时间:2021-01-29 作者:李有华 罗少东 作者简介:李有华、罗少东,国网能源研究院有限公司; 周一杰 周一杰,国家电网有限公司; 林海瑞 林海瑞,国网浙江电力有限公司。
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摘要:
一、引言
工程物资结算是一项需要多部门相互配合的工作,其伴随着大量业务凭证的生成与单据的流转,要求数据精准、流程顺畅。随着电网企业基建投资规模的持续扩大,工程物资结算给工程管理、物资管理与财务管理部门带来的工作量也持续攀升。工程物资结算具有流程相对标准、操作重复性强等特点,为信息化技术的植入提供了一定条件。然而,在现有物资结算模式下,虽有ECP(电子商务平台)和ERP系统(企业资源计划管理信息系统)的支撑,但具体操作仍以人工为主,如何借助信息技术优化电网工程物资结算管理模式尚待探索。
二维码是一种能够实现自动识别信息、存储信息与追踪信息的信息技术。该技术具有信息密度高、编码范围广,容错性强、准确率极高,制作简易,成本低廉等特征,且具有一定的空间灵活性。这使之成为财务信息及数据储存、传输的有力载体,并使之具备支持标准化程度高、信息容量大、信息传递频繁的财务活动的条件。目前,二维码技术已经被广泛应用于会计档案、财务人员管理、财务信息系统与款项支付等多个财务管理领域。本文主要研究了二维码技术在电网工程物资结算领域的应用,以期对二维码技术在各行业工程物资结算中的推广应用有所裨益。
一、引言
工程物资结算是一项需要多部门相互配合的工作,其伴随着大量业务凭证的生成与单据的流转,要求数据精准、流程顺畅。随着电网企业基建投资规模的持续扩大,工程物资结算给工程管理、物资管理与财务管理部门带来的工作量也持续攀升。工程物资结算具有流程相对标准、操作重复性强等特点,为信息化技术的植入提供了一定条件。然而,在现有物资结算模式下,虽有ECP(电子商务平台)和ERP系统(企业资源计划管理信息系统)的支撑,但具体操作仍以人工为主,如何借助信息技术优化电网工程物资结算管理模式尚待探索。
二维码是一种能够实现自动识别信息、存储信息与追踪信息的信息技术。该技术具有信息密度高、编码范围广,容错性强、准确率极高,制作简易,成本低廉等特征,且具有一定的空间灵活性。这使之成为财务信息及数据储存、传输的有力载体,并使之具备支持标准化程度高、信息容量大、信息传递频繁的财务活动的条件。目前,二维码技术已经被广泛应用于会计档案、财务人员管理、财务信息系统与款项支付等多个财务管理领域。本文主要研究了二维码技术在电网工程物资结算领域的应用,以期对二维码技术在各行业工程物资结算中的推广应用有所裨益。
二、电网工程物资结算的管理现状与问题分析
当前电网工程物资结算的流程为:项目单位和各地市物资供应中心办理相关进度支付证明(如验收入库、投运、质保等证明材料),供应商以履约单为依据在电网省级物资公司办理结算手续,电网省级物资公司借助ERP系统验收发票并办理付款申请,支付相应费用。现有的物资结算主要存在以下四方面问题:
一是工程物资结算效率有待提升。工程物资结算涉及的付款种类多,合同、单据数量大,过程繁杂冗长。在结算过程中需要对大量信息票据进行检索、读取与核对。现有信息管理系统的辅助支持功能尚不完善,具体工作的开展仍然以人工操作为主,从而导致结算效率低下。
二是结算风险控制水平有待提高。传统物资结算模式缺乏系统自动校核和控制,主要依赖人工信息录入、核对,信息处理与款项支付的风险高。工程物资结算涉及供应商和物资公司内部多个部门,资料传递过程中存在较高的遗失风险,并难以明确责任,且各供应商提供的单据质量参差不齐、格式不规范,增加了信息重复录入的风险。
三是物资结算内外部信息系统间集成程度低,存在信息壁垒,难以实现穿透查询、信息共享。物资结算工作的开展需要工程管理、物资管理以及财务管理等多模块信息的支持。然而目前信息系统间集成度较低,部分系统模块之间存在部分接口尚未打通的问题,跨部门信息查询与共享存在局限性。
四是多部门协作与协调不衔接,对接流程不顺畅。在多部门协同方面,企业与供应商之间内外隔离、协调协作不畅;财务部门与业务部门之间也存在信息共享不充分、信息口径不一致、对接流程不顺畅等问题,难以形成工作合力,影响了结算工作效率和质量。
