时间:2021-01-29 作者:茹刚 作者简介:茹刚,兖矿集团有限公司。
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摘要:
兖矿集团财务共享中心(以下简称兖矿财务共享中心或共享中心)2017年成立后就注重发挥会计的监督职能,在业务处理中做到核算与监督相统一。经过探索和实践,兖矿财务共享中心形成了一套会计监督体系。
一、兖矿财务共享中心会计监督实践
(一)组织架构方面保障会计监督职能发挥
在组织架构方面,兖矿财务共享中心成立了复审组,复审组由业务全面、沟通能力强的员工组成,专门对初审会计填制的会计凭证进行审核。复审组重点审核核算业务的合理性,原始凭证的完整性、合法性和合规性,付款方式是否与合同付款条款保持一致等。月底结账后,复审组会对每家上线单位的科目余额情况进行分析梳理,按单位形成管理建议书,指出业务单位应注意的事项,例如结算业务所附合同结算条款约定不清晰、合同中未对质保金做出约定等内容。管理建议书发送给上线单位后,各单位财务负责人会对管理建议书中提出的问题进行分析落实,并定期给共享中心反馈整改情况。通过复审组的日常审核把关及月度管理建议书,实现了共享中心和业务单位的定期沟通,有力保障了会计监督职能的发挥。
(二)充分利用信息化手段实现会计监督
兖矿财务共享中心注重利用信息化手段来...
兖矿集团财务共享中心(以下简称兖矿财务共享中心或共享中心)2017年成立后就注重发挥会计的监督职能,在业务处理中做到核算与监督相统一。经过探索和实践,兖矿财务共享中心形成了一套会计监督体系。
一、兖矿财务共享中心会计监督实践
(一)组织架构方面保障会计监督职能发挥
在组织架构方面,兖矿财务共享中心成立了复审组,复审组由业务全面、沟通能力强的员工组成,专门对初审会计填制的会计凭证进行审核。复审组重点审核核算业务的合理性,原始凭证的完整性、合法性和合规性,付款方式是否与合同付款条款保持一致等。月底结账后,复审组会对每家上线单位的科目余额情况进行分析梳理,按单位形成管理建议书,指出业务单位应注意的事项,例如结算业务所附合同结算条款约定不清晰、合同中未对质保金做出约定等内容。管理建议书发送给上线单位后,各单位财务负责人会对管理建议书中提出的问题进行分析落实,并定期给共享中心反馈整改情况。通过复审组的日常审核把关及月度管理建议书,实现了共享中心和业务单位的定期沟通,有力保障了会计监督职能的发挥。
(二)充分利用信息化手段实现会计监督
兖矿财务共享中心注重利用信息化手段来实现会计监督职能,在财务共享系统开发设计时,内嵌监督控制功能来实现具体的会计监督职能。
1.统一核算系统为会计监督工作打好基础。过去兖矿集团会计核算软件不统一,不同的业务板块使用不同的会计核算软件。核算系统不统一既不便于集团公司及时调取权属单位的财务数据进行统计分析,也不便于在集团层面对各单位实现会计监督。为实现核算标准化,兖矿集团在梳理核算业务、统一会计科目编码体系的基础上统一上线SAP系统,实现了集团公司一套会计核算软件、一套会计科目编码。集团财务管理部门和共享中心通过权限设置可以快速查询权属单位的会计核算数据,进行分析和决策。在会计科目主数据方面,兖矿财务共享中心进行统一管理,上线单位新增会计科目需进行申请,财务共享中心在充分论证后再决定是否增加。会计科目的集中管理为数据标准化及会计监督提供了坚实基础。
2.财务共享系统与预算系统对接,加强预算刚性控制。预算管理是重要的管理手段,但在实际运行中经常会出现预算编制质量差、预算执行不严格不到位的情况。兖矿共享系统在设计时充分考虑这一情况,将共享报账系统与公司预算系统对接,充分发挥共享中心的会计监督职能。例如上线单位如果没有资金预算,付款业务就无法进行;如果没有费用预算,就无法通过财务共享系统发起报账。通过对各项预算的校验杜绝了无预算支付以及无预算报销的情况。
