时间:2022-03-17 作者:程平赵新星
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摘要:
基于RPA的销售与管理费用
实质性程序审计机器人设计
摘要:会计师事务所实施销售费用和管理费用审计时,需要分析被审计单位财务数据之间的关系与变化,但审计过程中存在数据量大、操作繁琐、重复性强、耗时较长等问题。机器人流程自动化(RPA)在解决数据量大、标准化程度高、规则明确的工作中所具有的优势能够解决这些问题并促进审计工作方式的改变。文章引入RPA技术,基于数据层、服务层和应用层构建了销售费用和管理费用实质性程序审计机器人系统架构,分析了其运行机理和应用关键点,并详细阐述了实质性分析程序机器人的具体应用,同时提出了应用中需注意的问题。
关键词:销售费用;管理费用;实质性程序;RPA;审计机器人
中图分类号:F232;TP315文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)14-0073-04
会计师事务所实施销售费用和管理费用实质性程序中,采用人工编制底稿,由于相关二级科目数据量大、填
写不规范会导致数据处理工作操作繁琐、耗时较长;多维度分析流于表面、可视化效果较差;被审计单位信息系统众多、口径不一导致获取的数据不够准确、完整。机器人流程自动化(RPA)是一种通过配置机器人模拟人类与计算机的交互...
基于RPA的销售与管理费用
实质性程序审计机器人设计
摘要:会计师事务所实施销售费用和管理费用审计时,需要分析被审计单位财务数据之间的关系与变化,但审计过程中存在数据量大、操作繁琐、重复性强、耗时较长等问题。机器人流程自动化(RPA)在解决数据量大、标准化程度高、规则明确的工作中所具有的优势能够解决这些问题并促进审计工作方式的改变。文章引入RPA技术,基于数据层、服务层和应用层构建了销售费用和管理费用实质性程序审计机器人系统架构,分析了其运行机理和应用关键点,并详细阐述了实质性分析程序机器人的具体应用,同时提出了应用中需注意的问题。
关键词:销售费用;管理费用;实质性程序;RPA;审计机器人
中图分类号:F232;TP315文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)14-0073-04
会计师事务所实施销售费用和管理费用实质性程序中,采用人工编制底稿,由于相关二级科目数据量大、填
写不规范会导致数据处理工作操作繁琐、耗时较长;多维度分析流于表面、可视化效果较差;被审计单位信息系统众多、口径不一导致获取的数据不够准确、完整。机器人流程自动化(RPA)是一种通过配置机器人模拟人类与计算机的交互过程以完成预期任务的工作流程自动化软件,可协助审计人员完成销售费用和管理费用审计中重复、繁琐、规则明确、标准化程度高的业务,从而达到降本增效的目的。本文拟给出基于RPA技术的销售费用和管理费用实质性程序审计机器人(以下简称费用审计机器人)的设计思路和运行机理,并对其应用进行分析。
一、费用审计机器人的设计思路和运行机理
销售费用和管理费用实质性程序需要对被审计单位的各种财务数据进行采集、清洗、分类存储和分析处理,并将其结果转为审计人员发现认定层次重大错报的判断标准。结合该实质性程序的业务内容、审计目标、业务难点,笔者设计了费用审计机器人的系统架构(如图1
程平赵新星■
所示)并分析其运行机理。
(一)数据层
