时间:2020-01-16 作者:付磊 (作者单位:首都经济贸易大学)
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摘要:
一、企业财务管理信息化现状分析
发达国家企业管理软件的使用主要经历了电子数据处理(EDP)、面向企业经营管理的综合数据处理(MIS)、支持企业经营决策的系统数据处理(DSS)、管理功能集成化(IMS智能管理系统)四个阶段。在MIS阶段和DSS阶段,已将“管理型”财务软件的功能融入了企业MIS和DSS的整体设计中,优秀的管理软件产品有MRP-II、ERP等。包括财务管理信息化在内的管理信息化浪潮有力地推动了企业的发展。以美国为例,其早在1993年就有2.4万家企业使用了EDI数据交换系统(电子商务前身),其中最大的100家企业使用EDI的比例达95%。20世纪90年代后期,世界进入了以互联网应用为主要内容的企业信息化时代(财务管理信息化是其中的一部分),美国60%的小企业、80%的中型企业、90%以上的大企业通过互联网开展电子商务活动;世界500强企业中近80%的企业采用了ERP管理系统。20世纪末至21世纪初,美国大公司全部实现了管理信息化(顺便说一句,财务管理信息化要发挥作用,必须与企业的整体信息化融合起来,单方面的财务管理信息化只能形成“信息孤岛”),从而带动了管理效率的大幅提高和成本的大幅下降。例如,福特汽车公司通过网上采购,使汽车零部件的采购成...
一、企业财务管理信息化现状分析
发达国家企业管理软件的使用主要经历了电子数据处理(EDP)、面向企业经营管理的综合数据处理(MIS)、支持企业经营决策的系统数据处理(DSS)、管理功能集成化(IMS智能管理系统)四个阶段。在MIS阶段和DSS阶段,已将“管理型”财务软件的功能融入了企业MIS和DSS的整体设计中,优秀的管理软件产品有MRP-II、ERP等。包括财务管理信息化在内的管理信息化浪潮有力地推动了企业的发展。以美国为例,其早在1993年就有2.4万家企业使用了EDI数据交换系统(电子商务前身),其中最大的100家企业使用EDI的比例达95%。20世纪90年代后期,世界进入了以互联网应用为主要内容的企业信息化时代(财务管理信息化是其中的一部分),美国60%的小企业、80%的中型企业、90%以上的大企业通过互联网开展电子商务活动;世界500强企业中近80%的企业采用了ERP管理系统。20世纪末至21世纪初,美国大公司全部实现了管理信息化(顺便说一句,财务管理信息化要发挥作用,必须与企业的整体信息化融合起来,单方面的财务管理信息化只能形成“信息孤岛”),从而带动了管理效率的大幅提高和成本的大幅下降。例如,福特汽车公司通过网上采购,使汽车零部件的采购成本下降了30%;通用电气公司借助电子供应链管理手段,2000年一年内便节约成本16亿美元。
与世界信息化大潮流同步,我国企业的信息化建设和应用同样取得了较大进展。2005年全国企业信息化建设投资额达1008.5亿元,占固定资产投资完成额的1.7%,这一比重比2004年增长了0.2%。同时,我国企业中也涌现出一批通过信息化取得成就的典范,如著名的老字号制药企业云南白药与北京某科技公司合作,引进知识与管理信息系统—KRM,重组企业业务流程,加强供应链管理,使公司运营能力、管理水平和发展后劲得以全面提升,实现了七个转变:库存降低;应收账款下降;财务管理由事后管理变为事前、事中、事后控制相结合;实现了业务与财务一体化;实现了决策实时化;实现了市场反应快速化;实现了企业内部与客户联接的信息交互系统。
