时间:2021-09-07 作者:戴重辉
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摘要:
2020 年 8 月 31 日《国家税务总局宁波市税务局关于开展增值税电子专用发票试点工作的公告》发布,A 公司以此为契机,将企业自有信息系统与电子发票开展协同应用,降低了管理成本,提高了内控质量。
(一)增值税电子发票应用于企业采购管理系统
笔者所在的A 公司ERP 系统功能日益健全,先后上线了供应商交互管理系统、采购合同全生命周期管理和内容模块化管理系统,实现了物料编码标准化管理。开具增值税发票要求通过供应商协同平台,系统自动进行推送,供应商开票完成后A 公司在会计处理阶段挂接采购订单,实现了从提报采购需求、...
2020 年 8 月 31 日《国家税务总局宁波市税务局关于开展增值税电子专用发票试点工作的公告》发布,A 公司以此为契机,将企业自有信息系统与电子发票开展协同应用,降低了管理成本,提高了内控质量。
(一)增值税电子发票应用于企业采购管理系统
笔者所在的A 公司ERP 系统功能日益健全,先后上线了供应商交互管理系统、采购合同全生命周期管理和内容模块化管理系统,实现了物料编码标准化管理。开具增值税发票要求通过供应商协同平台,系统自动进行推送,供应商开票完成后A 公司在会计处理阶段挂接采购订单,实现了从提报采购需求、合同立项、合同签订、合同执行的全流程信息化管理。具体操作如下 :
首先,A 公司在采购订单中根据合
同内容,事先维护相应的开票税率,在供应商提供货物完成入库验收或提供服务完成服务工作量确认后,由供应商通过协同平台发起开票申请,经采购员确认后,供应商开具发票并进行邮寄。然后,公司采购员收到发票后, 将收到的发票与相应的采购订单进行匹配,在系统中进行发票预制操作,并将纸质发票及预制发票单提交扫描员。扫描员将预制发票单及纸质发票进行扫描,扫描仪在对纸质发票通过 OCR
(光学字符识别)提取要素信息的同时将发票与采购订单进行数据关联。最后,会计共享中心审核预制发票信息并对应查看纸质发票扫描文件,审核无误后生成会计凭证,通过 OCR提取的发票要素同步与局端数据进行真伪比对。月末当月完成记账的发票信息可以经报表查询后导出,用于进项勾选认证。
目前上述操作模式存在部分问题 : 一是由于采购员变动或工作责任心不
强,票据找不到或与供应商就邮寄发票发生纠纷时有发生。二是企业的受票信息与供应商的开票信息没有形成联动, 发票的开具内容有时会出现不合规等情况,形成潜在风险。三是发票信息没有与企业采购信息有效融合和充分利用,处于信息孤岛状态。
在推行增值税专用电子发票改革后,企业可升级供应商交互平台,建立企业专属的发票资源池,通过梳理业务规则和对相应的发票数据进行标记, 供应商开具发票并发送后,发票信息自动归集入池,入池数据自动与采购订单关联,大大提高工作效率。同时打通企业物资编码与发票商品编码的对应关系,将企业采购管理的颗粒度细化到发票中的行项目。
(二)增值税电子发票应用于企业会计管理系统
A公司在建立会计共享中心的过程中,同步进行了财务信息系统建设, 完成了业务统一与标准化、前端业务
作者简介 :戴重辉,中国核能电力股份有限公司财务部高级主管,全国第六批税务领军人才学员。
发起与审批流程电子化,并依托业务单据二维码识别技术,实现了对原始凭证的批量扫描、自动识别、分组及挂接上传,从而高效完成了电子报账流程、纸质报账单据和电子扫描影像的相互转化及自动匹配。同时,通过OCR技术识别增值税纸质票面关键信息并和税务系统进行对接,实现了增值税发票的自动查重和自动真伪核验。
首先,单据扫描时,发票与其他报销材料一起混扫,自动识别发票以及发票上的发票号码、发票代码、开票日期、不含税金额、校验码,并将发票与其他附件分开,形成不同附件。其次, 扫描完毕后系统自动将发票信息传输至税务系统进行验真,并反馈结果。同时,在本单位数据库中进行发票的验重,并将所有的验证信息反馈到报销单据的处理前端,供经办会计进行业务处理,实现进项税抵扣可视化操作。最后,经办会计处理后形成财务凭证税务行项目记账信息、公司增值税发票库,可以根据发票库进行发票信息的管理、进项税抵扣的核查,并形成公司进项税勾选认证清单,为增值税月度申报提供便利的数据基础。通过发票进项管理系统,实现了发票信息、报销单据与财务凭证的电子关联,进一步提高了会计信息的质量,实现了一定程度的发票信息化管理。
但目前增值税发票电子化应用还存在诸多不足,如发票信息还没有形成系统闭环。实际上局端对增值税发票的管理已摆脱纸质防伪技术,改为依托信息系统实现。但从发票的开具到使用,却依然要依托于“纸”作为传输介质,无论这种介质表现为事先印制好的票证还是电子化后的“版式文件”,在受票企业端需要通过 OCR技术进行再次转换,才能完成一张增值税发票信息的数据闭环。在这种情况下,一是 OCR技术存在固有识别差错
率,需要后期通过人工核对予以纠正。就整体而言,这种识别是没有意义的, 因为增值税发票已经具备了电子数据传输的应用条件,运用 OCR识别是一种低效的表现。二是目前纸质作为专用发票载体,发票的打印和送达需要耗费大量成本,受票企业接受发票并与自有ERP系统中的采购订单进行匹配又要进一步耗费成本,造成受票企业发票处理成本高。三是纸质发票需要进行实物归档和后续管理,阻碍了会计共享中心对发票管理、纳税申报等工作的进一步集中和整合。
