规模要进行合理估算;筹资时间要与用资时间相适应;要事先确定权益性筹资和负债性筹资的比例;要根据利率变化的趋势来安排筹资的节奏等。
4.加强成本核算和执行力度。成本核算的目的并不是简单地计算出成本,而是通过核算找出成本开支不合理的地方,以提出改进措施。最好的成本核算体系应是最贴近企业生产流程的。但要注意的是,仅靠财务部门是难以完成成本核算目标的。因为成本核算的结果合理与否,不但需要财务部门的自我评价和时间的验证,还需要生产、技术等部门的评价。所以创业型企业要树立全员参与成本管理的理念,同时要保证财务部门和其他部门之间的信息畅通,从而加强企业成本核算的执行力度。
责任编辑 陈利花
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