时间:2022-03-17 作者:李峰
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摘要:
基于流程再造的G集团智能报账系统建设
李峰:
摘要:智能报账是基于流程再造的会计信息化的数字技术应用,是企业财务数字化转型的重要组成部分。本文从流程再造的视角着眼,基于改制企业传统报账模式存在的问题,结合G集团智能报账系统建设实践,在财务报账流程梳理与优化的基础上,归纳总结了G集团智能报账系统功能框架,并从报账事项移动化、报账票据无纸化、报账审核智能化等方面总结了建设成效。
关键词:流程再造;改制企业;智能报账系统
中图分类号:F234.4文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)19-0035-04
在企业财务数字化转型背景下,智能报账系统在实务中的应用愈发广泛。这其中不乏有企业基于软件公司的成熟产品直接应用,而企业尚未进行报账流程的梳理与优化的情况,由此导致产品应用后线下问题的线上迁移。G集团基于改制背景,通过打破原有报账体制,重新梳理与优化财务报账流程,在数字技术支持下建设适应企业经营、运转高效、资金安全的智能报账系统,体现了流程再造理念在改制企业智能报账系统建设中的实践应用。
一、以流程再造为切入点开展智能报账系统建设
(一)传统会计流程存在的问题
流程再造理...
基于流程再造的G集团智能报账系统建设
李峰:
摘要:智能报账是基于流程再造的会计信息化的数字技术应用,是企业财务数字化转型的重要组成部分。本文从流程再造的视角着眼,基于改制企业传统报账模式存在的问题,结合G集团智能报账系统建设实践,在财务报账流程梳理与优化的基础上,归纳总结了G集团智能报账系统功能框架,并从报账事项移动化、报账票据无纸化、报账审核智能化等方面总结了建设成效。
关键词:流程再造;改制企业;智能报账系统
中图分类号:F234.4文献标志码:A文章编号:1003-286X(2021)19-0035-04
在企业财务数字化转型背景下,智能报账系统在实务中的应用愈发广泛。这其中不乏有企业基于软件公司的成熟产品直接应用,而企业尚未进行报账流程的梳理与优化的情况,由此导致产品应用后线下问题的线上迁移。G集团基于改制背景,通过打破原有报账体制,重新梳理与优化财务报账流程,在数字技术支持下建设适应企业经营、运转高效、资金安全的智能报账系统,体现了流程再造理念在改制企业智能报账系统建设中的实践应用。
一、以流程再造为切入点开展智能报账系统建设
(一)传统会计流程存在的问题
流程再造理论最早由Hammer(1995)提出,即以信息流为出发点,通过探索流程再造在降低运营成本、改善服务水
平中发挥的作用,对企业业务流程进行规划与设计。会计流程再造是基于流程再造理论而产生的。在传统会计核算模式下,会计流程仅仅是针对企业内部经营过程中发生的实际业务进行处理。因此,从数据采集到数据存储,再到数据处理和数据输出,往往存在着如下问题:在数据采集环节,局限于对经济业务中的财务所需信息进行采集,而忽略了非财务信息,进而制约了会计信息的采集范围;在数据存储环节,由于业财分离使得采集的财务数据存储于封闭的财务系统,由此造成"信息孤岛",数据无法实现沉淀和应用;在数据处理环节,由于财务职能的事后反映,使得财务分析工作多停留在事后,不能满足事前规划、事中控制的要求,影响到决策的科学性;在数据输出环节,格式化的信息表格只能满足报告的要求,但无法满足
决策有用的需求。
(二)会计流程再造与智能报账的关系
1
.会计流程再造是会计信息化的前提条件
基于原有会计流程展开信息化建设,即便企业实现了会计信息化,也只是传统流程的自动化,并未从价值链视角考虑流程是否顺畅、是否增值、是否实现与业务流程的贯通等,会计的实时控制功能无法在企业中得以落实,会计提供的信息无法满足企业管理的需要。由此可以看出,会计流程再造是会计信息化的起点和前提条件。
2
.智能报账是基于会计信息化的数字技术应用
从广义的会计信息化概念来看,智能财务报账系统是会计信息系统的组成部分,只是该系统的建设需要借助信息
