摘要:
一、正确处理财务信息化与企业内部控制之间的辩证关系
财务信息化与企业内部控制二者相辅相成,既对立又统一。财务信息化必须符合企业内部控制的根本要求,同时,企业内部控制也应顺应财务信息化的变化及信息技术的潮流。如会计核算制度要求,已经输入系统的财务项目不允许用户随意修改删除,如果需要修改,必须按照审批程序求助于系统管理经理来处理,以备企业追查和实施问责制。同样,为了快速、有效、实时地观察了解库存情况,企业可以通过信息化系统来处理诸如发货单、退货单系统等相关信息,但需企业内部控制管理部门预置审批权限系统,限定不同岗位信息使用范围。同时要求企业管理层之间的数据库可以共享,随用随调。
二、以顺应财务信息化变革为突破口,提高内部控制管理目标
财务信息化虽然对现代企业管理及企业内部控制带来了一定的挑战,但是,它并没有改变企业经营管理的目标。企业内部控制作为现代企业管理的一个组成部分,其总体目标并没有改变,但各项具体控制活动和控制措施中的子目标会随具体情况及业务流程变化而有所...
一、正确处理财务信息化与企业内部控制之间的辩证关系
财务信息化与企业内部控制二者相辅相成,既对立又统一。财务信息化必须符合企业内部控制的根本要求,同时,企业内部控制也应顺应财务信息化的变化及信息技术的潮流。如会计核算制度要求,已经输入系统的财务项目不允许用户随意修改删除,如果需要修改,必须按照审批程序求助于系统管理经理来处理,以备企业追查和实施问责制。同样,为了快速、有效、实时地观察了解库存情况,企业可以通过信息化系统来处理诸如发货单、退货单系统等相关信息,但需企业内部控制管理部门预置审批权限系统,限定不同岗位信息使用范围。同时要求企业管理层之间的数据库可以共享,随用随调。
二、以顺应财务信息化变革为突破口,提高内部控制管理目标
财务信息化虽然对现代企业管理及企业内部控制带来了一定的挑战,但是,它并没有改变企业经营管理的目标。企业内部控制作为现代企业管理的一个组成部分,其总体目标并没有改变,但各项具体控制活动和控制措施中的子目标会随具体情况及业务流程变化而有所变化。主要表现在:一是对控制环境的影响。通过完善企业的信息化系统,董事会、监事会就能及时、全面地了解企业的经营情况,更好地进行企业战略制定、经理人员选择、绩效评价和企业运营情况监控等企业治理活动。同样,财务信息化将使企业组织结构趋向扁平化,管理层次减少,加上信息的无形性、可拷贝性,企业的信息管理风险加大,这就对管理人员的品行和道德水平提出了更高的要求。因此,企业应加强对信息资产、信息技术和信息系统的内部控制,通过良好的管理手段和技术手段降低风险。二是对风险评估的影响。业务流程的自动化一方面降低了业务处理过程中源于工作人员疏漏或舞弊的风险,另一方面又使企业的运营管理越来越依赖于财务信息系统。在这种情况下,信息存储的高度集中、单位时间传递的大量信息,都增加了与财务信息系统相关的企业风险。如果财务信息系统失灵或崩溃,重要信息被窃,都将给企业带来不可估量的损失,因此企业应当充分做好财务信息系统方面的风险评估,建立良好的IT治理机制,减少灾难的发生以及灾难发生时的损失。三是对控制活动的影响。信息化环境下的控制活动分为自动化业务控制和信息系统控制两部分。自动化业务控制的控制对象仍然是企业的生产经营过程,但其形式和控制手段发生了很大变化。它以计算机程序的形式嵌入企业信息系统之中,业务的控制由计算机自动完成。信息系统控制的控制对象是企业信息系统,包括计算机软硬件资源、应用系统、数据和相关人员等信息系统的所有组成要素,它是企业为了保证信息系统的正确性、完整性和安全性而采取的控制措施,因此,信息系统控制还必须考虑网络安全和电子商务控制的问题。四是对信息沟通的影响。财务信息化对内部控制的信息沟通产生了有利的影响,在完善的企业信息系统支持下,企业员工可以在执行、管理和控制企业经营过程中更好地使用所需的信息,履行其职责。当然,也要警惕借助高速信息处理能力造假的问题。五是对监督的影响。借助信息技术可以使一部分监督职能自动完成,并且可以实现实时监督,从而提高监督的效果和效率。应当注意的是,对信息系统的开发、实施和维护过程所进行的监督应成为监督的重点。
三、以企业内部控制需要为出发点,加强财务信息化建设
对现代化企业而言,财务信息化以及管理信息化是企业提高竞争力的一个重要方面。财务信息化建设最有效的方式是推广运用统一的智能管理软件。目前,我国企业采用的软件可分为三类:自主开发、部分模块自主开发或部分购买的软件大杂烩以及全部系统统一购置于管理信息系统供应商(包括系统软件成品及部分定制化的系统软件产品)。一些国际国内大的系统软件供应商在其系统软件产品的设计生产上均充分考虑到了现代企业内部控制的需要,在企业运营的各个控制点及各个流程中均体现了企业内部控制的要求。但是,企业自主开发的系统或模块以及部分定制化的系统,还需在开发过程中借鉴现代企业内部控制的惯例及流程,使系统充分反映出高质有效的内部控制流程及控制点。如企业资源规划系统软件,就是一个基本上可涵盖各行各业以及各种企业规模的系统软件,只要结合本企业特点及预算就能够很快购得。但是,应要求软件供应商做好定制化修改,以便系统软件更切合本公司的实际需要。
在财务信息化建设过程中,企业应考虑内部控制的需要。一是整合信息资源,制定与企业战略相融合的IT战略,并从战略投资、企业管理变革的角度,降低IT风险。二是加强信息系统控制,实施信息系统审计。有效的信息系统控制是技术与制度相结合的体现,不能仅由技术人员负责管理控制,而应当受到企业最高管理层的高度重视。作为信息系统控制最重要的执行者之一—内部审计机构,应当进行严格的独立审查,定期对信息系统加以检查,发现问题及时报告给企业高管人员,帮助管理层弥补信息系统控制中的缺陷。三是实施业务流程重组。业务流程重组是从根本上重新考虑并彻底重建企业的业务流程,其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善,使企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代企业经营环境。四是加强人力资源管理。企业员工不但要熟悉信息系统的业务流程,而且还要熟悉信息系统的操作方法。为了防止人为地破坏信息系统,企业应通过完善的人力资源管理来保证员工尤其是与信息技术相关人员的素质和品行,对他们进行合理且有效地管理。五是定期检查信息系统内部设置的控制参数与控制程序。针对企业经营环境的变化,及时评估业务流程控制点的运行状态,重新调整或更改设置在信息系统的控制参数或程序。
(作者系天津津达制衣有限公司财务总监)
责任编辑 林燕
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