时间:2020-05-15 作者:顾克荣 陈振清 (作者单位:中国石化股份有限公司财务部)
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摘要:
中国石化股份有限公司(以下简称中国石化)ERP系统自2002年以来,已陆续在各(分)子公司上线,固定资产的价值管理与实物管理由共同使用一个系统变为分别使用ERP系统中不同的模块(财务部门用AM,设备部门用PM)并实行不同的编码。但实物管理部门与财务部门对固定资产信息需求的详细程度不同,导致财务部门的账与实物管理部门的物出现分离,在较大程度上削弱了财务部门对资产管理的力度,导致账实不符出现的机率增加。同时企业在盘点时,由于时间紧、数量大、人手少、盘点手段落后且费时费力,重盘漏盘现象时有发生,大大影响了盘点的效率和准确性。此外,ERP系统上线后,由于系统有关资产模块的人机关系不友好、信息分散,查询数据和编制资产报表非常不方便,给日常工作带来许多困难。为解决以上问题,中石化部分分(子)公司陆续开展了实物资产条码管理的试点工作,取得了较好效果。
一、条码技术的优势
条码实际上就是由一组规则排列的条、空以及对应的字符组成的标记,“条”是对光线反射率较低的部分,“空”是对光线反射率较高的部分,这些条和空组成的数据表达一定的信息,用特定的设备阅读后可以转换成与计算机兼容的二进制和十进制信息。通常每种物...
中国石化股份有限公司(以下简称中国石化)ERP系统自2002年以来,已陆续在各(分)子公司上线,固定资产的价值管理与实物管理由共同使用一个系统变为分别使用ERP系统中不同的模块(财务部门用AM,设备部门用PM)并实行不同的编码。但实物管理部门与财务部门对固定资产信息需求的详细程度不同,导致财务部门的账与实物管理部门的物出现分离,在较大程度上削弱了财务部门对资产管理的力度,导致账实不符出现的机率增加。同时企业在盘点时,由于时间紧、数量大、人手少、盘点手段落后且费时费力,重盘漏盘现象时有发生,大大影响了盘点的效率和准确性。此外,ERP系统上线后,由于系统有关资产模块的人机关系不友好、信息分散,查询数据和编制资产报表非常不方便,给日常工作带来许多困难。为解决以上问题,中石化部分分(子)公司陆续开展了实物资产条码管理的试点工作,取得了较好效果。
一、条码技术的优势
条码实际上就是由一组规则排列的条、空以及对应的字符组成的标记,“条”是对光线反射率较低的部分,“空”是对光线反射率较高的部分,这些条和空组成的数据表达一定的信息,用特定的设备阅读后可以转换成与计算机兼容的二进制和十进制信息。通常每种物品的编码是都唯一的。对于普通的一维条码来说,还要通过数据库建立条码与实物的对应关系,当条码数据传到计算机上时,由计算机上的应用程序对数据进行操作和处理。因此,普通的一维条码在使用过程中仅作为识别信息,它的意义是通过在计算机系统的数据库中提取相应的信息而实现的。
实践证明,条码技术是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术,它具有输入速度快、采集信息量大、灵活实用等优点。另外,条码卡片易于制作,对设备和材料一般没有特殊要求,识别设备操作容易,不需要特殊培训,且设备也相对便宜。但对于石油、石化企业来讲,固定资产使用环境具有易燃易爆、设备复杂、环境恶劣等特点,因此对于这些特殊区域,必须注意选购具有防爆功能的扫描设备,以确保安全。
二、固定资产条码管理系统的建设目标
1.建立以ERP/AM与PM模块为基础的固定(油气)资产电子台账即数据库,实现财务价值管理与实物设备管理的紧密衔接。
2.建立固定(油气)资产电子台账与SAPR/3、固定资产2.2/3.0系统接口,实现与SAP系统和3.0固定资产系统数据自动(手动)同步更新。