作者简介:李峰,北京歌华文化发展集团有限公司。
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技术和数字技术予以实现。具体来看,财务报账是企业财务管理中的基本活动,在传统报账流程中,由于流程的不畅通导致“业务人员多跑路、财务人员多解释”的现象频频发生。而会计信息化也仅仅是解决了会计核算的自动化问题,但在票据审核、规则审核等内容上仍需要人工予以解决。智能报账系统则是在流程再造的基础上实现业财融合,并通过信息技术的嵌入进行信息化落地,通过数字技术的应用实现移动报账和智能审核。
二、改制企业传统报账模式存在的问题
(一)报账申请与审批:报账效率低,审核周期长
由于改制企业的信息化程度在初始阶段通常较低,报账申请与审批流程需要大量的线下与手工操作。报账人员需要在填写纸质借款单或报账单后,线下与相关负责人进行面对面签批。如遇领导出差或公务繁忙的情况,报账业务的审批周期将被延长。
(二)报账审核:发票验真难度大,内部控制风险
财务报账中的一项主要工作就是发票验真。财务人员需要根据报账人员提供的发票进行真伪查验,以及对电子发票的重复报账情况进行查验比对,工作量较大。同时,由于当前的财务报账体系是基于业务发生之后展开的,业财的分离使得财务人员对于发票内容真实性的验证具有一定的困难。财务报账只能发挥核算职能,尚不能实现对业务的监督和控制,由此不能有效地防范风险。
(三)报账核算:报账业务量大,耗费大量人力资源
在会计核算环节,财务人员需要对报账单进行逐笔审核,详细核对报账标准和计算报账金额,手工将原始凭证信息录入财务核算软件,并进行记账凭证
的登记、打印和粘贴工作,业务量大、重复性高且附加值低,由此导致效率低下且增加了出错的可能性。
(四)报账管控:预算控制力度不强,细化程度不足
财务报账的前端是预算管控,也是报账的前提条件。改制企业在初期往往呈现粗放式管理,在年度预算上实行总数控制,尚未进行费用大类、明细项目控制,费用预算控制依赖于财务人员主观判断,因此造成业务实际支出与费用预算的匹配性不足、时效性不强、精细化程度不高的问题。
三、G集团智能报账系统建设实践
G集团是一家大型国有企业,其前身为北京市国资委管辖的全民所有制企业,2018年按照国家战略部署着手进行公司制改制,并于年末正式挂牌成立。由于改制初期财务管理水平以及信息化程度较低,为了加强财务报账管理,提高财务报账效率,G集团拟通过智能报账系统建设,实现合同流、发票流、资金流、信息流四流合一的财务报账闭环管理。
(-)G集团智能报账系统建设目标一是提升服务。智能报账系统秉承财务报账的服务理念,以提升员工满意度为目标,为员工提供个性化、差异化和多样化的报账服务,实现财务报账的全员化,审批的信息化、移动化与智能化,及时掌握费用报账的进度、审批细节,减少报账人员等待时间,提高费用报账效率。
二是规范流程。G集团从原有的全民所有制计划经营模式转变为公司制市场经营模式,经营方式和目标均发生了改变,财务报账体系也应顺势而变。首要解决的是报账流程标准化、规范化问题,即全面梳理涉及各部门、员工报账的费用范围,明确业务前端、业务报
账、业务审核和财务审核各环节的标准,合理设计改制后的报账流程,进而建立符合公司管理需要的报账标准和规范流程。
三是防控风险。信息系统的固化功能能够将梳理与优化后的制度和流程有效嵌入平台,实现财务管理的监督职能,积极推进财务管理的规范化、制度化、流程化。G集团拟通过科学规划财务报账流程,引入OCR、RPA等数字技术,提高发票核验效率,将财务的事后监督转向事前、事中,进而有效降低财务风险。
四是加强管控。以智能报账系统中的资金流为核心,联动成本管理、预算管理、核算管理等,通过提供多维度的数据报表,实现成本费用的统计与分析、员工费用统计与分析、费用预算执行情况分析以及费用资金流分布等财务分析,进而为领导决策提供数据支撑,确保资金投放、人员安排精准到位,加强部门预算控制,促使各部门合理安排费用支出,改进经营管理水平。
(二)G集团智能报账流程梳理与优化
G集团在传统报账流程的基础上进行流程梳理与优化,通过对接外部平台、嵌入相关数字技术,形成智能报账流程,主要包含以下八个环节。
