时间:2023-10-12 作者:胡素英 郑赟赟
[大]
[中]
[小]
摘要:
浙江大学基于业务驱动的高校科研经费信息化管理实践
胡素英郑赟赟 ■
摘要:在科研“放管服”政策落实过程中,信息化手段的运用能够有效降低信息不对称,提升科研经费管理服务效率,促进科研“放管服”政策落地见效。本文介绍了浙江大学科研经费信息化管理的总体架构,分析总结了材料、采购、国内差旅等具体业务全流程信息化实践做法,以期为其他高校和科研院所提供参考。
关键词:业务驱动;科研经费;信息化;科研服务平台;差旅平台
中图分类号: G475文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022) 03-0032-04
目前,信息技术在科研经费管理中已得到广泛应用,从科研项目立项到经费执行全过程都有对应管理系统,且交互程度在不断提高。但
在实践中,部门间系统缺乏统一规划、数据缺乏统一标准,各系统之间的融合不够充分,信息孤岛现象仍然存在,数据的初始录入还主要依
赖于手工,信息化、智能化、自动化水平不够高等种种因素都影响了科研经费管理效率的进一步提升。近年来,管理部门一直把建立信息平
台、实现信息共享作为改进科研经费管理的重要举措,对科研经费管理信息化的要求也越来越高。
浙江大学作为国家...
浙江大学基于业务驱动的高校科研经费信息化管理实践
胡素英郑赟赟 ■
摘要:在科研“放管服”政策落实过程中,信息化手段的运用能够有效降低信息不对称,提升科研经费管理服务效率,促进科研“放管服”政策落地见效。本文介绍了浙江大学科研经费信息化管理的总体架构,分析总结了材料、采购、国内差旅等具体业务全流程信息化实践做法,以期为其他高校和科研院所提供参考。
关键词:业务驱动;科研经费;信息化;科研服务平台;差旅平台
中图分类号: G475文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2022) 03-0032-04
目前,信息技术在科研经费管理中已得到广泛应用,从科研项目立项到经费执行全过程都有对应管理系统,且交互程度在不断提高。但
在实践中,部门间系统缺乏统一规划、数据缺乏统一标准,各系统之间的融合不够充分,信息孤岛现象仍然存在,数据的初始录入还主要依
赖于手工,信息化、智能化、自动化水平不够高等种种因素都影响了科研经费管理效率的进一步提升。近年来,管理部门一直把建立信息平
台、实现信息共享作为改进科研经费管理的重要举措,对科研经费管理信息化的要求也越来越高。
浙江大学作为国家“双一流”建设高校,肩负着突破关键核心技术、实现科技自立自强的重任,每年承接大量政府部门和企事业单位等
委托的科研项目,年科研经费收入突破 60亿元。为用好科研经费、服务科研人员,浙江大学建立了一套以制度为基础、以信息化为保障的科
研经费管理体系,积极落实科研“放管服”改革精神,建立健全制度体系,下放预算调剂权限,完善差旅费、会议费管理办法,优化科研设
备采购流程,积极解决科研经费“报销繁”,推行科研经费“包干制”试点,率先推广科研财务助理制度,多渠道开展政策宣传培训,依托 “互
联网+”细化财务服务举措,推动“最多跑一次”改革,确保“自主权”落地见效,激发科研创新活力。同时,建立学校、学院(系)、项目负
责人共同管理经费的三级监管体系,强化内控管理和监督检查,确保“自主权”执行不走样。鉴于浙江大学科研经费体量大、经费来源多、
项目类别齐,系统梳理学校科研经费信息化管理的思路、发展历程和具体做法,可以为其他高校和科研院所完善科研经费管理提供有益参考。
一、业务驱动下的科研经费管理信息化系统构建
浙江大学秉承“需求导向、业财融合、适度创新、数字赋能”的原则,以财务和业务两条线齐头并进、融合发展的思路,搭建起全方位、
多功能、一体化的科研经费管理平台。该平台以财务管理系统为核心,经过多年建设,建成包括基础会计核算系统、财务综合管理平台、微
