时间:2021-03-04 作者:崔改梅 (作者单位:国药控股山西有限公司)
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摘要:
随着现代信息技术的发展,集团公司财务管理本质上已演变成为新一代信息技术驱动下财务、业务和管理模式的深度重构。本文结合某集团公司开展财务一体化管理和业财融合的经验,为集团化公司利用现代信息技术促进财务管理能力提升工作的开展提供借鉴。
一、基于信息技术的集团公司财务管理方案
(一)财务管理思路和实现方法创新
2009年公司对核心业务综合管理系统进行了升级。在升级前期财务部门便将现代信息化引领企业发展的管理思路贯穿其中,与总部信息专家深入沟通、充分论证,创新财务工作实现方法,进行了“客户对账单”一键自动生成和“药品药检报告”一键自动关联的功能性升级。以客户对账单为例,升级前出具对账单至少需要3名财务人员连续工作2天,还不能保证数据准确。升级后系统可一键生成对账单,在高速打印机的配合下不到5分钟即可完成,准确率达到100%,且自动排序生成每个部门各客户编码以方便查找。但同时,公司也发现自有软件设计理念上存在封闭性高、改造难度大、适用场景少等缺点,需进一步引入优质第三方软件以支持公司进行多维度的灵活管理。随着国家“两票制”“控费降价”“4+7带量采购”等政策的出台,公司在转变经营思路服务保...
随着现代信息技术的发展,集团公司财务管理本质上已演变成为新一代信息技术驱动下财务、业务和管理模式的深度重构。本文结合某集团公司开展财务一体化管理和业财融合的经验,为集团化公司利用现代信息技术促进财务管理能力提升工作的开展提供借鉴。
一、基于信息技术的集团公司财务管理方案
(一)财务管理思路和实现方法创新
2009年公司对核心业务综合管理系统进行了升级。在升级前期财务部门便将现代信息化引领企业发展的管理思路贯穿其中,与总部信息专家深入沟通、充分论证,创新财务工作实现方法,进行了“客户对账单”一键自动生成和“药品药检报告”一键自动关联的功能性升级。以客户对账单为例,升级前出具对账单至少需要3名财务人员连续工作2天,还不能保证数据准确。升级后系统可一键生成对账单,在高速打印机的配合下不到5分钟即可完成,准确率达到100%,且自动排序生成每个部门各客户编码以方便查找。但同时,公司也发现自有软件设计理念上存在封闭性高、改造难度大、适用场景少等缺点,需进一步引入优质第三方软件以支持公司进行多维度的灵活管理。随着国家“两票制”“控费降价”“4+7带量采购”等政策的出台,公司在转变经营思路服务保障国家医改政策落地的同时,也在及时革新财务管理方案。2019年公司通过数据决策系统创新性地开发了采购供应商合作价值模型,财务、采购部门能够通过该模型聚焦式地了解供应商货品毛利、付款账期、销售回笼账期等信息,为采购部门与供应商谈判提供了有力支撑。
此外,在降本增效和提质增效的背景下,财务部门在对物流部进行费用分析时发现通信费增加明显,了解后得知该部分费用是用于切实保障在库商品质量,为库房温湿度记录仪专属设置的短信预警费用,且随着业务量及相关设施设备的增加,这项费用还会继续增长。鉴于此,公司通过库房无线Ap全区域覆盖和预警系统与微信小程序的对接这两步操作,将预警信息提醒切转至微信平台,帮助公司大幅降低了物流运营费用。
(二)资金管理控制
资金管理是集团企业管理的重中之重。为高效利用闲置资金,保证资金周转循环的顺畅和迅速,公司需要构建基于现代信息技术的资金结算中心,借助银行网络平台,运用信息技术实现资金集中统一监控、定时归集,将集团资金管理全过程纳入其中。公司在2009年便考虑到了这一点,通过与银行沟通使用现金池管理平台,采用集团网银架构模式,成员单位指定开户银行,第一时间纳入管理范围;同时还要求下属成员单位在同一银行开具收入、支出两个账户,实行“收支两条线”,收入户每日下午3∶30零余额归集到总部,需要付款时成员单位提前向总部发起下拨申请,总部在预算范围内及时下拨。
伴随着公司的发展,成员单位基于业务资金需求或授信需要开立了其他账户,为了能对这些账户进行实时监控,公司于2019年上线了CBS财资管理系统,将不同银行的信息全部整合其中,实现了对下属成员单位所有账户余额的实时监控、授权划转和交易明细查询。
(三)合规经营管理控制
对于集团企业财务管理而言,最大的合规风险表现为费用管控。过去费用报销流程管理弱化,费用填报为手工书写,常常出现票面单据与实际发票金额不一致、发票进项税金计算错误等问题。由于费用报销单不连续及电子发票的广泛使用,财务人员在审核差旅行程关联性和费用相关性时存在不少困难。2019年公司上线了费用管理系统,将公司制定的费用报销标准及各项相关合规要求置入其中,通过该系统进行费用报销时必须遵守系统要求,否则不能填报或相关报销单据会引发红色预警。如会议费的报销要求在会议召开前有事前审批流程,否则无法填报;同时,审核费用报销单时,系统能够将单个业务员的行程归集起来,报销标准和费用发生相关性一目了然。此外,系统还能按照费用类别对信息进行整合,实现项目费用归集等功能。
