随着数字经济时代到来,共享服务建设作为中国石化集团资本金融和支持板块深化改革的“先锋官”,肩负着支撑业务、服务监督、创新发展三大责任。中国石化集团共享服务有限公司南京分公司(以下简称共享南京分公司)锚定客户价值创造最大化,开展“以系统优化挖掘潜力、以流程再造提升效率、以标准规范确保质量、以智能控制防范风险”的研究,寻求价值创造和提质增效契合点,创新服务形式、提升服务能力,全方位助力集团公司“三个转型”工作的推进。以票据智能管控流程优化为例,本着“总量控制、精简高效”原则,共享南京分公司抽调业务骨干,成立了以共享专家牵头的智享创新专项攻坚团队,以“现场+远程、学习+研究”相结合的模式,开展企业业务、财务和系统顾问间的充分交流,梳理企业不同类型的收票签收规则、收集各部门管理实际需求、诊断现有业务运营情况、评估全流程风险防控,运用六西格玛 PDCA管理循环法,有序开展多系统模块集成、流程优化再造研究、业务人员组织整合、系统权限管理等提升工作,有序推进财务共享模式下票据智能管控流程优化提升。
一、智能收票流程的特色和创新
票据智能管控流程集系统功能提升、业务流程再造、RPA机器人应用和大数据应用于一体,重点解决人力资源短缺、系统间信息孤岛、流程风险漏洞及数据资产有效利用等问题,创新智能收票、流程诊断、风险防控、凭证集成归档、数据分析展示等服务,为企业银行承兑汇票收票业务提供全生命周期管理的实时智能交互平台,实现了纸质单据电子化、线下流程线上化、多系统间集成化、业务操作智能化和界面控制人性化,推进了“业务数字化,数据业务化”智能工厂建设。
1.纸质单据电子化。票据智能管控流程取消了原依据票据复印件或打印件收集、线下填写相关结算依据表进行审核审批的模式,改以系统自动集成 PDF形式将原本纸质单据进行电子化,将企业到共享端的业务信息全部基于电子传递和归档,实现了无纸化和移动办公。
2.线下流程线上化。基于财务共享模式下的收票业务全链条再造,通过财务前置业务化、业务后置财务化,对业务、财务和共享之间的业务范围和人员职责重新界定,实现了从票据签收到业务申请提报和业务审核审批操作以及数据信息分析利用的传递,相关信息和操作全部基于线上自动流转,减少了重复工作,大大缩短了单据流转时间;线上的多维收票额度自动累加、符合签收规则的银行自动筛选和贴息免息的自动控制,替代了原本线下手工汇总、统计、控制的局面,实现了全业务管控流程的线上自动化。
3.多系统间集成化。将财务公司电票系统与资金集中管理系统(TMS)票据模块有机链接,打通 TMS、SAP与共享平台间的数据共享,实现了信息自动推送、服务申请自动触发、会计凭证自动生成、票据信息和审批记录以电子形式自动归档,破解了“信息孤岛”;通过对各系统深度开发及数据应用,建立了统一数据展示平台,实现功能优联、信息集成、数据集中、高效便捷的网络管理,提升了业务处理的效率和准确性,使资源得到充分整合、整体效益得以 2022 12·财务与会计 94最大显现。
4.业务操作智能化。深度优化控制流程和标准,将票据签收规则和营销政策等不同签收规则的配置表嵌入不同系统中,满足企业按客户或银行自动筛选的不同要求,实现月度票据总额、免息额和贴息率的自动控制;通过深化数据中台研究,抓重要数据、关键指标、异常状态,引用 RPA、VBA、指标分析系统等信息化手段,设计 TOP10客户的产品、贴息、频次等多维度分析,为企业精细化管理及销售态势判断提供支撑,助推企业价值创造和提质增效,提升了使用者智能需求满意度。
5.界面控制人性化。坚持数据动态更新、定时修正,借助短信、邮件等多形式提供异常状态报警、时间阈值配置、条件筛选导表等票据预警管理功能,主动监控流程摆脱了被动处置局面、提高了服务客户的时效、打造问题快速反应机制;通过引入多维度的客
户端“驾驶舱”可视化监控界面和动态 3D视图展示,让数据分析跟踪不再繁琐;提供一键关联客户排名、产品销售、收票趋势、贴息免息情况以及票据签收状态监控等 9大服务,免去汇总统计、上报下达和对比分析等琐碎、重复事务,充分挖掘数据价值。
二、票据智能管控的价值体现
1.构建统一标准,实现管理水平提升。抓住以 TMS为资金管理核心、SAP为核算系统的主线,重新界定业务范围、各系统功能定位和人员职责再配置,明确了各系统间的业务流转节点和数据源唯一性,实现了业务全流程操作人员的留痕追踪;探索数据应用“规则引擎”技术,推动自动触发、智能制证,减轻共享服务公司与企业基础业务工作量;通过建立收票业务执行操作和流程处理的统一标准,确保了数据口径一致性和完整性,推进了财务共享模式下的业务流程标准化和行业数据标准体系建设,实现了数据推动业务管理的跨越。
2.创新流程优化,持续提质增效发展。从票据自动签收、服务申请触发、会计凭证生成、电子档案归档到完成 RPA审核的各环节流程创新,实现三分钟联动记账,收票效率提高 10倍;收票量增加带来产品市场占有率明显上升,票据收付流转率提升直接减少资金的占用;各系统基于规则配置表管理票据、业务数据的自动计算匹配,对应财务核算信息的系统固化,改人控为机控,最大程度减少人为的影响,强化了财务风险防控,助力业财深度融合,提升了业务处理效率和质量;票据信息由系统自动获取,并引入共享平台线上审核审批,使得财务和业务信息直接转化为 PDF形式,推动了无纸化移动办公的实现,满足了企业提高生产效率、降本增效和精细化管理需求。
3.升级共享服务,促进资源集约利用。票据智能管控业务以技术引领提升业务运营质效,全流程信息电子化、多系统数据智联共享使得移动办公、数字资产有效利用成为可能;智能票据平台的高效应用,全流程智能化、自动化的闭环管理,数据信息实时联动展示及异常状态提醒,大大节约了时间消耗和信息传递资源,提升客户体验的同时将企业用工成本同比下降超千万元;全流程无纸化办公,节约了纸张耗材近百万元,减少了资源损耗和碳排放;基于大数据 4V(大量、高速、多样和价值)特征视角,建立多系统节点可视化的 MapDataService共享产品服务,帮助企业开展以问题导向的数据管控模型探索,弥合了后台与前台运转的速度差,兼顾企业管理效率和产品创新,降低重复建设、减少“烟囱式”协作的成本,提升共企双方的整体效能。
4.支撑业务发展,助力企业转型升级。流程的高效运转、信息的快速传递,提升客户满意度的同时,使得企业人员有更多时间、更有力手段参与市场竞争和扩大生产经营;全流程实时线上自动收票、“24+7”全天候无人值守管理的智能化目标实现,为企业提供安全性、标准化、易用性和可扩展性的产品服务;借助 AI技术,从数据加工、信息录入到数据统计分析、智能审核、信息监督和归档等,实现物理数据和在线数据的转化,数据资产价值得到有效利用,为管理者、使用者经营决策提供大数据支撑,推动企业更多岗位的智能化转型升级;以流程创新支撑业务高速运营、以智能控制推进精益管理变革、以数字挖掘加速高端服务发展,为企业强化财务风险防控、战略发展和数字化转型提供有力保障。
(作者单位:中石化共享服务有限公司南京分公司)责任编辑樊柯馨