时间:2023-06-13 作者:饶艳超 朱华
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摘要:
电子凭证会计数据标准应用——以普联东文试点经验为例
饶艳超 朱华
基金项目:上海市浦江人才计划(2020PJC047);2020隆中人才支持计划
作者简介:饶艳超,上海财经大学会计学院副教授,博士生导师;
朱 华,湖北普联东文信息科技有限公司总经理。
摘 要:湖北普联东文信息科技有限公司作为电子凭证会计数据标准接收端首批试点单位之一,运用信息技术手段完成了统一代理记账平台中的电子凭证获取、解析、入账、归档的全流程数智化建设,解决了平台中的代理记账公司和中小微企业自动接收处理电子凭证的难题。本文重点阐述该企业的试点经验,包括试点目标、试点方案、试点过程中的注意事项,并总结试点成效。
关键词:电子凭证;会计数据标准;全流程;数智化建设试点
中图分类号:F235 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)09-0059-05
2022年2月,财政部、税务总局、人民银行等八部门联合印发《关于联合开展电子凭证会计数据标准试点工作的通知》,本次试点的标准包括电子发票(含增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单)、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单、...
电子凭证会计数据标准应用——以普联东文试点经验为例
饶艳超 朱华
基金项目:上海市浦江人才计划(2020PJC047);2020隆中人才支持计划
作者简介:饶艳超,上海财经大学会计学院副教授,博士生导师;
朱 华,湖北普联东文信息科技有限公司总经理。
摘 要:湖北普联东文信息科技有限公司作为电子凭证会计数据标准接收端首批试点单位之一,运用信息技术手段完成了统一代理记账平台中的电子凭证获取、解析、入账、归档的全流程数智化建设,解决了平台中的代理记账公司和中小微企业自动接收处理电子凭证的难题。本文重点阐述该企业的试点经验,包括试点目标、试点方案、试点过程中的注意事项,并总结试点成效。
关键词:电子凭证;会计数据标准;全流程;数智化建设试点
中图分类号:F235 文献标志码:A 文章编号:1003-286X(2023)09-0059-05
2022年2月,财政部、税务总局、人民银行等八部门联合印发《关于联合开展电子凭证会计数据标准试点工作的通知》,本次试点的标准包括电子发票(含增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单)、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单、银行电子对账单共7种电子凭证会计数据标准。电子凭证会计数据标准试点单位分开具端和接收端。湖北普联东文信息科技有限公司(以下简称普联东文)是湖北省一家数据科技服务公司,其通过开发建设统一代理记账平台,使平台上的代理记账公司和众多中小微企业实现了端到端的会计数据自动化处理流程。此次作为接收端首批试点单位之一,公司以会计数据标准为基础,运用区块链、XBRL、人工智能等技术,对统一代理记账平台进行改造,进一步解决了平台上的代理记账公司和众多中小微企业电子凭证试点票据的接收、入账和归档全流程处理。公司于2022年7月按照试点要求将符合电子凭证会计数据标准的电子凭证入账结构化文件上报至财政部统一报表系统。本文拟对其试点经验及试点成效进行分析介绍,以期为其他企业提供参考。
(一)试点目标