(四)关键财务风险点控制
1.资金信用风险防范。自2014年开始,财务部通过数据决策系统逐步将财务电子台账信息化、智能化。目前财务融资款项到期、银行承兑兑付和借款协议续签等内容全部实现到期前7天、到期前1天微信提示,有效防范了信用风险。
2.采购付款资金风险控制。2018年在数据决策系统中增加了付款审核模块,当某批号对应的付款业务有退货发生时,在付款单财务审核环节能够通过系统自动弹出提醒功能,提示核减付款金额功能,有效防范了付款风险;同时,对于已交保证金的上游供应商,可通过该系统审核其额度,控制超出保证金额度的支付风险,及时提示“来货票未到”的情况。
3.2019年使用Python语言开发了销售回单AI智能识别机器人,主要实现了以下功能:一是自动生成药品签收情况报表,财务人员在PC端及时获取发货签收信息,结合上季度对账情况将货款未及时收回的客户列入每月应收抽查对象,起到前期的风险判断提示作用;二是此前需由物流部回填签收联,该工作由人工完成,单据整理难度大、操作出错率高、查找难度大,销售回单AI智能识别机器人上线后大大提升了该工作的时效性和准确性(工作效率提升了300%、准确率高达99%),有效防范了应收账款的回收风险。
(五)报表编制
公司经过分析发现,报表制作过程中工作人员将大量时间用在系统取数和将数据加工处理成报送要求的格式上。通过与信息部沟通、开展可行性论证,在技术上实现了通过数据决策系统以只读方式连接业务系统数据库,读取数据后依照报表填报要求和归集口径将其在系统后台进行筛选、运算和整理,并于结束后在前台展现报表结果的功能。财务人员只需要将系统自动生成的报表导出,再导入上报系统即可。截至目前财务部已经将65份报表的生成嵌入该系统,财务人员能够将更多的精力从制作报表转移到报表分析上来,更好地发挥了财务信息对于公司决策的支撑作用。
二、异构系统管理方案
一是将业务综合管理系统、税务开票系统和财务EBS系统之间做了对应接口,做到业务数据自动传输、导入,并生成发票及财务凭证,保证开具发票的全称和金额与业务系统和财务EBS系统记账凭证相一致,同时自动传输发票号码和财务凭证号码,便于查询。
二是将银行CBS财资管理系统、业务综合管理系统、费用管理系统和财务EBS账务系统通过接口连接起来。以银企直联的方式将业务综合管理系统在支付款项过程中的录入、授权、核销三步整合为一步,大大降低了出错率,提高了工作效率;费用管理系统的上线严格控制了各分子公司及各部门费用按照预算开支,同时控制了电子发票的重复报销,映射出各业务员的差旅行程,业务员通过软件填报信息时便自动生成凭证,通过银企直联付款后费用系统传输费用凭证至财务EBS系统,完成财务全流程工作,财务人员在单据审核完毕后无需再进行报销款项的录入、授权或做账,财务工作由核算型向管理型转变。
三是异构数据集成,通过数据决策系统将业务综合管理系统和零售管理系统无缝衔接,再通过系统后台内部关联自动抵销,直接生成合并报表层面的各项数据,系统更重要的功能表现为能实时抓取数据,并自动剔除关联交易数据,方便公司中高层管理者判断预算的完成度以及时纠偏。
三、业财融合管理方案
(一)财务对业务工作的前端引领
通过进一步对业务综合管理系统内业务数据开展可视化挖掘、对财务模块开展个性化开发,公司克服业务数据的冗杂与财务模块显示信息有限的困难,通过扩容现有存储、租赁云平台等方式增加算力,提升业务数据处理与抓取能力,建立横向纵向相交叉的财务信息提取方式,实时准确了解下属成员企业财务管理方面的重要信息。依靠数据决策系统的供应商与客户财务信息数据库,运用大数据信息管理技术智能分析销售毛利,并计算其购货风险、销售资信等,以更好地防范和控制可能出现的财务风险。
(二)财务对业务工作的基础支撑
随着电子商务的普及,线上销售成为新的业务趋势,但随之而来的是客户回款时间不集中、形式多样,导致财务核销困难、应收风险加大等问题。2018年公司上线聚合收款管理系统,将客户多种回款方式和不同回款时间统一归集,形成清晰对应的交易明细,同时针对各销售员生成专属收款码,在保证回款信息及时明晰的同时也方便责任销售员第一时间了解各自客户的回款情况。此外,公司即将上线的泛微OA系统将业务查询和节点审批延伸到移动终端,并与业务综合管理系统打通接口,该系统的运行将大大提升财务工作和业务工作的实效性,业务工作开展和财务管理介入将不再受空间和时间的限制。
责任编辑 张璐怡
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