时间:2022-10-27 作者:郭华芳 杨翠华
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国药集团医药分销企业返利管理的实践与探索 ——以国药控股江苏有限公司为例
郭华芳杨翠华 ■
摘要:随着我国医疗卫生体制改革的深化,医药分销企业盈利空间逐渐压缩,返利对企业利润占比影响越来越大。本文以中国医药集团有限公司医药分销企业国药控股江苏有限公司为例,系统阐述了其如何借助信息系统实现返利的全流程管理,在解决返利核算工作量大的同时,也通过系统化管理助力企业效益提升。
关键词:医药分销;返利管理;全流程管理;代收代付;销售自返;采购返利 中图分类号: F275文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022) 17-0026-03
返利是上游企业对下游企业采购产品满足一定条件后采取的一定让利行为,长时间以来在商业活动中被广泛运用。对于医药商业分销企业而言,随着我国医疗卫生体制改革的深化,医疗终端采购价格逐渐降低,特别自药品集中招标采购制度实施以后,返利在医药分销企业毛利构成中占有越来越重要的地位,因此其管理效果也直接影响着医药分销企业毛利水平的真实性与稳定性。由于医药分销业务收入占中国医药集团有限公司(以下简称国药集团)收入比重最大,因此其返利管理的效果对集团利润水平也产生了重要影响。本...
国药集团医药分销企业返利管理的实践与探索 ——以国药控股江苏有限公司为例
郭华芳杨翠华 ■
摘要:随着我国医疗卫生体制改革的深化,医药分销企业盈利空间逐渐压缩,返利对企业利润占比影响越来越大。本文以中国医药集团有限公司医药分销企业国药控股江苏有限公司为例,系统阐述了其如何借助信息系统实现返利的全流程管理,在解决返利核算工作量大的同时,也通过系统化管理助力企业效益提升。
关键词:医药分销;返利管理;全流程管理;代收代付;销售自返;采购返利 中图分类号: F275文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022) 17-0026-03
返利是上游企业对下游企业采购产品满足一定条件后采取的一定让利行为,长时间以来在商业活动中被广泛运用。对于医药商业分销企业而言,随着我国医疗卫生体制改革的深化,医疗终端采购价格逐渐降低,特别自药品集中招标采购制度实施以后,返利在医药分销企业毛利构成中占有越来越重要的地位,因此其管理效果也直接影响着医药分销企业毛利水平的真实性与稳定性。由于医药分销业务收入占中国医药集团有限公司(以下简称国药集团)收入比重最大,因此其返利管理的效果对集团利润水平也产生了重要影响。本文在总结国药集团对所属医药分销企业返利管控历程的基础上,以国药集团医药分销代表性企业国药控股江苏有限公司(以下简称国控江苏)为例,系统阐述其返利管理流程的每个关键节点,通过返利流程管理与数字化技术相结合,在提高返利计算准确性与时效性的基础上,进一步保证了产品毛利水平的稳定,并加快返利回收,为国内其他医药商业分销企业乃至返利金额对毛利影响较大的其他行业企业返利管理提供借鉴。
一、医药分销企业返利业务类型
在医药产品供应链中,医药分销商既作为下游客户可以收取对上游生产厂家(或代理商)的采购返利,又作为上游供应商对下游医院等客户提供销售返利。返利业务主要包括以下三种类型:(一)采购返利对于多数药品生产企业来说,为最大化销售其产品,对于满足一定销售条件的下游客户会给予适当奖励,相关的条件包括采购达到一定数量或者金额、及时付款或提前付款、配合厂家提供一定的增值服务(如学术推广服务)等。此外,如果中标价低于采购价,医药分销商向上游供应商收取的单品补差返利也属于采购返利的一种特殊类型。(二)代收代付的返利上游供应商在支付返利时存在将实际属于多个分销企业的返利合并支付给某一个企业的情况,因此医药分销企业在收取上游供应商的返利后需要将返利支付给下游医药分销企业。从严格意义上说,代收代付的返利也属于采购返利的一种特殊形式,其常见的情况是医药分销企业本部代下属分销子企业收取上游供应商返利。(三)销售自返销售自返是指医药分销商作为上游供应商直接对下游医院客户等提供的返利,该部分返利金额不再从上游客户弥补,返利金额、返利方式等均由公司与下游客户协定。
二、医药分销企业返利管理主要难点
