时间:2023-10-16 作者:程平 邓佳红
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摘要:
基于RPA技术的退税开票机器人设计与应用
程平 邓佳红
基金项目:校级联合资助项目“基于智能RPA机器人技术的电商企业成本管理系统研究”(gzlcx20233457);来也科技RPA财务与审计机器人整体解决方案设计与应用项目(2022Q36)
作者简介:程 平,重庆理工大学会计学院教授,中南财经政法大学博士生导师,云会计大数据智能研究所所长;
邓佳红,重庆理工大学会计学院硕士研究生。
摘 要:将机器人流程自动化(RPA)技术引入税务局退税业务,能够有效解决退税业务中存在的效率低、耗时长、错误率高等问题。引入RPA技术,基于基础设施层、数据层、服务层和应用层构建退税开票业务机器人模型时,主要应关注资格审查、退税审核、文书制作、票据开办和报告生成五个应用关键点,在退税开票机器人的具体应用过程中,需做好试运行和日志管理以及系统风险防范两项工作。
关键词:退税开票机器人;退税业务;RPA;税务管理;数字化转型
中图分类号:F232 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)16-0054-04
退税业务包含增值税留抵退税和“六税两费”等项目。税务人员在进行退税审核和票据开办的过程中,可能会出现因业务量...
基于RPA技术的退税开票机器人设计与应用
程平 邓佳红
基金项目:校级联合资助项目“基于智能RPA机器人技术的电商企业成本管理系统研究”(gzlcx20233457);来也科技RPA财务与审计机器人整体解决方案设计与应用项目(2022Q36)
作者简介:程 平,重庆理工大学会计学院教授,中南财经政法大学博士生导师,云会计大数据智能研究所所长;
邓佳红,重庆理工大学会计学院硕士研究生。
摘 要:将机器人流程自动化(RPA)技术引入税务局退税业务,能够有效解决退税业务中存在的效率低、耗时长、错误率高等问题。引入RPA技术,基于基础设施层、数据层、服务层和应用层构建退税开票业务机器人模型时,主要应关注资格审查、退税审核、文书制作、票据开办和报告生成五个应用关键点,在退税开票机器人的具体应用过程中,需做好试运行和日志管理以及系统风险防范两项工作。
关键词:退税开票机器人;退税业务;RPA;税务管理;数字化转型
中图分类号:F232 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)16-0054-04
退税业务包含增值税留抵退税和“六税两费”等项目。税务人员在进行退税审核和票据开办的过程中,可能会出现因业务量过大导致审核效率低下、业务重复性高引发员工产生焦虑等问题。机器人流程自动化(RPA)作为一种以机器人为虚拟劳动力,模拟人类与计算机的交互过程以完成预期任务的工作流程自动化软件技术,可以帮助税务人员从标准化程度高、重复性强且易出错的退税工作中解脱出来,以提高税务人员的工作效率。本文提出基于RPA的退税开票机器人(以下简称退税开票机器人)的系统设计思路并对其具体应用进行分析。
退税开票实际上是退税申请数据采集、数据处理、数据核对与数据输出的过程。基于RPA技术的功能和特征,结合退税业务数字化转型需求,以机器人执行前、机器人执行中、机器人执行后为时间线,笔者设计了退税开票机器人的系统架构并对其自动化流程底层逻辑进行阐释(见图1)。
(一)基础设施层
基础设施层是退税开票机器人开发的前提,为退税开票机器人提供了运行环境的配置,包括服务器配置、数据库安装、网络环境确认和配置等,以保障机器人在运行过程中的稳定性和信息安全。例如:为保证系统能够承受长时间访问和处理大量数据,可设置虚拟专用网络或选择物理服务器;为保证海量数据存储及其安全性,可使用数据库并对其传输层进行安全加密和列级加密等。
(二)数据层
数据层为退税开票机器人提供数据基础,是退税开票机器人在执行前的文件配置,包含数据采集、数据清洗和数据存储。其中,数据采集主要是从企业内部信息系统和互联网平台采集结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。结构化数据包括网页信息和电子文件等,半结构化数据主要是网页信息,非结构化数据包括纸质申报单等文本信息。数据清洗是通过对数据加载、提取及转换使数据实现标准化,如对退税明细表中退税日期的格式进行转换。数据存储是将标准化处理后的数据存储于数据库中。
(三)服务层
图1 退税开票机器人的系统架构
服务层为退税开票机器人的开发提供所需要的RPA功能组件,包括光学字符识别(OCR)预制件、Excel预制件、Web预制件、数据表预制件、PDF预制件、Word预制件和应用交互程序等,以实现对数据的识别、读取、计算和核对等操作。例如,通过OCR将退税申请表中的文字转换为文本格式;通过Excel预制件对退税明细表中的数据进行筛选、读取、写入等;通过Web预制件实现网页加载和数据信息提取;通过应用交互程序使机器人在不同界面交互操作。
(四)应用层
应用层是退税开票机器人退税业务场景智能自动化的具体实现,包括开票退税和报告生成两部分。开票退税主要是通过判断纳税人识别号是否一致和纳税主体类型对纳税人进行退税资格审查,资格审查通过后对纳税人退税的税种、金额、日期等信息进行核对,然后对核对无误的退税审核信息进行推送和文书制作,最后对审批日期为当日且账户名称无误的收入退还书信息自动开票。报告生成是根据内容、范围、对象的不同,分别生成机器人运维报告、例外处理报告和机器人运行报告。机器人运维报告收集机器人在运行过程中出现的信息识别不准确、运行错报等问题;例外处理报告记录纳税人未通过资格审查或退税审核的原因;机器人运行报告反映机器人运行状态、运行效率、运行结果等。
