广西交通运输系统内部控制建设的相关思考
一、存在的问题
广西交通运输系统下属单位数量较多且结构复杂、业务种类多,内控管理任务繁重。为摸清系统内内部控制管理现状,广西交通运输系统2018~2019年组织相关专业人员运用问卷调查、现场查阅资料、开调研会等多种形式,分批次对系统内单位内部控制管理情况进行了调查。调查内容包括内控制度的建立、健全及运行的有效性等情况;调查范围涵盖了普通公路(10个)、高速公路(6个)、港航(13个)、道路运输(3个)、质量监督(1个)、学校(2个)共6个子行业35个单位,其中二级预算单位7个、三级预算单位28个;被调查单位人员规模为3~20人的单位19个、21~100人的单位14个、100人以上的单位2个。
(一)内部控制制度缺失
内部控制制度缺失是指缺乏顶层设计,没有依法依规建立企业内部控制相关制度。本次调查结果显示,内控制度缺失出现总频数为36次,占比10.29%;其中二级单位出现3次、三级单位出现33次;人员规模为3~20人的单位出现34次、21~100的单位出现2次、100人以上的单位未出现此类情况。将单位内部控制制度细分为预算业务、收支业务、资产业务、合同业务、采购业务、建设项目、重大事项决策、关键人员管理和轮岗、内部审计监督和评价、单位层面内
控,制度缺失频数占比分别为6.82%、4.55%、9.09%、4.55%、6.82%、11.38%、9.09%、4.55%、11.38%、13.64%。
调查发现,内控制度缺失会造成单位内控管理混乱、经济业务办理不规范。如部分单位未建立预算业务内控制度,出现无预算支出、超预算、超标准支出现象;部分单位未建立收入支出内控管理制度,出现非税收入被挪用、坐收坐支等;部分单位未建立固定资产内控制度,取得固定资产时未及时登记入账,存在账外资产,或未经行业主管部门(单位)审批擅自出租国有资产、超权限处置国有资产。样本中有10%的单位存在内控制度缺失现象,且多发生于三级预算单位和人员规模在20人以内的单位中。调查发现,领导重视不足,未严格按规范的流程组织人员进行内控制度建设,是内控制度缺失的主要原因。
(二)内部控制制度设计不科学、不适当
调查结果显示,广西交通运输系统所属一、二级单位基本上都遵循《行政事业单位内部控制规范(试行)》的相关规定,建立了较为健全的内控制度。调查发现,内控制度存在缺陷出现总频数为69次,占总抽样次数的15.68%,其中二级单位出现5次、三级单位出现64次;人员规模为3~20人的单位出现61次、21~100的单位出现8次、100人以上的单位未出现此类情况。将单位内部控制制度细分为
李益华■
预算业务、收支业务、资产业务、合同业务、采购业务、建设项目、重大事项决策、关键人员管理和轮岗、内部审计监督和评价、单位层面内控,制度设计缺陷频数分别占比为9.09%、27.27%、15.91%、25%、18.18%、11.36%、13.64%、11.36%、15.91%、9.09%。
调查发现,部分单位因为合同管理制度对合同要素、合同审批、签订授权、合同变更、合同备案等没有明确的规定和控制措施,造成办理合同业务过程中出现合同签订及变更未按规定进行审批、没有单位法人代表或委托人签名;签订的合同要素条款不齐全,无开工日期、竣工日期、工期数等信息;已签订的合同未按规定进行备案和归档管理;个别单位项目管理制度对项目变更环节没有规定,部分项目在发生变更时没有履行工程变更审批程序,造成项目超预算建设;有的单位因为收支管理制度没有明确收入归口管理、对不相容岗位没有严格分离,出现私自收取、截留非税收入现象;预算管理制度对预算、决算的编制质量没有给出明确的标准和要求,造成预算编制不完整、不准确,项目支出预算的编制未按财政部门要求进行细化,决算报表的数据不真实、不准确,账表不符。究其原因,层级较低或人员规模小的单位由于人员素质偏低、专业技术力量薄弱,内控管理多停留在“人控人”的传统内控阶