三、基于二维码技术的电网工程物资结算模式与路径
(一)基于二维码技术的电网工程物资结算模式
二维码技术适用于通过电子商务平台招标采购的物资结算业务,涉及的单据主要包括采购合同、供应商提供的保函和增值税发票,以及内部流转的保函交接单、发票交接单、投运单、质保单、付款申请单等。基于二维码技术的电网工程物资结算模式为通过“理顺流程、植入信息、扫码应用、业财交互”,将二维码技术应用于工程物资结算的全过程中。一是理顺流程。全面梳理、优化工程物资结算流程,明确核心业务节点、职责分工,制定业务规范和操作标准。二是植入信息。强化ERP与ECP的系统集成,实时共享采购订单、到货确认、发票登记等信息;将保函、发票、采购订单等关键信息转换为二维码,并打印在合同、报销付款订单等文本或单据上。三是扫码应用。扫码解析合同编号、发票代码及号码等信息,据此从ERP中提取付款信息,生成报销付款订单;在保函有效期确认、开票信息比对、款项支付所需前端业务办理等关键节点设置多重逻辑校验,减少人工检索与审核。四是业财交互。实时共享银行保函、涉法供应商等信息,对无效保函、涉法供应商订单等进行系统强控,禁止办理相关支付业务,防范资金支付风险。
(二)基于二维码技术的电网工程物资结算的系统设计
电网工程物资结算“二维码”技术应用需要嵌入ECP电子商务平台、ERP套装软件及业务凭据电子化系统。二维码的生成在业务凭据电子化系统中实现,ERP系统将工程物资结算各环节单据所需要封装的信息传递给业务凭据电子化平台。电子化平台通过JAVA服务将信息转换为二维码图片,并以字符串的形式回传给ERP系统。ERP系统接收后,在单据打印时将二维码嵌入相应的单据。在结算的各个阶段,ERP系统再通过扫码JAVA形成的二维码,解析相关单据信息并用于本环节的结算工作,同时将本环节产生的信息更新生成新的二维码,便于下一环节扫码操作,从而实现“二维码”在工程物资结算全过程中的迭代应用。
(三)基于二维码技术的电网工程物资结算的实施路径
电网工程物资结算可分为保函提交、预付款支付、发票校验、到货款支付、投运款支付及质保金支付六个结算环节,“二维码”技术通过覆盖六个环节实现对电网工程物资结算全过程的支持,具体实施路径如图1所示。
1.二维码技术通过扫码维护保函与生成保函交接单二维码等功能,支持保函阶段管理工作。首先,供应商中标后,在ECP平台将中标合同信息转化为二维码图片,打印在合同文本封面上。在合同生效后,供应商出具履约保函并在ECP中录入保函信息,ECP将信息实时同步至ERP系统,实现扫码维护保函。其次,物资管理部门通过扫描合同上的二维码,自动检索出保函登记信息,审核保函金额、有效期等保函登记信息的有效性。若审核不通过,则退回至供应商进行保函信息调整。审核通过后,系统将根据外部合同号、内部合同号、采购订单号、保函编号、固定的单据编号等信息自动生成带有二维码的保函交接单。最后,由财务管理部门复核保函交接单与系统所包含信息的一致性。复核通过后,履约保函交接单将由财务管理部门与物资管理部门分别保存,若复核不过,则退回物资管理部门核实。保函交接单与合同将作为办理预付款的凭证。
2.二维码技术通过扫码办理预付款、生成报销付款订单(预付款)二维码、扫码审核付款申请与扫码制证等功能,支持预付阶段管理工作。首先,物资管理部门通过扫描合同或保函交接单上的二维码,在ERP中获取确认后的付款信息,实现扫码办理预付款;并在ERP系统办理预付款申请,系统将自动创建带有二维码的报销付款订单,其中二维码包含报销付款订单中的采购订单号、预付款金额等信息。其次,财务管理部门通过扫描报销付款订单上的二维码,自动检索出报销付款信息,并对其与系统中信息的一致性进行审核,审核通过后办理资金支付;若审核不过,则退回物资部核实,实现扫码审核付款申请。资金支付完成后,通过扫码制证功能,进行清账制证。