该实质性程序的数据来源于被审计单位的各类账簿、财务报表、合同制度等资料,分为结构化、半结构化、非结构化数据。结构化数据包括利润及利润分配表、科目余额表等。半结构化数据包括序时账、费用明细表、费用总账以及折旧和摊销计算表等。非结构化数据包括销售合同、费用报销制度、费用预算制度、内控制度及员工名册等。序时账中可能存在会计期间或金额等数据缺失、摘要填写不规范等问题,机器人需要对其进行标准化处理,即将半结构化、非结构化数据整理成规范标准的序时账、总账Excel文件、合同数据对照表Excel文件、制度数据对照表Excel文件等,并将工作底稿格式提前设置为数字,计算公式结果统一保留小数点后两位。合同、制度等文件需按统一格式命名规范,并保存在相应位置。数据清洗完毕后,将这些数据按实质性分析程序和细节测试两个环节进行分类存储。
(二)服务层
在完成数据采集、清洗和分类存储
基金项目:国家社会科学基金(17BGL194);来也UiBot财务与审计机器人课题(2021Q35)作者简介:程平,重庆理工大学会计学院教授,博士生导师;
赵新星,重庆理工大学会计学院硕士研究生。
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后,机器人通过区口人自动化组件组合服务于业务流程自动化,主要包括:利用Web应用、应用程序交互自动登录各个系统并下载所需数据;利用Excel活动包通过设置算法事先设计标准工作底稿模板,对序时账中二级科目数据进行读取、筛选、分类、按月汇总、计算写入、结果可视化等操作;利用PDF活动包读取销售费用、管理费用相关凭证中的数据;利用图像识别、光学字符识别(OCR)对原始凭证中的发票等资料进行采集识别;利用Word活动包填写异常说明;利用Mail活动包给审计助理发送工作底稿和其他文件。
(三)应用层
通过设计的应用流程完成分析程序和细节测试中涉及的应用底稿基础填写工作是机器人的运行最终目的。该应用流程为:机器人先按月汇总管理费用各二级科目金额,并将其与上年同期数据比较,再按月汇总销售费用各二级科目明细金额并将其与上年同期数据比较,然后进行销售费用占营业收入比率的横向和纵向分析和费用勾稽检查等操作,最后将完成的审计底稿发送至审计助理的邮箱。整个应用流程可完成分析程序中的管理费用明细表、管理费用同期比较表、销售费用明细表、销售费用同期比较表、销售费用与收入分析表、费用勾稽检查表等应用底稿的大部分填写工作。此外,机器人还可辅助审计人员编制细节测试中涉及的费用检查表、截止性测试表、查找未入账表、检查情况表等应用底稿。另外,运行结束后,需查看机器人的执行过程记录,并对异常情况进行处理,使其运行环境得到及时的维护和更新。
二、具体应用
(一)应用关键点分析
费用审计机器人通过预设规则实现自动化,机器人应用关键点描述如表1
所示。具体而言,实质性分析程序机器人通过序时账自动筛选销售费用和管理费用科目的二级科目数据,汇总各月金
额后编制销售费用明细表和管理费用明细表,并结合上年同期数和利润及利润分配表表数据完成销售费用、管理费用、
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销售费用占营业收入比率三类数据的横向和纵向比较分析;费用勾稽检查机器人根据预定义的规则自动筛选序时账中销售费用和管理费用的二级科目“折旧费”“摊销费用”的发生额,与对应贷方发生额勾稽核对,判断勾稽关系是否合理;细节测试机器人根据二八定律,针对前述步骤中增减变动异常或结构占比较大的科目,自动登录OA系统,根据异常凭证号查找对应审批流程,自动下载对应的发票、合同等原始单据;根据预定义的重要性水平自动分层抽取金额较大的分录与其原始凭证核对检查;下载OA系统中的审批流和文件,检查合同、发票等是否有未入账情况;截止性测试机器人根据预定义的规则自动抽取财务报表日前后10天的10张原始凭证,验证是否存在跨期或提前入账的情况;审计底稿说明机器人负责将所有审计程序获取的信息,填入对应的审计工作底稿并生成审计说明报告,以便审计助理复核检查。上述5个机器人可协同运行,将初次填报的底稿和说明文件发送给审计助理,由审计助理根据收到的运行结果判断被审计单位销售费用和管理费用是否存在异常,从而方便进一步追加审计程序。
(二)应用流程分析
