时间:2022-03-17 作者:解秀海 张婧文
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摘要:
山东省文旅厅
内控信息化系统建设实践
解秀海 张婧文■
摘 要: 为适应新政府会计准则制度的要求,山东省文化和旅游厅不断完善财务管理系统,2019年年底开始进行内控 信息化系统建设,截至目前已上线了预算分配、预算控制和预算执行统计分析、资金支出审批、网上报销、合同管理、工资 管理、账务处理、会计报表和决算报表生成等系统,横向实现了“预算—— 执行—— 核算—— 决算”的一体化管理,纵向实 现了统一规范标准和集中实时监管,财务管理信息系统日益完善,财务管理整体水平得到较大提升。
关键词: 财务管理信息系统;内控信息化;预算;实时监管
中图分类号: F235.1 文献标志码: A 文章编号: 1003-286X(2021) 12-0019-04
2019年年初,为适应新政府会计准 则制度的要求,山东省文化和旅游厅(以 下简称省文旅厅)财务管理系统上线运 行,厅机关及直属单位通过政务网登录 使用,系统包括账务处理、财务报表、指 标管理、合同管理、工资管理、决算报 表等模块,满足政府会计制度“双功能、 双基础、双报告”核算要求,满足新个人 所得税改革要求,实现了“预算控制”和 “以收控支”双控制、“数据集中管理”和 “统一...
山东省文旅厅
内控信息化系统建设实践
解秀海 张婧文■
摘 要: 为适应新政府会计准则制度的要求,山东省文化和旅游厅不断完善财务管理系统,2019年年底开始进行内控 信息化系统建设,截至目前已上线了预算分配、预算控制和预算执行统计分析、资金支出审批、网上报销、合同管理、工资 管理、账务处理、会计报表和决算报表生成等系统,横向实现了“预算—— 执行—— 核算—— 决算”的一体化管理,纵向实 现了统一规范标准和集中实时监管,财务管理信息系统日益完善,财务管理整体水平得到较大提升。
关键词: 财务管理信息系统;内控信息化;预算;实时监管
中图分类号: F235.1 文献标志码: A 文章编号: 1003-286X(2021) 12-0019-04
2019年年初,为适应新政府会计准 则制度的要求,山东省文化和旅游厅(以 下简称省文旅厅)财务管理系统上线运 行,厅机关及直属单位通过政务网登录 使用,系统包括账务处理、财务报表、指 标管理、合同管理、工资管理、决算报 表等模块,满足政府会计制度“双功能、 双基础、双报告”核算要求,满足新个人 所得税改革要求,实现了“预算控制”和 “以收控支”双控制、“数据集中管理”和 “统一规范标准”的建设目标。2019年年 底,省文旅厅开始进行内控信息化系统 建设,以实现经费支出申请和费用报销 的网上办理,实现会计核算智能化和“预 算—— 执行—— 核算—— 决算”的一体 化管理。
一、实施目标和整体思路
省文旅厅内控信息化系统建设的目 标包括:实现数据的集中管理,在统一
的管理和技术平台上,由主管部门统一 设定核算口径、规范、科目体系、业务流 程、报表格式,从而实现单位财务管理 的规范化,同时通过综合查询分析,实 现主管部门财务监控的垂直一体化;以 预算控制项目执行,以执行自动生成核 算,根据核算自动生成决算,实现单位 财务管理预算、执行、核算、决算的一 体化管理;建立统一的集中管理平台, 数据集中存储在省文旅厅统一的服务器 上,实现财务数据的集中管理,为数据 分析和数据汇总提供保障。
系统建设的整体思路为:加强“事” 的一条线流程管理,即“事”从发起、决 策、执行到监督等实现全过程管理,内 部控制的思想、制衡机制和控制措施渗 透到决策、执行、监督等各环节,实现 对全部经济活动的全面控制;加强“钱” 的一条线流转,即将预算、采购、报销、 核算、决算、报告等涉及“钱”的信息串