返利管理贯穿医药分销企业采购、仓储、销售多个环节,涉及多部门协作。在实务管理中,主要存在以下难点:一是返利商业模式复杂、计算场景多元,导致返利计算工作量大,返利计算金额不准确、结算不及时。医药分销企业的上游供应商数量大且品种多,因此对不同供应商之间(甚至同一供应商不同品种之间)返利的计算依据也较复杂,比较常见的计算依据为采购价格与采购量,部分供应商也会根据回款情况等计算返利金额。此外,由于多数供应商在实际结算返利时会存在合并支付情况,导致返利实际回款时难以在不同品种间进行分摊。
二是返利管理流程缺失或流程控制执行不到位。返利业务涉及类型较多,如果缺少整套业务流程,会导致部门职责分工不明,各部门只片面关注返利环节的部分节点,不能发挥协同效应,导致流程控制存在盲区,返利管理效果不理想。
三是招标降价信息反馈不及时,导致企业不能及时向上游厂家收取返利以弥补差价损失。受行业政策及市场变化影响,往往存在针对同一品种不同地区(或客户)中标价不一样的情况,造成日常维护返利政策以及核对应收返利明细的工作量较大,返利确认的时效性滞后或遗漏确认返利,从而影响返利的兑现。
三、国控江苏的返利管理实践
受返利业务量逐渐增长影响,国药集团于 2013年首次对下属医药分销企业提出返利管控要求,要求所属医药分销子企业建立关于返利管理的职责分工、返利台账以及考核机制等,并将返利业务有关的会计核算规则纳入集团统一的《会计核算手册》。随着返利业务场景越来越多元化,集团逐步细化返利管理规范,从制度要求逐渐走向流程要求。各分销公司在集团统一指导下,结合自身开发返利管理系统,逐步将返利流程管理的各个节点嵌入到信息系统中,目前集团部分省级医药分销平台企业返利业务已基本实现信息化管控。其中,国控江苏作为集团内返利管理代表性企业,于 2019年正式上线使用 MDSBI返利管理系统,在减轻核算员工作量、避免人工核算数据错误率高的同时,实现了对返利数据实时查询统计以摸清公司整体返利情况,为返利的及时催收创造了便利。该系统涉及的主要流程模块及功能如下:
(一)明确返利政策
作为返利管理的初始化流程,该模块的主要功能是在有关部门将返利有关的协议、采购(或销售)合同会签完成后,将返利协议有关条款内容录入到返利管理系统中,为后期计算返利金额提供历史依据,同时方便业务人员实时查看协议条款。
根据返利协议的三种类型,分别由销售部或采购部人员录入返利协议政策内容,其中采购部门主要负责采购返利政策录入,以及与供应商、客户三方之间的代收代付协议,采购部人员对录入的每一笔协议政策负责,并落实催收责任;销售部门主要录入本部门与客户之间的销售返利政策,该销售返利主要体现为从公司利润中进行折让;财务与运营部门主要负责对采购合同、销售合同中的返利条款及补差协议进行会签,并对返利系统相关部门录入的返利条款进行复核审批等。
在协议录入方式上,国控江苏根据与上游供应商与下游客户的合作情况,可以通过年度返利协议或者非年度返利协议的方式录入返利政策。其中,年度返利协议主要是条款式,即公司全年达到一定的采购(或销售)目标后才给予返利补偿;非年度协议根据前述的三种返利业务类型分别对应录入,并在系统中录入返利单价等数据,以方便后续直接计算返利金额。
此外,公司将返利系统与 CMS业务系统关联,对于特定产品,既可以看到该产品特定时间段内是否签订返利协议,也可以查询该产品特定时间段内的销售情况。通过关联信息,财务人员可以根据返利政策及销售流向,用返利系统自动核算返利金额并还原产品真实的毛利情况。
(二)返利的自动核算与核销
该模块的主要功能是依据返利计算规则,计算对不同供应商每月应收取(或代为收取)的返利金额,以及需要对下游客户支付的返利金额。除年度返利协议需要每季度进行人工计算外,其他返利协议均在政策录入后通过 MDSBI系统实行自动计算:系统根据商品编码及订单价格锁定 CMS业务系统采购或销售流向(该商品编码及订单价格必须同时匹配一致,对于同一个商品编码,不同订单价格的返利政策须同时维护两条返利协议),当 CMS业务系统显示生成采购流向或者销售流向后, MDSBI返利系统自动计算出采销差价,实时匹配并抓取符合返利政策的销售订单或采购订单进行返利自动运算。对于核算完的返利数据,系统会自动生成返利结果统计表,根据返利类型、对应供应商、客户以及产品名称等信息逐条列示返利金额。
从供应商处收取采购返利与代收代付的返利金额后,由采购部门在返利系统内制作提交回款申请单,回款申请单中填列的返利金额要与前期在系统中录入的返利协议有关信息(包括返利协议编号、返利类型、供应商名称等明细信息)对应,由财务或者运营部门对回款申请单及相关信息进行审核确认,审核无误后核销。同时,根据客户要求的时间,财务或者运营部门在计算核对销售返利无误后进行释放,对于需折出的销售返利(包括代收代付的返利以及销售自返返利),在系统中勾选对应销售产生的应返明细,实现自动核销,并通过返利系统最终释放至 CMS业务系统形成折让价差以对下游客户开具发票折扣(或红字发票)。
