时间:2021-03-25 作者:杨霁莞 作者简介:杨霁莞,重庆理工大学会计学院硕士研究生; 程平 程平,重庆理工大学会计学院副院长,教授,博士生导师; 李陵 李陵,重庆海事局财务会计处处长。
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摘要:
近年来,在中央八项规定和《党政机关厉行节约反对浪费条例》等出台后,财政部等部门又相继制(修)订了有关差旅费、会议费、培训费、公务接待费、出国费等方面的具体管理办法,给行政事业单位主要经济业务活动之一的收支业务模块的内部控制工作提出了新的要求。
重庆海事局结合本单位内部控制制度嵌入式开发内部控制功能模块,将内部控制信息化贯穿于单位现行业财信息化管理系统中,即在现有的财务管理云端OA系统(即重庆海事局财务云平台)的基础上,开发嵌入式内部控制信息系统(又称重庆海事局云内控系统),配置各业务活动相应的内部控制子系统功能模块。收支管理子系统根据单位内部需求和收支业务特点,逐步开发和完善功能模块配置,并配备移动端管理,实现了对各项收支业务的监控,及时对风险项进行预警、分析与处理,并有效避免了内控执行和评价效率低等问题。
一、重庆海事局收支管理内部控制信息化建设战略
重庆海事局收支管理内部控制信息化建设实施“三步走”战略(具体如图1所示):
(一)建立健全本单位内部控制制度,为内部控制信息化系统建设奠定基础
重庆海事局依据《行政事业单位内控规范(试行)(2016)》《行政事业单...
近年来,在中央八项规定和《党政机关厉行节约反对浪费条例》等出台后,财政部等部门又相继制(修)订了有关差旅费、会议费、培训费、公务接待费、出国费等方面的具体管理办法,给行政事业单位主要经济业务活动之一的收支业务模块的内部控制工作提出了新的要求。
重庆海事局结合本单位内部控制制度嵌入式开发内部控制功能模块,将内部控制信息化贯穿于单位现行业财信息化管理系统中,即在现有的财务管理云端OA系统(即重庆海事局财务云平台)的基础上,开发嵌入式内部控制信息系统(又称重庆海事局云内控系统),配置各业务活动相应的内部控制子系统功能模块。收支管理子系统根据单位内部需求和收支业务特点,逐步开发和完善功能模块配置,并配备移动端管理,实现了对各项收支业务的监控,及时对风险项进行预警、分析与处理,并有效避免了内控执行和评价效率低等问题。
一、重庆海事局收支管理内部控制信息化建设战略
重庆海事局收支管理内部控制信息化建设实施“三步走”战略(具体如图1所示):
(一)建立健全本单位内部控制制度,为内部控制信息化系统建设奠定基础
重庆海事局依据《行政事业单位内控规范(试行)(2016)》《行政事业单位财务规则(2012)》、中央八项规定及实施细则、《党政机关厉行节约反对浪费条例》等国家有关政策规定,以及《重庆海事局财务管理制度》《重庆海事局内部会计控制规范实施细则》《重庆海事局三公经费管理办法》《重庆海事局差旅费管理办法》等局内文件相继制定并出台了一系列有关收支管理内部控制制度,确保收支业务活动合法合规,资金安全且使用有效。
(二)梳理本单位经济业务活动编制内控手册,形成全面覆盖单位业务流程及关键控制点的内控体系,为内部控制信息化系统研发做好准备工作
重庆海事局通过梳理收支业务活动流程,进一步明晰岗位权责,查找风险隐患,优化和重构流程设计,确定收支业务流程主要环节和关键控制节点,结合相关制度绘制各项收支业务活动流程图并设置关键内部控制节点,建立健全收支管理内部控制体系,全面覆盖12个收支业务子流程。
(三)自主研发基于财务云平台的嵌入式内控信息系统,全面推进单位内部控制信息化建设
重庆海事局基于现行的单位内部财务管理系统——重庆海事局财务云平台,自主研发嵌入式云内控系统,并逐步开发并完善各子系统模块配置。在收支业务模块,云内控系统运用信息技术手段实施收支管理子系统功能模块配置,根据信息系统监管单位各个层级、各个方面、各个环节有关收入支出的岗位职权和业务活动,准确发现内控风险点并有效防范风险。
二、重庆海事局云内控系统收支管理子系统的具体应用
为了重点体现重庆海事局云内控系统在收支管理内部控制信息化方面的具体应用,本文根据云内控系统结构层次以及收支管理子系统功能模块特点绘制了收支管理子系统框架(如图2所示)。
(一)系统层
从系统底层设计视角来看,云内控系统采用与财务云平台相同的云端架构,同时配套云内控移动终端APP,并配置与单位内外部其他系统互联的内部接口,为云内控系统提供底层技术支撑。
1.云端OA系统。基于财务云平台嵌入式开发的重庆海事局云内控系统,其本质上与云平台同属于云端OA系统,采用云端服务架构,所有操作都可以通过任何一个终端登录云内控系统完成,单位人员无需在单位专用服务器安装的系统上进行操作,提高了内部控制工作的效率。此外,该云端系统还配置了与单位内外部其他系统互联的内部接口,与收支管理有关的内部系统主要有收入费用管理系统、账务处理系统等,外部系统主要有财政预算系统、政府采购系统、国库集中支付系统等,各系统间通过专门的接口进行数据传递,无需频繁切换系统和手动导入导出数据,简化处理的同时也降低了操作风险。
