时间:2023-10-12 作者:廖京文闫丽华
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摘要:
Q研究院财务数字化转型的实践与思考
廖京文闫丽华 ■
摘要:适应国家对科技创新提出的新要求,科研单位财务管理也需要进一步更新理念与创新手段。本文以 Q研究院为例,结合其财务信息化发展历程,梳理了以计算机、互联网、大数据、区块链等新兴技术手段为依托,推动财务管理从电算化、信息化到数字化和智能化融合的技术发展路径,总结了依靠数字技术发展实现财务管理持续升级的实践,并对财务智能化未来发展进行了展望。
关键词:科研经费;财务数字化;智能化
中图分类号:G475;F233文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022)03 -0042-05
为进一步激励科研人员多出高质量科技成果、为实现高水平科技自立自强作出更大贡献,国务院办公厅发布《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发[2021]32号),力促管好用好财政科研项目资金,让科研人员能够心无旁骛扎根学术,发挥财政科研经费的更大效率,有力激发科研人员的创造性和创新活力,促进科技事业发展。本文以 Q研究院为例,梳理了其以顶层设计、流程再造、服务创新和系统贯通为目标,不断优化内控管理系统和计财业务系统,通过与政务办公系统整合,逐步搭建起系统间互联...
Q研究院财务数字化转型的实践与思考
廖京文闫丽华 ■
摘要:适应国家对科技创新提出的新要求,科研单位财务管理也需要进一步更新理念与创新手段。本文以 Q研究院为例,结合其财务信息化发展历程,梳理了以计算机、互联网、大数据、区块链等新兴技术手段为依托,推动财务管理从电算化、信息化到数字化和智能化融合的技术发展路径,总结了依靠数字技术发展实现财务管理持续升级的实践,并对财务智能化未来发展进行了展望。
关键词:科研经费;财务数字化;智能化
中图分类号:G475;F233文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022)03 -0042-05
为进一步激励科研人员多出高质量科技成果、为实现高水平科技自立自强作出更大贡献,国务院办公厅发布《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发[2021]32号),力促管好用好财政科研项目资金,让科研人员能够心无旁骛扎根学术,发挥财政科研经费的更大效率,有力激发科研人员的创造性和创新活力,促进科技事业发展。本文以 Q研究院为例,梳理了其以顶层设计、流程再造、服务创新和系统贯通为目标,不断优化内控管理系统和计财业务系统,通过与政务办公系统整合,逐步搭建起系统间互联互通、数据信息共享、业财融合的综合管理数字平台的过程,介绍了从会计电算化到信息系统化再到数字化的转型的做法和成效,并展望数字驱动下财务信息化、自动化、数字化和智能化的未来发展趋势,希望能为相关单位开展科研经费科学高效管理提供借鉴。
一、 Q研究院财务电算化到信息化的发展
Q研究院是气象科学领域的国家社会公益类研究机构,单位规模大、学科种类多。在财务管理体制上,实行财务管理与会计核算适度分离,Q研究院为预算管理主体,负责制定财务发展规划、预算和决算管理、科研项目经费管理等,核算工作由独立第三方会计核算中心负责。财务管理与会计核算相对分离的管理模式以及科研项目多、资金量大、业务复杂的特点对财务精细化管理提出了更高要求。如何建立适应单位特点的财务管理信息化模式,达到适应国家科研改革总体要求、加强财务风险控制、实现财务管理创新、提高科研项目经费管理水平的目的,是近年单位财务管理的重要任务。
(一)早期会计电算化,实现手工记账向自动记账迈进
