时间:2020-05-28 作者:关山越 (作者单位:北京东方中科集成科技有限公司)
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摘要:
“企业管理以财务管理为中心,财务管理以资金管理为中心”已经成为现代企业管理普遍接受的理念。ERP系统的使用为资金的集中管理和控制提供了新的方法和手段。北京东方中科集成科技有限公司(以下简称东方中科)从2004年开始在集团内应用ERp系统,在资金集中管理的事前预警、事中过程跟踪、实时监控、定期分析评价以及对未来资金流的预测等方面发挥了较好的作用。
一、ERP系统对资金集中管理的预先审核与预警
东方中科的资金集中管理和控制在ERP系统中首先体现在对财务的集权管理,包括应收账款、采购货物和库存资金管理,同时可以编制资金滚动预算,并通过系统程序自动控制。集团和下属企业可以通过ERP系统的全面资金预算功能设置统一控制标准,把企业的资金流风险控制在事前预测阶段。
1、销售预先审核。ERP系统通过做报价单自动生成采购申请,采购订单直接引用采购申请,同时通过报价单系统自动生成销售预审核表,内容包括财务资金控制的各个方面,如付款条款、毛利率、资金占用期限、资金占用费、客户类别及可用信用额度等,企业通过相关信息和指标计算综合判断是否通过审核。毛利率在企业规定的最低限额以下的销售订单则要通过高层管理人员特批。
“企业管理以财务管理为中心,财务管理以资金管理为中心”已经成为现代企业管理普遍接受的理念。ERP系统的使用为资金的集中管理和控制提供了新的方法和手段。北京东方中科集成科技有限公司(以下简称东方中科)从2004年开始在集团内应用ERp系统,在资金集中管理的事前预警、事中过程跟踪、实时监控、定期分析评价以及对未来资金流的预测等方面发挥了较好的作用。
一、ERP系统对资金集中管理的预先审核与预警
东方中科的资金集中管理和控制在ERP系统中首先体现在对财务的集权管理,包括应收账款、采购货物和库存资金管理,同时可以编制资金滚动预算,并通过系统程序自动控制。集团和下属企业可以通过ERP系统的全面资金预算功能设置统一控制标准,把企业的资金流风险控制在事前预测阶段。
1、销售预先审核。ERP系统通过做报价单自动生成采购申请,采购订单直接引用采购申请,同时通过报价单系统自动生成销售预审核表,内容包括财务资金控制的各个方面,如付款条款、毛利率、资金占用期限、资金占用费、客户类别及可用信用额度等,企业通过相关信息和指标计算综合判断是否通过审核。毛利率在企业规定的最低限额以下的销售订单则要通过高层管理人员特批。
2、信用控制预警。在系统中创建通过了销售预先审核的销售订单之后,系统通过应收账款管理实现信用控制。财务部根据集团总部制定的信用政策给各类客户一个信用标准,即通过后台配置,在系统中预先设定客户的信用限额、信用账期以及地区信用额度,销售订单执行中只要超过以上三项中的任何一项,便不能通过客户的信用检查,系统开发票时均显示该客户的信用额度被冻结,不能形成应收账款。取得追加的信用额度须经过由下到上的层层审批之后方可在系统中做解冻操作。
3、费用支出预警。通过成本中心控制模块可以实现对集团或下属企业费用支出的实时控制,将实际发生数和各成本中心的总费用预算进行对比,支出如超月度预算,系统会亮黄灯警告,如超季度预算系统会亮红灯禁止通过。通过这种预警功能,ERP系统可以严格控制超费用预算的情况,预警解除需要通过追加预算或调整预算来实现。系统还可以按成本中心、成本中心组或功能范围实时生成实际与预算对比报表。
4、采购付款预警。通过ERP系统已经创建的采购订单可以查询是否收货和收到发票,发票校验后自动生成应付账款,通过应付账款的挂账状态来审核付款。当企业与供应商签订的合同以预付方式支付,财务部审核付款时,也需要查看采购订单状态。如果付款支付超过了采购订单金额,系统会自动弹出窗口或横条提示超过采购订单金额或预先设定的相应的供应商预算额度。
5、库存高低位预警。ERP系统内设有安全库存量,可以定义理想高位库存数量和金额,并通过开发报表实现的预警功能自动提示存货的短缺、超储和超时库存等异常状况:如果超过警戒线,系统将会自动报警;如果低于安全库存量,会自动生成采购计划,从而准确判断生产、进货型号、采购提前量、预留库存量以及可用库存量,最大限度地减少库存资金占用。
二、ERP系统与网上银行无缝对接,实现实时查询与监控