电子会计凭证是指从外部接收的,以电子形式生成、传输和存储的各类会计凭证。电子凭证会计数据标准试点的目的就是通过统一技术规范和结构化数据标准,引导推动电子凭证开具、接收、入账全过程的数字化和无纸化,系统性解决企事业单位在处理各类电子凭证时存在的接收难和入账难问题。因此,普联东文试点的总体目标是通过运用信息技术手段完成统一代理记账平台中的电子凭证获取、解析、入账、归档的全流程数智化建设,以解决平台中的代理记账公司和中小微企业自动接收处理电子凭证的难题。同时,通过执行会计数据标准、接收处理电子凭证、验证相关会计数据标准的操作可行性,推动本省代理记账行业会计信息质量提升。具体目标是按照会计数据标准及相关技术规范国家标准对软件进行配置,接收电子凭证并按照会计数据标准统一识别、自行解析,支持其会计核算系统智能记账处理和会计档案电子化归档。
(二)试点任务
普联东文本次试点的主要任务是按照会计数据标准,借助配套XBRL工具包,完成系统电子凭证处理流程设计和系统改造,满足电子凭证试点工作需求。
1.电子凭证处理流程设计具体任务包括:白名单权限管理,电子凭证获取、解析、验真处理,电子凭证入账及回写,电子凭证归档等处理流程设计。其中,增值税电子发票类电子凭证结构化数据文件(ZIP包)与增值税电子发票版式文件(OFD)相互独立,与其他类电子凭证会计数据标准不一致,需区分不同的流程处理,具体分为票据类电子凭证处理流程和银行类电子凭证处理流程。
2.系统改造的具体任务包括:改造理票处理流程,实现电子凭证获取、验签和解析;调整智能记账流程,满足电子凭证入账信息回写要求;升级档案系统,实现电子凭证入账信息归档;依托银行接口,实现银行电子回单和电子对账单批量获取。
(三)试点组织及工作机制
普联东文内部由产研部门牵头,组织业务专家和技术骨干成立试点工作专班,召开工作启动会,明确系统改造范围及各部门任务分工,凝聚团队合力,按照统筹规划、分步实施的原则,高效有序地推进试点工作。
在系统改造过程中,公司定期向财政部和湖北省财政厅上报项目进展和存在的问题,邀请省财政厅领导来公司现场指导。同时与多家银行建立了电子凭证专项推进工作群,建立总行、省分行以及普联东文的三方协同机制。
为确保系统平台满足试点工作的要求,试点工作专班认真学习了财政部下发的《电子凭证会计数据标准试点技术问答(试行)》和电子凭证会计数据标准,结合中小微企业账务处理实际情况,对现有智能财税云平台功能进行升级完善,按照统筹规划、分步实施、稳步推进的原则,开展试点工作。目前因试点票据类型未覆盖企业所有票据类型,系统需同时兼容试点白名单单位与非试点单位的记账处理。
(一)电子凭证处理流程设计方案
1.电子凭证业务处理总体流程。第一步:开具端试点单位按照试点要求,开具(交付)符合相关主管部门有关业务规范和标准的电子票据(即接收端试点单位接收处理的电子凭证,含符合电子凭证会计数据标准的电子凭证结构化数据文件,以下简称电子凭证结构化数据文件)并发送至接收端试点单位,且务必保证该电子凭证的所有数据信息来源合法、真实及不被篡改。第二步:接收端试点单位接收电子凭证(含电子凭证结构化数据文件)后,解析出电子凭证结构化数据文件的结构化数据,进行报销、入账等会计处理,并在会计入账完成后、会计凭证归档之前,根据实际入账情况生成符合电子凭证会计数据标准的会计入账信息结构化数据文件(以下简称入账信息结构化数据文件)。第三步:接收端试点单位按照《会计档案管理办法》和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号)等相关规定将相关电子凭证进行归档。本文以电子发票(航空运输电子客票行程单)为例,对电子凭证全流程处理进行具体示意(见图1)。
图1 电子凭证全流程处理示意图(示例)