早期的会计电算化采取购买商业财务软件的方式,投资少、见效快,进行初始化工作后即可投入使用。商业财务软件统一了财务账套、会计科目、报表格式等,解放了手工记账,财务工作发生了很大的变化。硬件设备起初是单个微机,后来发展为局域系统,由微机、网络服务器和通信网络组成,将地域范围内的多个微机通过通信设备和网络线路连接起来,实现财务部门内部信息资源共享,但彼时的财务系统与业务部门之间不能实现信息的相互传递。
作者简介:廖京文,中国气象局机关服务中心计财处处长,高级会计师;
闫丽华,中国气象科学研究院计财处处长,正高级会计师,全国高端会计(后备)人才行政事业类七期学员。
(二)建立财务数据库系统,实现财务信息实时管理与监控
2007年,上级管理部门组建会计核算中心,Q研究院会计核算事项被纳入会计核算中心集中核算,从此告别单一用户的会计电算化时代。核算中心在商业软件的基础上开展个性化设计与软件集成,建立了财务核算数据库系统,财务业务由分散核算向统筹集约转变,解决了单位间信息不对称的问题,实现了财务信息的实时动态管理和有效监控。
(三)应用计财业务系统,正式步入计财业务信息化时代
Q研究院以财务核算数据库系统为基础,对财务核算中心进行升级完善,建立了计财业务系统,实现预算控制、报销、记账一体化。系统运行稳定后,逐步增加了资产、项目库、基础信息、综合统计等管理功能,涵盖了计划、财务领域的所有功能。整个系统由基础资料、财务核
算、预算管理、资产管理、项目库、综合统计 6个子模块、18个辅助功能模块构成。利用数据中间库,实现子系统及功能模块之间相互控制和数据支撑。计财业务系统的应用建立了计财业务全口径、全覆盖、全流程的计财管理新模式,满足了财务核算和管理信息化、集约化和标准化的要求,正式步入了计财业务的信息化时代。
(四)建立财务报销网上审批系统,开启全新财务数字化时代
基于计财业务系统的强大功能,Q研究院与会计核算中心合作,率先研发并推行财务报销网上审批系统。该系统在计财业务系统框架基础上,通过嵌入内控方法和管理理念,对业务和财务活动进行流程管控,实现网上提交、影像上传、发票查验、线上审批、网络支付等全链条报销业务的信息化、流程化、一体化,从而打破了财务报销时间与空间的固化模式,实现了足不出户就可以通过网上报销审批系统自助报销,提高了财务信息化服务水平。
二、基于业财融合的一体化数字平台构建
Q研究院尝试构建统一的数字网络平台,实现财务与业务的融合贯通,内设机构之间横向互联,系统数据实时共享,资金管理安全可控。Q研究院通过完善事项管理等内部控制功能,着力建立内控管理系统,并在此基础上优化整合计财业务系统、网络报销系统、内控管理系统,有效解决功能缺失和数据信息“孤岛”问题,实现业务和财务数据资源信息充分共享,形成综合管理数字平台,使无纸化报销、单位动态监管经费使用并实时预警提醒等成为可能。
(一)管理层面:强化系统顶层设计,完善内部控制环境
计财业务系统和网上报销审批系统的建设和应用实现了财务基础业务的专业化、标准化、流程化和信息化,但未实现与业务流程兼容的网络数字化管理。为了实现财务与业务的全流程网络管理并有效控制风险,Q研究院尝试构建内控管理系统。
设计理念上,按照单位发展战略与管理目标要求,以业财融合、风险管控为目标,强调顶层统筹规划,兼顾管理层面、业务层面和财务层面的共同要求,完善内部业务流程规范化、标准化,更好地发挥服务功能,有效加强内部监督,缩短事项审批时间,加速事项审批流转,提高管理时效性。同时,系统可将事项审批流程留痕,降低人为因素风险,提升监管力度。
建设方法上,一是注重内控环境的改造,开展管理制度的修订、补充和完善以及业务流程的梳理与优化。二是从制度、岗位、流程三个层面评价存在的问题,在流程再造中植入不相容职务相互分离、表单管控、归口管控、授权管控等内控理念,把业务流程和管理流程纵横对应,构建矩阵闭环管理。三是充分考虑成本效益原则,在流程管控上通过实践总结出一个既符合内控要求又不影响工作效率的平衡点,使流转环节更加便捷高效。四是建立完善内控标准,加强对薄弱环节和重要岗位的控制,落实制度管人、责任到人,形成一套在控制方式、技术手段等方面都有章可循的完整内控标准,充分发挥内控制度的作用。
(二)技术层面:整合内部控制业务,开展功能模块建设
