摘要:
L公司研发费用归集在ERP系统中的运用
L公司是一家大型钢铁生产企业,属知识密集型与技术密集型企业,目前公司在新产品、新材料、新工艺、新技术方面的研发投入处于持续增长状态。为加强研发费用的管理,规范研发费用数据采集及财务核算流程,保证公司能充分享受研发费用的优惠政策,公司利用ERP系统升级改造的契机,对研发费用归集与核算实施系统化、流程化、标准化改造,搭建完善的研发费用归集体系,优化财务核算流程,有效规避相关税务风险。
一、原研发费用核算模式存在的涉税风险
按照现行法律法规的规定,高新技术企业的研发费用应当按项目单独归集,并建立相应的研发项目辅助台账。但在实务操作中,大部分企业是通过“拼凑”“分拆”的方式整理出符合比例要求的研发费用,存在很大的涉税风险。
(一)研发项目实施流程不规范
原有系统中未将研发订单与普通订单严格区分开来,而是通过手工筛选标记的方式挑选出与各研发项目相关的订单,导致与研发相关的直接投入费用未能完整有效地归集,出现混淆、错计、漏计等情况。试制产品或免费样品在生产过程中同样需要消耗直接材料、燃料和动能,但具体操作中由于没有实际价值的产出,这些消...
L公司研发费用归集在ERP系统中的运用
L公司是一家大型钢铁生产企业,属知识密集型与技术密集型企业,目前公司在新产品、新材料、新工艺、新技术方面的研发投入处于持续增长状态。为加强研发费用的管理,规范研发费用数据采集及财务核算流程,保证公司能充分享受研发费用的优惠政策,公司利用ERP系统升级改造的契机,对研发费用归集与核算实施系统化、流程化、标准化改造,搭建完善的研发费用归集体系,优化财务核算流程,有效规避相关税务风险。
一、原研发费用核算模式存在的涉税风险
按照现行法律法规的规定,高新技术企业的研发费用应当按项目单独归集,并建立相应的研发项目辅助台账。但在实务操作中,大部分企业是通过“拼凑”“分拆”的方式整理出符合比例要求的研发费用,存在很大的涉税风险。
(一)研发项目实施流程不规范
原有系统中未将研发订单与普通订单严格区分开来,而是通过手工筛选标记的方式挑选出与各研发项目相关的订单,导致与研发相关的直接投入费用未能完整有效地归集,出现混淆、错计、漏计等情况。试制产品或免费样品在生产过程中同样需要消耗直接材料、燃料和动能,但具体操作中由于没有实际价值的产出,这些消耗往往没有被单独归集并计入研发费
用,造成应计入加计扣除研发费用的直接消耗未能准确计入,给企业造成一定的损失。
(二)人员工时及仪器设备日常使用情况记录不完善
钢铁企业的生产属于连续型流水生产方式,同台机械设备既承担产品的正常生产,又要完成新产品的试制研发工作。研发人员往往也会参与多个不同的研发项目,有的研发人员甚至会有一部分工时从事非研发活动,这就使得研发相关费用的计算与分摊较为复杂且需要一定的计算分摊依据。根据研发费用加计扣除政策的相关规定,企业应对研发人员活动情况及仪器、设备、无形资产的使用情况做必要记录,并将其实际发生的相关费用按实际工时占比等方法在研发费用和生产费用之间进行合理分配,未分配的不得加计扣除。在实际操作中,L公司对产品试制生产研发人员活动情况及仪器、设备的使用情况记录不完善。共同费用计算分摊时,只能依靠技术人员的主观经验对研发人员从事研发活动和非研发活动的情况以及研发人员参与不同研发项目的情况进行划分,这种无数据或书面记录支撑的费用分摊分配存在较大涉税风险。
(三)研发费用手工归集,数据缺乏准确性
L公司对从事研发活动的人员信息、用于研发活动设备的标识,以及研发人员人工费用、研发相关设备折
朱建明■
旧费用的分摊计算均通过系统外手工归集,数据相对静止,部门联动性较弱。当参与研发项目的人员、设备或项目实施具体情况发生变化时,数据难以做到同步更新,因此数据可靠性较低。
二、利用ERP系统实现研发费用归集的流程化、系统化、精确化
在系统更新设计阶段,L公司将研发费用归集流程管控理念融入公司管理,根据公司的实际情况打造出符合公司风险管控要求的科研管理子系统,该子系统可与其他各管理子系统形成数据联动,实现研发费用的精确归集。
(一)研发项目计划安排与建档