增值税专用发票电子化,将极大地推动企业内部信息系统的流程再造。通过流程再造,企业不仅可以去除非增值作业,提高生产和管理的精益化水平,还可以显著提高税务管理的内控质量。
在开票环节,增值税专用发票电子化后不再涉及纸票实物流转,企业可以通过部署税控服务器和安全代理的方式与局端进行发票数据交互。目前部分厂商的设备已支持 1000 个税号集中部署在一台服务器上,企业可利用以上政策和技术特性变化,将增值税开票操作集中至会计共享中心集中办理,轻松实现发票开具、电子签章和版式文件交付工作。通过集中进行开票操作,开票信息由销售合同给出,加之开票操作专业化分工,可大大降低企业虚开、错开发票风险,显著提高内控质量。
在收票环节,大型企业(如千户集团)可建立集团发票池,并与局端通过数字证书和加签验签机制建立直联通道。建立集团发票池,一方面可以快速归集发票信息,并通过与企业 ERP 系统建立配置规则,使得归集入池的发票迅速与采购合同、报销业务建立勾稽,大大提高业务的流动速度,降低企业管理成本 ;另一方面,企业可以在发票池中建立预警指标,并配置相应的规则和阈值,将与税法不相容的违法发票和与企业内部制度不相容的违规发票筛选出来。例如通过输入“烟”“酒”“旅行社”等关键字,可迅速筛选出有可能违反中央八项规定精神等的相关业务,提高审核质效。
在纳税申报环节,由于在销项端进行了集中统一管理,在进项端构建了发票池,这样为定期纳税申报在一定程度上实现智能化创造了有利条件。企业在循序渐进实现“一键申报”过程中,首先可对于标准化程度较高的业务,如开票产生的销项税、进项税抵扣凭证(发票、海关缴款书和代扣代缴税票)、计算抵扣凭证(国内旅客运输凭证、农产品凭证)、进项税额转出等由系统自动抓取数据,再由人工进行复核。下一步可通过在非开票销项税、增值税减免税填报等方面不断完善,不断提高纳税申报的标准化、准确性和及时性。
在会计档案管理方面,由于发票是数量较大的会计原始凭证,发票电子化可极大促进企业会计档案的电子化建设。2019 年 4 月,国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局联合开展了电子发票电子化报销、入账、归档管理试点工作。2020 年 3 月 23 日财政部、国家档案局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,通知明确满足相关条件的,可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。目前增值税电子发票采用OFD 版式,安全自主可控,与电子入账规范一致,具备电子化归档条件。专票电子化后,可实现电子发票批量导入、发票信息自动登记、电子发票原文件电子化归档和电子发票关联档案联查。在满足档案“四
三、增值税电子发票深化应用建议
性检测”(真实性、完整性、可用性、安全性)的基础上,可降低企业档案管理成本。据测算,每张纸票在 30 年存储期限内的管理成本约为 1.6 元,对于年收票量在 1 万张的企业就是 1.6 万元。此外,还可大大提高后期档案综合利用的效率并提高档案管理的受控性, 解决纸质档案管理中普遍存在的调阅流程长、查询效率低和借阅管理难的问题。
自 2020年9月1 日起,在宁波市开展的增值税电子专用发票试点工作中, 延续了在公共服务平台开具增值税电子普通发票的技术路线,并新增了对应的抵扣功能。这一功能之前已运用在公路通行费电子普通发票抵扣认证中。笔者认为,宁波试点仅仅是专票电子化的开始,相关做法可能具有过渡性质,建议彻底摆脱纸质介质,不再采用版式文件,利用电子数据传输实现发票的彻底电子化。
由于发票是重要的会计核算原始凭证,建议税务总局与财政部、国家档
案局联合制订基于利用电子数据传输后的电子发票作为电子会计档案的操作标准,以利于电子发票在开具后的流通和使用等后续管理,从而促进电子发票的推广和应用。
另外,建议考虑建立基于电子数据传输后的电子发票商业模式和生态体系。一是厘清政府提供的普遍服务和企业提供的个性化服务的边界,在发挥市场决定作用的同时,更好发挥政府作用。建议将安全措施、数据标准、数据存储和基本的发票申领、开具、分发、核验纳入政府提供的普遍服务,同时根据不同规模、不同行业和企业特点,推行分级分类的纳税服务解决方案。对于大型企业如千户集团,开放局端数据接口,通过专线和调用接口的方式,实现税企双方数据交换。二是迅速建立发票数据的有效利用模式。发票数据蕴藏着巨大的企业间真实交易信息,通过数据结构化、数据清洗加工并分析利用这些信息,例如依托商品编码信息,形成分类别的商品价格指数,可以为评估和投资等行业使用公允价值计量提供比较基准。又如通过对发票数据进行分析,可对供应链
结构、企业发展趋势、企业融资需求等方面开展精细化管理,大大降低产业链上下游交易和企业上市、发债、贷款等融资交易的成本,便利金融机构风险溢价管理,改善中小企业融资环境, 提高金融服务实体经济能力。但也应同时看到,由于受到法律法规制约,发票数据商业化利用障碍重重,急需在体制机制上进行创新。三是运用互联网思维模式,引导建立一批第三方平台企业,针对中小企业开发免费使用的会计处理、税务处理融合的智能产品,并从企业积累的数据中挖掘价值和创新盈利模式。
责任编辑 陈利花
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