信公众平台、智能客户端等各类财务信息系统约 20个,形成了较为完善的信息化管理体系。沿着资金流这条主线,以会计核算系统为基础,
集合多个财务信息系
作者简介:胡素英,浙江大学计划财务处处长,正高级会计师;郑赟赟,浙江大学计划财务处综合管理办公室主任。
图 1基于“网上浙大”布局的 “1+N”科研经费信息化管理体系科研人员科研服务平台财务管理系统
图 2科研与财务系统协同共享流程统,实现收款、核算、支付等各类财务业务网络化,同时嵌入经费授权审批、财务标准控制等功能,逐步实现审批流和业务流的标准化、自动化,寓监管于服务之中。为进一步提高服务效率,学校投用预约报销系统,在各校区设置自助投递机,实现 7X24小时报销接单服务;搭建物流系统,实时查看报销进度;开通多个财务查询渠道,方便科研人员查询了解财务政策。
科研项目的管理与科研经费的执行使用密切相关,通过科研服务平台和财务管理系统之间的数据交互,将经费管理延伸到业务上游,实现科研项目从立项申请、经费入账、预算调整、外拨经费、结题验收等全生命周期线上服务。根据业务需要,集成资产管理、材料采购、出国审批、国内差旅等多个系统平台,实现主要业务的全过程信息化管理。自 2017年推进“网上浙大”项目建设起,重构全校网络系统,打破部门间信息孤岛,实现各类数据共享共用,为科研经费管理的数字化转型奠定了坚实基础。由此,学校构建出以“网上浙大”布局为基础、以财务管理系统为主体、以资产采购科研等业务系统为支撑的“1+N”科研经费信息化管理体系(具体如图 1所示)。
二、业务视角下的信息化管理具体实践
学校以业务需求为导向,积极寻求信息化解决方案,打通常见业务的堵点、痛点,推进科研经费管理系统协同化、流程网络化、业务集成化、管理一体化、服务数字化。
(一)科研系统协同化——科研服务平台
系统对接前,科研项目管理系统和财务管理系统各自运行,科研人员在办理经费入账、预算调整、经费外拨、结题验收等业务时,需往返于科研和财务部门之间,成为科研经费管理的一大堵点。因此,在学校新建科研服务平台之初,财务部门就对协同的需求作了前瞻性的规划,逐步实现两个系统之间数据的共享,将线下流程转到线上,解决科研人员跨部门、跨校区跑的痛点。图 2为科研服务平台和财务管理系统协同共享流程,科研人员只需从科研系统发起流程,填写相关信息并提交材料,通过科研服务平台和财务系统的线上信息传递即可办理相关业务。以科研经费入账业务为例,科研经费到款后,财务管理系统将到款信息推送到科研服务平台,科研人员通过科研服务平台查询到款情况,发起入账申请,无需在系统间切换;科研部门审批通过后,平台生成“科研经费入账申请单”,连同项目编码、名称、负责人、结题日期等项目信息和经费预算信息推送到财务系统,财务人员调用申请单号和财务智能凭证,在财务核算系统中快速完成入账分成,与之相关的票据则通过科研人员申请时填写的开票信息,在财务人员完成经费入账之后自动开具电子发票至预留邮箱。整个过程中,原来持纸质申请单线下排队等候入账的人工流程被系统间传输的数据流所取代。流程的网络化一方面使科研人员免于多部门、多校区审批辗转和现场排队等候,提高了业务办理的效率,减轻了科研人员的负担;另一方面,部门电子签章、领导电子签名等线上审批模式的推进解决了纸质单据流转耗时、易遗失、人力成本高等问题,缩短了业务的办理周期。此外,线上审批留痕的闭环管理也有利于各部门监管责任的落实。
(二)采购流程网络化——全流程电子采购平台