接在一起,实现预算执行核算决算一体 化、报销核算管理一体化;严格把关费 用开支范围和标准,对支出业务的审批 流转进行流程跟踪和全过程动态监控, 实现对费用支出的全面管理与监督控 制;以内控信息化保障制度真正落地, 在信息系统中嵌入内控理念,将制度和 流程进行“固化”并达到常态化,真正实 现从“人治”管理向“法治”管理和科学 管理的转变,有效防范舞弊和预防腐败, 切实降低管理风险;加强内控工作规范 管理,制定单位人员编码、人员权限、科 目体系、采购目录、数据接口、报销标准 等基础标准,规范预算、报销、采购、合 同等各项业务的工作流程,夯实财务基 础工作,提升财务管理水平,推动财务 管理的科学化、精细化发展。
二、实施过程
(一)参与部门
作者简介:解秀海,山东省文化和旅游厅财务处处长;
张婧文,山东省文化和旅游厅财务处一级主任科员。
本期专题
省文旅厅财务处为内控信息化系统 建设的牵头部门,负责全厅财务活动的 统一指导,制定财务管理制度,进行内 部审计监督,积极争取资金支持,配合 有关部门做好预决算公开、绩效管理、 审计检查及资产管理等工作。厅直属各 事业单位负责本单位内控制度制定,规 范会计核算和财务管理,并对本单位财 务信息和会计资料的真实性、完整性负 责,接受有关单位的检查。
厅机关与各处室经费由财务处统一 管理。各处室按照规定权限和程序经审 批后安排支出。经费支出结算报销、会 计核算等日常工作由财务处承担。厅属 事业单位经费按照责权统一的原则和规 定权限、程序,经审批后,实行自主安 排、自我管理、独立核算。
(二)实施流程
为顺利建设信息系统,技术人员与 使用人通过充分讨论需求、建立业务模 型,制定了建设计划和实施方案,并严 格按业务模型和建设计划执行系统建 设。实施分为准备阶段、业务梳理阶段、 系统建设阶段、运行和维护阶段。在准 备阶段,按照财政部、山东省财政厅关 于内控建设的相关规范要求,结合省文 旅厅内控建设总体规划及信息化建设实 际情况,成立了项目领导小组和工作小 组,多方考察、调研并拟订工作方案。 在业务梳理阶段,邀请专业咨询机构和 软件厂商对内控业务和财务业务进行梳 理,在理顺现有业务和工作流程的前提 下,提出建设建议和优化方案,最终确 定系统建设方案。在系统建设阶段,通 过政府采购程序确定软件厂商,由软件 厂商进行系统设计、开发,并由双方项 目组、用户对系统进行必要的集成测试, 系统上线前对全员用户进行培训。在运 行和维护阶段,系统全部上线并正常稳 定运行,且系统功能齐全、数字准确、运 行顺畅,满足业务管理需要后,即组织 专家对系统进行全面验收;系统验收通
过后转入系统运行维护阶段,由软件厂 商继续做好系统功能优化、改进和技术 支持服务工作。
(三)实施中遇到的主要问题和解决 方法
一是重大费用“先申请、后报销”。 公务接待、培训费、会议费、因公出国 (境)、差旅等重点费用事项,采用“先申 请、后报销”的管理方式。
二是无预算不得申请经费。针对专 项资金及重点经费,在费用申请时启用 预算控制,一经申请即锁定预算额度, 防止无预算申请和重复申请。
三是经费申请、费用报销用错预算 问题。针对业务经办人或报账员在经费 申请或费用报销时易出现用错预算的情 况,在系统中允许财务处在审核时予以 更正,而不是退回重新审批。
四是审批人移动审批问题。系统在 政务网运行,审批人如因公外出或出差, 就无法从电脑端审批。针对这一问题, 省文旅厅开通了“山东通”,审批人使用 移动设备先登录“山东通”,再通过移动 端“财务APP”进行审批。
五是年度执行中的预算调整问题。 年度预算执行过程中,在收到省财政指 标文后,及时在系统中予以相应追加或 追减,以保证指标控制信息一致;针对 机关内部的预算调剂,在厅机关整体预 算框架内直接在系统中调剂使用,涉及 整体预算框架的报财政部门审批通过后 再调整、执行。
(四)与其他财务管理手段的结合
一是内置费用标准。将差旅费(住 宿、交通费、伙食补助)、会议费、培训 费等费用标准内置到系统中,超出标准 不予办理或提示报销人和审批人进行 更改。