2.移动端管理。云内控APP将云内控系统的主要功能移植到移动终端。相对于云端服务,移动端不受时间和空间限制,可以在任何时间、任何地点通过移动设备快速办理各类收支业务计划、申请与审批事项,利用先进的手写电子签名、手机扫描上传票据和短信提醒功能,解决了传统方式下报销业务办理较慢、因领导外出而导致审批中断等问题,进一步缩短了业务处理周期;有关人员还可以直接登陆云内控APP,及时查询单据账表、查看收支业务进度、内控执行情况和评价分析结果等信息,提高了单位财务管理和内部控制工作的便捷性,真正实现随时随地事项办理和查询管控。
3.内控数据仓库。建立收支管理内控评价数据仓库,存储和归集财务云平台以及云内控系统后台经过“抽取——转换——加载”(ETL)处理后的相关数据,形成多个数据集市,经过面向主题的联机分析处理(OLAP),以支持基于海量数据面向收支管理内部控制主题的分析评价。
(二)基础层
系统基础层通过内控制度嵌入、权限设置、流程管理以及标准设置等一些基础性的设置,完成基础性的收支管理内控工作部署,进而为开展业务层和管理层的收支管理功能的内部控制奠定基础。
1.内控制度嵌入。将收支管理内部控制相关制度规范嵌入云内控系统,使内部控制信息化有据可依,单位人员也具备了内部控制系统操作指南,使云内控系统中开展的内部控制工作更具规范性和可靠性。
2.权限设置。根据不相容岗位职责分离的控制要求,通过权限设置将各岗位和级别的人员区别授权,有效控制收支业务的操作权限,防止越权篡改风险发生,使分级审批得到有效控制,使各类收支业务单据和账表能够按照规范的审核程序进行审核。
3.标准制定。系统可依照有关制度规定,按照对应的业务范围设置具体的控制标准,并落实到业务流程各环节,实现业务全过程标准控制。如将差旅食住行、会议培训计划、公务用车、公务接待等标准,分项嵌入对应的业务流程实施控制,以对收支业务的范围金额进行自动约束,从根本上防范收支管理内控风险的发生。
4.流程管理。目前云内控系统已将收支业务流程管理标准化、网络化、可视化。用户可根据收支业务特点和单位管理制度将实际操作中的业务流程内置到云内控系统中进行自定义设置,实现对业务流程每个关键环节的风险管控。通常情况下,收支业务的原始数据只需一次录入,便可进入流程中自动生成不同层级的报表和台账。例如,差旅费报销补助自动生成,会议、培训、接待报销自动登记编号并实时生成清单和供内外部使用的各类账表。业务处理各环节紧密衔接,流程自动推进,简化工作的同时也防止人为篡改的风险,保证账表数据真实有效。同时,设置收支业务流程风险节点控制,实现了对收支业务全流程的监督和控制。
(三)业务层
按照单位财务管理和内部控制需求,云内控系统根据收支业务模块特点对收支管理子系统配置了相应的内部控制功能,各子系统间可实时传递和共享数据,实现在业务活动和流程中的内部控制。
1.收入管理。从内部控制角度看,行政事业单位收入管理内部控制主要体现在收缴分离、票据一致,需加强票据管理、收入缴款管理以及专项归口管理。因此,云内控收支管理子系统按照收入归口管理、票据完整性以及票据保管规范性等要求,对款项资金进行统一监管和分析,针对单位不同类型的收入进行划分和归口管理,通过票据扫描录入实现对单据的电子化归档管理,并且可通过影像识别筛查出信息不完整的票据,确保收入能够及时足额上缴,规避收入归口管理执行不力、收入金额不实、票据不合规等收支管理内控风险。
2.支出管理。支出模块主要以资金预算为起点,以支出业务为主线,以流程管控为重点,对单位支出事项申请、借款管理、费用报销等业务实行管控。支出业务的预算分配直接由预算管理子系统下达资金预算和计划指标,杜绝支出超过预算批复额度;对电子发票、定额票据实行登记控制,防止发生票据重复报销和定额票据大量连号等风险;将差旅食住行、会议培训计划、公务用车、公务接待等标准分项嵌入对应的业务流程,填报超出规定用途和金额时自动提示且无法保存;设置相应的审批方案,对关键节点设置审核疑点提示,强化对收支业务涉及的大额、重点资金项目的合规性控制。
(四)管控层
管控层打破了仅在业务系统中实施权限管理和标准化控制的传统内部控制信息化思维,增加了数据综合查询、统计分析评价以及风险预警功能,进一步提高了内部控制的科学性和有效性。
1.数据综合查询。系统支持多种方式的数据综合查询,可按照不同操作员的权限查询收支业务数据,如借款还款查询、公务卡还款查询、个人差旅费查询等,也可根据业务处理时生成的收支报表和台账对专项资金归口、收缴对账、票据结算情况等进行查询,还可通过登记表、盘存表、领用结存表等多种票据查询其关联的报表,实现票据发放单位和票据领用单位的对账管理以及票据信息同步。这样使得信息更加公开透明,可帮助单位人员及时掌握业务情况,促进人员之间的互相监督,进而更好地辅助单位内部控制工作开展。
2.统计分析评价。根据已发生的收支业务,将系统中产生的各类收支数据进行多维统计分析,采用收支内部控制相关评价指标,按时间、部门、业务类型、金额范围对票据管理规范程度、预算执行情况、收支业务处理及时性、费用报销情况等进行同比、环比统计分析,生成柱状图、折线图等可视化图表,并按月份、季度、年份对内部控制情况进行评分,所有的统计分析评价结果汇总形成可视化界面,辅助单位领导管理决策。
3.风险预警。对于流程中存在风险的控制节点以及未完成事项,系统通过云助手在系统界面进行提示,并配合短信和APP推送提醒。例如对上月风险程度较高的收支控制指标、本月尚未完成的收入执行、即将逾期的未处理报销申请等进行提示预警,防止因操作人员忽视内控风险、事项处理不及时降低内部控制效果。
责任编辑 李卓
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