时间:2020-05-16 作者:王振武 (作者单位:东北财经大学会计学院)
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摘要:
目前,国内外买方市场已经形成,企业采购部门成了各路供应商攻关的对象,由此采购业务各环节的内部控制就显得越发重要。本文拟结合SAP R/3的处理功能来介绍基于ERP环境下的采购业务流程控制方法。
一、采购业务流程
SAPR/3利用其材料管理模块支持采购业务,为采购业务流程内所需文件信息的建立和交换提供了一种在线且完全集成的系统,这种集成系统减少了采购业务中的错误,加快了业务处理速度。R/3中的采购文件包括请购单;报价请求;报价单;购买订单;纲要性协议书;合同;进度协议;采购信息记录。
采购业务所涉及的全部文件都有一个预先设定的共同的文件类型代码。这个代码决定了显示在可视屏幕上的相关域,同时可以控制那些用于特殊文件类型的特定代码。
1、确定需求。请购单是指企业内部建立的一种请求采购某种商品的文件记录,由MRP(材料需求计划,ERP的内核)系统自动编制(通过库存再购点控制激发)。请购单一旦编制完成,就自动传递给有关负责人进行审批,主要是确认采购申请书上所列示的商品是否的确为企业所需,价格是否在规定的成本限额内。
2、选择货源。R/3系统能够在网上自动搜寻货源,并检查是否与供应商签订了供货合同...
目前,国内外买方市场已经形成,企业采购部门成了各路供应商攻关的对象,由此采购业务各环节的内部控制就显得越发重要。本文拟结合SAP R/3的处理功能来介绍基于ERP环境下的采购业务流程控制方法。
一、采购业务流程
SAPR/3利用其材料管理模块支持采购业务,为采购业务流程内所需文件信息的建立和交换提供了一种在线且完全集成的系统,这种集成系统减少了采购业务中的错误,加快了业务处理速度。R/3中的采购文件包括请购单;报价请求;报价单;购买订单;纲要性协议书;合同;进度协议;采购信息记录。
采购业务所涉及的全部文件都有一个预先设定的共同的文件类型代码。这个代码决定了显示在可视屏幕上的相关域,同时可以控制那些用于特殊文件类型的特定代码。
1、确定需求。请购单是指企业内部建立的一种请求采购某种商品的文件记录,由MRP(材料需求计划,ERP的内核)系统自动编制(通过库存再购点控制激发)。请购单一旦编制完成,就自动传递给有关负责人进行审批,主要是确认采购申请书上所列示的商品是否的确为企业所需,价格是否在规定的成本限额内。
2、选择货源。R/3系统能够在网上自动搜寻货源,并检查是否与供应商签订了供货合同。如果相关合同已经签订,R/3系统将核实所需的数量;如果还没有签订合同,则编制一份报价请求文件。R/3系统采用了许多技术方法来支持货源选择过程。它会自动监测与供应商签订的纲要性协议书(即与供应商签订的长期供货安排的合同)。如果与供应商签订的相关采购项目的协议书有数额限定,R/3系统会自动按照合同规定的限额编制请购单并着手安排货物的供应。R/3系统会根据保存的获得批准和未获批准的货源列表选择若干个供应商,邀请其就所需货物投标。
3、报价请求。在选择好若干个供应商后,R/3系统会自动生成一份报价请求文件。报价请求一般用于采购成本较高的货物或服务。报价请求编完后传递给供应商,请其对所需货物或劳务的价格及付款条件予以确认。报价请求上还必须详细说明申请的截止日期以及投标的指导说明。
报价请求填写完毕时,R/3系统会生成一系列的文件记录。各个供应商对商品价格和付款条件的答复都会记录在报价单文件中。
4、选择供应商。选择供应商是采购业务中最为重要一环。R/3系统可以提供一种自动对供应商进行评估的方法,自动将企业采购要求与报价单中记录的供应商报价进行比较,挑选出最合适的供应商,然后向其他参与竞标但竞标失败的供应商发出拒绝信。
5、发出购买订单。除针对某一商品或者劳务签发标准的购买订单,R/3系统还可以处理有转包合同性质的购买订单,用于供应商收到该企业提供的商品部件(即配件)后加工成成品再返还给本企业;可以处理有寄售性质的购买订单,用于商品寄售业务;还可以处理有第三方的购买订单,即要求供应商将采购的货物或者劳务直接交给指定的第三方。
6、验收货物。供应商开始发货时,R/3系统会编制一份收货文件(收货报告)。如果货物在运输途中损坏,企业可以将这批货物转入退货项目或者拒绝接收这批货物;如果供应商是分批供货,企业应当根据每次收货的情况编制若干份收货文件。在登记收货文件后,R/3系统会编制一份存货文件,以反映实际可以使用的存货数量,同时形成相应的会计记录以反映总分类账的处理。
