时间:2021-01-29 作者:宋建琦 作者简介:宋建琦,山西国际商务职业学院副教授,太原市会计领军人才。
[大]
[中]
[小]
摘要:
按照政府会计制度要求,高校会计部门需要设置新科目,并及时进行科目间的余额转换与项目余额结转工作,同时进行辅助账的设置与核算工作。为促进高校会计工作的进一步发展,本文拟根据政府会计制度要求并结合当前我国高校辅助账的设置情况,对财务软件中辅助账相关设置提出一些建议供参考。
一、辅助核算项的设置
高校在实行政府会计制度之前,一般通过建立项目库、设置辅助核算项的方式进行项目管理工作,促进项目核算并推动项目预算的合理进行。项目主要包括项目代码、项目名称、项目类别、负责人、逾期控制方式等要素。执行政府会计制度后,高校应在固定辅助核算项中增加六个方面的设置,具体包括资金支出类型、预算类别、收入科目、费用科目、预算收入和预算支出科目。由于软件已经自带了许多辅助核算项目,高校可以根据需求选择或修改其中的一些预制项目,例如辅助项的名称和各级编码长度等。修改完辅助项目后,就可以进行详细的辅助项目设置。
1.资金支出类型。主要分为财政支出、非财政支出和其他支出。增加资金支出类型主要是为了利用软件进行会计分录的生成。无论是预算结余类科目、预算支出类科目还是财政或非财政科目,在政府会计制度下都需...
按照政府会计制度要求,高校会计部门需要设置新科目,并及时进行科目间的余额转换与项目余额结转工作,同时进行辅助账的设置与核算工作。为促进高校会计工作的进一步发展,本文拟根据政府会计制度要求并结合当前我国高校辅助账的设置情况,对财务软件中辅助账相关设置提出一些建议供参考。
一、辅助核算项的设置
高校在实行政府会计制度之前,一般通过建立项目库、设置辅助核算项的方式进行项目管理工作,促进项目核算并推动项目预算的合理进行。项目主要包括项目代码、项目名称、项目类别、负责人、逾期控制方式等要素。执行政府会计制度后,高校应在固定辅助核算项中增加六个方面的设置,具体包括资金支出类型、预算类别、收入科目、费用科目、预算收入和预算支出科目。由于软件已经自带了许多辅助核算项目,高校可以根据需求选择或修改其中的一些预制项目,例如辅助项的名称和各级编码长度等。修改完辅助项目后,就可以进行详细的辅助项目设置。
1.资金支出类型。主要分为财政支出、非财政支出和其他支出。增加资金支出类型主要是为了利用软件进行会计分录的生成。无论是预算结余类科目、预算支出类科目还是财政或非财政科目,在政府会计制度下都需要完成科目间的余额转换与项目余额结转工作。为了利用财务软件自动触发生成预算会计相关科目和会计分录,还需要在软件“辅助类别”功能中进行资金支出类科目的项目设置工作,包括一级辅助项目和二级辅助项目,这样才能使财务软件准确对各种财政科目的类型进行判断,生成所需要的科学、准确的会计分录,促进高校会计账务的准确核算。
2.预算类别。包括“基本”和“专项”两种类别。高校可以结合自身的实际发展情况,根据当前我国经济发展趋势,制定符合自身发展的项目预算类别。高校每年在编报预算时都是分两次,第一次是编报项目预算,第二次是编报人员和公用经费预算。在编报项目预算时,除了要编制本年的项目预算,对于重大项目还要编制三年预算。项目中有一些是基本支出,使用的是高校日常公用经费;有一些是专项支出,使用的是专项经费。在增加项目时,如果该项目是基本支出,就选中“基本支出项目”,否则默认是专项支出。
3.收入控制、费用控制科目。根据政府会计制度的要求和高校会计核算工作的具体情况,软件中要增设财务会计收入和费用控制科目,使用“由项目选择科目”功能,按照项目内容设置具体的对应科目。这样在编制凭证时,只有选择正确的会计科目,才会出现相应的项目,如果没有出现需要的项目,说明选择的会计科目是错误的。这样就可以保证对应科目是唯一的,进而降低会计凭证以及会计核算的出错率。
4.预算收入、预算支出控制科目。为更好地进行会计分录的生成工作,软件中可以设置预算收入、预算支出控制科目。目前存在的问题是财务会计和预算会计的一些借方科目类型不一致,分属资产和支出两个方面,这给财务软件的运行带来了一定难度。为解决这个问题,需要在“科目关联关系”功能中设置好财务会计科目和预算会计科目的关联关系,并且设置科目关联条件。针对不需要生成预算的财务会计科目,例如累计折旧、累计摊销、预计负债、坏账准备等科目,可以不设置预算收入、预算支出的控制科目。