以销售费用和管理费用实质性分析
程序机器人为例(如图2所示)。对管理费用而言,其具体的运行流程为:首先,机器人自动获取被审计单位的序时账、利润及利润分配表、上年同期数据表,从序时账中筛选出摘要为“结转本期损益”的分录,从中提取出管理费用的明细,按二级科目分别汇总各月的金额,填入管理费用明细表中,将合计数与利润表中对应金额核对:如果核对一致,审计结论将自动显示“已执行计划的审计程序,未识别错报”;反之则显示“有异常,需要核实”。其次,机器人自动读取管理费用明细表和上年同期数据表中的数据,并将其转入管理费用同期比较表中,根据预设公式,将自动生成各明细项的结构占比和增减比率并自动生成波动图。审计助理根据被审计单位行业属性提前设置横向和纵向变化比率的判断标准。比如,当标准比率为20%,若结构占比或增减比率超过20%,审计结论将自动显示“管理费用波动大,请查明具体原因”;若小于20%,则显示“无异常”。
对销售费用而言:首先,费用明细表和费用同期比较表的编制步骤基本和管理费用一致。其次,机器人自动读取销售费用同期比较表、利润及利润分配表中的数据,根据预定义的规则自动填写销售费用与收入分析表,生成各期销
售费用占营业收入比率和各期比率的增减率,同时自动生成波动图。占比大或增减变动大的明细项以高亮显示,方便审计助理查看分析结果。审计助理应根据被审计单位上期情况和行业属性设置销售费用占营业收入的标准比率。比如,当标准比率为10%,若结构占比或增减比率超过10%,审计结论将自动显示为“销售费用占营业收入波动较大,请查明具体原因”;若小于10%,则自动显示为“无异常”。
最后,机器人将上述两种费用的相关工作底稿发送至审计助理邮箱,由审计助理对其进行复核。如存在异常将追加细节测试等审计程序找出原因,以完成发生、完整性和准确性的认定目标。
三、应用中需注意的问题
销售费用和管理费用审计机器人完成布置后可能会出现操作风险,审计人员应及时与开发人员沟通并了解程序的运行原理,以更好地识别操作风险并做出应对措施。例如,Excel文件打开错误可能缘于销售费用和管理费用的审计底稿文件版本和程序最初设计的版本不兼容,需要更改该程序使用的版本;程序文件找不到,可能缘于审计人员存放销售费用和管理费用工作底稿的路径位置改变,应要求开发人员设置相对路径;
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程序运行中突然中断可能缘于网络连接异常,应及时恢复网络连接并要求开发人员设置异常中断预警;细节测试机器
和引擎能力差,应要求开发人员设置通配符后再抓取网页、更换OCR引擎;邮件发送后审计人员并未收到邮件,可能缘于机器人集群发送邮件过于密集,应要求开发人员帮助设置间隔发送邮件的功能。
四、小结
随着人工智能、RPA在各行业中的深度运用,审计中高重复性的工作逐渐得到解决。销售费用与管理费用实质性程序作为审计中的基础业务之一,其标准化业务逐渐被RPA软件机器人取代。本文通过设计了审计机器人架构并说明了运行机理,自动数据筛选、分析、匹配等处理技术能够解决销售费用与管理费用实质性程序业务存在的问题,剖析了具体应用和应用中需注意的问题,原本需要审计助理至少5、6个小时的工作量,RPA引入后短短十多分钟就能完成底稿的基础填写工作,效率提升了20倍左右。基于RPA的销售费用与管理费用实质性程序审计机器人的设计与应用,期望对会计师事务所这类实质性程序的效率提高有一定的参考价值。E
主要参考文献
人和截止性测试机器人运行时可能存在被审计单位会计网页获取失败、OCR识别发票乱码现象,原因是网页元素变化
[1]程平.RPA财务机器人开发教程——基于UiPath(第二版)[M].北京:电子工业出版社,2019:1-10.
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