时间:2021-02-02 作者:黄林军 张勇 闭珊珊 (作者单位:中山大学管理学院 中国移动广东省分公司)
[大]
[中]
[小]
摘要:
ERP项目选型是指企业在建设新的资源管理信息系统之前,根据自身的管理特点和发展战略,结合信息化投入预算并对市面上主要信息系统产品和各方合作商进行调查、比较、分析和评估后,选择最适合企业自身需求的产品和合作伙伴的过程。作为ERP设施过程中的一个关键环节,ERP的选型应当遵循国内外实践总结的规范化流程,其一般过程为理解ERP和需求分析、成立选型小组、确定选型策略、软件初选、软件复选、选择硬件、选择咨询公司、选择监理商。此过程被形象地称为“知理-知己-知彼”原则。
一、理解ERP及其需求分析
实施ERP是一种战略行为,企业的战略目标直接影响ERP的选型,因此,在购买ERP软件之前,企业决策层和相关管理人员必须接受关于ERP基本原理的培训,深刻了解ERP是什么、能为企业解决什么等根本问题,还需要分析企业自身的管理特点,了解企业当前迫切需要解决的问题,找出阻碍企业发展的因素。一般而言,实施ERP系统的企业有不同的动机和出发点:战略驱动型重在支持长期的、宏大的战略目标,实现经营战略的顺利转移;自我完善型重在支持其现有业务的完善和平稳发展;外部拉动型重在外部供应链、客户关系的改善和绩效报告的需要。企业在ERP系统选型时,应...
ERP项目选型是指企业在建设新的资源管理信息系统之前,根据自身的管理特点和发展战略,结合信息化投入预算并对市面上主要信息系统产品和各方合作商进行调查、比较、分析和评估后,选择最适合企业自身需求的产品和合作伙伴的过程。作为ERP设施过程中的一个关键环节,ERP的选型应当遵循国内外实践总结的规范化流程,其一般过程为理解ERP和需求分析、成立选型小组、确定选型策略、软件初选、软件复选、选择硬件、选择咨询公司、选择监理商。此过程被形象地称为“知理-知己-知彼”原则。
一、理解ERP及其需求分析
实施ERP是一种战略行为,企业的战略目标直接影响ERP的选型,因此,在购买ERP软件之前,企业决策层和相关管理人员必须接受关于ERP基本原理的培训,深刻了解ERP是什么、能为企业解决什么等根本问题,还需要分析企业自身的管理特点,了解企业当前迫切需要解决的问题,找出阻碍企业发展的因素。一般而言,实施ERP系统的企业有不同的动机和出发点:战略驱动型重在支持长期的、宏大的战略目标,实现经营战略的顺利转移;自我完善型重在支持其现有业务的完善和平稳发展;外部拉动型重在外部供应链、客户关系的改善和绩效报告的需要。企业在ERP系统选型时,应结合自身动机和出发点,制定出符合企业实际的选型目标,使ERP选型既满足行业及管理的公共要求,也能满足企业的特定要求,还能满足当前信息技术实现的要求。
二、成立选型小组,确定选型策略
选型小组中应包括企业的决策层以及业务、财务、IT部门相关人员,其主要职责是明确需求,调查同行应用状况和选择评价合作商。
我国ERP软件的选型总体上可分为定制开发和购置商品化软件两类,其中购置商品化软件的比例较大。相应地,ERP的服务选型可以分为自主实施和委托实施两类,其中委托实施的比例较大。因此,ERP选型通常是指购置商品化软件和委托实施服务。独立开发、委托开发、合作开发以及购买现成软件这四种软件选型策略的优劣比较见表1,服务选型的优劣比较见表2。
三、软件产品初选
ERP项目是软硬件兼而有之、但还是以软件系统为核心的项目,因此选择合适的软件系统是ERP选型的重要环节,这一过程包括初选和复选两部分。
对软件供应商的初选要围绕本公司的长期发展战略提出对目标供应商的要求,包括其核心业务领域、企业规模、经营理念、企业信誉、经营状况等指标。按照这些标准,初步列出符合条件的企业,分析并建立一定的指标体系,对各条件分列权重、综合对比,最终找出2~3家符合条件的潜在合作伙伴。在分析、比较和筛选的过程中,应当搜集市场上流行的和最新面世的产品信息(至少6种),可以使用的途径有市场调查、媒体广告、论坛、厂商推介会、同行推荐、咨询、咨询公司的评价、该公司在行业的成功案例、能否提供数据逻辑模型以及在最短的时间内实现投资回报等。
软件产品选型的侧重点在于“看产品”和“看服务”,要看软件本身的性能是否能满足企业的需求,软件中的财务、制造、分销等职能部分是否齐备,对软件的开发功能、二次开发的工作量、行业特点等进行比较,考察的要素包括功能完整性、性能稳定性、系统安全性、可扩展性和开放性。同时还要看软件公司的服务、管理、信誉和发展。