3.实现对员工费控标准的系统校验和控制,杜绝了超标准报销情况的发生。过去通过查阅报销标准的方式进行个人报销标准的审核,效率低,且容易出错。随着上线单位的增多,通过手工方式已经无法满足业务发展的需要。因此在上线单位不断增长的情况下,兖矿财务共享中心充分利用信息化手段实现了个人费控标准的线上控制。通过共享系统与人资系统对接,根据每个职工的职务等级设置个人费控标准,如果超标便无法报销。通过借助信息化手段,共享中心实现了对每家上线单位员工的费用标准精细化控制,有效杜绝了超标准报销的情况。
4.优化电子审批流程,提高审批效率和质量。审批流程方面的优化和控制是财务共享中心进行会计监督的另一个有益探索。如何把过去线下会计业务处理的审批流程进行电子化,既提高审批效率又能实现对业务的把控和风险防范是实现财务共享后一个亟待解决的问题。为此共享中心对上线单位业务审批流程进行了大量调研,组织上线单位、技术专家进行多次讨论,经充分论证后对原有的审批流程进行了重构和优化,风险较小的业务适当缩短审批流程,风险较大的业务必须经过特定岗位人员的签批,此外共享中心也对部分风险较小的业务取消了复审环节。通过审批流程的优化,实现了对关键风险领域的控制,同时提高了审批效率,避免了过去电子签批形式化的问题,在审批流程方面强化了财务监督职能。
5.上线发票管理系统对发票进行验证,杜绝不合规票据和重复报账。上线发票系统与税务系统电子抵账库直连,可以对取得的每张发票进行真伪验证,从而杜绝假发票问题,实现了利用大数据对发票的事前监督控制,提高了会计核算的质量。
6.对会计凭证所附原始单据进行梳理归纳,确保原始凭证的合法、合规、完整。会计原始凭证的合法、合规性是会计监督的重要内容。兖矿财务共享中心通过对核算业务所附原始凭证的梳理、分析、归纳,对所有原始凭证进行了分类归纳,所有的核算业务必须后附特定的原件凭证,如果缺少某一原始凭证,共享中心将不予处理。这样便杜绝了原始凭证的不合规、不完整等问题,通过共享中心的此项监督控制,很好的实现了对会计原始凭证的监督。
(三)通过部门联动发挥会计监督职能
1.与管理部门的横向联动。兖矿财务共享中心注重与公司其他管理部门的联动来发挥会计监督职能。如通过和计划投资部门的对接,了解业务单位所报账的业务是否有公司投资计划和审批,从而杜绝计划外投资现象;通过与科技部门的对接了解上线单位的科技项目是否经过公司科技主管部门的审批和备案。共享中心把发现的问题及时反馈给各主管部门,各主管部门及时采取措施进行纠正、处罚,确保了公司制度的贯彻和落实。
2.与上线单位相关部门的纵向联动。共享中心对业务风险敞口大、业务模式多样的业务加强与上线单位职能部门的共同监督,比如对大额预付款业务,与上线单位风控部门建立沟通机制,在上线单位风控部门做好风险把控,核实业务合法、合规性,采取措施有效降低资金和法律风险的前提下,才能进行资金拨付。上线单位风控部门同样也定期听取共享中心在业务审核过程中的建议,以加强合同签订环节、执行环节的风险管控,切实降低业务风险。
(四)利用审计手段强化会计监督职能
兖矿财务共享中心很注重审计对会计监督的促进作用,成立了专门的质量合规组,对共享中心处理的业务进行内部审计,每月把审计发现的问题反馈给业务处理组,形成会计处理注意事项。质量合规组可以分行业进行审计,比如结合兖矿多元化经营的特点,定期对煤炭行业、建筑施工行业、金融等行业进行会计核算合规性检查;也可以按照专项进行审计,比如合同合规性问题、原始附件完整性问题。兖矿财务共享中心通过内部审计检查很好地实现了会计监督职能,取得了很好的实践效果。此外,兖矿财务共享中心还注重经济责任审计、注册会计师审计等外部审计对会计监督和会计核算的促进作用。年度经济责任审计结束后,共享中心与公司审计部门沟通,了解经济责任审计中发现的问题,确定哪些问题需要引起重视,例如某业务单位发生了重大经济纠纷和重大损失,内控中存在重大缺陷,这就需要共享中心在处理单位业务时加强审核和监督,对违反公司规定的事项及时上报,对违反公司要求的业务及时停止付款,以避免更大的经济损失。