二是审批流程按内控要求设置。将 《内部控制管理手册》中的业务流程固化 到系统中,系统为审批人自动推送待办 信息,业务办理和审批信息在系统中全
程留痕。
三是以预算控制执行和核算。将批 复的预算数据置入系统,根据厅机关管 理要求,细化到处室、项目及明细科目, 经费申请、费用报销、支出会计核算时 关联预算,超出预算额度时给予提示。
四是以收控支。人员经费、日常公 用经费、项目支出全部实行“以收控支”, 从信息化层面预防资金混用、赤字情况 的发生。
三、实施成效
(一)财务管理信息系统日益完善
省文旅厅通过内控信息化系统建 设,财务管理信息系统日益完善(如图1 所示)。系统包括平台层、业务层、决策 层、门户集成板块。
1.平台层即统一的技术平台,是所 有系统运行的基础,主要实现统一数据、 统一组织机构、统一权限、统一科目体 系、统一业务规范、统一流程、统一报表 体系的管理,实现单点登录,提供消息 引擎、二次开发、标准接口等业务组件, 保证系统具有良好的扩展性。
2.业务层分为预算层、执行层、核 算层、决算及报告层。预算层包括预算 编审、预算接口、预算分解、预算控制、 预算执行分析等。执行层主要满足经费 申请审批、资金支付以及项目管理等相 关业务的管理要求,在执行过程中可受 到预算控制,相关业务也可直接生成核 算层的会计凭证。核算层满足单位财务 报销、工资计算和发放、资产增减变动 及折旧、账务处理及报表编制的要求。 决算及报告层可自动生成决算报表、财 务报告,实现单位财务管理预算、执行、 核算、决算及报告的一体化。预算绩效 管理贯穿预算执行全过程。
3.决策层包括综合查询分析、个人 财务服务、决策支持等,利用先进的数 据挖掘技术形成可利用信息资源,并以 丰富的展现形式为领导提供直观、有效、
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及时的决策支持信息,为个人提供及时、 准确的财务信息服务。
4.门户集成提供统一的综合信息门 户,实现单点登录,可以发布新闻、公 告、学习资料、法律法规、软件工具等信 息资源,实现信息共享、信息发布及业 务处理的有机集成。
截至目前,省文旅厅已上线了预算 分配、预算控制和预算执行统计分析、 资金支出审批、网上报销、合同管理、工 资管理、账务处理、会计报表和决算报
表生成等系统,横向实现了“预算—— 执行—— 核算—— 决算”的一体化管理, 纵向实现了统一规范标准和集中实时 监管。
(二)提升财务管理整体水平
一是统一核算标准,保障会计核算 质量。按《政府会计制度—— 行政事业 单位会计科目和报表》及相关政府会计 准则要求,统一设置会计科目、支出功 能分类、部门预算支付经济分类科目及 其他辅助核算要求(如图2所示),统一
会计报表,在保证全系统核算口径一致 的前提下,为财务处汇总查询分析奠定 基础。
二是多个功能智能化设计,减轻会 计人员工作量。(1)费用报销单智能入 账。已审批通过的费用报销单,系统智 能匹配财务会计和预算会计科目及明细 辅助核算信息,自动生成会计核算凭证, 大大减轻会计人员工作量。(2)会计分 录自动匹配。会计人员在编制会计分录 时,根据一方会计分录信息自动匹配另 一方会计分录信息,同时当财务会计信 息与预算会计信息不一致时系统会提醒 检查。(3)本年盈余和预算结余差异项 智能登记。因财务会计和预算会计的核 算基础和范围不同,收入(预算收入)和 费用(预算支出)核算可能存在差异,在 日常会计核算过程中系统可以自动生成 差异项信息,并在年度自动生成《本年 盈余和预算结余差异情况说明》。(4)收 支自动结转。月末、年末收入(预算收 入)、费用(预算支出)自动结转。
三是全员参与预算管理,提高预算 管理水平。费用申请和费用报销关联预 算,使各处室深入参与到预算执行中来, 不得超预算或无预算支出,不得擅自改 变预算资金支出用途。以预算执行反向 影响并逐步提升各处室预算编制质量, 增强预算的执行能力和可操作性,为提 高预算科学化、精细化管理水平和预算 绩效水平发挥积极作用。
