一、A企业现有ERP系统存在的问题
A企业是一家主营膜结构和篷房设计、制造及安装的中小型民营企业,拥有进出口权,具有独立承揽进出口业务的能力。2007年的销售收入约为3000万元,并呈上涨趋势。A企业的管理层一直十分重视信息化的应用,在企业刚刚成立之初就自行建立了ACCESS管理系统,为企业进一步发展赢得了机会。但随着企业规模和业务量的不断扩大,ACCESS管理系统已不能满足经营管理的需要。于是,A企业同其他企业一样决定购买现成的ERP系统,但在实施的过程中却遇到了瓶颈:一方面,企业正处于管理的变革时期,很多流程还在摸索当中,最佳的工作流程还很难固化,而现成的ERP系统很难随着企业业务流程的变化而随时变化。另一方面,由于购买的ERP系统的思想是将整个企业的管理体系串联起来,这就需要企业所有的员工都接受新的管理流程,对员工来说是个巨大的挑战,因此员工有排斥的心理,致使ERP上线之后没有预想中的那样得到广泛应用,有些业务员工仍然采用以前的操作方式。因此,企业从ERP上线、培训、到使用虽耗费了大量成本,但实际的业务处理却并没有达到预想的效果,一度陷入窘境。
二、为什么要上线ERP系统
上线ERP系统消耗大量人力、物力、财力,但A企业仍然坚持,因为他们认为ERP系统上线成功给企业带来的收益远比耗费要大的多。上线ERP将会为A企业解决两方面的问题:
1、企业上线ERP系统是应对外部竞争环境的需要。随着竞争对手竞争实力的进一步增强,原材料价格、产品需求变化快、市场难以预测等不利因素的影响,增加了企业经营的难度;高新技术的使用范围不断扩大,要求企业能够及时获得最新的信息;客户的需求不断个性化,小批量、短交货期、高质量、低价格和售后服务好是未来的趋势,能够及时更新企业的客户信息将是获得竞争机会的重要筹码。
2、企业上线ERP系统是应对内部管理的需要。一是随着企业规模的扩大,传统管理模式逐渐暴露出弊端,企业领导对一些关键问题的识别和反映速度开始下降,对员工的控制力逐渐削弱,企业管理者感觉工作量比以前加大了,但却没有很好的成效。二是由于企业的信息化程度比较低,企业管理者没有一个利用内、外部数据进行预测、分析和处理信息的专家管理系统为其决策提供足够支持,因此丧失了很多盈利的机会。三是企业生产经营状态不断发生变化,产品由单一性、小规模向多样性、大规模转化,而在转变的过程中由于没有一个对信息全面、快速的传送和反馈的管理系统,以至于各部门间不能有效协调,不仅给企业带来了经济损失,也降低了企业的诚信度。四是资金积压严重,周转期长。为保证生产的连续性以及应付紧急订货,企业往往会以加大库存的方法来应付,这样会导致原材料和成品积压增多,浪费了大量资金的获利机会。五是质量管理中对待处理品、代用品及不合格品往往涉及的部门比较多,审批时间过长,影响了企业的正常生产经营。六是由于不能及时了解客户的信用状况,企业回笼资金出现了问题,影响了企业资金的有效规划,大量的应收款超时收回。
三、如何定制开发自己的ERP系统
上线现有的ERP之后,企业要对流程进行再造;在实施过程中,还要建立实际业务和软件系统的映射关系,甚至还要重组业务操作流程,这不仅没有给企业带来预想的收益,反而使企业在一段时间内处于混乱状态。因此,A企业管理者决定自行定制开发,按照流程来设计功能模块,等流程最终确定下来之后,再考虑将其集成,形成一套完整的系统。由于对绝大多数中小企业来说,财务系统是整个ERP系统的核心,因此A企业决定先从财务模块着手,将其慢慢推进到其他的模块中。
ERP定制是一项内容复杂、周期长、风险很大的任务,因此企业在决定定制ERP之前必须要有一个比较成型的计划,主要包括:
(1)成立项目小组。企业在ERP系统设计过程中将项目开发小组分为实施组、应用组和系统支持组。实施组的主要任务是完成项目负责人布置的各项任务,并负责数据库及软件的安装、调试、系统管理人员的培训等;应用组主要是配合实施组进行调试、实施解决方案,进行系统测试、编写手册、指导最终用户工作等;系统支持组主要负责系统安装及运行有关的硬件、网络、数据库等环境的管理和维护。
(2)确定目标和范围。这将是定制ERP系统的关键部分。企业的项目成员必须了解整个业务流程及其目标,进而才能规划ERP定制开发的范围。
(3)项目计划。计划要素包括任务的细分、时间的安排等,具体包括需求调研计划、项目组培训计划、测试计划、数据准备计划、静态数据转换计划、最终用户培训计划等,使项目的开发工作能够顺利进行。
(4)进度控制和报告。项目的进度控制主要是通过例会来保证的,每周的例会将对项目小组的实施工作完成情况进行检查,并确定下周工作计划,以便使企业管理者及时了解项目进展状况。对例会中讨论的问题都以报告形式记录下来。
(5)项目质量管理和问题跟踪。项目开发负责人需要及时对已完成的部分进行检测,以便控制项目质量,对发现的问题进行分析,以期能够在较短时间内找到最佳解决方案。
(6)人力成本和费用。对包括人力在内的各种成本进行估计,能够保证资金的优化配置,也有利于企业进行成本控制。
(7)项目文档。在项目开发过程中,应当充分建立相关的文档资料,这既便于项目负责人及时发现项目的质量问题,分清责任和业绩,也能够保证未来对系统进行完善或再开发时能及时找到源代码。
A企业在进行ERP系统定制时,撰写了相关的业务流程标准书,用流程图表示如图1所示。
在设计财务流程中,基本上是根据现有手工条件下的账务系统进行设计,以保证员工能够顺利过渡到ERP系统的操作中,基本流程如图2所示。
定制ERP系统得到了A企业全体员工的高度支持。在定制过程中,他们积极配合企业的项目小组进行各方面的调研。员工们也更加团结,因为他们相信经过自己定制的ERP系统将不断推动企业的信息化进程和业绩的不断提升。
四、总结
企业的项目设计小组可以按照企业特色进行个性化管理,因此,定制的ERP系统具有巨大的优势,并能提供强大的技术支持和培训。但定制ERP对中小型企业来说成本也很大。企业在定制ERP之前,首先,应明确业务流程,并以文件的形式表现出来,以保证定制的系统真正能够满足企业发展的需要;其次,在定制ERP时要注意成本和效益相结合,保证ERP系统能够随着企业发展和管理要求的不断变化而不断得到提升和改进,从而达到ERP系统和企业持续发展相结合的目的。当然,随着技术的不断发展,ERP系统的开发语言也会不断进步,定制ERP不是问题,但必须有一个完美的计划和优秀的项目小组,加上企业高层和企业员工的支持,才能够顺利完成。否则,即使系统定制出来也很难满足企业的需要,这不仅不会推动企业发展,还有可能加重企业的负担,甚至会因此而拖垮整个企业。
责任编辑 李斐然