时间:2022-10-17 作者:高朝霞刘丽
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摘要:
DD公司电子发票信息系统建设实践
摘要:电子发票作为会计信息化的重要载体以及帮助企业实现数字化转型的有效工具,其推广和应用势在必行。目前,电子发票信息化建设试点工作已在全国范围内陆续开展。 DD公司作为山西省试点单位,通过搭建费控系统与电子档案管理系统,联通 OA办公系统、财务核算系统,实现票据自动验真查重、自动生成凭证、电子数据自动归档,进一步提升了企业财务信息化管理水平。
关键词:云费控系统;电子档案管理系统;财务核算系统;建设实践
中图分类号: F275文献标志码:
A文章编号: 1003-286X(2022)14-0058-04
为有效落实国家“十四五”规划、助力数字经济发展,财政部、商务部、国家税务总局、国家档案局联合发布《关于确定电子发票电子化报销、入账、归档试点单位数量的通知》(档办发[ 2021]4号),要求加快增值税电子发票应用和推广实施工作,进一步完善数字经济发展所需的制度和标准规范,并选定一批单位进行电子发票电子化报销、入账、归档的试点工作。 DD公司作为试点单位之一,通过建设电子发票信息系统,联通了 OA办公系统、财务核算系统、云费控系统及电子档案管理系统,实现票据自动验真查重、自动...
DD公司电子发票信息系统建设实践
摘要:电子发票作为会计信息化的重要载体以及帮助企业实现数字化转型的有效工具,其推广和应用势在必行。目前,电子发票信息化建设试点工作已在全国范围内陆续开展。 DD公司作为山西省试点单位,通过搭建费控系统与电子档案管理系统,联通 OA办公系统、财务核算系统,实现票据自动验真查重、自动生成凭证、电子数据自动归档,进一步提升了企业财务信息化管理水平。
关键词:云费控系统;电子档案管理系统;财务核算系统;建设实践
中图分类号: F275文献标志码:
A文章编号: 1003-286X(2022)14-0058-04
为有效落实国家“十四五”规划、助力数字经济发展,财政部、商务部、国家税务总局、国家档案局联合发布《关于确定电子发票电子化报销、入账、归档试点单位数量的通知》(档办发[ 2021]4号),要求加快增值税电子发票应用和推广实施工作,进一步完善数字经济发展所需的制度和标准规范,并选定一批单位进行电子发票电子化报销、入账、归档的试点工作。 DD公司作为试点单位之一,通过建设电子发票信息系统,联通了 OA办公系统、财务核算系统、云费控系统及电子档案管理系统,实现票据自动验真查重、自动生成凭证、电子存档查询等功能,形成了电子发票电子化报销、入账、归档的示范效应。
一、传统报销模式下存在的问题
DD公司主营土地整治、固废处置、矿山修复等业务,是一家集科技研发、规划设计、项目施工、投融资管理于一体的生态文明建设领域的专业化公司。 DD公司在搭建电子发票信息系统之前,信息化系统仅有 OA办公系统和财务核算系统。财务报销及审批流程均在线下进行,审批结束后通过财务核算软件手工记账,最后进行支付操作,月末打印纸质资料装订归档。一直以来 DD公司内部按照传统纸质发票进行报销、入账、存档的模式,主要存在以下问题。
一是人工验真查重效率低。纸质发票报销前需由专人通过全国增值税发票查验平台进行真伪查验,同时将发票对应的编码信息记录在登记簿中留存备查,对每一张发票皆需进行查重处理,防止重复报销事项发生。该项工作量较大,人工成本投入较高,且容易出现纰漏。
二是存储完整性较差。根据财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会 [2020]6号),单位以电子会计凭证纸质打印件作为报销入账归档依据,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这导致财务人员在报销时对每一张电子发票都需要线下同步保存电子源文件,人工存储效率低,且易造成文件丢失。
三是财务档案查阅不便。财务会计档案仅通过线下纸质单据按期装订归档,随着企业经营年度的递增,财务会计档案也越来越多,财务人员在查阅以往年度财务事项时,只能通过查找纸质版的会计凭证才可以联查到相关附件,并且装订的财务会计档案随着时间的推移还可能存在纸质单据破损、缺失以及被篡改的风险。
二、 DD公司电子发票信息系统建设实践
(一)建设思路
DD公司在现有的信息化环境基础上,引进云费控系统及电子档案管理系统,利用智能发票技术对电子发票进行 OCR识别(光学字符识别)、验真查重、自动填单算税;联通 OA办公系统将事前审批资料进行有效传输,将费用报销审批转移至线上;联通财务核算软件,实现自动生成凭证功能,最终将完整的电子数据自动归档至已搭建的电子档案系统中形成闭环。通过聚连生态、重构流程、全程费控,实现企业“支出——报销——入账——归档”全流程电子化,满足电子发票电子化报销、入账、归档的试点工作要求。