3.通过固定(油气)资产电子台账确立单项固定(油气)资产与实物设备的唯一对应关系,建立以条码识别为主要技术特征的固定(油气)资产身份证管理,使固定(油气)资产与实物设备达到账实一致。
4.通过手持数据采集终端扫描被盘点的实物设备条码的现代化盘点手段,实现现场实时数据采集、录入、对比以及设备信息的更新,达到提高盘点效率和加强管理的目的。
5.建立总部服务器,实现数据集中管理,便于总部及时掌握股份公司固定(油气)资产与实物设备的状况。
6.建立股份公司固定(油气)资产调剂平台,实现股份公司范围内闲置资产的统一调剂,降低资金占用成本,提高资产利用率。
三、固定(油气)资产条码管理系统的功能
1.数据中心功能。作为固定(油气)资产条码管理系统数据库的电子台账,其基本结构主要由ERP系统中AM与PM两个模块同类合并后的字段与AM和PM两个模块未满足管理的补充字段构成统一的制式字段,同时为了满足未来管理的需要,预设了20个总部自定义字段与20个企业自定义字段。固定(油气)资产电子台账包括固定资产主数据库和“单项固定资产与实物(设备)对应数据库”两部分,其中主数据库由AM和PM两个模块数据导出确定;对应数据库作为主数据库的基础由《单项固定资产与对应实物(设备)清查底稿》确定。固定(油气)资产电子台账通过预设的接口模块自动与SAP或2.2系统数据保持同步更新。固定(油气)资产电子台账还具有附加文档(照片、图纸)管理功能。
2.实物设备条码管理功能。即通过固定(油气)资产电子台账的条码生成规则,给每项实物设备赋予条码标识,通过条码打印机打印条码标签,按单项固定资产与对应设备确定的存放、使用、安装地点进行粘贴、悬挂。
3.实物设备盘点功能。即通过制定盘点计划,定义实物设备盘点的范围、内容、时间及实物设备管理人员,并由实物设备管理人员将财务部门下达的盘点计划导入手持数据采集终端,到现场进行扫描盘点,收集单项固定资产所对应的实物设备数据,操作数据采集终端随时将实物设备的技术状态进行记录,盘点完毕后将盘点结果回传到固定资产条码管理系统,编制固定资产盘盈盘亏表,在SAP进行账务处理后,定时自动或手动更新固定(油气)资产电子台账数据,以确保每天上班前与SAP账面数据相一致。
4.查询与分析功能。即通过固定(油气)资产电子台账,进行分单位、分中心、分装置、分类别、分字段、分结构等各类定义与任意查询,以满足股份公司总部和分子公司、研究院各级领导和管理部门的信息需求。
5.设备管理数据维护功能。即通过对固定(油气)资产电子台账中补充字段与自定义字段数据的维护,及时更新设备管理信息,并满足设备大检查时文档管理与统计分析业务需求。
6.固定(油气)资产的处置管理功能。即通过系统设置的审批程序与签字审批相结合,完成固定资产内外调拨、报废、租赁等资产处置业务线上、线下审批手续以及线上数据备案工作,满足内控制度及资产处置管理的需要。
7.土地管理功能。即通过建立租赁土地与自有土地数据库,利用条码管理技术,确定每宗土地的权利属性和管理属性,及时掌握股份公司租赁和自有土地的增减变动信息。
8.扩展功能,即根据企业的个别需求而开发的功能。主要有备查簿管理、经营租入资产管理、在建工程转资前的设备管理和低值易耗品管理。四、软件开发商的选择目前,条码技术虽然得到广泛应用,条码技术供应商也比比皆是,但从股份公司内已经先期使用条码技术的单位来看,仍然存在很多不尽如人意之处,最为突出的是条码系统不能与ERP系统的数据库同步链接。这个问题不解决,条码技术就无法在股份公司内推广使用。公司的目标是开发适合于股份公司上中下游不同企业需求的、统一的固定(油气)资产条码管理系统,这就要求软件供应商既要有条码技术的研发能力,也要有能与股份公司ERP系统接口的技术能力。为确保股份公司利用条码技术项目的顺利实施,我们选择了长期为石油、石化企业服务、参与股份公司ERP系统推广、熟悉ERP应用和具有条码技术研发能力的软件供应商为企业提供具体实施的咨询、培训和运行维护等服务。