一是提出报账申请。报账人员通过移动报账APP按要求填制报账单,通过与第三方消费平台对接,将相关单据直接导入系统。
二是智能提单。报账申请提交成功后,财务机器人对已提交报账申请进行审核。通过结合OCR技术对各类发票和单据识别、分类汇总,自动生成报账单。
三是业务审批。经办部门负责人对财务机器人审核合格的报账单进行进一步审批,包括业务的真实性、货物或服务价格的合理性、支出的必要性与时效性。
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四是智能审核。财务机器人根据系统内嵌报账规则审核报账单,包括校验发票真伪、检查发票是否重复报账、预算控制等,并对合规检查结果进行记录。对于合规的申请,自动生成审核意见。
五是人工审核。针对智能审核环节中存在问题的申请,财务机器人将驳回申请并邮件通知申请人,并系统分配财务人员与报账人员进行沟通答疑C
六是自动付款。报账单审核完毕后自动生成付款单,付款单进入待付款中心后,财务机器人依据付款计划执行付款操作。
七是自动账务处理。出纳付款完成后,系统将自动生成会计凭证,通过接口导入会计核算系统。
八是费用分析。系统根据内置报表分析模板自动生成费用分析报告,财务机器人定期下载并发送至财务人员进行分析。
(三)G集团智能报账系统功能框架
G集团智能报账系统功能框架分为前台和后台两个部分。其中,前台为报
账端(由提出报账申请、智能提单、业务审批三个环节构成);后台包括预算端(由费用预算、资金计划构成)、制度端(由报账标准、报账流程、申请控制规则构成)、核算端(由智能审核、人工审核、自动支付、自动账务处理、费用分析五个环节构成)。即在制度端和预算端规则预先设定的基础上,由报账端在前台发起申请,并传递至核算端在后台运行,进而实现“预算-资金-核算-报告-预算"的闭环管理。具体运行流程如下:
首先,通过制度端和预算端实现事前控制。财务人员在后台预设报账制度与规范,包括对报账标准、报账流程及申请控制规则的设定,构成G集团报账的基本制度规则。同时,再辅以费用预算与计划的录入,通过预算对费用支出实施控制,将预算控制前置于资金申请等环节,进而将企业内部控制从事后监督转向事前和事中控制,保障企业的资金安全。
其次,通过报账端发起前台申请实现事中监控。全体员工通过移动报账
APP线上报账,通过对接第三方消费平台实现票据自动上传,借助OCR/RPA技术、票联系统完成报账单智能提单,并传递至业务部门负责人处,其通过移动报账APP审批后,实现前台报账信息的录入与审批完整流程。由于前台所有流程均通过系统记录,因此报账业务具备事中监控的可追溯性°
最后,通过核算端转向后台运行实现事后监督。经业务部门审批后的报账流程会通过财务共享中心流转至财务人员进行审核与复核,借助RPA技术,实现报账单的智能审核。针对审核存在问题的报账单,由财务人员进行人工审核,并与报账人员沟通。审核无误后,借助RPA技术通过银企直联系统对报账业务支付款项,并传递至会计核算系统进行财务核算,由系统自动生成管理报告,并展开费用分析。G集团智能报账系统功能框架如图1所示。
(四)G集团智能报账系统主要功能模块
1
.移动报账APP
移动报账APP实现了与第三方消费平台(高铁管家、滴滴、携程、连锁酒店、饿了么、阳光公采等)的对接,同时集成了电子报账系统的部分功能,以便于报账人员在移动端进行发票获取、报账。在移动报账端,报账人员可查看个人所有单据、发票、费用汇总的相关信息,也可对获取的发票进行填单并发起报账。具有审批权限的领导可在移动报账端进行移动审批。移动报账端集事前申请、发票归集、费用报账、业务审批、费用分析等功能于一体,实现了业财贯通,为报账人员提供报账全流程服务。
2
.票联系统
票联系统能够将相关票据信息上传至后台查验,系统将联通税务局发票验真网站进行真伪验证。若为真发票则直接进行上传,系统提示“增加了一条记账”;若为假发票,系统将提示,并无法