研发项目的确定是企业开展研发费用归集、辅助台账资料整理的基础。根据相关法律法规的要求,企业的研发活动需要具备一定的创新性和先进性。L公司技术管理部门每年年底组织编制下一年度公司研究开发项目计划,经公司管理层批准后,各研究开发项目形成正式的项目计划书或关于自主、委托、合作研究开发项目立项的决议文件。在升级的ERP系统中,科研管理子系统与人力资源、设备管理、财务管理、成本管理、采购管理、销售管理等各子系统形成数据闭环,实现数据共享。L公司技术管理部门将审批后的各研究开发项目基础信息录入科研管理子系统,并以该子系统
78财务与会计-202118
为核心,设置研究开发项目人工费用、折旧费用、无形资产摊销费用、设备材料领用、产品成本费用以及其他费用的归集规则。各研发项目都将按照设置的规则自动计算抓取研发相关费用,并实现数据的可追溯性。
(二)研发费用的归集
研发费用归集的范围包括:企业直接从事研发活动人员的工资、奖金、津贴等人工费用以及外聘研发人员的劳务费;用于研发活动的仪器、设备等固定资产的折旧或租赁费用;用于研发活动的软件、专利权、非专利技术等无形资产的摊销费用;选择按税法规定加速折旧或一次性计入当期成本费用的研发仪器、设备的购置费用以及相关固定资产的运行维护、维修等费用;研发活动直接消耗的材料、燃料和动力费用;用于中间试验和产品试制的模具、工艺装备开发及制造费,样品、样机及一般测试手段购置费,试制产品的检验费等;研发成果论证、评审、验收、评估以及知识产权的申请费、注册费、代理费等费用;通过外包、合作研发等方式,委托其他单位、个人或者与之合作进行研发而支付的费用;与研发活动直接相关的其他费用等。以下仅列举L公司主要研发费用的归集方法。
1.研发人员人工费用。研发项目实施前,各研发项目组在科研管理子系统中录入项目开题报告,同时获取
人力资源子系统中的研发人员基本信息。每一会计期间,项目组将根据团队成员参与研发项目的实际工时维护当期研发工时信息。为避免同一研发人员参与多个研发项目导致其累计月工作小时数超过正常工作时间,系统设置了研发人员参与研发项目工作时间的上限,从而杜绝研发工时在分配逻辑上的差错。当运行研发费用归集程序时,系统将从人力资源子系统中获取研发人员当期薪酬信息,并在研发工时与正常生产工时之间进行分配。根据研发项目号可以查询研发人员的相关信息和当月参与研发工时与分配的薪酬数据。
2.研发仪器、设备折旧费用。研发仪器、设备折旧费用是工艺研发项目实施所使用的仪器、设备折旧,由各项目组在设备管理子系统中识别各研发项目涉及的仪器、设备,并维护设备用于研发活动的运行时间。当运行研发费用归集程序时,系统将从设备管理子系统中获取设备当期计提折旧额,并按照设备用于研发活动时间占比分配当期折旧额;如形成产品,则根据成本管理子系统经成本还原后归集获取相关产品牌号的折旧费用。根据研发项目号可以查询所使用的仪器、设备名称、存放地点、研发工时及当期分配的研发折旧费用。
3.研发设备、材料领用。采购部门在创建设备、材料采购计划订单时,
分享空间
如该设备、材料是用于研发项目,则须在采购管理子系统中维护其对应的研发项目编号,在领用设备、材料时,如领料单信息包含研发项目编号,则直接计入该研发项目费用。
4.研发订单相关成本。更新后的系统会设置专门的研发订单来归集相关成本,由各项目组根据研发产品的开发情况,建立钢材产品牌号与研发项目的对照关系。在每一会计期间运行研发费用归集程序前,首先由成本管理子系统运行研发订单成本还原程序,将各研发订单的还原成本数据(包括直接消耗材料、燃料和动力费用,其他制造费用等)传递至科研管理子系统,再运行研发费用归集程序,实现对各研发订单生产成本数据的准确统计。
5.其他费用。与研发活动直接相关的其他费用,业务人员通过财务管理子系统填报费用报支单进行报销,在填写报支单时,须填写研发项目号。根据报支单信息获取科研项目费用数据,同时通过科研项目号查询费用报支内容与报支金额。
(三)研发辅助台账的生成
通过科研管理子系统对研发人员人工费用,研发仪器、设备折旧费用,研发设备、材料领用、研发订单直接成本费用以及其他费用进行归集;在财务管理子系统中维护相关成本要素与研发辅助台账报表项目的对应关系,通过辅助台账汇总各研发项目的研发费用支出;期末结算时,再将研发辅助台账中汇总统计的研发费用支出金额转入“研发费用”科目。企业也可通过“研发费用”科目总账查询研发投入情况,通过研发辅助台账查询每一个研发项目的费用构成明细。[U
(作者单位:湖南华菱涟源钢铁有限公司财务部)
责任编辑任宇欣