五、实施步骤
(一)数据准备阶段
本阶段的主要工作任务是做好单项固定资产与对应实物设备的清查盘点工作。这项工作直接关系到利用条码技术加强资产基础工作的成败。由于该阶段工作与试点阶段工作同步进行,清查数据不但是确定条码卡片对应的实物设备,而且将作为编制《固定(油气)资产目录》的数据基础,因此公司所有单位都必须给予高度重视,以确保按时按要求完成好。
(二)试点阶段
1.组织统一开发软件。在山东石油分公司建设实物资产条码管理系统的基础上,通过调研、编制新的技术方案并经过评估后,由股份公司财务部组织开发适合于股份公司总部及上中下游企业不同需求的固定(油气)资产(含土地)条码管理系统,使资产管理基础工作统一化、规范化、标准化,实现与ERP系统相关模块的衔接。
2.组织试点工作。选择江汉油田分公司等九家单位作为股份公司的试点单位,试点工作的内容包括:①在征求试点单位业务需求的基础上编制技术实施方案;②软件供应商根据技术实施方案编制软件详细设计方案;③软件供应商开发条码管理软件,并在试点单位进行测试;④编制实物资产管理岗位职责;⑤编制条码管理制度和条码标签(卡片)粘贴规范;⑥编制条码打印设备、手持数据采集终端机的选型与配置方案。
3.组织编制《股份公司固定(油气)资产目录》(以下简称目录)。目录包括“单项固定(油气)资产认定标准”与“固定(油气)资产目录”两部分。
编制“单项固定(油气)资产认定标准”的主要目的是适应新会计准则的需要,解决目前由于价格变化使得使用一年以上的经营用设备、工具在是否确认为固定(油气)资产的问题,以及对于如房屋、长输管线、仪表、电气、电缆系统、油井井口采油设备、联合站等单元资产组的单项固定资产的确认问题。通过使用“单项固定油气资产认定标准”,使股份公司所有企业在固定(油气)资产的日常核算和管理中有一个统一的确认规则。该项工作由天津分公司牵头,胜利油田分公司、茂名分公司和山东石油分公司配合,分专业板块提出意见,经项目组专门研讨后确定。
固定(油气)资产目录则按以下方法编制:一是依据2000版的《股份公司固定资产分类与代码》编制;二是依据企业上报的《单项固定资产与对应设备清查底稿》所提供的信息编制。目录的结构分为四层,第一层为大类,类别与原标准相同,仍分为六类,即:油气资产、房屋及建筑物、油气集输设施、运输工具、机器设备、其他设备等。第二层为生产装置类,按《中国石化股份有限公司生产装置名称及编码标准》设置类别,如:油田区块、联合站、常减压蒸馏装置、乙烯装置、油库、加油站、码头等。第三层为单项固定资产,即根据上报的数据通过筛选确定。第四层为对应的实物资产,按照“一对一”或“一对多”的关系确定。也就是说,一项固定资产可以对应一项实物设备或多个实物设备,但不能多项固定资产对应一项实物设备。
(三)总结、评价、推广阶段
试点单位完成试点任务后,公司对试点工作进行了全面总结和评价,在此基础上再进行推广。但在推广前应着重做好以下几方面工作:一是要成立组织机构。企业应根据股份公司总部的总体要求,成立由总会计师或主管设备的副经理任组长的领导小组,主抓好条码技术项目的推广工作。二是要落实人员。为确保项目的实施以及项目完成后条码系统的日常管理工作,企业应按照固定资产使用、保管单位设置“实物资产管理岗”。三是要抓好培训工作。四是要组织好推广应用工作。
责任编辑 李斐然
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