时间:2022-06-24 作者:杨鸿雁
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摘要:
S职业技术大学财务信息化建设探析
随着国家对职业技术人才培养的日益重视,传统的财务管理手段已满足不了职业技术大学内部治理的需要,如何通过智能财务提高内部控制水平为学校高质量发展赋能,已成为新形势下职业技术大学财务管理面临的首要问题。本文以 S职业技术大学为例,分享其财务信息化建设过程中的做法、成效及后续优化路径。
一、财务信息化建设的主要做法
为响应国家发展本科职业教育的号召,提高内部治理水平, S职业技术大学开展了内部控制体系建设,针对制度建设不完善、部门之间权责不适配、岗位管理模糊、轻预算重执行、轻事前重报销、经济业务活动无信息化载体等问题,建立健全了学校的制度体系、流程体系、岗位体系、表单体系等。内控体系初步建成后,亟需建设互联互通的财务信息化系统来使其进一步完善,为学校教学、实训工作提供高效的行政后勤管理系统,赋能学校高质量发展。为此,学校通过“咨询梳理——信息化落地——推广应用”三个步骤推动财务信息化系统建设,具体步骤如下:
(一)管控梳理优化,完善制度流程
学校通过梳理行政职能部门、教学机构、教辅机构、群团组织的 300余个制度,搭建了内部控制制度体系,...
S职业技术大学财务信息化建设探析
随着国家对职业技术人才培养的日益重视,传统的财务管理手段已满足不了职业技术大学内部治理的需要,如何通过智能财务提高内部控制水平为学校高质量发展赋能,已成为新形势下职业技术大学财务管理面临的首要问题。本文以 S职业技术大学为例,分享其财务信息化建设过程中的做法、成效及后续优化路径。
一、财务信息化建设的主要做法
为响应国家发展本科职业教育的号召,提高内部治理水平, S职业技术大学开展了内部控制体系建设,针对制度建设不完善、部门之间权责不适配、岗位管理模糊、轻预算重执行、轻事前重报销、经济业务活动无信息化载体等问题,建立健全了学校的制度体系、流程体系、岗位体系、表单体系等。内控体系初步建成后,亟需建设互联互通的财务信息化系统来使其进一步完善,为学校教学、实训工作提供高效的行政后勤管理系统,赋能学校高质量发展。为此,学校通过“咨询梳理——信息化落地——推广应用”三个步骤推动财务信息化系统建设,具体步骤如下:
(一)管控梳理优化,完善制度流程
学校通过梳理行政职能部门、教学机构、教辅机构、群团组织的 300余个制度,搭建了内部控制制度体系,健全了部门职能及岗位职责,实现制度岗位化、岗位职责化;梳理内控流程,明确事项风险点和岗位在流程节点中的关键管控点,实现职责流程化;明确各步骤、各环节的文档载体,实现流程表单化,为表单信息化奠定基础。同时,通过咨询梳理进一步提升学校管理规范化水平,为财务信息化建设搭好基本框架。
(二)践行落地实施,搭建信息系统
随着学校规模的扩大和业务领域的不断拓展,原有的信息系统功能模块已不能满足现有核算、管理的需要。在与第三方公司充分交流后,学校确定智能财务系统建设不局限于学生收费系统、财务核算系统等单一系统,而是建立业财融合的综合系统,将制度、岗位、风险点、流程嵌入系统,初步搭建财务信息化集成平台,并在重点科室小范围试运行。
财务信息化集成平台主要实现以下功能:
1.
构建“以预算为基础,以资金管控为核心”的预算管理体系,集成预算事项归口管理、科研项目管理、建设项目管理、大型设备购置管理等,实现预算项目申报、执行、监督等流程的全面信息化管控。
2.