进行报账的下一步操作。发票的自动验真功能将财务人员从简单、重复性高且附加值低的验真工作中解放出来,节省了人工成本和时间成本。同时,针对发票验重的情况,在报账人员填写报账单据时,系统会将电子发票信息收集至发票库,每次报账上传的电子票据均会与发票库进行比对,自动校验,如提交的发票已保存在发票库,系统会提示发票已重复报账,不允许提交单据。由此能有效防范电子发票的重复报账。
3
.电子影像系统
电子影像系统支持影像上传、查看与退回补扫、重扫等工作。业务领导审批与财务审核环节均可调用、查看相应的影像,是业务领导和财务共享中心人员审核依据。电子报账系统、财务共享中心可调阅电子影像系统的资料,最终在电子档案系统归档。该系统实现了用电子影像的传递代替纸质单据传递的目标,达到无纸化办公的目的。电子影像系统实现了报账业务的原始附件集中化、信息化、标准化,直接提高了报账工作的效率,降低财务业务处理成本,提高员工满意度。
4
.RPA技术
RPA是指机器人流程自动化技术,即通过特定的、可模拟人类在计算机界面上进行操作的技术,按规则自动执行相应的流程任务,代替或辅助人类完成相关的计算机操作。由于RPA适用于业务规则明确、重复执行、业务数量大且相对稳定的工作,对此其在财务领域得到了广泛应用,财务机器人应运而生。在智能报账系统中,通过自主设定运行程序,财务机器人能够在智能提单、智能审核、自动付款等环节中分担财务人员基础审核工作,由此减轻财务审核工作量。
5
.财务共享中心
报账单在业务审批完成后,以单据任务的形式进入共享中心任务池。系统
根据预先设定的规则由共享中心核算组长发起智能审核流程。针对未通过审核的报账单,由财务机器人按照随机系统内设规则分配财务人员进行人工审核,并将该任务通过邮件方式发送至财务人员。
6
.银企直联系统
银企直联系统是一种企业支付方式,付款时通过银企直联系统进行。即通过银企直联系统可实现使用网银盾、登录系统、进行一次操作即可实现网上支付。减化了出纳付款工作流程,减少了工作量,使付款工作更准确、更安全。
7
.报表查询系统
报表查询系统可提供费用明细与汇总报表的查询。常用查询方式包括:日期、月份、部门、单据状态等,支持按具体查询对象进行查询。系统按照职务等级设置查询权限,普通员工仅可查询本人的情况;部门负责人可查询本部门的情况;单位领导可查询有管辖权的部门情况;财务人员可查询所有部门、员工的情况,并针对某个维度,展开费用趋势分析。
(五)G集团智能报账系统建设成效
一是报账事项移动化。智能报账系统实现了报账的移动化和全员化,移动报账APP的上线使得报账人员能够通过线上方式简便地执行报账操作,由此也节省了报账人员的时间,提升了报账人员的满意度。
二是报账票据无纸化。智能报账系统的建设实现了“纸质发票电子化、电子发票不打印",为报账人员和财务人员节省了大量因报账票据打印、传递等环节产生的工作量,真正实现了报账无纸化。
三是报账审核智能化。财务机器人的应用替代了财务人员在发票审核、内容审核、规则审核等的基础审核工作,大大减轻了财务人员的工作量,降低了财务处理的出错率,提升了财务人员的
工作效率,从而将大量财务人员释放以从事报账数据分析工作。
四是报账数据多维化。由于智能报账系统对接了第三方消费平台,由此也带来了大数据的应用体验。通过对报账数据展开多维度分析,能够精细分析企业、部门、个人出差成本的变化情况,进而能够实现有效的成本控制,辅助管理者展开决策。
五是风险管控智能化。自智能报账系统运行以来,系统严格按明细科目控制预算,摒弃了人为因素的影响,使预算控制更有效。同时,报账人员可以全面跟踪、控制支出发生全过程,也可随时回看已发生支出的情况,使财务报账更加规范、透明,强化了内部控制,有效杜绝舞弊行为的发生,降低了财务风险。EU
责任编辑武献杰
主要参考文献
[2]陈虎,孙彦丛,郭奕,赵旖旎.财务机器人----RPA的财务应
用口财务与会计,2019,(16):5762.
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[5]张瑞君,刘耀莉.会计流程再造——企业管理信息化必须关注的问题[]].财务与会计,2003,(9):40-41.
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