(一)ERP软件本身的性能
选择软件需要遵循以下原则:
1、实用性原则:看其通用部分的功能是否能满足企业的要求,是否体现了ERP的管理思想,系统的内在逻辑是否符合ERP的标准逻辑,是否涵盖了企业的主要业务范围,是否适合当前管理需求和未来发展。重点注意ERP软件在流程配置、信息集成和决策支持方面的功能,注意它是否具备分析、优化和适应企业管理流程变化的功能,在各个功能模块之间是否实现了必要的集成以及对企业各级管理决策的支持程度(参见表3)。
2、技术性原则:主要看其是否采用了相对成熟的、符合业内标准的、主流的技术平台。当前ERP软件需要具备的技术特点有:(1)支持供应链管理和电子商务;实现基于internet的计算,能适应网络通信技术发展的通用标准;能实现企业同上下游合作伙伴之间的信息沟通,能通过设置或二次开发与企业已在使用的其他应用系统集成。(2)支持OLAP,能提供不同层次的决策分析功能。(3)采用基于组件和工作流设计的开发技术,支持业务流程优化、调整和重组,适应企业重组和组织机构的调整变动。(4)权限设置技术可靠,满足安全保密。(5)完善的系统安全和保密,防止商业泄密和黑客攻击。(6)若是进口软件,应满足中文汉化的要求。(7)软件开发工具应具有开放和易用性。
3、成熟性原则:应选择质量稳定、技术流行、维护容易的技术和产品,重点考察是否有成功的用户群以及系统化的完整解决方案。
4、开放性原则:任何商品化软件,不论是国内还是国外的,客户化和二次开发往往都是不可避免的。一方面,在实施ERP系统之前企业可能已经存在某些很好的子系统,实施ERP时,企业希望继续保留这样的子系统。另一方面,随着企业应用范围的扩大或管理模式的变革,需要继续增加新的功能。这样就需要ERP系统在程序级或数据级提供很好的开放性,并提供相应的二次开发工具以方便用户实现系统集成。开放性虽有助于系统的二次开发、集成、整合和完善,能与相关软件无缝连接,但开放性也必须适当,不宜过度。
5、发展性原则:应结合企业的长、中、短期发展战略来考虑。
6、安全性原则:保证信息的合法使用和不丢失,这需要相关配套设备的支持。
(二)ERP软件公司的服务
软件供应商(或其合作伙伴)提供的实施服务水平,在很大程度上决定了ERP的成功与否。软件商必须提供完善的售后服务机制,让客户可以顺利导入使用,并于上线后持续提供各种服务以确保客户长期稳定的使用。考察软件公司的服务水平,首先要看ERP软件公司的实力,包括业绩表现、履约能力(包括支付能力和生产能力)、资信状况、售后服务机制和合同风险分担机制。另一个不可忽视的问题是一个成熟规范的软件商应当具备成套的文档资料,包括用户手册、培训教材、帮助文本、学习光盘等。总结起来,对软件公司服务的考察应重点关注软件公司的专业实力与资格认证、所开发软件或其他信息项目产品的性能、其他客户对该软件公司的满意程度、软件公司的项目管理水平、是否能拿出适合用户业务的解决方案、是否具有强大的系统整合能力以及是否有长期经营的能力、是否拥有先进的技术能力等。
(三)其他因素
1、ERP软件的价格。影响价格的主要因素有:软件的功能、实施服务的能力、软件的实施范围以及企业内部的用户数。企业可以从以下几方面进行判断:(1)能否满足企业的需求并解决管理中的问题。(2)运用投资效益分析的方法,判断投入和产出的关系,只要产出大于投入都是可以考虑的方案。(3)明确提供服务的质量。软件商在服务质量上可能的偷工减料是难以判断的,因此要注意服务条款。
2、行业和企业的特殊原则。所选的ERP软件应满足不同行业的特定需求。例如在外贸行业中,国际贸易企业单据的多样性和复杂性是其最大的特点,内容包括:贸易合同管理、信用证管理以及核销管理等。因此,外贸企业ERP系统应注重满足动态化、标准化以及扩展性等要求。
3、选择国外或国产ERP软件的考虑因素。选择国外或国产ERP软件是许多企业系统选型都会考虑的问题,两者的优势和风险比较见表4。
四、软件产品复选
复选阶段开始与入围供应商正面接触。由项目实施小组负责考察,提出选型报告,由所有项目相关人员(包括核心业务的管理人员和企业信息化专业人员)共同商讨决定。具体的复选步骤包括:
1、了解同行业用户的应用情况(包括使用的软件系统、实施服务情况、实施周期、投入人力等)作为参照。
2、走访入围软件公司,请对方详尽地介绍其产品特点、功能、技术力量及服务能力;也可以向重点供应商发送“征询建议书”,了解其解决方案的水平和可操作性。
3、观摩演示。要注意演示的版本和购买的版本是否一致;要准备好调查提纲,有针对性地提问;要注意模块之间信息和数据的集成性;看软件的界面是否友好,是否易于操作。
4、访问软件公司的用户。
5、请咨询公司参谋。
6、用企业的数据上机测试操练。
7、制定最终评标详细标准,并组织招标和评标。
8、签约。
五、硬件选型
硬件的选型直接关系到整个系统的投资规模、软件运行效率、可靠性以及未来能否方便地扩展升级等一系列问题。该部分分为服务器选型、网络设备选型和PC及其他终端选型等。选型过程可以自行决策也可以外包给咨询顾问。硬件选型的原则包括性价比最高原则、技术上先进原则、技术上成熟原则、实用原则和方便升级扩展原则。
六、咨询公司的选择
咨询公司的作用包括帮助企业分析实际情况,确立如何实施信息化;对企业领导层、普通员工进行信息化知识的培训;与软件开发商共同规划企业的信息化实施方案。企业可以在选型阶段聘请第三方专业的咨询队伍来指导,其选择标准如下:
1、咨询公司是否具备多方面的综合能力和素质,是否拥有成熟的实施方法;咨询顾问的素质(包括是否具有对企业所属行业的管理经验、软件实施的经验和成功案例,类似项目成功率等)。
2、咨询公司是否对各家ERP厂商有着专业化的分析和理解。
3、咨询公司作为“第三方”,是否具备“独立、客观、公正、客户至上”的服务态度。
4、咨询公司是否与ERP厂商保持正常、密切的关系。
5、咨询公司的员工水平如何,员工队伍是否稳定。
6、咨询公司的资费标准、性价比、付款方式。
7、对其进行资信评估,如公司规模、公司的服务机构是否建立并逐步完善、客户情况、合作动机等。
8、看其对本项目的重视程度,重点考察其项目准备工作、人员和资源配置、实施周期长短等,并尽量选择能在较短时间内完成实施方案的公司。
七、监理商的选择
ERP项目实施过程中存在多种风险,如项目准备不充分、过程控制不严格、系统安全设计不完善、灾难防范措施不当等,可以通过引入实施监理的方式来规避以上风险。所谓实施监理,就是聘请具备相关资质的第三方代表从技术和管理的角度对ERP实施工程进行控制和管理,确保工程按照用户方的要求保质保量地按时完成并实现预期的建设目标。ERP监理工作的内容可以概括为“五控两管一协调”,即控制项目成本、质量、进度、信息安全和知识产权,进行合同管理和信息管理,并协调甲方和乙方之间的关系。选择监理商主要应考虑监理商的资质,是否具备一定的规模、丰富的经验和良好的业绩,是否有完善的管理制度和质量保证体系以及投标价格等内容。
责任编辑 李斐然
链接
EIS(Executive Information System)即主管信息系统,通常也称之为经理信息系统,是服务于组织的高层经理的一类特殊信息系统。它能够使经理们透过简单的图表掌握决策所需信息,进而提高决策的命中率。首先,EIS是一个“组织状况报导系统”,能够迅速、方便、直观(用图形)地提供综合信息,并预警与控制“成功关键因素”所遇到的问题。其次,EIS是一个“人际沟通系统”,经理们可以通过网络与其他管理者讨论、协商、确定工作分配,进行工作控制和验收等。较完整的EIS架构能够整合企业后端的系统,如ERP、财务、配销、入事、SCM、CRM及B2B以及企业门户功能和控管权限安全等。
具体地说,一个好的EIS应具备的条件包括:1、透过Web,由浏览器就可连上系统,不用在客户端另外安装软件。2、易于使用的操作界面,让经理们透过简单的表示方式就可以了解企业的整体概况,不需要额外付出学习成本。3、可提供各种角度的分析,包括决策者角度的分析、汇总的分析和针对异常状况的分析。4、易于延展,有容易使用的工具及组件,可以根据变动的信息需求灵活发展系统的解决方案。5、能够在短时间内快速建置并看到成果,达到快速回收投资的效果。
相关推荐
主办单位:中国财政杂志社
地址:中国北京海淀区万寿路西街甲11号院3号楼 邮编:100036 电话:010-88227114
京ICP备19047955号京公网安备 11010802030967号网络出版服务许可证:(署)网出证(京)字第317号