王国平 徐冰■
(一)高校财务信息化建设的风险
1. 高校财务、教务、科研、资产等信息系统在建设阶段,都是以各自使用的软件为中心,对部门、人员、项目等要素进行编码,缺乏统一规划,导致要素编码、数据信息不一致,在后期的数据对接过程中协同程度低,各个系统对数据的输出与接收存在困难,共享效果差。同时,因未形成科学的数据对接方式,当前部分系统的数据对接未经过数据中心,直接从一个系统传输到另一个系统,导致一项经济业务对某个软件的过度依赖。
2.高校在财务信息化建设过程中, 未能将信息系统的实施流程与内部控制结合,在权限设置中系统可能存在“超级用户”,部分员工的授权不当, 可能导致无法利用信息技术实现对经济活动的有效控制。
3. 目前大部分高校的财务人员知识结构较为单一,缺乏信息系统管理与维护等方面的知识与技能,导致财务信息系统的安全得不到有效保障, 数据丢失与毁损的情况时有发生,进而影响了正常经济业务的开展。
(二)基于内控的高校财务信息化建设路径
1. 加强顶层设计,将财务信息化纳入到高校总体信息化建设中,统筹布局财务系统与教务、人事、科研、资产等系统的建设。高校应设立专门的信息化建设部门,负责各类信息系统的开发、运行、维护和安全保障,负责
建立统一规范的数据共享平台,实现各系统间数据共享。同时高校要实行数据的归口管理,明确各个部门对各类数据字段的维护责任,实行数据的源头化管理,保证数据来源的唯一性与准确性。在信息化建设过程中推进数据的标准化建设,对部门编号、人员编号、项目编号等建立统一编码规则,方便各部门之间及财务内部系统之间的数据对接与传输,对因历史原因导致编号不一致的,要建立对照标准,以便于实现数据的传输与共享。另外高校应建立不同软件系统之间的数据传输规则,各个软件系统数据应先汇集到高校的数据中心,再由数据中心将数据传输到有相应需求的软件系统,避免系统与系统之间直接的数据传输导致的对某个系统的过度依赖。
2. 财务信息化导致高校经济活动的流程发生改变,因此高校应重新梳理预算管理、收支管理、资产管理、采购管理、合同管理、基建管理等各项业务的流程,理清业务流程涉及到的岗位权限和岗位职责,将各项业务流程的内控环节和关键风险管控点嵌入到财务信息化建设中,形成科学规范的业务流程图。在此基础上对财务管理制度体系进行修订和重构,构建以“管理制度化、制度流程化、流程信息化”为特征的财务制度体系,为财务信息化的建设提供制度保证。同时财务信息化建设应明确不相容职务的职责,建立各个岗位之间相互合作与制
约的工作机制。同时应根据业务性质、重要性程度、涉密情况等确定信息系统的安全等级,建立不同等级信息的授权使用制度,实行严格的授权管理、授权申请及审批。各岗位权限应合理控制并相互制约,所有操作人员都应在权限范围内进行操作。
3. 高校应根据学校经济活动实际管理和相关部门业务变更等要求进行构建和升级改造,避免软件系统的低效堆积和重复建设问题。新的政府会计准则制度出台后,应首先完成账务处理等重点系统的更新与改造,并及时开发业务需要的新系统,在升级现有系统及引进开发新系统的过程中应注重系统实用性和兼容性,实现不同系统间的信息共享,同时要注重痕迹管理,防范风险。
4.
加强财务人员队伍建设,优化知识结构。高校财务工作呈现出“前移、无界、互联”的新特征,高校财务实践对财务人员在账务核算、内控管理、信息化水平等方面都提出了更高的要求。为此,高校应创新财务人员的培养模式,建立财务人员的岗前培训和岗位继续教育制度,将信息技术应用作为培训的重要内容。
(本文系中国石油大学< 华东> 中央高校基本科研业务费专项资金资助项目
<19CX04001B>的阶段性研究成果,徐冰为通讯作者)
(作者单位 :中国石油大学< 华东>)
责任编辑 姜雪