时间:2023-10-12 作者:唐薇 朱志良
[大]
[中]
[小]
摘要:
T高校基于 RPA的科研经费管理流程优化研究与应用
唐薇朱志良 ■
摘要:本文分析了高校科研经费管理的政策背景,提出借助机器人流程自动化(RPA)技术优化科研经费管理流程的新思路。进一步以 T高校科学基金项目决算为应用场景,构建了基于 RPA的科学基金项目决算填报机器人模型,并阐述了有关技术原理、设计思路和开发实施过程,为 RPA技术在科研经费管理中的应用及拓展到其他场景提供借鉴。
关键词:科研经费; RPA“放管服”;科学基金;财务机器人
中图分类号:F233;G475文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022)03 -0039-03
在深化高校科研“放管服”改革的大背景下,以优化科研经费管理流程为基础,运用好机器人流程自动化(RPA)技术能够进一步提高全流程的自动化程度,财务机器人能够有效将科研人员从财务报表等具体事务中解放出来,从而提高科研经费管理的质量和效率。本文以国家自然科学基金项目决算填报为应用场景,探究 RPA技术助力科研经费管理流程优化的解决方案并总结经验,以期为未来拓展至各类场景提供思路和借鉴。
一、 RPA概述
RPA技术基于预先配置好的自动执行脚本,模仿终端用户的手动操作方式,实现...
T高校基于 RPA的科研经费管理流程优化研究与应用
唐薇朱志良 ■
摘要:本文分析了高校科研经费管理的政策背景,提出借助机器人流程自动化(RPA)技术优化科研经费管理流程的新思路。进一步以 T高校科学基金项目决算为应用场景,构建了基于 RPA的科学基金项目决算填报机器人模型,并阐述了有关技术原理、设计思路和开发实施过程,为 RPA技术在科研经费管理中的应用及拓展到其他场景提供借鉴。
关键词:科研经费; RPA“放管服”;科学基金;财务机器人
中图分类号:F233;G475文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022)03 -0039-03
在深化高校科研“放管服”改革的大背景下,以优化科研经费管理流程为基础,运用好机器人流程自动化(RPA)技术能够进一步提高全流程的自动化程度,财务机器人能够有效将科研人员从财务报表等具体事务中解放出来,从而提高科研经费管理的质量和效率。本文以国家自然科学基金项目决算填报为应用场景,探究 RPA技术助力科研经费管理流程优化的解决方案并总结经验,以期为未来拓展至各类场景提供思路和借鉴。
一、 RPA概述
RPA技术基于预先配置好的自动执行脚本,模仿终端用户的手动操作方式,实现业务处理的自动化。借助 RPA技术,员工可以从标准的、重复的、大规模的业务流程工作中解放出来,从而降低人工成本、改善服务质量、保障财务风险。RPA系统包含控制台和客户端两大模块。前者采用 B/ S架构模式,为用户提供仪表盘、账号管理、应用管理等功能;后者采用 C/ S架构模式,包括 Studio(流程编辑器)和机器人。其中,Studio提供了一套流程搭建工具,内置了常用的自动化操作指令、三方软件集成指令以及编程指令,将编程中的一些逻辑判断和数据处理功能抽象成一个独立的可视化模块提供给用户使用;机器人被安装在终端用户的电脑或手机上,可实现 Studio中定义的各类软件自动化操作,包括在多系统之间进行数据传输、与桌面软件或 Web应用程序进行交互、发送电子邮件、处理各种文档、在屏幕上搜索图像、数据库操作等。
从技术角度看,RPA分为桌面端、 Web端、服务端三大部分。其中,桌面端渲染框架采用 WPF + Chromium,引擎部分内置了 Python解释器,同时引入 PIP模块,从而可以使用海量的 Python模块;Web端提供安全、便捷的 Web页面浏览功能,采用 CDP协议提供自动化驱动接口,同时支持静默运行;服务端基于 Linux操作系统,支持分布式集群部署模式,提供账号安全验证、权限管理、代码存储、主从备份等功能,保障系统的高可用性。服务器与客户端、控制台之间的通讯采用 HTTPS传输协议,确保了 RPA技术的安全性和可靠性。
在高校科研经费管理的信息化场景中,RPA机器人能够严格遵守流程操作规范,保证工作准确率;能够代替科研人员完成财务填报等重复繁琐的业务流程,显著提高效率;能够全天候提供服务,不需停歇;仅在财务系统、科学基金系统等业务系统表现层操作,不影响原有系统,稳定可靠;部署在校园网内,提供非侵入式的多系统数据集成服务,不获取系统权限、不存储系统数据,保证数据安全;允许并发使用,已授权的账号可以同时在多个客户端上登录执行。因此,RPA在跨系统性、安全性、准确性、可靠性、并发性等方面为高校优化科研经费管理流程提供了技术保障,能够有效将科研人员从财务报表等具体事务中解放出来,从而提高科研经费管理的质量和效率。
作者简介:唐薇,同济大学财务处信息管理技术主管;朱志良,同济大学财务处处长。
二、基于 RPA的科学基金项目决算填报机器人
(一)T高校科学基金项目决算原流程及问题分析