分类别进行辅助项目设置后,还需要对会计科目进行统一设置。下面结合购入固定资产的实例进行分析。
例1:2019年4月经济学院会计重点专业通过财政专项拨付的经费购买了3台笔记本电脑用于办公,并通过零余额账户向甲公司支付采购笔记本电脑的费用11955元。
该业务涉及会计重点专业项目,需要在“项目资料”中新增加“会计重点专业项目”;由于是专项拨付的经费,在“项目资料”中不选择“基本支出项目”;由于使用的是财政拨付的经费,需要在“辅助核算项”中增加“资金支出类型”并增加相应的明细类型;在“科目关联关系”中将“零余额用款额度”和“资金结存——零余额用款额度”设置为关联科目。设置好后,增加“通用设备”科目的三级科目“笔记本电脑”,将该科目的辅助项选择为“项目”和“资金支出类型”,将“事业支出”的二级科目“教育支出”辅助选项修改为“项目”和“资金支出类型”。
编制财务会计分录时,在借方科目辅助核算中分别选择“会计重点专业项目”“财政支出”(单位:元,下同)。
借:固定资产——通用设备
——笔记本电脑 11955
贷:零余额用款额度 11955
财务会计录入完毕后,预算会计分录中会自动生成贷方分录,只需要再手工选择借方科目,并在借方科目辅助核算中也分别选择“会计重点专业项目”“财政支出”。
借:事业支出——教育支出 11955
贷:资金结存——零余额用款额度 11955
二、经济分类科目设置
按照政府会计制度的要求,高校设置了很多的会计科目。为降低财务核算以及做账的错误率,可以通过建立科目——经济分类科目对照表,使得辅助账中的明细科目能够准确地一一对应。在财务核算、记录的过程中,会计和经济两方面的科目不可以随意搭配,例如“单位管理费用——行政管理费用”不能对应离休费和退休费科目。同时,为提高会计做账的准确率,还可以对“会计科目”与“经济科目”的搭配设置进行限制,根据会计科目限制经济分类明细科目,例如在财务软件中制作会计凭证时,录入会计科目后对于经济分类明细科目的选择只局限在已经限制好的范围中。
高校执行政府会计制度前后,经济分类科目发生了很大变化,高校应根据实际发展需要增加相应的会计科目。目前软件系统中已经预设了常用的政府经济科目,高校可以根据自己的实际情况修改科目的名称和编码方案,增加下一级明细科目。所有政府经济明细科目增加完毕后,可以通过“由科目选择政府经济科目”功能,对需要设置的会计科目选择限定的政府经济科目范围,为提高后期编制会计凭证的准确度和效率奠定基础。同理,部门经济科目的设置方法和政府经济科目的设置方法一致,唯一的区别就是设置部门经济科目时还可以选择相对应的政府经济科目。
三、过渡类项目设置和核算
高校刚执行政府会计制度,所用财务软件仅支持一套项目账,而且还是以预算会计项目为主进行凭证的制作,因此在遇到财务会计项目余额大于预算会计项目余额时,会产生一定程度的超支风险。对此,可以根据政府会计相关制度和准则,结合自身情况设置过渡性项目,主要包括个人所得税、增值税、资产、质保金、坏账准备、应付、应收以及税金及附加等过渡性项目,以便在一定程度上解决项目超支的问题。过渡类项目主要通过“往来单位”功能实现,如果往来单位比较多,可以先按地区分类,再在各地区下设置往来单位。举例说明如下:
例2:2019年5月某高校软件学院进行纳税申报工作,申报内容主要是从D项目科研经费中支付陈教授10000元的信息采集费用,并代扣代缴个人所得税400元。
该业务属于代扣代缴个人所得税的业务,个人所得税是一个过渡项目,假设该过渡项目为E项目。高校应在往来单位资料中增加E项目,同时将会计科目“应交个人所得税”辅助核算设置为“单位往来”。由于凭证列表和账簿中不显示辅助核算信息,所以在摘要栏一定要写清楚是哪个项目。因为辅助项目不属于会计分录,为便于理解,本文将辅助项目标注在金额之后。
(1)发放劳务费
财务会计分录:
借:业务活动费用——科研费用 10000(D项目)