2.票据类电子凭证处理流程。客户票据类电子凭证处理流程如图2所示。第一步:判断客户是否属于试点白名单单位。如果客户不属于试点白名单单位,系统按非电子凭证处理流程处理;如果客户属于试点白名单单位,则将电子凭证上传系统。第二步:票据上传后系统对上传的文件类型进行识别,并根据识别结果分别不同的路径进行后续处理。即:如果上传文件识别为无法识别的文件,系统按非电子凭证处理流程处理;如果上传文件识别为结构化数据文件ZIP包,则需要先进行ZIP包解析,再进行XBRL实例文档的提取;如果上传文件识别为电子凭证版式文件(OFD/PDF),无需特殊处理,直接提取XBRL实例文档。第三步:根据XBRL实例文档的提取结果继续区分不同的路径进行后续处理。即:如果ZIP包提取失败,则判断为无法识别的文件,按照系统非电子凭证处理流程处理;如果OFD/PDF文件提取失败,则先应用OCR识别OFD/PDF文件的发票唯一标识,再将OFD/PDF与ZIP包数据文件的发票唯一标识进行匹配;如果提取成功,则直接解析XBRL结构化数据文件。第四步:对铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、电子非税收入一般缴款书三类票据,解析后直接进入发票记账处理环节;对增值税电子发票类电子凭证,解析后要将OFD/PDF与ZIP包数据文件的发票唯一标识进行匹配,再将PDF/OFD文件作为影像附件与结构化数据文件关联绑定,然后在国家发票底账库中对增值税电子发票的发票唯一标识进行发票查验,查验通过后进入发票记账处理环节。第五步:发票记账处理完成后,根据当前账期入账信息,生成XBRL入账信息结构化数据文件。其中,增值税电子专票在当前账期未抵扣的,需在未来账期选择抵扣进项票录入进项税额转出,在未来账期补充回写,再次生成XBRL入账信息结构化数据文件。而不属于当期未抵扣增值税电子专票的其他票据都可进入电子凭证归档环节,即将原始电子凭证、记账凭证、电子凭证结构化数据文件、入账信息结构化数据文件等按相关要求进行电子归档,结束整个处理流程。
图2 票据类电子凭证处理流程
3.客户银行类电子凭证处理流程。客户接收的由试点开具银行开具的银行类电子凭证处理流程如图3所示。第一步:判断客户是否属于试点白名单单位。如果客户不属于试点白名单单位,或者银行不是试点开具电子凭证的试点银行,按系统非电子凭证处理流程处理;如果客户属于试点白名单单位,且客户银行是试点开具银行,则允许客户进行银行电子回单和银行电子对账单上传。第二步:电子回单或电子对账单上传后,由系统对客户上传的电子回单和电子对账单进行XBRL文件的提取。如果系统成功提取XBRL实例文档,则继续解析XBRL结构化数据文件,并将客户上传的银行对账单通过“回单号”关联对账单每一笔数据,然后进行流水记账处理。若客户未上传银行电子对账单,则可直接进行流水记账处理。第三步:根据当前账期入账信息,生成XBRL入账信息结构化数据文件。第四步:将原始电子凭证、记账凭证、电子凭证结构化数据文件、入账信息结构化数据文件等按相关文件要求进行电子归档,结束整个处理流程。
图3 银行类电子凭证处理流程
(二)系统改造方案
根据系统改造内容,按照分步实施的原则进行改造。
1.第一阶段:电子凭证全流程处理改造。参照《电子凭证会计数据标准——增值税电子发票(试行)》《电子凭证会计数据标准——电子非税收入一般缴款书(试行)》《电子凭证会计数据标准——电子发票(航空运输电子客票行程单)(试行)》《电子凭证会计数据标准——电子发票(铁路电子客票)(试行)》《电子凭证会计数据标准——银行电子对账单(试行)》《电子凭证会计数据标准——银行电子回单(试行)》中的分类标准元素清单,利用XBRL工具包对统一代理记账平台中的代账管理系统模块、会计核算系统模块、档案系统模块进行改造,完成7类电子凭证的获取、解析、验真(入账)、电子凭证入账及回写、电子凭证归档,并接收相关银行的银行电子回单及银行电子对账单进行功能验证。
2.第二阶段:电子凭证批量获取功能改造。普联东文与某银行湖北省分行展开合作,利用该行某银企直连服务产品的代账公司建档、企业签约授权、银行对账单查询、电子回单查询等功能,实现了银行电子回单和银行电子对账单的批量获取,为统一代理记账平台中的该行签约客户提供电子凭证一站式服务。