3.二维码技术通过扫码接收发票、生成发票交接单二维码、扫码复核发票信息等功能,支持发票阶段管理工作。首先,物资管理部门、项目单位在ERP系统办理物资入库手续后,ERP会根据物资收货确认结果自动将待开票信息集成至ECP平台。供应商根据待开票信息在金税系统中完成增值税专用发票的出具,并在ECP中录入发票信息,ECP会将发票信息同步至ERP系统。其次,物资管理部门通过扫描供应商提供的增值税发票左上角的二维码,获取发票代码及号码等信息,实现扫码接收发票;并与ERP中发票信息进行核对,创建发票交接单。根据采购订单号、发票交接单号、金额等信息生成二维码,并打印在发票交接单上,交由相关责任主体保存,并将发票与发票交接单交由财务部复核;审核不通过的发票信息将退回至供应商。最后,财务管理部门扫描发票交接单上的二维码,检索ERP中的发票信息,核对增值税发票与系统中的价款、税款及价税合计等信息的一致性,并在金税系统中进行认证,实现扫码复核发票信息。对于未通过核对及认证的发票,将退回至物资管理部门;对于通过核对及认证的发票,财务管理部门在ERP系统中进行发票校验并生成财务凭证,发票交接单将作为办理到货款业务的申请凭证。
4.二维码技术通过扫码办理、生成报销付款订单二维码、扫码审核报销付款订单与扫码制证等功能,支持到货、投运、质保阶段的结算管理工作。首先,ERP系统根据工程资金需求自动检索出需要办理的到货款、投运款、质保款业务,并自动将待付款信息推送至ECP平台。供应商可在ECP中调整、完善待付款信息并将信息实时同步至ERP。其次,物资管理部门通过扫描发票交接单、投运单、质保单上的二维码,自动获取已确认的付款信息,并在ERP系统中对应报销付款订单中的到货款、投运款、质保金的支付信息。系统将从报销付款订单中自动提取采购订单号、付款金额信息,并将该信息转换成二维码,自动更新带有二维码的报销付款订单。最后,财务部门通过扫描报销付款订单上的二维码,自动检索出报销付款信息,并对其进行审核,审核通过后办理资金支付;若审核不过,则退回物资部核实。资金支付完成后,通过扫码制证功能进行清账制证。
四、应用成效
在工程物资结算业务中创新应用二维码技术,能够适应电网大规模基建形势,强化工程物资财务管理的现实需要。二维码在工程物资结算中的应用,一方面实现了对业务进展状态信息的实时追踪,达成信息在工程物资结算业务上游环节的集成封装和下游环节的自动匹配;另一方面实现了对业财融合下管理任务执行状态的实时反映与业财部门有序融合的支撑与保障。具体表现如下:
一是结算效率得到显著提升。通过扫描“二维码”,能够快速定位和获取采购订单、合同编号、供应商名称等结算信息,实现各结算环节信息互通共享,打破信息壁垒与信息不对称,系统自动检索信息,并批量生成会计凭证,降低了工作量。将二维码技术应用至工程物资结算中后,每张单据的审核时间和业务办理时间大幅缩短,显著提升了工作效率。
二是风险控制得到有效加强。通过操作的统一标准化,细分环节步骤,贯通融合上下游信息,分环节自动生成、核对结算信息,减少人工审核、杜绝人为干预,有效控制了工程物资结算风险。当出现保函不在有效期内,开票数量、发票金额与系统登记信息不符,办理到货款、投运款、质保金支付时尚未完成收货以及支付金额与合同约定不符等情况时,系统将自动报错并禁止后续操作。此外,随时掌握供应商近期结算动态,对存在金融风险的供应商进行资金管控,显著降低了资金风险。
三是有效促进业财协同,加强内外联动。二维码与ERP、ECP系统的深度结合,实现了工程物资全过程、全链条、智能化穿透管理,在此基础上有利于理清部门职责、完善业务流程,实现业财深度交互,做到信息一次录入、全程共享,有效提高了多部门在工程物资结算中的协作效率;在供应商对业务信息、合同信息、付款需求信息共享的基础上,充分发挥供应商的主观能动性,为物资结算前端业务提供信息支撑。
在推进二维码应用、提高企业信息化水平的同时,也应注意降低二维码的信息安全风险与生成成本。通过引入敏感信息过滤、风险检测、签名认证、发布预审、加密等技术手段,提高二维码防篡改、反逆向、可溯源、安全检测等安全支撑能力,实现二维码生成及识读工具软件的统一规范管理以及二维码信息内容的有效追溯。
责任编辑 李斐然
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