贷:银行存款——XX银行 9600
应交税金——应交个人所得税 400(E项目)
预算会计分录:
借:事业支出——科研费用 10000(D项目)
事业支出——科研费用 -400(E项目)
贷:资金结存——货币资金 9600
(2)申报并缴纳税款
财务会计分录:
借:应交税金——应交个人所得税 400(E项目)
贷:银行存款——XX银行 400
预算会计分录:
借:事业支出——科研费用 400(E项目)
贷:资金结存——货币资金 400
该案例中,在给陈教授发放劳务费时,加入E项目核算可以使D项目的预算和财务两个角度的项目余额保持一致,如果没有个人所得税过渡项目的E项目的辅助核算,发放劳务费时就会导致D项目的预算比财务余额多400元,所以,过渡性项目E辅助核算显得尤为重要。在后期申报并缴纳税款时,预算会计会再支付400元。
例3:2019年7月某高校化学与化工学院的赵教授要开展一项实验工作,使用自己的科研经费(F项目)购买了价值4760元的实验材料,但费用到2019年9月才支付。
该业务属于应付账款业务,应付账款是一个过渡项目,假设该过渡项目为G项目。在往来单位资料中增加G项目,同时将会计科目“应付账款”辅助核算设置为“单位往来”。
(1)购买实验材料
财务会计分录:
借:业务活动费用——科研费用 4760(F项目)
贷:应付账款 4760(G项目)
预算会计分录:
借:事业支出——科研费用 4760(F项目)
借:事业支出——科研费用 -4760(G项目)
(2)实际支付材料款时
财务会计分录:
借:应付账款 4760(G项目)
贷:银行存款——XX银行 4760
预算会计分录:
借:事业支出——科研费用 4760(G项目)
贷:资金结存——货币资金 4760
该案例中,购买材料时应付材料款4760元,款项尚未支付,此时预算会计不用做账,所以在这种不制作凭证的情况下,F项目的预算就会比财务的项目余额多4760元。因此,为了解决这一情况,增加过渡性项目G十分重要。
例4:2019年10月某高校开展一个大型修缮项目(K项目),需要付给某大型工程公司工程款89800元。按照双方合同的规定,在项目开始时需要支付工程款的90%,剩下的10%工程款作为质保金半年以后支付。
该业务属于质保金业务,质保金是一个过渡项目,假设该过渡项目为M项目。在往来单位资料中增加M项目,同时将会计科目“质保金”辅助核算设置为“单位往来”。
(1)支付部分工程款
财务会计分录:
借:业务活动费——单位管理费用 89800(K项目)
贷:零余额用款额度 80820
其他应付款——质保金 8980(M项目)
预算会计分录:
借:事业支出——后勤保障支出 89800(K项目)
事业支出——后勤保障支出 -8980(M项目)
贷:资金结存——货币资金 80820
(2)半年后到期支付剩余部分质保金
财务会计分录:
借:其他应付款——质保金 8980(M项目)
贷:零余额用款额度 8980
预算会计分录:
借:事业支出——后勤保障支出 8980(M项目)
贷:资金结存——货币资金 8980
该案例中,工程款10%的质保金没有支付时预算会计不用做账,K项目的预算比财务余额多8980元。因此,为了更加合理科学且有效地解决这一情况,过渡性项目M项目辅助核算工作必不可少。
可见,为避免因为经济业务的发生时间不一致而给财务带来的超支风险,需要对财务软件进行特殊化设置,定义收入、支出核算的标准,顺应政府会计制度的规定,加入过渡性的项目核算,将高校辅助账的设置与应用简单化设计,提升财务软件自动记账功能的应用。
四、建议
高校辅助账的设置与应用尤为重要,笔者建议:第一,增加与项目有关的维度,根据高校财务实际更新并升级财务软件,提高会计的做账速度以及核算速度,降低错误率;第二,根据政府会计制度要求,结合高校实际设置经济分类科目,提高做账准确性的同时满足报表需求;第三,为有效解决预算会计项目账与财务会计项目账的余额不等,可能出现超支风险的情况,建议设置过渡性项目;第四,根据时代发展及高校发展需要优化高校辅助账设置和核算,提升财务软件的实用性。
责任编辑 陈利花
相关推荐