7、确认发票。在支付货款以前,必须根据收货文件和原始的购买订单文件对发票进行检查。这个业务流程(发票确认)可以保证满足成本和数量的要求。R/3系统有一个发票确认部分,对发票进行确认可以将材料管理和采购模块与R/3系统的其他模块(如财务会计模块和成本控制模块)衔接在一起。
当发票完成过账后,R/3系统还可以自动核对购买订单、收货文件与发票,确保不出现付款错误或所运货物的数量错误。
8、付款。一旦发票完成过账工作,就开始着手准备付款。付款按照购买订单或供应商控制记录(R/3系统拥有一个中央数据库,可以为每个特定目标建立一个控制记录。R/3中每一个模块均能进入所有的控制记录,但每个模块只能“看到”每个控制记录所在的不同区域。采购模块可以进入供应商控制记录和材料控制记录)中详细规定的方式和条件来执行,付款业务通过财务会计模块中的应收账款职能进行处理。
二、采购业务循环控制
采购业务处理模式首先必须确保请购、采购、收货验货、应付账款和现金支出职能的分离。图1~图3用所有相关文件构成的分析流程图展示了这种分离。
1、请购。请购单必须由采购以外的其他部门提出。在图1中,请购单由仓储部门提出。请购单还可以由企业的其他部门(如生产部分)提出。请购单一定要经过最初提出购买申请的部门审核。
2、采购。选择供应商和安排交货方式都是采购部门的职能。采购部门选择好供应商后,应根据请购单编制一份购买订单,并把其副本送交供应商。应付账款、请购(仓储)以及收货部门在接下来的订单处理过程中将会分别接触并处理购买订单,如图2。供应商一般会返还购买订单的一个副本,确认已经收到了购买订单。应将购买订单签发通知请购部门,请购部门有必要复查购买订单,以确认其是否与请购单中标明的企业需求一致。
3、收货。收货职能应当独立于仓库保管的职能。收货部门可直接处理购买订单,并将其与从供应商处运来的货物进行核对。当货物实际运到时,收货部门可以仅凭购买订单从供应商处接收货物。收货程序要求对运到的货物进行独立清点,并编制收货报告。清点过程可以采用独立盘点或盲点,让清点人只能通过实物清点得到收货数量,而不可能从购买订单上抄袭有关数据。盲点所得数量与购买订单上的数量核对后编制相应的收货报告,其副本随同货物转移至仓储部门。如图3。
收货时,有技术能力的质检人员对收到的货物进行质量检测,给有关使用部门或请购部门以适当的质量保证。
4、仓储。仓储部门在收货部门收货之后再次确认货物已经收到并签收收货报告传递给应付账款部门。如果货物是直接运至请购部门而不是仓库,请购部门的监督人员应在收货报告上进行确认,随后将其传递给应付账款部门。对所购货物的接收进行独立的检查确认,是采购业务流程的一个重要控制特征。
5、应付账款。为了处理一次采购业务,通常必须具备4种相关的文件记录:请购单、购买订单、收货报告、发票。付款活动中使用凭单系统是对采购业务采取的一种必要的控制措施。凭单系统实质上是一种复查技术,它可以确保在对一张发票付款之前,收集、确认并复查所有相关文件,对有关的记录作最后的检查。凭单经过核准后,传送给负责现金支出的职员凭此付款。
纵观整个采购业务活动,还有几点控制特征应予特别注意:采购业务本身既不能对货物进行实际的操控,也不能对付款活动所需要的文件记录进行操控;收货职能要与货物的保管职能相分离,在授权付款之前,必须得到收货职能和保管职能两方面的确认;负责应付账款的职员只能处理与付款有关的文件,而不能单独接触货物或现金;请购单必须由采购以外的其他部门单独进行复查;发票在送交应付账款部门之前,要交采购部门进行必要的复查和核准;采购条件应由采购部门之外的其他部门来评价是否恰当;存货记录应当及时更新,以便能够客观反映实际收到的存货数量,随时掌握库存动态。
三、选择供应商的特征评分法
一系列采购文件,比如购买订单、收货报告和付款凭单等,可以控制个别的采购活动,但不能对整个业务流程进行全面的控制。整个采购业务流程的控制焦点集中在采购方与供应商关系的诚实性上。在ERP环境下,借助IT技术手段、采用特征评分法,可以科学而公正地选择供应商,消除暗箱操作。
特征评分法的要点是:确认并列示需要评价的供应商的各种特征,如交货记录、产品质量、价格、售后服务等;根据重要性和客观性原则,为每一个特征设定一个权数,如10、15、20等;每一个有权评估者对每个供应商的每项特征打分,分值可在1至10或1至100;将每项特征的分数分别乘以其预先设定的权数,然后加总,得到每个供应商的最终得分;对于某种材料,排在最前面的供应商便可选定为本企业的供应商。
责任编辑 李斐然
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