(一)应用关键点分析
退税开票机器人通过预设规则实现退税业务智能自动化,主要的应用关键点描述如表1所示。
(二)具体应用分析
退税开票机器人在具体应用中执行的程序包括资格审查、退税审核、文书制作、票据开办和报告生成等,具体流程图如图2所示。
1.资格审查。机器人自动从内网文件中导出退税明细表并对数据进行读取和清洗,并登录“金税三期”上网认证系统进入金税三期税收管理系统,将在退税明细表中读取的纳税人识别号填入其中,自动判断纳税人识别号是否与账户一致,如果一致则进一步判断纳税人类型,系统会针对不同纳税人类型自动选择对应税种;反之则不能进行后续退税开票,机器人自动选择抵税项目。
2.退税审核。机器人自动判断纳税主体是否欠税,若欠税,继续判断欠税是否超过一个月;反之则根据纳税人享受的税收优惠政策名称自动查询匹配退税的税种及金额明细,再根据退税明细表依次核对退税税种、日期、金额是否一致。经判断,若欠税时间在一个月内,机器人自动标记为抵税项目;若欠税时间超过一个月,则自动在退税明细表中进行备注未退抵税原因并给例外处理人员发送通知。此外,若税种、日期等与明细表不一致,同样自动在退税明细表中备注说明并标记为抵税项目;若税种、日期等与明细表一致,则自动进一步判断是否已标记抵税项目,若是,自动选择抵税项目;反之则自动选择退税项目。
表1 退税开票机器人的应用关键点描述
3.文书制作。机器人依次将已审核通过的信息保存并推送给下一业务办理人员,并更换浏览器切换为该业务办理人员账号进入金税三期税收管理系统,点击进入“在办任务”,依次选择任务列表信息并自动审核退抵信息是否正确。若正确,机器人自动点击“文书送达凭证制作”,确认电子送达、制作文书并保存打印,然后推送给下一业务办理人员,反之则将特殊情况的提醒和说明发送给相关业务人员。
4.票据开办。机器人登录退库办理岗业务人员账号进入金税三期税收管理系统,点击进入“岗位待办任务”,按条件查询选择上一业务人员推送的待办数据,点击确认签收后自动进入“开票收入退还书”模块,并判断退税文书的审批时间是否为当日。若是,机器人自动勾选对应的文书信息并填写账户名称和开户银行行号;反之则停止开票处理。对已勾选的收入退还书,机器人进一步判断所属税务机关和收款国库是否正确,若正确,自动开票处理并生成报告;反之则自动标记并发送提醒至相关税务人员。
图2 退税开票机器人运行流程
5.报告生成。机器人相关报告生成是为了对退税开票机器人进行日志管理和变更维护,以便对其RPA流程进行持续优化和增强RPA流程的稳定性。其中,对于机器人运维报告,机器人可通过提取运行日志和无法处理情况的记录报告,采用分类分析法和对比分析法分析机器人运行错报的类别和原因。若机器人错报集中在退税审核判断且业务量增大时,可考虑合理增加专门的审核判断机器人。对于例外处理报告,机器人可通过提取数据库及税收管理系统中的数据,分类归集、整理纳税人退税不成功的原因。若因抵税或欠税导致不能进行退税开票,可考虑在数据采集前将退税明细表中的抵税和欠税信息进行标记或剔除,以提高机器人运行效率。对于机器人运行报告,机器人可通过提取运行日志,采用趋势分析法和对比分析法,从时间维度分析机器人运行情况、执行效率等。
图/全景网
(一)退税开票机器人应用需做好试运行和日志管理
由于退税开票业务经常涉及判断环节,因此机器人程序编写相对复杂,这使得首次应用机器人难免会出现异常,所以在正式部署机器人之前需进行一段时间的试运行。在试运行过程中,税务人员应结合业务实际情况记录需改进之处供开发者对机器人加以完善。此外,由于税收政策时常变化且不同纳税主体采用的退税政策不同,当机器人程序设计未及时更新时,机器人将会出现错报,此时需要人工干预,而为减少这种情况出现,应用前期需特别注重机器人运行日志管理,及时将机器人运行过程、是否运行成功及异常情况记录下来,以便开发者针对异常情况对程序进行优化,保障机器人后续运行流畅。开发者也可编写机器人使用手册,给使用者提供常见的异常处理方法和简单的更新处理指南。
(二)退税开票机器人应用需做好系统风险防范
在机器人部署之前需对其运行环境进行配置。考虑到纳税人税务信息的敏感性和重要性,税务机关采用内网联机机器人,其应用安全依赖于税务局内网风险防范情况,加之业务较复杂时,机器人运行过程中还需人工干预,为降低机器人在应用过程中的信息安全风险,可采取以下措施:机器人运行前设置用户操作权限,对机器人执行账号进行加密;机器人运行中记录运行日志,实时监控运行状态并将异常情况通过电子邮箱发送给相关管理人员;机器人运行后对运行数据进行检索分析并将运行结果发送至相关管理人员。
[1]国家税务总局深圳市龙华区税务局课题组,孙国应,许金凯.RPA技术在税收征管数字化转型中的探索与思考[J].税务研究,2021,(12):62-66.
[2]朱杰,陆倩,张宝来.人工智能在纳税服务中的应用[J].税务研究,2018,(5):94-103.
[3]赵金梅.税务共享服务中心模式研究[J].延边大学学报(社会科学版),2018,51(6):100-107+143.
责任编辑 李卓
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