科研设备采购金额大、专业性强,且程序复杂、耗时长久,过程容易反复,是科研经费使用的难点。过去采用线下采购模式时,科研人员要在采购主管部门、科研主管部门、财务部门、采购执行部门之间多次来回才能最终完成采购,最终报销时还可能面临经费预算不足、采购手续不完整等问题。为解决采购难问题,学校建设了全流程电子化采购平台,实现采购业务全流程网络化管理。科研人员从平台发起采购申请,各管理部门在平台完成审批后正式进入采购流程,确定采购方式和具体技术参数,进行采购招标。平台通过与财务管理系统的协同在采购前期完成经费预算冻结,确保报销时有足额的经费;如涉及大型仪器设备,则调用仪器设备管理系统中的设备论证信息。采购完成,科研人员从平台下载合同,待设备到货验收后,在仪器设备管理系统完成资产建账并跳转至财务管理系统预约报销(具体流程如图 3所示)。
设备系统科研人员采购系统财务系统
图 3全流程电子采购平台基本流程
采购流程网络化以后,原线下审批模式改为线上进行,科研人员无需提交纸质版申购表,无需签字盖章,极大提高了采购业务办理效率。同时,通过平台使集中采购流程有记录、可追溯、公开透明,强化了采购审批监管责任,学校采购工作进一步规范。目前采购、资产、财务三部门系统正在进一步集成对接,以实现科研经费采购固定资产业务流程一体化。
(三)材料业务集成化——材料与化学品采购平台
科研材料和耗材购置是科研经费支出的重要方向,也是最常见的报销业务类型,占学校报销业务总量的 20%以上。材料耗材种类繁多、需求分散,经费总量大而单笔金额较小,发票整理、验证和报销环节占据了科研人员大量时间,而材料出入库管理中又增加了提供出入库单据的规定,繁琐的事务性内容常被科研人员所诟病。对于管理部门来说,分散采购加大了信息获取的难度,带来了监管的困难,特别是对高危的化学品试剂实行统一管理十分必要。将大量零散的业务集中起来,把材料购置、仓储物流管理、资金结算、审批控制等功能集成起来,提供一站式服务,使材料采购标准化、透明化、系统化,既把科研人员从繁琐的报销中解放出来,又能强化全过程监管,是学校搭建材料与化学品采购平台的初衷。其基本流程是:平台引入优质商家入驻,科研人员在平台发起采购并选择支付经费项目生成订单,财务系统接收信息冻结相应的经费预算,供应商确认订单,经管理部门审核后供应商进行供货,待科研人员确认收货后,供应商定期统一开具发票,通过平台和财务系统的交互生成报销预约单,财务系统完成核算入账后向供应商支付货款,平台接收结算信息完成采购流程。
集成化的材料采购平台具有明显的优势。对科研人员来说,真正实现了在实验室“足不出户”采购材料,原先的自行分散采购变为平台集中采购,由平台对入驻商家遴选把关,省去了比价、挑选的过程,能够快速采购到质优价廉的材料;集团采购规模优势在节省资金成本的同时,由供应商送货上门亦免去了科研人员出行采购的交通与人力成本;自行报账变为平台统一预约报账,节省了大量时间和人力成本,让科研人员告别了报销的烦恼,获得感显著提升。对财务人员来说,材料采购业务从单一结算变为集中结算,发票数量明显减少,审核报销压力大为减轻,在提高财务工作效率的同时,也有利于财务人员向管理会计转型。对管理部门来说,预算控制、审批环节前置,系统自动验证、全程留痕,保障了业务的真实性,实现了事前、事中、事后全过程管理,强化了材料特别是危险化学品的监管,提升了内部控制效率。
(四)差旅管理一体化——差旅平台
差旅报销业务是科研经费报销的另一大难点。与材料采购业务相比,差旅业务更加复杂,标准多、手续繁、票据杂,涉及交通工具选择、住宿标准确定、出差补贴计算等诸多问题。为了优化差旅业务管理,财务部门采取了多途径宣传、开发移动端服务查询出差标准、查验电子发票等措施,一定程度上简化了差旅业务报销,但还是难以解决信息填写繁琐、票据整理工作量大、票据缺失等问题。经过多方调研,学校建设了差旅平台,通过信息中心人员库信息,依托第三方平台,实现出差审批、购票住宿等差旅预订、费用报销、补贴核算等财务结算一体化管理。
差旅平台在保留第三方平台出行交通、酒店预订便利性的同时,延伸了前后端业务:前端业务主要完成出差审批和标准确定,出差人发起出差业务申请,平台按规定完成事前出差审批,调用人员库中职称及经费类别相关信息自动判断出差人员级别并匹配出差标准,方便师生选择合适的交通工具和酒店;后端则集成了财务报销功能,在行程结束后,经出差人确认,供应商统一开具发票,由平台根据订单生成时冻结的经费在财务系统完成报销预约,并根据行程信息自动计算补贴金额,财务系统接收信息完成预约单审核入账和资金支付。