内控管理平台建设内容涵盖了部门内设机构的日常办公以及各类业务信息化的管理功能,主要包括预算管理、事项审批、政府采购管理、合同管理、项目管理、成果转化管理六个部分(见图 1)。通过六大业务功能的系统建设实现业务和财务一体化,通过功能扩展与财务核算一体化,逐步形成全方位、全过程、全覆盖的内控管理体系。统一数据入口,同一数据只按照同一口径录入一次,录入完成后直接进入基础数据库,在各功能模块中共享共用。
建设统一数据标准、统一数据格式、统一数据平台,为后续逐步推进各系统或模块间的数据衔接提供技术支持。系统整体采用 Da3应用平台搭建,该平台支持包括云部署在内的多种部署方式,实现政务云的工作协同。通过建立功能模型、信息模型、数据模型、控制模型和决策模型,掌握科研业务的核心内容,根据核心业务内容进行系统搭建并梳理业务之间的主要联系,得出各系统之间的关系,从而既保证系统搭建的正确性,又便于与其他系统进行整合。系统模块同时完成移动端的建设,实现通过移动设备对系统进行访问,并可完成相关业务的审批、查看。
(三)应用层面:关联相关系统平台,有效推动数据共享
内控管理系统的建设基本实现了业务层面的全方位、全过程、全覆盖的管理体系目标,建立高效、集约、协同的系统平台,充分利用信息化手段,通过底层相关表结构的对应、数据读取、插值、判断等技术,解决了不同软件之间的数据衔接,有效实现了内控管理系统、网上报销审批系统、计财业务系统与政务办公系统的整合,搭建起综合管理数字平台(见图 2),为业务赋能、为管理助力。
平台建设取得了较好的成效。一是统一了业务管理、业务标准和数据服务,实现了财务业务融合贯通、部门之间横向互联、管理核算数据共享。二是提高了资源采集能力和数据质量,使科研经费管理更加精准、科学和有效。三是进一步加强了部门、岗位、业务之间的相互制约,有效防范资金管控的风险。四是创新科研经费服务方式,优化服务流程,提升服务效果,提高服务效率。数字化平台的搭建基本实现了科研经费报销数字化、无纸化,并为推动智能化发展奠定了基础。
图 2综合管理数字平台框架图
三、数字平台应用取得的成效
过去科研人员反映的“报销难”问题主要体现在规章制度过多、报销流程复杂、报销流转周期长和各种检查繁多四个方面。Q研究院在寻找“报销难”痛点与难点的基础上,通过贯通信息系统、打造数字平台直击痛点、打通堵点,大大提升了工作效率,提高了报销体验感,形成了监督合力。(一)优化事项流程,减轻事务压力数字平台的应用进一步优化审批环节,在确保经费合理规范使用的同时尽量减少经费管理过程中科研人员的事务性负担,大大提高了经费执行的效率。报销申请人通过数字化平台可以在电脑端或者手机端随时随地发起报销申请,报销申请按照内嵌于系统的报销规则进行数据流转(见图 3),实现财务报销和科研经费管理的智能化操作。报销人不再需要拿着纸质单据逐级签字审批,审签领导也不受时间和地点限制,可在待审批事项中对待审批事项实时进行网络审批。报销人可以随时查看待办报销事项在整个报销流程中的运行进程,跟进报销进展,及时发现问题并校正。真正做到“让科研人员少跑腿,财务数据多跑路”,提升报销体验和工作效率。
(二)规范过程管理,控制财务风险数字化平台实现了智能控制,将管理制度内嵌于系统中,将报销规则固化到每一个环节,通过固化的内控流程和审批权限,使业务审批更趋规范化,报销流程更趋标准化。通过系统自动进行合规性校验,避免人为审核造成的疏忽或干扰,降低了合规性风险,减少了报销业务中可能出现的理解偏差和人为矛盾。明确各个环节的审核责任,使得各个节点审核重点清晰。通过系统一体化将财务报销的各环节紧密衔接,从而提高了效率,减少了风险。有效避免了审批事项受人为主观因素的干扰和影响,确保财务管理始终根据预先设定的规则自动运行,规范严密,平稳安全。
(三)协同精细管理,动态监管监控综合管理数字平台的搭建使得事项审批、财务报销、会计处理等数据信息相互衔接、网络互联互通,实现了审批流程网络化、查询决策可视化、财务管理信息化,为科学管理提供准确、及时、便捷的信息服务和决策保障。信息化管理通过建立一个科学的跨部门报销流程,将报销申请人、审批人、财务人员三者更有效地相互协调起来,将预算、报销、数据分析三大功能结合起来,采用实时动态监管方式将预算管理进一步前置化,从事项发起、报销或借款环节开始进行控制,实现了经费的事前预算控制、事中动态监管、事后数据分析,极大提高了预算控制的能力,使项目经费管理更为精细化。
