时间:2022-03-17 作者:王冬 刘洋
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摘要:
齐鲁工业大学搭建业财一体化平台 助力政府会计改革的做法
王冬 刘洋■
摘 要: 齐鲁工业大学以政府会计改革为契机,以人财物为核心在全校范围内搭建串联各项业务数据统一、标准统一、 流程统一、签批统一、查询统一的业财一体化平台,通过重构业务流程、嵌入内控体系、数据互联互通等系统设计,满足了 各数据需求层面多方位、多角度的管理和服务需求,在提供高质量财务信息的同时,大大减少了财务人员的工作量。
关键词: 信息化;政府会计;业财一体化;预算精细化
中图分类号: F235.1 文献标志码: A 文章编号: 1003-286X(2021) 12-0029-03
2017年齐鲁工业大学与山东省科学 院合并,随着科教融合的加快及学校规 模的逐步扩大,学校人数不断增长,财 务管理工作的难度也在不断提升。面对 不断新增的财务业务需求,原本仅局限 于会计核算的财务软件逐渐暴露出其功 能设计的不足和建设规划的局限性,如 报销时间长、财务人员手工操作重复繁 琐、领导审批不及时、无法实时获取财 务信息、各业务处室间数据不畅通等, 无法满足当前财务管理和未来决策分析 的需要,甚至对学校日常运转造成不良 影响。
为改变目前财务管理现状,满足 ...
齐鲁工业大学搭建业财一体化平台 助力政府会计改革的做法
王冬 刘洋■
摘 要: 齐鲁工业大学以政府会计改革为契机,以人财物为核心在全校范围内搭建串联各项业务数据统一、标准统一、 流程统一、签批统一、查询统一的业财一体化平台,通过重构业务流程、嵌入内控体系、数据互联互通等系统设计,满足了 各数据需求层面多方位、多角度的管理和服务需求,在提供高质量财务信息的同时,大大减少了财务人员的工作量。
关键词: 信息化;政府会计;业财一体化;预算精细化
中图分类号: F235.1 文献标志码: A 文章编号: 1003-286X(2021) 12-0029-03
2017年齐鲁工业大学与山东省科学 院合并,随着科教融合的加快及学校规 模的逐步扩大,学校人数不断增长,财 务管理工作的难度也在不断提升。面对 不断新增的财务业务需求,原本仅局限 于会计核算的财务软件逐渐暴露出其功 能设计的不足和建设规划的局限性,如 报销时间长、财务人员手工操作重复繁 琐、领导审批不及时、无法实时获取财 务信息、各业务处室间数据不畅通等, 无法满足当前财务管理和未来决策分析 的需要,甚至对学校日常运转造成不良 影响。
为改变目前财务管理现状,满足 政府会计准则制度的核算及管理要求, 2018年下半年,齐鲁工业大学以政府会 计改革为契机,与相关软件公司进行对 接,以计财处为中心在全校范围内搭建 了业财一体化平台。
一、实施过程
(一)平台架构
齐鲁工业大学的业财一体化平台建 设由计财处牵头,校内其他部门如资产 处、采购处、人事处、后勤处、教务处、 科技处(社科处)配合,实现业务财务数
据的互通互联以及数据共享共用。平台 的功能框架如图1所示。
平台以预算管理为主线,将绩效指 标纳入预算编制、预算执行、决算、监督 全过程,充分发挥预算对业务的引领作
基金项目:山东省社会科学规划研究项目(18CKJJ38) 作者简介:王 冬,齐鲁工业大学科长;
刘 洋,齐鲁工业大学副处长。
本期专题
用,建立预算全流程绩效评价体系。各 项业务活动在开展前进行预算编制,在 业务实施活动中进行预算监控,在业务 活动完成后进行预算绩效评价,从而实 现预算管理工作的科学化、规范化和长 效化。
针对预算管理、项目库管理、科研 管理、资产管理、合同管理等不同模块, 制定和完善业务活动所对应的内控制度 并将制度内嵌入平台,减少各项业务活 动给财务工作带来的风险,同时实现真 正的业财融合。在明确各岗位的权限范 围、会计核算流程、审批程序和相关业 务职责的前提下,使各项业务活动互相 联系、互相制约,实施风险识别和动态 监管,从而实现财务管理的信息化、事 前化和自动化。
财务管理模块是业财一体化平台的 核心应用,各部门对业务的审核意见最 终将会汇总到财务部门来。通过对财务 系统与各职能部门系统的数据连接,实 现共享信息数据,为机构组织的领导者 提供及时、完整、可靠的财务信息,为各 个职能部门反馈项目进展情况和资金动 态情况。平台不仅要满足运营业务经办 的信息查询需求,也要满足广大职工个 人的信息查询需求,提供个人相关的财 务信息查询服务,达到共享信息资源的 目的。
(二)流程再造
业财一体化平台与原来的报销模式 有很大的不同,作为财务信息化支撑的 财务业务流程再造,是在充分分析了单 位发展战略、组织架构和财务内外环境 的情况下,厘清财务业务流程的次序、 识别关键核心流程、评估分析现有流程 的优劣后,制定新的流程。业财一体化 平台中涉及的流程再造主要包括以下几 方面:
1.报销业务的流程再造。随着学校 规模的日益扩大,报销单据日益增多, 传统的报销申请、线下审批等功能已经
无法满足报销人对财务系统越来越高 标准的要求,因此在平台建设中,引入 OCR识别技术、线上审批、一键式付款 等各项功能,切实减轻报销人与财务部 门的工作量。