差旅平台实现了差旅业务的全流程线上操作,业务集中化、报销后台化,有效节省了科研人员大量的时间精力,增强了科研人员获得感。此外,差旅平台还有效解决了以下几个问题:(1)出差标准查询问题。传统模式下,出差人员在订票前需要自行查询确定出差标准,差旅平台通过系统协同自动识别出差人员类别和标准,在减少科研人员工作量的同时有效避免了超标准情况的发生,此外差旅平台还将出差审批制度落到实处,进一步规范了出差人员管理。(2)票据缺失问题。票据不齐全是差旅业务报销的常见情况,给业务的真实性判断和补贴计算带来不少麻烦,差旅平台全程记录出差人行程信息,能够有效保证业务的真实性,也为补贴计算提供明确的依据,减少了出差人额外提供证明的麻烦,也方便财务人员审核判断。(3)票据审核问题。差旅业务相关票据类型多、数量大,差旅平台结算时由第三方平台定期统一开具发票,取代原来数量繁多的出租车票、长途汽车票、飞机票、住宿费发票等,使发票的数量大幅度减少,如能实现全部票据电子化,则基本接近无纸化报销,将大大减轻财务人员审核压力,节约财务人力成本。
(五)财务服务数字化——移动客户端、智能问答系统
除了将常见业务网络化,学校还积极探索财务服务数字化。一是依托“浙大钉”、微信公众号等移动客户端,着力建设“掌上财务”:设置财务政策专栏以及开票信息、银行账号等常用信息查询功能,定期推送报销业务政策流程,方便师生随时查看;开通手机端预约取号,精准规划业务办理时间;关联预约报销单物流推送模块,实时获取报销进度;开发电子发票认证功能,手机“扫一扫”获取发票查验结果,解决手工录入速度慢的痛点。二是依托校务服务网,开通科研项目结题、审计、验收资料申领、财务记账凭证自助打印、大额资金支付审批等线上办理事项,实现最多跑一次甚至零跑腿;开发预算执行情况一键生成功能,解决科研审计等跨校区查询、跨校区审批的痛点问题。三是开发财务“智能问答”系统,提供 7X24小时自助服务,用户只需输入关键字,系统依托后台知识库,利用联想计算交互功能实现自动识别判别,实时推送相关答案,随时随地提供财务咨询服务,有效降低了财务信息获取难度。
三、总结思考
浙江大学科研经费管理信息化建设遵循业务驱动、需求导向的思路,纵向到边、横向到点,用信息化手段解决科研人员“急难愁盼”问题,同时,通过信息化的全流程、可溯源业财融合,实现了内部控制往纵深延伸,提升了管理效能。纵向推进经费入账、材料、国内差旅、采购等主要业务全流程线上办理,提供一站式服务,通过集中统一结算和电子化流转逐步实现无纸化报销;横向打破系统隔阂,在“网上浙大”框架下促进系统协同融合、数据共享共用,通过数字赋能大幅提升管理服务效率,释放科研人员创新活力。未来学校将充分运用大数据、人工智能、云计算等新技术,进一步推动各类系统互联互通、财务和业务深度融合,实现科研(下转第 38页)
相关推荐
主办单位:中国财政杂志社
地址:中国北京海淀区万寿路西街甲11号院3号楼 邮编:100036 电话:010-88227114
京ICP备19047955号京公网安备 11010802030967号网络出版服务许可证:(署)网出证(京)字第317号
提示
各位用户:
因技术维护升级,投约稿系统暂停访问,预计8月15日左右恢复正常使用。在此期间如有投稿需求,请您直接投至编辑部邮箱。
中国财政:csf187@263.net,联系电话:010-88227058
财务与会计:cwykj187@126.com,联系电话:010-88227071
财务研究:cwyj187@126.com,联系电话:010-88227072
给您造成的不便敬请谅解。
中国财政杂志社