(四)紧密贴合需求,提高经费使用效率
综合管理数字平台运用大数据、人工智能等技术,在财务数据和科研经费使用等全面数字化的基础上,区别直接经费和间接经费,按照科目预算配置支出范围和额度控制,根据不同类型的支出规则进行管控。基于财务数据电子化,课题组可以实时查询资金余额和具体支出内容与类别,方便安排经费支出、进行预算调整、课题结题查询。进一步优化、减少审批环节,在确保经费合理规范使用的同时,尽量减少经费管理过程中科研人员的事务性负担。动态监管科研经费使用中的问题并针对发现的问题设置预警提醒,加强了日常监督,为创新监督检查方式,实行随机抽查提供了数据支撑。
自开展业财信息数字化管理以来,经统计分析相关数据,每笔经费完成审核、支付全部流程的时间平均为 19小时(不包含节假日),较之前线下流转的 3天 5小时大幅缩短,特别是在没有退单的情况下平均时长仅为 6.5小时。这表明随着系统的应用,各个环节的审核人员基本已经建立了每日清理审核单据的观念。报销业务的发起时间除了工作时段以外,早晨和晚上通过手机端和电脑端发起的报销申请显著集中,表明科研人员会在科研主业之余利用碎片化时间提起报销申请,体现出可以随时随地发起网上报销申请的便利性。
四、 Q研究院财务智能化展望
数字技术与财务信息的深度融合
将成为数字化向智能化转型升级的重要驱动力。未来财务数字化向智能化发展将依赖国家宏观环境、信息技术水平和单位内部能力三个方面的
共同发力,创新科研管理智能化新路径、新举措,进一步为科研人员松绑,全面实现经费管理的数字化、无纸化。
(一)宏观环境的改善是智能化协同发展的重要保障
当前,去中心化的数据服务和数据应用重要性逐步凸显,对整体推动数据架构规划提出新的要求。在国家层面要加速推进智慧财税建设,例如稳步实施发票电子化改革,制定出台电子发票国家标准,实现发票全领域、全环节、全要素电子化。监管部门要建立以“信用+风险”为基础的新型监管机制,通过将个人报销诚信纳入个人征信系统等手段,一同推进财务业务的数据化转型,真正实现从业务活动开始,到财务报销、核算和存档的全流程无纸质化流转。财政部门预算管理一体化的推进也将成为助推数字化转型的重要措施。
(二)信息技术的发展是智能化实现的必要手段
大数据、云计算、移动互联网、物联网、虚拟现实技术、人工智能等技术的快速发展是促进财务数字化转型,提升管理能力的重要保障。在数字化时代,数据是驱动技术发展的核心要素,要不断完善数字基础设施建设,加大无线网络、云计算、宽带、云储存等信息基础设施投入,利用数字化技术、创新设备对传统的基础设施进行数字化改造。技术领域要加快科技创新,着眼于云计算,不断提升数据处理能力。大力发展移动互联网技术,推动物联网应用,实现虚拟事物与真实事物的有效互动,为财务数字化转型提供技术保障。例如推动互联网数据记录、传播及存储管理方式变革,将新兴技术与财务管理深度融合。
(三)内部能力的提升是智能化推广的基础支撑
未来 Q研究院还将依托数据、制度、流程发掘业务的内在逻辑,对财务赋能业务进行深度开发,利用大数据进行管理和服务,全面打通前端资料取得、中间制度规定和业务流程、后端数据集成和统计分析等业务链各环节。例如,采用自动提取数据功能,引用智能识别票据技术,通过图片上传报销信息、系统自动提取票据内容,避免手工录入错误,有效提高工作效率。采用发票查验功能,链接税务管理系统自动查验。采用系统间自动抓取数据进行逻辑计算功能等实现各系统之间的信息在实现数据、信息共享的基础上彼此校验和牵制。全面实现从外部原始信
息获取、交易验证、会计处理到财务报表的生成等全流程智能化,为不同管理对象提供个性化服务。责任编辑任宇欣
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