四是“预算控制”和“以收控支”双 控,避免双“赤”字。在预算执行和会计 核算两个环节,严格遵循预算“先批复、 后支出”和资金“先到位、后支出”的原 则,双管齐下,避免出现预算赤字和专 项资金赤字。
五是数据集中管理,加强对直属单 位财务监管。财务处可随时查看各直属 单位的财务信息、预算执行情况和资金 使用情况,实现财务处对各单位财务的 实时、有效监控。
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六是让系统内数据“活”起来,提升 数据价值。对系统中的数据进行深度挖 掘、利用,通过直观的展现形式,对财务 数据进行多维度、更灵活的分析,为决 策者提供信息支撑。
七是随时随地办公,提升业务审批 时效。启用移动应用,业务审批人可随 时随地进行业务审批,彻底解决排队审 批、签字问题,缩短事项办结时长,提升 办事效率。
(三)提升单位其他管理工作效率
一是一键生成决算报表。依据系统 中的会计核算数据,按财政部决算报表 填报要求,可以自动生成决算报表(如 图3所示),实现决算的一键生成和有效 衔接。
二是辅助内控制度落地。将《内部 控制管理手册》中确定的预算支出(含 经费申请)相关业务流程,固化到系统 中,经费申请和费用报销可以按程序进 行审核、审批。
三是便于监督与审计。将每一笔经 费申请和费用报销事项所需要的要件、 原始凭证等材料全面拍照上传系统,在 业务审核审批、资金结算、会计核算、内 部监督等各个环节均能调取查阅,大大 提高工作效率,同时为会计档案电子化 管理奠定基础。
四、经验总结
(一)应用范围和适用条件
内控信息化系统对所有预算单位均 可应用,集中财务管理适合主管部门应 用,可由主管部门统一建设、管理,基层 预算单位作为客户端直接使用。
具体适用条件为:(1)具备符合信 息安全要求的网络运行环境,可使用本 部门(单位)业务专网或省政府政务网 资源。(2)直属单位会计核算口径不统 一、报表不统一或直属单位尚未实现会 计电算化的部门,主管部门有集中财务 监管需求。(3)单位费用报销业务量大,
报销人因资料提供不完整出现反复审批 签字等情况,导致审批时间长,影响预 算执行率的,建议对费用报销业务实行 信息化管理。
(二)实施关键因素
一是单位领导高度重视。省文旅厅 党组会审议通过后,成立领导小组和项 目工作小组,针对此事又专门召开工作 会议,布置工作安排、要求。
二是内控制度建设先行。制度是内 控信息化建设的指导思想,在系统建设 之初,省文旅厅结合实际业务、内部控 制管理、内控制度信息化落地等进行了 业务、流程和制度梳理。
三是系统辅助管理落地。信息化是 实现内控制度落地的最有效手段,软件 功能紧紧围绕相关制度、办法进行需求 论证、设计、开发。
四是强化系统应用培训。在系统试 运行、上线运行阶段通过集中培训、视 频培训、发放视频课件、现场指导等多 种形式进行培训,确保软件操作人员掌
握软件基本操作。
(三)改进建议
一是全面预算管理与绩效管理融 合。目前省文旅厅预算内部编制、绩效 目标申报尚未实现信息化,仍通过Excel 表完成。财务处在数据汇总、对比分析 等方面费时费力,形成的非系统化数据 不便于后续绩效跟踪监控、绩效评价等 相关工作开展,下一步将根据实际工作 需要逐步实现全面预算管理和预算绩效 管理的信息化。
二是数字签名与会计档案电子化。 目前省文旅厅费用报销业务经办人报销 时在发票或电子发票纸制件上手写签 字,审批人全部线上审批,审批通过后 经办人打印纸制审批意见表,连同发票 等其他原始材料一起到财务处办理报销 付款手续,全部为纸制档案。为适应会 计档案电子化的逐步推进,实现费用报 销全程无纸化,应适时实行数字认证和 数字签名。
责任编辑 刘霁
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