(三)返利数据统计查询
该模块的主要功能是根据在返利系统中录入的明细信息,自动、实时汇总返利金额计提及结余情况,同时根据业务需要,实现分部门、分供应商或客户类别汇总返利情况。由于数据可以实时汇总统计,该功能对于公司内部返利管理提升作用较大,通过数据查询统计,最终实现了返利的闭环管理。主要包括以下几个环节:
1.返利对账。财务部提供月度返利情况统计表,并向内部有关部门发放《返利确认函》,每个月采购部、销售部分别配合与供应商、下游客户进行具体的返利对账工作,并在一定时间内向财务部提供符合审计要求的确认函;对于与供应商、下游客户核对返利较困难的,财务部优先与采购部或销售部核对返利情况。
2.返利催收。采购部根据财务部提供的应收返利报表对上游供应商进行催收返利,对于逾期未收回的返利,分客户明确逾期原因,并与供应商积极沟通以尽早收回。
3.返利考核。根据返利统计表,财务部每月定期将上个月的返利情况进行分析并将统计结果发送至公司有关领导(主要是有关部门总监、分管领导、财务总监及总经理等),作为返利考核的依据。为加大返利回收力度,公司设置返利回收率指标以促进返利及时回收并降低资产风险。
四、国控江苏返利管理的效果及启示
(一)返利计算时效性、准确性提高在前期手工核算阶段,返利核算较返利业务发生时点平均滞后 1〜2个月。返利系统上线后,公司不仅实现了快速准确计算返利金额,还可以实时查看返利相关信息(包括各供应商以前年度返利政策及计提标准,多维度的应收、已收返利金额等),为返利管控提供实时信息参考。同时,通过将返利系统与 CMS业务系统关联,可以实时查询某一产品特定时间段内的返利协议与销售情况,基本可还原不同供应商产品真实的毛利情况。
(二)完善返利管理流程各节点,实现各部门各司其职又相互监督
在返利管理早期,集团医药分销企业对上游供应商返利的计算与回收职能集中于各公司采购部,由于缺少其他部门对其计算结果的复核,会出现应计未计的返利或者返利催收不及时等情况。随着后期返利业务的增加以及返利管理流程的不断完善,各公司将返利协议的签订、审批,以及返利金额的计算、复核与催收等不相容职能相分离,有效减少了因返利管理监督不当造成的返利流失问题。
(三)细化返利管理颗粒度,实现向管理要效益
通过返利的系统化管理,公司管理层可以获取对不同供应商的明细返利数据。对于返利金额占比较低、返利回收期较长的产品,结合该产品的销售情况制定经营策略。同时,将返利回收的及时性与采购部门业绩挂钩,有助于采购人员积极进行返利对账与催收,确保返利及时收回,维护公司利益。
通过梳理返利流程节点并与信息系统相结合,国控江苏逐步将返利业务管理规范化、流程化、系统化,既解决了以往返利计算效率低、出错率高的问题,也有助于公司进一步加强返利催收,通过内部管理提升以创造价值。结合国药集团整体返利管理的历程以及国控江苏返利管理的实践探索,有以下经验可以参考:
一是返利管理是流程管理,要把控落实好流程上的关键控制点。一项完整的返利管理流程至少要包括录入返利政策、准确计算返利金额、及时核销返利、定期核对及催收返利兑现等。
二是精细化的返利管理离不开信息系统的支持。国控江苏返利业务涉及供应商广、品种繁多,计算依据与口径五花八门,只有利用好信息系统工具,才可以快速开展返利自动计算与管理。集团内其他返利管理实践较好的省级平台公司也均借助信息系统支持。
三是落实组织责任分工,严肃责任追究。返利管理涉及采购部、销售部、财务部以及运营部,公司要明确各部门责任分工。一般情况下,在返利管理中,采购部主要负责签订及录入采购返利协议及代收代付协议、不定期与供应商进行返利对账及返利催收相关工作;销售部主要签订并录入销售返利协议、计算销售返利金额并对客户的销售让利情况进行定期汇总与核对等。财务及运营部主要负责对销售、采购部门签订的返利协议审核、会签,定期计算、统计返利情况,并督促有关部门及时催收返利。只有各部门各司其职、协调配合又相互监督,才能达到最终通过管理促进效益提升的目标,助力公司高质量发展。
责任编辑李斐然
作者简介:郭华芳,中国医药集团有限公司业务主管;杨翠华,国药控股江苏有限公司返利管理经理。
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