在引入 RPA机器人之前,T高校科学基金项目决算工作的原流程如图 1所示。可以看到,项目负责人和财务人员承担了项目决算的全部工作。项目负责人从财务系统中查询项目预算执行情况,手工将相关数据填入科学基金系统中的决算表和决算说明书中,保存为 PDF格式后发送至财务处邮箱;财务人员以人工核对的方式审核项目负责人提交的决算材料,对于不符合要求的材料,财务人员通过邮件或电话告知项目负责人需要修改的部分,项目负责人修改后重新发送邮件至财务处邮箱,直到材料符合要求为止。
总体来说,原有的工作流程主要存在以下问题:一是效率低。平均每份决算材料需要 2〜3次财务处通知回复项目负责人修改后再重新审核的过程,耗时较长。二是准确率低。财务人员通过人工核对的方式审核材料,不能保证 100%准确。三是便利度低。项目负责人需要自行打印纸质版材料,前往财务、科研等窗口盖章。由于学校多个校区间距离较远,无法保证一次性完成结题所需的全部盖章,项目负责人往往需要往返多次。四是流
图 1科学基金项目决算原流程程繁琐。决算工作流程繁琐,并且财务系统和科学基金系统对操作规范性要求很高,没有财务基础的项目负责人经常因为误操作导致填报错误或提交失败等问题。
(二)引入 RPA机器人的科学基金项目决算流程
引入 RPA机器人的科学基金项目决算流程如图 2所示,RPA机器人承担了决算流程的绝大部分工作。一方面,项目负责人提供财务系统和科学基金系统账号、项目号和联系方式,机器人自动查询预算执行情况、填写图 2引入 RPA机器人的科学基金项目决算流程决算表和决算说明书、预审核决算说明书、下载决算材料并且发送至财务处邮箱。另一方面,财务人员不再需要人工核对数字,只要审核决算说明书的内容是否合理。如果决算材料符合要求,财务人员即可直接打印并盖章,等待项目负责人前来领取。需要特别指出的是,预审核决算说明书能够排除上述审核不通过的大部分问题;且项目负责人可以在所有结题材料审核通过后到窗口一次性领取全部材料,避免了往返多次的情况。(三)基于 RPA的科学基金项目
图 3基于 RPA的科学基金项目决算填报机器人模型决算填报机器人模型构建基于 RPA的技术和特点,可将科学基金项目决算填报机器人模型分为数据层、技术层和应用层三个部分,具体如图 3所示。
1.
数据层。主要包括数据的采集、处理和输出。机器人采集的数据主要来源于项目负责人提供、内部系统(财务系统)和外部系统(科学基金系统),包含结构化数据(如预算执行情况表)、半结构化数据(如项目负责人提供的信息)和非结构化数据(如验证码图像)。采集到全部决算相关数据后,机器人首先对其进行检查,清理数据质量问题,包括数值缺失、空值、数据冗杂、数值定义不完整和字段类型不合法等。保证数据质量之后,机器人将采集到的数据转换为标准化格式,再进一步合并为决算工作所需的数据表、文本文件、PDF文件等输出对象。此外,机器人在该过程中不断进行数据验证,以保证数据的真实性、完整性和准确性。
2.
技术层。作为机器人模型的技术支撑,在实现结构化数据采集、处理和输出的基础上,还能通过对半结构化数据进行逻辑处理,实现邮件自动化和办公自动化。除此之外,RPA通过光学自动识别(OCR)技术识别图片信息,并基于规则将其转换为结构化数据,从而实现对人类判断识别的模拟。例如,在登录财务系统时需要利用 OCR技术将验证码信息从图像中识别出来,并且转换为字符串格式回填至验证码输入框。
3.
应用层。以程序的形式定义机器人各项工作内容,主要包括获取预算执行情况、生成决算材料和发送邮件。其中,项目负责人提供的项目信息和查询到的预算执行数据分别以标准化格式暂时存储在当前实例的参数面板和数据表中,填入科学基金系统的决算表并生成决算说明书后,这些数据即被清理,以保障数据安全;预审核决算说明书程序主要负责检查是否超支、有无预算调整情况说明、是否存在不合规字样等问题,并以弹窗形式告知项目负责人。
(四)优化效果评估根据 T高校的实际使用情况调研结果,发现科学基金项目决算填报机器人在很大程度上减轻了科研人员和财务人员的负担,具体体现为:
①项目负责人填报时间缩短至 5分钟以内; ②决算表准确率达到了 100%;③决算说明书审核通过率达到了 80%以上; ④项目负责人收到审核通过的通知后,可至窗口一次性领取所有结题材料。
另外,由于 RPA服务器部署于校内网,仅提供局域网访问,从而保证了系统和数据安全;而 RPA允许已授权的账号同时在多个客户端登录执行机器人,满足了结题高峰期项目负责人并发使用的需求。
责任编辑任宇欣
相关推荐
主办单位:中国财政杂志社
地址:中国北京海淀区万寿路西街甲11号院3号楼 邮编:100036 电话:010-88227114
京ICP备19047955号京公网安备 11010802030967号网络出版服务许可证:(署)网出证(京)字第317号
提示
各位用户:
因技术维护升级,投约稿系统暂停访问,预计8月15日左右恢复正常使用。在此期间如有投稿需求,请您直接投至编辑部邮箱。
中国财政:csf187@263.net,联系电话:010-88227058
财务与会计:cwykj187@126.com,联系电话:010-88227071
财务研究:cwyj187@126.com,联系电话:010-88227072
给您造成的不便敬请谅解。
中国财政杂志社