构建“校内各经济业务模块信息共享”的后勤管理体系,实现人事、财务、科研、行政后勤、教务、学工、采购、资产等经济业务模块的信息传递,打破信息孤岛,推动信息集成和共享。
3.构建“银校直连”的支付体系,
杨鸿雁 ■
实现财务人员网上转账、收款、报账等无现金操作,提升财务工作效率和银行信息反馈速度。
4.构建“校内信息实时推送”的信息发布体系,为教职工了解最新财务政策提供平台,为财务人员发布信息提供载体,通过微信、
电脑、 APP等终端发布最新管理制度、财务规则、预算执行情况等,以提高师生内控意识。
(三)提高资源配置效率,推广成果应用
通过衔接业务部门与财务部门的工作环节,实现业务开展过程、经费申请审批过程、采购申报实施过程、资产配置使用过程、费
用报销过程、支付核算过程无缝对接;建立健全业务流程沟通机制,实现事项审核关口前移;财务审核从事项是否符合财务规定、是否有预算出发进行监督,实现事前、事中、事后全过程管控;通过集中培训、远程培训、现场业务指导、执行情况跟单测试、缺陷限期整改等方式推广应用成果。财务管理信息系统的正式上线运行,提高了单位使用资源的效率性和资金使用的效益性。
二、财务信息化建设成效
S职业技术大学财务信息化建设实现了适应政策要求、规避内控风险、提升管理效率等目标,优化了学校资源、资金配置,提升了学校资金使用效率,有效促进了管理效能提升,为学校教学发展、学科建设提供了有力保障。
(一)提高财务管理水平和工作效率财务信息系统上线以来,学校预算编制、预算执行、财务管理效率与水平得到明显提高。比如:财务处通过系统下发年度预算通知,各职能部门根据归口管理事项编制预算,经批复后预算指标下达至各职能部门,由归口部门监督预算执行,提高了预算编制的准确性与执行的效率性;业务部门在系统中提交经费事前申请时需关联预算额度事项、提交事后报销申请时需关联事前审批单,做到“无预算不支出、有预算不超支”,线下审批转移到线上,避免人为因素导致的审批时限冗长,提高了资金使用的安全性;事后报销单自动关联凭证、财务报表自动生成,解决了会计核算不规范的问题,实现经济业务活动联动管理,形成适合学校运行发展的规范化管理模式。
(二)实现财务标准化管理
财务信息系统统一了财务会计政策、流程以及标准;优化了财务数据采集、加工的过程管理;形成了统一的数据标准、核算标准、政策标准、内控标准、报销规范、报告标准,构建了财务标准化体系。比如:系统嵌入公务接待费、因公出国费、公务用车费、差旅费、会议费、培训费等重点经费的开支标准、事前申请流程、事后报销流程、应附单据等关键信息,各部门根据业务场景在系统中提交申请,减少了人为因素给学校内部控制带来的风险;在系统中实现“账表相符、账账相符、账证相符、账据相符、账实相符”,极大减少了货币资金、固定资产、无形资产对账过程中的损益发生频率,从技术手段上保障了国有资产安全性;财务管理系统与薪资管理系统、合同管理系统、电子档案系统、风险预警系统互联互通,初步建立一体化信息系统,打通了师生、行政后勤人员、风险管理人员的沟通壁垒。
(三)简化审批流程,优化资源配置
财务信息系统不仅为广大师生提供便利,同时也简化了审批流程,优化了学校资源配置。比如:集成各类收费系统,目前支持学费、住宿费、党费、军训服装费等多项费用的收取,通过集成的自助缴费机提供服务,避免了广大师生“一事多趟”和财务人员集中超负荷工作;业务部门可直接在采购系统中关联预算事项、提出采购申请,系统根据采购事项、金额自动流转到各主管领导,经审批结束后系统自动判定采购方式,采购部门根据相应的方式执行采购,在合规的基础上缩短了采购所需时间。
(四)实施精细化管理
S职业技术大学提出:坚定职业教育定位,培养具有职业精神、创新精神、工匠精神的高层次技术技能人才,建设特色鲜明、国内一流的高水平示范性本科职业高校的办学定位。为实现新目标、新定位, S职业技术大学通过加强财务信息化建设实施了精细化管理。比如:将关键岗位嵌入流程,部门内外部流转程序清晰,不同的岗位具备不同权限,避免了不相容岗位未分离的风险;设置报表数据抓取功能,将各类收支数据可视化,对财务管理活动进行预测、控制和分析,为学科建设提供决策依据。
三、后续优化路径
(一)将财务信息化建设作为一项持续性工作且不断完善
财务信息化建设不是一劳永逸的,而应作为一项持续性工作且不断完善,并与学校的内部控制工作相结合。每年应由内控工作小组组织修订内部制度、岗位职责说明书、流程、表单等,保证财务信息系统的适应性和时效性;由内控评价小组更新风险数据库、进行风险评估和内控评价,保证财务信息系统在内控体系下合规且高效运行。
(二)逐步搭建云端架构
学校后续应当将“全面、易用、共享、服务”作为建设目标,推动高校收费服务云端化、职能化。逐步搭建支持学生、校外人员登录的移动端口云缴费平台,聚合市面上现有的主流支付方式;建立财务部门使用的收费及票据管理系统,实现学生信息管理、应收款编制、学生缴费退费、票据打印、查询汇总等功能;建立业务部门使用的行政管理系统,实现收费事项发布、业务部门的收费数据查询统计分析等功能,解决因收费工作量大、收费方式杂、收费项目广、数据查询难导致的行政后勤运行效率缓慢的问题。
(三)强化大数据运用
随着科技的发展,大数据将得到更广泛的运用,学校下一步应强化大数据运用,构建基于大数据的智慧信息系统。强化“标准统一、管理高效、资源共享”的管理理念,实现“智慧校务、智慧教学、智慧科研、智慧财务”的整合,以智能财务赋能学校高质量发展。 d
(作者单位:山西工程科技职业大学)责任编辑刘黎静林荣森
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