但在取得成绩的同时,也存在不少问题。近期一份对企业财务管理信息化的调查(样本为北方地区151家大中型企业)显示:有53.8%的企业反映领导的信息化意识不强,对信息化不够重视;69.1%的企业认为目前的信息化技术力量较薄弱,特别缺乏既懂业务与管理、又懂信息技术的复合型人才,同时50.5%的企业认为缺乏对有关人员的基础技术培训;35.5%的企业认为信息化缺乏统一规范和标准,致使企业内部系统与其他企业间的系统不能集成,资源不能共享;34.7%的企业认为信息化的安全性没有保证,安全认证、网上支付的安全性等外部环境不配套。另一份调查(样本为湖北、湖南、广东的143家大中型企业)显示:目前已有90%的企业开展了会计电算化,积累了一定的信息化管理经验,尤其是企业人员呈年轻化、高学历化趋势,为管理软件换代储备了技术力量;80%以上的企业选择了局域网或互联网联接式的管理信息系统结构,60%的企业愿意合作开发或委托开发应用软件,反映了企业对管理的个性需求。调查还显示,企业领导已普遍认识到了信息化管理的重要性,在有资金用于投资时,50%以上的领导首选投资于企业信息化改造;企业员工也普遍能够接受运用现代化管理手段而导致的下岗和裁员,并有较强的竞争意识和继续学习、更新知识结构的需求。对影响企业实行财务管理信息化所存在障碍的调查显示,企业决策层认为效益和资金是影响信息化管理的最大障碍排序第一,缺乏既懂经营管理又懂信息技术的复合型人才排序第二;而会计人员则认为领导的重视程度排序第一,企业管理是否规范排序第二。
笔者认为,企业财务信息化存在的诸多问题,既有外部环境因素,又有企业自身原因。外部的问题有待政府加强监管(如加快有关规范与标准的制定、提高网络的社会安全性等),而企业内部的问题就只能靠企业自己解决了。
总体分析,企业财务信息化种种缺失的内部成因主要有两个:第一,财务管理信息化的投入与产出比不合理,高投入没有赢得高回报,很多企业甚至没有得到回报。毫无疑问,企业投资实行财务管理信息化是为了取得相应的回报(如效率提高、成本降低、财务状况好转等),如果没有适当的回报,一定没有哪家企业愿意在信息化上花钱,更何况需要花的钱还不少。前述调查中说到的一些企业领导信息化意识不强,正是因为没能使其明显地看到信息化所带来的企业业绩提升。第二,很多企业的管理体制、管理模式、基本工作流程尚处于动荡、完善和转型过程中,加大财务管理信息化改造的后果具有不确定性。因为财务管理信息化不是纯技术系统,其本质上是现代管理思想、管理方法和管理模式在企业的运用,必须与企业体制改革、管理创新相结合才能有所成效;单方面的财务信息系统即使投入再大,也难以真正增强企业的竞争力。
为什么一些企业的财务管理信息化投入与产出比不合理呢?从成功与失败两方面的经验看,这与企业在信息化建设之前未能很好地认识自我和防范风险有着直接关系。因此,要使财务管理信息化取得成效,企业必须事前对自己有所把握并采取适当的风险防范措施。
二、衡量财务管理信息化成熟度的评价体系
在此,笔者想谈谈企业的自我认识问题。所谓企业财务管理信息化的自我认识,讲的是企业应当在推行财务管理信息化之前认清自己所处的环境、管理现状、人员结构、企业文化等影响推行信息化的因素,在准备采取信息化行动时即做好合理的资源配置安排。实行财务管理信息化是要具备一定条件的,如企业的计算机管理基础如何,相关的技术人员力量如何,员工对信息化的接收程度如何,企业的组织结构和业务流程与信息化的适应程度如何等。每个企业的自身条件不同,发展阶段不同,应当根据自身条件采取适当的信息化措施,万不可不顾客观条件盲目上马大规模信息化项目,否则十有八九要受挫折,达不到应有的效果,甚至血本无归。一家企业是否具备了推行财务管理信息化,特别是推行大型财务管理信息化的条件,现在已经有了一些可供参考的研究成果,其中第一步便是进行企业财务管理信息成熟度测试。简单地说,财务管理信息化成熟度是对企业推行财务管理信息化所需能力的度量,其专业性解释为:“一个具体的信息化过程被明确地定义、管理、评价、控制和产生实效的程度。”对企业进行财务管理信息成熟度测试的过程很复杂,而且其程序与方法不止一种。
在若干种评价企业信息化成熟度的指标体系中,有一种称为四维指标体系,是从企业的发展水平、发展质量、发展能力和适宜度四方面对企业信息化成熟度进行考察。这一体系的指标分为三级,共31个指标;指标达到的不同程度,表示企业信息化成熟度的5个级别(初始级、技术支撑级、管理模式级、综合集成级、优化级)。通过这些指标,可以了解企业需要具备哪些条件,这些条件达到什么程度,才适合推行怎样的信息化。该体系的指标及其含义分别是:
1.发展水平类指标(一级指标)
包含3个二级指标,8个三级指标。第1个二级指标——人机关系,其下属的三级指标有:①信息化技能普及程度,反映人力资源的信息化应用能力;②信息化学习水平,反映企业的信息化接受能力和信息化文化的转变。第2个二级指标——硬件水平,其下属的三级指标有:①网络性能水平,反映信息化基础设施状况;②计算机联网程度,反映信息化协作应用的条件;③信息投入总额占固定资产投资比重,反映信息投入在固定资产投入的比重。第3个二级指标——应用水平,其下属的三级指标有:①信息采集程度,反映企业有效获取外部信息的能力;②企业系统平台和门户网站建设水平,反映企业建立自身系统的能力;③信息化项目计划程度,反映信息化工程制定合理性计划的情况。
2.发展质量类指标(一级指标)
包含3个二级指标,9个三级指标。第1个二级指标——效益体现,其下属的三级指标有:①销售收入增长指数,反映企业信息化对销售收入增长的贡献程度;②企业财务决策速度,反映企业实现一次完成的虚拟财务决策所需要的时间;③用于信息安全的费用占全部信息化投入的比例,反映企业在维护信息安全方面的投入;④企业品牌价值,反映信息化对企业品牌价值的贡献。第2个二级指标——组织变革,其下属的三级指标有:①信息化重视程度,反映企业对信息化的重视程度和信息化战略的落实情况;②管理信息化应用水平,反映在企业采购、生产、销售等环节的信息化程度。第3个二级指标——流程规范,其下属的三级指标有:①基础标准规范程度,反映流程规范的基础数据情况,以便使工作能力与约束条件可度量,为量化工作提供依据;②流程连续程度,反映流程的连续性、流程前后的衔接情况;③核心业务流程的信息化程度,反映运用信息化手段对核心业务流程实施改造的范围和程度。
3.发展能力类指标(一级指标)
包含2个二级指标,6个三级指标。第1个二级指标——信息化集成,其下属的三级指标有:①管理信息系统方法理念,反映企业利用MIS系统的方法理念的程度;②供应链模式应用,反映企业利用供应链模式的程度;③电子商务应用,反映企业电子商务的应用程度。第2个二级指标——商业智能,其下属的三级指标有:①决策支持系统方法理念,反映企业利用DSS系统的方法理念的程度;②专家系统方法理念,反映企业利用ES系统(专家系统)的方法理念的程度。
4.适宜度类指标(一级指标)
包含4个二级指标,9个三级指标。第1个二级指标——应用适宜度,其下属的三级指标有:①管理信息化应用程度,反映企业管理信息化水平的合理性;2安全应用程度,反映企业信息安全状况的合理性。第2个二级指标——投资适宜度,其下属的三级指标有:①投资理念适宜度,反映企业主要领导人对信息化的认识水平;、②投资力度适宜度,反映企业信息化投资的合理性;③客户价值适宜度,反映企业信息化投资给上下游及最终客户带来的实际价值水平。第3个二级指标——资源匹配适宜度,其下属的三级指标有:①信息化投入结构适宜度,反映信息化投入在各要素之间分配的合理性;②人力资源结构适宜度,反映信息化人力资源结构的合理性。第4个二级指标——组织、文化适宜度,其下属的三级指标有:①企业组织与网络化程度,反映企业组织结构的合理性和企业行为的网络化状况;②企业文化适宜度,反映企业文化对信息化的支持程度。
对于上述评价企业信息化成熟度的四维指标体系,每个人可能会有各自的想法,但有一点却是大家都认可的:实行财务管理信息化是提高企业管理水平的重要途径,但事前需要从多方面进行周密的考虑,从企业的现实情况出发,科学合理地做出安排。如果意识到了这一点并认真筹划,才能避免或降低企业“不实施信息化(包括财务管理信息化)等死,实施信息化找死”的危险。而这正是所有准备实现财务管理信息化的企业迫切需要解决的大问题。
责任编辑 李斐然
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