同时, DD公司将内部控制、风险管理、“三重一大”等相关规章制度及流程植入电子发票信息系统以进行风险管控。电子发票信息系统的本质是打通各系统间的壁垒,实现信息联动、数据同频,利用财务信息化手段实现报销核算一体化,对各类型事项进行事前请示、事中审核、事后保存,实现全流程跟踪和动态监控,推动财务管理智能化、精细化发展。
(二)系统架构
DD公司建立了一套数据完整集中、全流程线上归档的云费控系统及电子档案管理系统,并实现云费控系统、财务核算系统与电子档案管理系统实时衔接。利用智能发票识别技术,实现票据 OCR识别、发票验真查重、员工报销自动填单算税、可视化配置、 RPA(机器人流程自动化)智能审单、自动生成凭证、电子档案归档等创新功能。通过电子档案管理系统,实现文件收集、档案整理、档案保管、档案使用、档案鉴定。
1.云费控系统云费控系统通过费控智能化、规范化、精细化,实现智能报销、发票识别、费用管控、线上审批、自动生成凭证等功能。云费控系统功能结构如图 1所示。一是智能报销。支持选择票据智能发起报销,自动生成单据费用明细和发票明细。二是发票验真查重。通过智能 OCR识别技术,实现电子发票原始文件的多渠道归集,自动解析、验真,获取发票源信息,实现电子发票的自动接收、识别;建立发票数据池,实现发票信息的自动比对查重,防止重复归集,减轻人工归集及比对查重的工作量。三是智能审单。通过在系统中设置报销参数、报销标准、费用类型及控制等审核标准,自动完成电子发票的合规性校验,实现过滤发票抬头、报销金额、敏感词等信息的审核。四是线上审批。结合企业管控需求,通过设置流程、人员分组、流程监控等程序,实现线上标准化、规范化、流程化的报销审批。五是财务入账。审批结束后经出纳规范操作,系统自动生成与业务相对应的记账凭证,同步传输至公司财务核算系统。六是查询统计。系统对上传至发票池中的各类型发票进行统计分析,并支持查阅和下载功能;通过后台对各类型状态的报销单据查询,跟踪了解报销单据的实时情况;具备费用分析功能,对已报销的各类型费用进行不同维度的可视化图表分析,方便管理者了解企业经营情况并进行动态管理。
2.电子档案管理系统
电子档案管理系统(如图 2所示)实现文件收集、档案整理、档案保管、档案使用、档案鉴定等日常档案管理,对凭证、各类明细账、报表、固定资产等财务资料实现全生命周期管理。
(1)功能
一是四性检测。会计资料采集时,将采集到的凭证、影像及其他电子文件等按照归档格式要求进行数据封装、加密,并通过接口传输至电子档案管理系统。系统接收归档会计资料后,对资料进行四性(真实性、可用性、安全性、完整性)检测。二是电子签名。系统支持对预归档的信息包增加电子签名,在接口传输时自动进行验签,保障档案的真实性、合法性。三是电子签章。系统可将上传到电子档案管理系统的会计资料自动转为 OFD(开放版式文件)格式,并在指定位置加盖企业财务专用电子章,保障后续档案利用的合法性和有效性。四是纸电关联。如存在纸质档案,可在电子档案系统实现纸电关联,并进行组卷、装盒入库上架操作,纯电子档案支持一键组卷。五是档案移交。系统支持电子会计档案线上移交审批,由相应的档案工作人员接收移交资料进行统一归档管理。六是支持档案检索、借阅、鉴定销毁等操作。七是长期保存。系统提供电子会计档案的长期保存方案,确保档案长期存储安全。
(2)操作
一是档案收集。通过接口方式完成在线收集,并自动进行四性检测,确保收集的数据真实、完整、安全、可用。外部系统没有的会计资料可通过手工方式完成离线收集,以保障电子会计档案的完整性。部分纸质会计资料(如凭证文件、账簿文件、报告文件及其他会计资料)可通过与财务核算软件联通的方式在线收集,完成纸质会计资料与系统电子会计资料的关联匹配。
二是档案整理。档案整理主要是指会计资料的接收、组卷、装盒等操作。文件收集和档案整理岗位分离时,系统可进行文件交接和接收。系统支持实体组卷和纯电子组卷,满足纸电共存和纯电子应用场景。纸电共存模式下,档案装盒后打印卷皮、盒脊背,可实现与实体档案盒的关联。三是档案保管。主要适用于纸电共存模式下档案入库及入库后的相关业务操作(如实体入库、实体出库、档案移交及接收、档案质检、档案修正等)。档案装盒完成后实体入库,建立实体库位与电子库位的关联;支持跨库房的在线移交、移交四性检测、接收等,确保档案移交防篡改及过程留痕。财务人员定期进行档案质检及审批、日常档案修正及审批等,并与实体出库、入库流程形成完整的闭环流程。四是档案使用。主要适用于日常档案管理,根据业务需要对电子会计档案进行在线检索、在线借阅及查看等。检索利用方面,细化了检索层级,实现电子会计资料和电子会计档案不同层级、不同阶段的文件检索,可通过凭证及凭证明细、单据及单据明细、发票明细等任意组合查询相关数据;档案信息检索支持以档号、盒号等档案信息进行检索;发票检索功能支持发票的精确检索。档案借阅方面,支持电子会计档案的在线借阅及审批、借阅授权及在线查看,通过用户与档案数据的授权、期限的控制等全程留痕,保障了档案借阅的安全性。