1、与网上银行无缝对接。通过银企互联接口,东方中科的ERP系统实现了实时查询账户余额、实时网上资金划转、网上收款、网上付款、网上报销费用和网上支付税款(银税通)等功能。(1)网上收款。通过企业银行系统收款时,系统会通过客户名称找到客户编码,按销售订单号清理应收账款。对于没有客户编码的新客户,由财务部通知主数据岗创建客户主数据,计入预收账款,同时自动生成与银行相关的会计凭证。(2)网上付款。订货部通过ERP系统在线提交付款申请,财务部发票校验岗在线审核合同和采购订单,系统通过采购订单号码直接找到供应商,依照采购订单行项目,按批次付款,按合同号清理应付账款。在支付货款的同时与银行系统对接,从网上银行支付给供应商。(3)网上报销费用。企业员工在ERP系统中填写支出报销单并选择相应的费用项目,由部门经理电子签字后提交财务部,同时把原始单据交财务部,财务部根据其原始单据及其成本中心预算生成会计凭证,报销金额通过企银系统出纳岗位点击经办确认,再经过审核岗位授权,即可划拨到报销人的银行卡上。(4)网上支付税款。企业在网上申报纳税后,在银税通终端系统可以看到本月等待支付的各项税款金额、税种以及电子缴款书号等信息,经审核岗授权后从网上银行自动划拨税款,税款的缴款书可从付款银行拿到。
2、实时查询和监控成员企业的资金状况。集团统一开设银行账户,对资金进行集中管理和监控。在ERP系统中可以实时查询集团的各个银行存款账户余额,掌握各类资金的来龙去脉。办事处的存款账户由总公司直接控制,总公司在各地开设的账户,在总公司账上以银行存款明细科目体现。按照企业设定的核算体系,办事处的货款直接由客户汇到总部银行收款账号,由总公司与客户结算并开具发票。分公司可以与客户直接结算,即货款汇到分公司银行账号上,再由总公司与分公司结算,但总公司与分公司须在同一银行开立账户,以保证资金结算零在途。ERP系统还支持总部与分公司自动对账。分公司和办事处日常小额开支由总部以备用金的形式拨付,即减少总公司银行存款账户余额,同时增加办事处银行存款余额,在整个集团下,资金只是存放地点发生了变化。分公司、办事处预算内的费用支出在系统中在线操作实时过账。
三、ERP系统对资金信息的过程跟踪与定期分析评价
1、收款环节实时过程跟踪。东方中科在ERP系统的应收账款明细账中,以绿灯表示账目已经为被清理状态,红灯表示没有被清理,且只要看看红灯状态的净值到期日期符号就一目了然:红色闪电表示该笔应收账款已经过期,白色日历表示该笔应收账款未到期,黄色的铃铛表示该笔应收账款已经到期,这些符号直接反映了销售订单中的付款方式,比如全款预付、送货取支票、货到后30天付款等,以此来提示应收账款的状况,便于资金回收的监控。ERP系统可以实时生成应收账款账龄分析表,账龄分析表与销售订单直接相连,表中的付款日期是根据销售订单的付款条款计算出来的,每个客户的明细情况按每一个销售订单金额分别显示账期内金额(未到期的应收账款)、账龄30天内、账龄30~90天内、账龄91天及以上等时间段。企业可在系统中建立回款考核制度对应收账款进行控制:一是销售人员佣金的发放与应收账款回款直接挂钩,每一笔销售订单只有在完全收款的情况下才能发放佣金;二是在本月发放的佣金中扣减资金占用费,只要应收账款超过账期就开始按应收账款金额的1%扣减资金占用费,直到该笔应收账款收回为止,扣除的资金占用费在应收账款收回后不再退回。
2、付款环节实时过程跟踪。通过ERP销售系统的报价单会自动生成采购申请,订货部创建采购订单时引用采购申请,物资部对采购到货的物资验货后收货入库,在ERP系统的采购订单中就可以查询物料的收货情况,财务部在系统中校验发票时需要检查录入的发票金额是否与采购订单的金额相符,若差异小于容差,发票将被系统接受。发票校验操作完成,系统就会形成供应商的应付账款,再按合同规定的付款条件给供应商付款。ERP系统还可以实时查询付款计划表。在付款计划表中,可以按采购订单号、供应商、合同号、物料描述、物料代码、到货批次、币种、金额、产品组、销售组织、业务范围、工厂和付款方式等实时查询,无论是在某个供应商的明细账中,还是在某个采购订单中,或是在物料的单据流中,只要知道一个信息即可查询到系统中相关的所有信息并可按不同字段对信息进行筛选、查询、分析和评价。预付货款和应付账款在ERP系统中可实时更新,在付款计划表中既可查看汇总金额,也可查看某一个供应商或物料的采购订单行项目的付款执行情况。
四、定期生成现金流预测表
东方中科的销售管理部根据月度销售计划和各地的上报数据在ERP系统中进行销售预测数据维护。销售预测主要来源于分销商传统业务的流水量和以前签订合同本月的交货量以及大单业务量。本月现金流出的预测主要包括当月采购支出、本月支付前期采购、日常费用支出、本月还贷支出、税金支出,等等。产品部、订货部和物资部根据市场预测制定经营计划,根据库存在各地库位的分布、货物的结构、在途库存来生成采购需求计划,在ERP系统中维护需要订货的总量,结合库存物资的基本信息动态地确定各种物料的订货批量,尽可能使库存数量既满足销售需要,又不占用过多资金。财务部根据日常支出预算、需要支出的税金等在ERP系统中维护相应的支出数据,当需要维护的数据都进入系统后,系统即可生成现金流预测表并计算出净现金流量,同时通过预测库存和应收账款余额,与理想库存和应收账款余额对比,便于企业决策者从容决策。
责任编辑 李斐然
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