摘要:
在《为什么不该取消会计的库存明细账》(见本刊2008年第3期)中,笔者阐明了在取消会计库存明细账的同时,也取消了资产保护的第二道防线,并直接导致库存总账与明细账不符。因此本文试着给出在ERP中重建会计库存明细账的解决方案。
财务会计的后台平行监控
要描述企业,两句话就可以总结清楚:“人财物三要素,供产销三环节”,我们重点从“供产销三环节”的流程来认识财务会计。从物流管理的角度看,“供应”、“生产”和“销售”三个环节都齐全的制造业是最具代表性的,所以笔者以制造业为分析对象。
在图1左边部分的主线上,采购、制造和销售三个环节代表了物流在企业内部经历的主要流程,我们称之为“内部物流管理”,对该流程的管理构成制造企业ERP最重要的“脊梁”部分。此外,它面向处于企业上游的供应商,延伸出供应链管理(Supply Chain Management,SCM),面向处于企业下游的顾客,又延伸出客户关系管理(Customers Relation Management,CRM),后两者都是互联网出现后才特别受到强调的,是内部物流管理跨越企业边界的合理延伸。
本文结合这三个环节的框图来说明财务会计在资产保护方面的地位和作用。
从图1的右边部分可以看到...
在《为什么不该取消会计的库存明细账》(见本刊2008年第3期)中,笔者阐明了在取消会计库存明细账的同时,也取消了资产保护的第二道防线,并直接导致库存总账与明细账不符。因此本文试着给出在ERP中重建会计库存明细账的解决方案。
财务会计的后台平行监控
要描述企业,两句话就可以总结清楚:“人财物三要素,供产销三环节”,我们重点从“供产销三环节”的流程来认识财务会计。从物流管理的角度看,“供应”、“生产”和“销售”三个环节都齐全的制造业是最具代表性的,所以笔者以制造业为分析对象。
在图1左边部分的主线上,采购、制造和销售三个环节代表了物流在企业内部经历的主要流程,我们称之为“内部物流管理”,对该流程的管理构成制造企业ERP最重要的“脊梁”部分。此外,它面向处于企业上游的供应商,延伸出供应链管理(Supply Chain Management,SCM),面向处于企业下游的顾客,又延伸出客户关系管理(Customers Relation Management,CRM),后两者都是互联网出现后才特别受到强调的,是内部物流管理跨越企业边界的合理延伸。
本文结合这三个环节的框图来说明财务会计在资产保护方面的地位和作用。
从图1的右边部分可以看到,财务会计的采购核算与内部物流的采购环节相对应,采购核算的结果登记在“原材料”账户;成本核算与制造环节对应,通过开设各种生产成本账户紧密跟踪内部物流的运动变化,最终形成“产成品”成本;销售核算与销售环节对应,其结果是注销已销售的库存产成品成本,将主营业务收入与主营业务成本配比,结算出毛利。图1的左右两部分间实际上只存在相关业务数据的共享行为,因此用虚线来表现信息的横向流动。除主线上的业务之外,会计信息系统要处理的,主要还有财务会计其他核算(如往来账业务、资金借还、费用报销,等等)以及管理会计的工作内容。
从图1中可以明显看出,财务会计的职能是独立的,表现为对内部物流全过程的“后台平行监控”,完全看不到必须和前台业务搅在一起的理由。因此,让财务会计回归后台的地位,重建会计的库存明细账,是ERP亟待完成的改进,只有“两账并设”,才能彻底消除前述“监守自盗”、“总账与明细账不符”等先天性结构问题。
技术性障碍及解决思路
在登记会计“自己的”库存账时,为避免会计用手工重复录入记账凭证,就必须将原始业务数据自动转换为从总账到最明细级的记账凭证数据,就是“从总账到最底级明细账”一气呵成的分录,才能确保明细账加起来等于总账。依此蓝图,ERP供应商在改进系统时,需要突破的技术性障碍是:
1、建立库存商品的账户树结构。会计软件要详细记录存货,而只有将细节性的特征描述组合起来,才能识别某种商品。以图2中福建特产“乌龙茶”的划分为例,至少要做8个层次的划分,顺着粗斜箭头方向读下来,就是“库存商品——成品茶——安溪产——铁观音—2001年—23批—10KG—木箱装”,这才唯一地决定了某种商品。
在如此的明细级别上,保持“两账并设”的模式,加上复式簿记强制性的解释要求,偷梁换柱或随意冲减库存已不可能。
但是,预先构造所有明细账户组合的方式,在特征或属性层次过多时,很容易形成“架床叠屋”的架构,导致事先需要设置的明细账户组合数过多。以乌龙茶的品名规格结构为例,仅仅假设有三个大类的茶叶,有100个茶叶产地,100个品名,3年的存货,每年各生产1 000批,10种外包装,10种的单件重量划分,那么要事先设置的库存商品明细账户组合就是90亿(3×100×100×3×1 000×10×10)种!可行的解决方案是如图3所示,采用资料表“接龙”的方式,最多只要事先录入1 226(3+100+1 00+3+1 000+1 0+1 0)条记录,就可以应付了。
2、原始业务数据不足以提供自动编制记账凭证所需的完整信息。例如,在材料采购增值税发票上,品名规格、数量、金额、增值税率、税额等细节齐全,就是没有关于它在一级科目里应该叫做“库存商品”的信息,也没有在库存商品下分在哪一类的信息。解决的基本思路是先对原始业务单据上的数据进行分类,划分要细到能够从该类业务数据直接确定所要用到的上级科目,计算机才有可能自动将上级科目加在明细品名规格之前。例如,对增值税发票电子数据划分为购进发票和销售发票两类,计算机在编制记账凭证时,就能对前一类明细数据自动加上“物资采购”的一级科目,对后一类数据自动加上“主营业务收入”的一级科目,而不致于混淆了。
图4是将业务单据数据分类后自动转换为记账凭证的实例。系统已有现成的“批销单”、“退库单”等数据分类存储,在记账凭证输入界面上,用户先指定一级科目“发出商品”和二级科目“图书”,系统便自动弹出问话框,当用户选择“调批销单”时,系统自动去调用有关的批销单数据,在前面接上一二级科目,形成整批的记账凭证流水记录“借:发出商品,贷:库存商品”。笔者曾见一份批销单涉及150多种书名,那么,每本书名均一借一贷,共有300多条记账凭证流水在瞬间便可转换完毕,用户只要审核后确认,便可白动存盘。类似地,当用户选择“调退库单”时,系统自动去调用退库单数据,在前面接上一二级科目,形成整批的记账凭证流水记录。“借;发出商品,贷:库存商品”,但金额为红字。这样,会计既有了自己的库存明细账,又达到了极高的转换效率。当然,用户也可以选择“直接输入”,那就要手工调用如图3所示账户树,一条条流水地自行输入,常见于需要对个别库存商品成本做调整时。
以上说明,原始业务数据在进入会计系统前,必须经过会计特有的“预处理”,改造成明细级记账凭证的格式,并由会计人员根据手头掌握的多联式原始凭证之“会计记账联”进行审核,才能被认可存盘,其结果就和会计人员自己“借什么、贷什么”地手工输入的一样。当然,有必要指出,从职能分工的角度,这只是“数据共享”的行为,即会计系统充分利用相关业务子系统的数据,免却重复输入的劳动而已。这些数据一旦转换为记账凭证数据,在确认存盘前,会计人员必须履行和自己手工输入相同的审核程序,即与手头的原始凭证核对,发现有误时,当场手工编辑改正。一旦确认,应视同会计人员自己手工输入的,而不能把责任往前推到输入原始业务数据的人员身上。通过这样的“数据共享,层层把关”,会计得以高效实现“两账并设,精细化平行监控”的职责。
责任编辑 李斐然