(1)引入OCR识别技术。在报销申 请阶段引入OCR识别技术,报销人将票 据拍照上传后,系统即可识别出不同类 型制式票据上的关键信息,涵盖了增值 税专用发票、增值税普通发票和交通票 据等,提升发票录入的准确性、提升服 务品质,节省报销时间,简化了报销填 写内容,能够自动生成报销单的基本要 素信息。
(2)线上审批。经费报销业务全部 走线上,让“数据跑”代替“职工跑”,经 办人和审批人可以快速方便地接入到系 统中进行审批操作,从而大大缩短审批 周期,同时方便核查和审查。
(3)一键式自动生成凭证,自动生 成双分录。根据报销人生成的报销单, 财务人员可一键点击生成凭证,根据生 成的财务会计分录,自动生成双会计分 录凭证。
(4)一键式付款,收款信息全程锁 定。随着网上银行支付系统的不断完善
与发展,设计了“银校直联一键支付” 模块,通过前置端口的链接,实现了财 务一体化平台与网上银行支付系统的 无缝对接,支付信息自动传递、自动支 付。付款信息由报销人根据发票信息自 主填写,支付信息随报销单提交后,其 他人员只能查看和审核,无法修改, 确 保了资金流转的安全性。“银校直联一 键支付”继续沿用传统支付方式中以财 务凭证号作为支付依据的做法,付款时 可根据凭证核对付款信息,正确无误后 付款,在付款的银行流水备注中系统自 带凭证编号。财务记账凭证号具有唯一 性,这一方式既可以保证付款的准确 性,又有利于日后的查账、对账。付款 完成后,系统可自动更新支付状态,有 利于财务人实时查看资金支付情况。如 果出现支付失败付款人员可直接向报销 人实时反馈,报销人修改后便可重新支 付。凭证编号及付款结果也可以第一时 间在报销人系统中体现,报销人既可以 查看凭证,也可以查看付款状态,有利 于报销人对报销资金的流向实时查询, 不仅加快了报销付款速度,还能有效杜 绝职务犯罪。
(5)各类凭证及银行回单的影像化
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管理。报销人可以在自己的系统中查 询报销单对应的原始票据、记账凭证和 银行回单,了解报销单的处理进度,大 大减轻了财务人员查询会计档案的工 作量。
(6)来款认领及发票开具。财务系 统中开发“来款认领”模块,申请人搜索 关键信息可确认款项是否到账,到账后 填写需要开具发票的相关信息及项目编 号,涉及科研经费的,信息提交到归口 管理部门进行分配,分配完成后系统自 动生成分配单据,确认无误后,电子发 票自动生成并发送至联系人邮箱,同时 财务人员根据相关信息进行入账处理。
2.各业务类型的流程再造。
(1)公务接待、公务出差、大额资金 支付等事项均实行事前审批流程,将业 务流程通过系统进行规范,从人员监督 转化为系统控制,降低监管成本,提高
财务工作效率,保证了以上事项的事前 报批,完善内控流程。
(2)资产管理业务流程再造。政府 会计准则制度的实施对学校资产管理 提出了更高的要求,通过业财一体化系 统实现资产管理系统与财务系统的对 接,实现固定资产入库、累计折旧计提、 资产定期自动对账等全流程管理。经办 人在资产管理系统中办理资产入库后, 可以在财务系统“资产入账”模块中选 择已入库资产办理报销申请,待财务审 核通过后,财务凭证信息自动回传到资 产管理系统中,实现自动审核(如图2 所示)。
(3)采购业务流程再造。通过业财 一体化平台实现采购系统与财务系统的 对接,采购人下单、审核人审核后传递 到经销商,经销商发货、采购人验收无 误后,财务系统完成经费的自动冻结,
本期专题
防止后期支付货款时项目经费花完的情 况出现。财务部门与经销商按期根据管 理部门对账结果支付款项,一次付款完 成几十笔甚至上百笔采购业务的处理, 减少了教职工报销的工作量,也减少了 财务人员工作量(如图3所示)。
(三)部门协作
原来以核算会计为主的财务管理模 式已经无法满足学校各项管理和内部控 制的要求,以业财融合为主要发展方向 的管理会计模式成为提升学校内部管理 水平、建设节约型校园的重要手段。管 理会计对部门协作提出了更高的要求, 业财一体化平台实现了学校级别财务相 关业务的一体化管理,需要各部门配合 财务部门实现采购、资产、合同、科研、 人事、教务、学工、后勤等业务系统与财 务的一体化。
(四)制度保证
在平台建设期间,学校陆续出台了 一系列制度以保证会计工作顺利、安全、 有效完成,主要有《预算事前绩效评估 管理办法》《项目支出绩效评价管理暂行 办法》《劳务费管理办法》《工作用餐管 理办法》等。为方便教职工的使用,还推 出了《财务手册第一版》和《差旅费会议 费政策解读》,切实提升报销效率,减少 报销单出错率。
二、实施成效
齐鲁工业大学通过业财一体化平 台,将由于运用不同管理软件导致被分 割成多段的业务流程,以信息化技术和 手段实现其中业务流、资金流、信息流 等数据源的融合贯通,形成一条完整的 业务流程,各部门基于相同目标共同做 出规划、决策、控制和评价等管理活动, 达到了提升单位总价值的目的。在业财 一体化平台上线后,报销效率大大提升, 当天业务当天能够全部处理完成,真正 实现日清月结。
责任编辑 刘霁
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