摘要:
实行会计电算化后,会计档案的内容增加了,对保管的要求也相应提高,但一些单位却认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,对电算化会计档案的收集、管理等仍沿用手工做法,使电算化会计档案在各项工作中发挥不了其应有的作用。那么,如何保管电算化会计档案?笔者在此提几点建议:1、制定《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》等内部管理制度,以确保电算化会计档案的安全。2、设置电算化会计档案管理岗位,专职负责会计资料的存档、保管和保密工作。所有记账凭证、上机日志、会计账簿、财务报表都应定期打印(其中,现金日记账和银行存款日记账必须每日打印)。打印输出的各种会计资料必须按规定进行整理保存。3、加强电算化会计档案的收集工作。每一个会计年度之后,应把计算机系统中的所有会计数据备份存储到磁性介质或光盘上,并注明时间与操作员姓名。对采用磁性介质保存的档案,还应进行定期检查和复制,以防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失。4、针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点,从计算机程序方面考虑,应设置输入、输出、恢复、各种操作记录等控制功能,将源程序与数据加密,从源头上防范问题的产生。
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实行会计电算化后,会计档案的内容增加了,对保管的要求也相应提高,但一些单位却认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,对电算化会计档案的收集、管理等仍沿用手工做法,使电算化会计档案在各项工作中发挥不了其应有的作用。那么,如何保管电算化会计档案?笔者在此提几点建议:1、制定《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》等内部管理制度,以确保电算化会计档案的安全。2、设置电算化会计档案管理岗位,专职负责会计资料的存档、保管和保密工作。所有记账凭证、上机日志、会计账簿、财务报表都应定期打印(其中,现金日记账和银行存款日记账必须每日打印)。打印输出的各种会计资料必须按规定进行整理保存。3、加强电算化会计档案的收集工作。每一个会计年度之后,应把计算机系统中的所有会计数据备份存储到磁性介质或光盘上,并注明时间与操作员姓名。对采用磁性介质保存的档案,还应进行定期检查和复制,以防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失。4、针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点,从计算机程序方面考虑,应设置输入、输出、恢复、各种操作记录等控制功能,将源程序与数据加密,从源头上防范问题的产生。
责任编辑 刘黎静