五是档案统计。主要适用于档案数据的综合、多维度统计查询,包括室藏统计、借阅统计、到期统计、登录统计等。室藏统计功能支持按年月、保管期限、会计分类、载体类型等维度统计;借阅统计支持借阅目的及档案类型统计;到期统计支持自动统计到期档案类别及数量;登录统计对总公司以及各个分子公司的档案系统人员登录情况进行汇总,同时支持根据业务需要灵活、自定义综合统计查询。
六是档案鉴定。档案保管期限到期后,系统会自动汇总已到期的档案并形成报表,档案部门管理人员可查看到期档案的汇总信息,并对已到期的档案发起档案销毁申请。七是档案长期保存。已归档的
电子会计档案通过定时任务的方式将档案文件传输至长期保存系统,长期保存系统通过定时任务方式接收档案文件,并对档案文件进行四性校验。长期保存系统也支持对已存储的会计档案设置定时巡检、档案文件的下载以及外部其他档案数据的导入、导出、读取。对长期保存档案的数据可采用 EEP、OFD格式进行封装,并且档案管理有着严格的权限控制,符合国家长期保存要求。
3.系统联通
一是云费控系统对接 OA办公系统。通过系统间的联通,可将 OA办公系统中的事前审批资料以图片的形式传输至云费控系统,作为员工报销费用的电子附件,方便在线预览和报销审批等,形成完整、合规的原始凭证。二是云费控系统对接财务核算系统。通过联通财务核算系统,审批结束的报销单据可在云费控系统中自动生成记账凭证,同步传输至财务核算系统中,系统之间可进行凭证号的反写操作,即 DD公司财务核算系统中的凭证编码与云费控系统中自动生产的凭证编码保持一致。在实现报销单据智能价税分离、会计分录一键生成记账凭证的同时,系统可自动更新发票的入账状态,同步对接电子发票系统,防止重复记账。
三是云费控系统对接电子档案管理系统。实现归档流程前置,智能分类、一键归档,自动将记账凭证、报销单、电子发票原始文件和元数据进行封装,形成“记账凭证——报销单——电子发票”三层档案存储结构,通过接口将归档信息上传至电子档案管理系统。按照国家档案规范要求,引入电子签名、电子签章、四性检测、防纂改技术等,实现电子会计档案的收集、整理、保管、利用、长期保存等全生命周期管理。
四是财务核算系统对接电子档案管理系统。通过系统间的联通,可将非费控系统自动生成的会计凭证(收款类、折旧摊销类、结转损益凭证)、财务报表、科目余额表、各类明细账等财务资料以图片的形式传输至电子档案管理系统中,实现财务资料归档的完整性。
三、实施成效
一是财务工作提质增效。在发票管理方面,通过多种方式的发票导入,实现自动验真和查重;在费用报销方面,通过自动过滤提醒,进一步规范了报销标准的合规管理;在税务核算方面,系统自动填单算税代替人工填写,避免因手写错误而驳回重填的困扰;在审核报销单据方面,单据影像化传输可使财务人员线上查阅报销单据,避免不同人员在审核单据的过程中造成原始资料丢失的风险;在填写凭证方面,自动生成凭证减轻了财务人员的日常记账工作;在发票审批方面,支持 PC端和手机端的双线提报和审批工作,较系统建设前付款周期缩短一半。
二是改变电子发票存储模式。 DD公司通过电子发票信息系统上传增值税电子发票,可直接归集于发票池中,不仅可实现线上的查询统计、下载及打印功能,同时在报销结束后自动归档至电子档案管理系统,符合国家对电子发票管理的要求,有效减少了避免了电子发票信息丢失的风险。
三是提升档案管控能力。通过系统间的集成实现一键智能归档、智能高效检索、档案快速定位,提升了档案检索及业务处理的效率。服务器存储替代了传统库房,通过数字签章、安全协议及水印加密等技术提高了档案管理的安全性,规避传统纸质档案长期保存问题。电子档案的移交、查阅、销毁等可通过设置权限和审批进行控制,实现全程留痕,降低了违规风险。档案可根据信息中的关键字段随时在线调阅查找,提高了档案调阅等的安全性。 B
责任编辑樊柯馨
作者简介:高朝霞,山西大地环境投资控股有限公司,高级会计师,全国首届大中型企事业单位总会计师培养(高端班)学员;刘丽,山西省财政厅。
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