3.第三阶段:系统功能规范升级改造。根据财政部统一报表平台中的会计数据标准验证子系统对接收单位报送结构化数据文件的要求,完成报送文件的自动生成和下载,试点单位可登陆财政部统一报表平台直接上报已下载的文件,无需人工转换格式。
(三)试点过程中的注意事项
1.确保电子凭证和纸质票据双轨运行。电子凭证会计数据标准试点的7类票据仅覆盖企业日常活动中记账的部分业务,因此试点白名单企业内部与非白名单企业都存在试点电子凭证与纸质票据报账双轨运行的情况。为确保双轨运行顺利,首先,要严格对电子凭证实行全流程管理,流程设计要完整覆盖电子凭证从获取、解析、入账到归档全流程,系统改造也要实现全流程一体化、自动化管理功能。其次,要实现权限的有效区隔管理,即设置系统白名单,对于电子凭证相关独立功能仅对电子试点单位配置展示对应功能,非试点白名单企业按原有业务流程处理。
2.完善提升运营支撑服务。试点工作涉及业务系统、核算系统、电子档案系统等多系统改造,涉及面广、难度大、技术要求高,需要考虑系统的稳定性和兼容性。同时,电子凭证获取、验签、解析、归档、文件生成等上下游环节存在大量依赖线下操作、流转的情况,沟通成本高,会给试点单位带来较大挑战。为此,普联东文提供了完善的运营支撑服务,针对电子凭证的全流程管理提供分类操作指引(如电子凭证获取相关操作指引、代理记账系统电子凭证功能操作指引、财政部会计数据标准验证子系统操作手册等),以便试点白名单企业进行相关试点工作开展,同时针对试点过程中遇到的问题提供专项服务。
普联东文的统一代理记账平台自2022年5月10日正式接收电子凭证至2022年7月30日,累计接收了电子凭证287张并完成了从接收到归档的全流程处理,同时将电子凭证结构化数据文件按照财政部的数据上报要求上报至财政部会计数据标准验证子系统并通过相关数据标准验证。从试点成效来看,主要体现在以下四个方面:一是提升了票据获取真实可靠性。平台增加了电子凭证结构化数据文件的获取、解析与验签功能,代表平台服务的客户企业进行验签,确保数据信息来源合法、真实、不被篡改,大大提升了电子凭证的真实性与可靠性。二是提升了票据解析的准确率和处理效率。基于会计数据标准开具的电子凭证的解析速度比OCR识别速度快,从目前系统接收到的电子凭证样本来看,解析准确率达100%,而OCR解析准确率约为95%。三是降低了企业运行成本。电子凭证会计数据标准试点改造后,平台将电子原始凭证结构化数据文件、入账信息结构化数据文件等文件统一封装、归档,实现了接收到归档的全流程标准化、数字化、无纸化,降低了企业运行成本。四是提升了会计基础工作的规范性。系统可完成电子凭证字段中“是否已认证”“认证结果”“是否已抵扣”“抵扣税期”“是否进项税额转出”和“进项税额转出金额”等信息的自动填写,提升了会计基础工作的规范性和电子凭证的可追溯性,所提供的备查基础数据也为财政、税务、金融等部门提升监管效能提供了数据支撑。
责任编辑 李卓
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中铁十五局举办会计职业道德规范演讲比赛
为发掘集团财务人员遵守会计职业道德规范先进典型,树立爱岗奉献、敬业创新、奋勇争先的会计文化,中铁十五局启动了以“坚持诚信,守法奉公;坚持准则,守责敬业;坚持学习,守正创新”为主题的会计职业道德规范演讲比赛。经过40余天的筹备、初赛和决赛角逐,中铁十五局2023年会计职业道德规范演讲比赛在上海总部圆满落幕,共有10人获得了个人奖项,2个单位获得了优秀组织单位奖。此次演讲比赛对加强中铁十五局会计人员职业道德建设,引导形成正确的价值追求和行为标准,提高会计信息质量和工作水平具有重要意义。“三坚三守”会计职业道德规范将持续引领中铁十五局集团财务人员为中铁十五局集团的高质量发展贡献财务方案、财务价值、财务智慧。
(闫宏宇供稿)
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