段,没有充足的专业技术力量去开展“机控人”内控建设;同时,面对繁杂的行政事业工作,所获得的经费支持相对较少,没有财力开展内控信息化建设工作,造成内部控制制度设计不科学、不适当。
(三)内部控制运行与设计脱节
调查发现,广西交通运输系统一、二级单位较为注重内控制度建设,建立了相对完善的内控制度体系,人员素质较高,内控监督考核到位,内控运行相对有效。但部分规模较小的三级预算单位由于人员素质偏低、内控意识淡薄、人员不足造成不相容岗位无法有效分离、对制度运行的监督考核不到位等原因,导致内控制度运行与设计相脱节,无法实现预定的控制目标,造成内控运行失效。比如:存在不按预算项目用途支出或超标准支出;会计核算不规范,不按实际用途使用相应的会计科目进行记账,存在会计凭证签证不全;费用列支没有取得合法合规发票,违反发票管理制度;存在现金支票领用未执行现金提取审批制度;合同履行不合规,合同约定的工程质量保修金结算时不扣除;采购询价程序不规范、政府采购验收入库手续不规范等;建设项目存在工期超计划工期现象;未按内控制度规定开展内部监督审计和考核评价,或虽开展自我评价,但评价结果未得到充分有效运用。引发以上问题的原因在于广西交通运输系统下属单位数量较多且结构复杂、业务种类多,内控管理任务繁重,信息化基础薄弱。
二、对策及建议
(一)夯实内控信息化基础,解决制度缺失问题
要使行政事业单位的内控管理健康可持续地发展,实现规划的内控管理目标,必须建立一套规范、完善、
科学的内控制度体系。广西交通运输系统针对调查中发现的问题,提出整改建议和优化解决方案,通过优化内部控制业务流程,修订完善《预算业务内控制度》《收入支出业务内控制度》等内部控制制度,汇总形成《内控工作手册》,为内控信息化建设打下坚实的制度基础。
(二)借力第三方专业机构,减少制度设计缺陷
聘请第三方专业机构与系统内行政管理、财务管理、工程技术、资产管理、信息技术等方面的专业技术专家组成内控建设工作团队,审核内控建设工作方案。团队按方案步骤分子行业实施现场测试,全面梳理业务流程,识别风险点,对可能出现的风险进行定性、定量分析,汇总分析结果出具风险评估报告。结合交通系统实际情况,聘请第三方专业机构设计建立内控信息化软件系统。为提高内控管理的效果,在建立内控信息系统过程中引入PDCA模型,按照决策、执行、分析评估、体系优化形成完整的内控闭环管理模型以构建内控信息系统,营造良性循环、不断优化提高的内控管理系统,尽可能消除制度设计缺陷。
(三)加强内控监督评价,避免内部控制运行与设计脱节
为加强内控监督,应建立完善的内控监督制度,成立内控监督机构,选用具有专业胜任能力的人员执行内控监督;按内控管理目标制定科学的内控监督工作计划;运用信息技术手段,对内控制度建设和运行开展全面监督评价,重点加强对舞弊易发领域、重大项目、大额资金业务、内控基础差的单位的监督检查;加强对检查中发现问题的分析,找出产生偏差的原因,提出整改意见并及时向领导层反馈,由其审议决定后进行处理,同时保证监督评价结果与绩效挂钩,注重结果运用,不断完善相应的制度和控制措施,确保内控管理在正确的轨道上运行,避免内部控制运行与设计脱节。B
(作者单位:广西自治区交通运输厅利用外资工作服务中心)
责任编辑张璐怡
主要参考文献
[1]陶新平,袁敏.行政事业单位内部控制建设:问题与改进J].财务与会计,2020,(22):83-84.
[2]王利民.行政事业单位内控信息化建设的思路建议川.财务与会计,2019,(21):78-79.
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