时间:2020-05-20 作者:沈建 康郭军 傅卓伟 (作者单位:浙江传化物流基地有限公司)
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摘要:
传化集团创建于1986年,以生产液体洗涤剂起步,经过20多年快速稳健的发展,现已成为一家以化工、物流、农业和投资等业务为主的多元化产业集团。
2003年,传化集团通过多年来在物流商业模式上的探索,结合国内物流行业的现状,创新了物流平台的发展模式——物流基地,明确了“物流平台运营商”的定位,即通过整合物流企业、货主企业、社会车辆、配送供应商、政府与协会五类客户资源,在构建有形平台网络的基础上,辅以信息化管理手段,形成有形、无形平台的相互融合,成为专业化、网络化的物流平台运营商。运营几年后,传化物流取得了明显的经济效益。之后,传化集团对物流产业发展提出了“做深做精”、“连锁复制”、“电子商务”三大战略目标。结合产业战略目标,物流产业财务部门也明确了“培育资本运作保障能力”、“提升项目财务参与能力”、“夯实财务基础管理”、“建立异地管控模式”四大财务战略目标,并在财务集中管理、财务模式创新等方面进行了探索和尝试。
一、实现财务集中管理
财务管理工作与客户服务相结合是物流基地所具有的一大特色,服务是保持基地竞争力的重要体现,也是挖掘增值盈利的基础和源泉;而管理则是保持基地健康,快速发...
传化集团创建于1986年,以生产液体洗涤剂起步,经过20多年快速稳健的发展,现已成为一家以化工、物流、农业和投资等业务为主的多元化产业集团。
2003年,传化集团通过多年来在物流商业模式上的探索,结合国内物流行业的现状,创新了物流平台的发展模式——物流基地,明确了“物流平台运营商”的定位,即通过整合物流企业、货主企业、社会车辆、配送供应商、政府与协会五类客户资源,在构建有形平台网络的基础上,辅以信息化管理手段,形成有形、无形平台的相互融合,成为专业化、网络化的物流平台运营商。运营几年后,传化物流取得了明显的经济效益。之后,传化集团对物流产业发展提出了“做深做精”、“连锁复制”、“电子商务”三大战略目标。结合产业战略目标,物流产业财务部门也明确了“培育资本运作保障能力”、“提升项目财务参与能力”、“夯实财务基础管理”、“建立异地管控模式”四大财务战略目标,并在财务集中管理、财务模式创新等方面进行了探索和尝试。
一、实现财务集中管理
财务管理工作与客户服务相结合是物流基地所具有的一大特色,服务是保持基地竞争力的重要体现,也是挖掘增值盈利的基础和源泉;而管理则是保持基地健康,快速发展的根本。在“与客户共同成就事业”的理念指导下,财务部门始终以提升公司竞争力、规避经营风险为出发点,采取了一系列服务和管理措施:
1、培育财务管理能力,夯实基础管理
物流基地财务部门利用自身专业化优势,组建了财务服务小组,提供财务管理方面的多项业务指导服务。针对业务量较小的物流经营户,帮助其梳理完善财务工作流程,建立标准化规范;建立健全财务类管理制度,规范财务行为。对于中等规模的物流经营户,帮助其搭建和完善内部控制体系,统一执行标准,规范执行力度,降低人为因素带来的不稳定性;保证制度的合理性和可操作性,避免产生主观风险。引导手工账务处理的物流经营户实行会计电算化,提高了工作效率和质量。同时,按照《会计法》和税收法规的要求,对所有物流经营户进行全面的财务指导,对每家经营户提出财务方面和经营管理的改进建议,帮助其堵塞漏洞、增收节支。
2、规范纳税行为,降低税务风险