(五)定期进行内控评价
兖矿财务共享中心在成立之初就被赋予了内控管理的职能,按照规定对上市公司每年要进行内部控制评价,出具内控评价报告。内部控制评价工作可以充分利用财务共享影像资料,在评价过程中发现的财会问题会及时反馈,比如资金付款岗位分工缺乏牵制、销售环节发货通知单未经财务部门审核等。内控评价工作中发现的问题规定了整改日期,督促上线单位按时进行整改,共享中心对整改情况进行检查。此外会计师事务所每年度对公司内部控制设计和运行情况进行审计,共享中心对内部控制审计师提出的问题逐条进行核对,发现的问题和上线单位进行核实和沟通,督促上线单位及时整改。
(六)严格遵守企业会计准则,如实反映企业经营情况
为严格遵守财经纪律和公司财务制度规范,兖矿财务共享中心对会计核算中风险较大的事项制订了红线清单,比如严禁人为调节收入和成本,严禁跨期确认收入、成本等。业务单位因经营指标压力,会产生利用会计手段调节经营指标的动机,这样会严重影响整个公司的会计信息质量和管理层决策。红线清单就是让每位共享中心的员工认识到业务处理中的高风险领域,严格按照会计准则处理会计业务,如实反映各上线单位的经营情况。
(七)加强资金监督,确保资金安全
资金安全对确保集团公司健康运行方面至关重要。兖矿财务共享中心虽然不负责资金筹措,但在资金监督方面从收款到付款流程都进行了流程优化。例如公司为确保票据安全、规避资金风险,专门下发文件对收取的商业承兑汇票、银行承兑汇票进行了规范,共享中心在实际操作中严格按照文件执行,确保资金安全。在付款业务中,共享中心与上线单位做好配合、沟通,可通过票据支付的业务优先通过票据支付,减少现汇支付,确保实现集团利益最大化。
二、面临的挑战
虽然兖矿财务共享中心在会计监督方面进行了很多探索,取得了一定经验,但是在工作中也面临着一些挑战。
首先,财务共享模式下核算人员脱离业务带来的挑战。只有了解上线单位经营情况、行业特点、具体业务以及发展中面临的问题,才能更好的进行会计核算和监督。由于会计核算人员都集中在共享中心,而不是在各上线单位,因此他们对上线单位的实际经营情况不甚了解,在业务处理中会发生大量沟通成本,特别在业务单位经营情况发生变化的情况下,这种情况更加明显。
其次,上线行业和单位的增多对今后的财务共享会计监督带来了不小挑战。兖矿集团经营行业涉及矿业开采、建筑施工、现代物流贸易、高端化工等板块,过去财务共享中心上线单位只涉及矿业开采板块,由于行业单一,所以会计核算和会计监督相对容易。但随着集团公司其他业务板块的上线,不管是会计核算业务还是会计监督,面临的压力越来越大。不同的行业有不同的核算特点,会计监督的重点也不尽相同,比如对矿业开采行业,成本管控是提高核心竞争力的重要抓手,因此在会计核算中要重点关注上线单位执行集团成本管控措施是否到位、是否存在成本降低不实现象;对物流贸易业务要重点关注结算条款是否充分考虑了交易风险因素,是否已经采取措施进行风险管控。上线行业的增多需要共享中心核算人员不仅对上线单位涉及的行业核算特点进行学习,还要对集团公司给该行业下发的各项政策、规划进行了解和学习,这对共享中心的业务培训提出了更高的要求。
责任编辑 陈利花
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