在税务行为规范上,物流基地财务部门一方面利用自身的专业技能优势,通过走访客户、上门指导服务、内部网络等多种方式宣传财税政策,帮助物流经营户按规范要求进行财务和税务事项处理;另一方面,在税务部门的支持下,还开展了各种财税方面的培训。此外,通过推进“业务台账”建设,进一步促进物流经营户业务行为和税务行为的双重规范。从2005年起,物流基地财务部门专门设立了财务服务专员,对所有自开票纳税的物流经营户,通过大规模培训和上门一对一指导相结合、宣传引导和奖励考核相结合等多种措施,使其了解为什么要建“业务台账”以及怎么建“业务台账”。同时财务部门每天都上门检查,做好巡查记录,指出哪些台账建立不规范、不完全,并要求物流经营户进行补充和完善。目前“业务台帐”建设己成为每家自开票纳税物流经营户的自觉行动。通过推进业务台账的建设,遏制了物流经营户虚开、代开发票的现象。
3、实现基础设施共享,降低物流企业的运营成本
对于新设的物流经营户而言,财务、纳税专用办公设备等投入是一笔不小的支出,如:电脑设备的购置、维护,专业人员的配备、培训,一般每户需要投入5万元左右。考虑到物流经营户的经营成本,物流基地组建了专业化的团队,为入驻的物流经营户提供统一的证照代办服务、票据管理服务、纳税申报服务、个性化的业务指导服务以及免费的税务咨询等基础服务,为入驻的物流经营户降低了70%以上的成本。同时,为了提高入驻物流经营户的办事效率,物流基地还专设了“服务中心“统一对外服务的窗口,以方便物流经营户的业务办理。此外,物流基地还借助自身以及集团公司的专业化人才优势,开发了物流电子商务网站,为物流经营户发布信息,实现了中小物流经营户网络经营的梦想。
4、发挥中介联营效应,实现利益共享
在物流基地的统一管理与服务下,通过与中介机构、行业协会、广告传媒等的集中沟通,使得原来的”一对多、多对一”的频繁、琐碎、高成本的沟通变成了一对一的高效沟通,在沟通、培训、广告等业务中形成了联合经营的规模效应,体现了效率优势,实现了利益共享。
鉴于目前保险成本的代价较高,物流经营户若单独向保险公司投保财产险和第三者责任险,保金一般都较高,故一般物流经营户普遍存有侥幸心理,冒险经营。物流基地通过整合资源的优势,以数百家物流经营户的代表与保险公司进行洽谈,最终为物流经营户降低保险成本25%-30%。
根据税务规范逐步提升要求,而物流经营户规范建账能力较弱的情况,物流基地在整合资源的前提下,引进中介代理机构,为物流经营户提供集中统一代理记账的服务,统一了业务处理。为了帮助物流经营户突破发展中遇到的资金瓶颈问题,帮助其做强做大,提高竞争实力,物流基地财务部门在对资金供需方进行多次调研的基础上,经协调和沟通,确定了联保加基金池的融资方案,在一定程度上缓解了物流经营户融资难的问题。
二、持续创新财务管理
物流基地的经营、管理、发展与一般以实体产品生产、销售为主的企业有着较大的区别,因而在财务管理的内容、方法和思路上也表现出比较明显的差异性。通过几年的探索和实践,传化物流已逐步建立起一套“适合当前运营和符合阶段发展”的财务管理模式。
1、实现资产动态管理,提高资产的利用效率
资产对于物流基地而言占有相当重要的地位。在日常管理中,物流基地财务部门除了健全、完善资产类管理制度,包括固定资产、仓库物资和低值易耗品管理制度等,还定期和不定期地对固定资产、低值易耗品等进行全面盘点,确保账实相符。此外,还通过实地走访,根据区域功能和地理位置分布,整理了物流基地的“固定资产区域分布情况”,并将客户盈利分析与资产盈利分析结合,为公司经营结构调整提供依据;同时依托资产管理信息系统,开展动态管理。对公司所有资产管理责任到人(即每一位员工),并粘贴了责任牌。通过资产管理系统的监控,及时反映资产的出租、使用情况。在人员及岗位调动时,及时进行资产划转,并通过应用系统实现资产调剂,提高了基地资产的利用率。同时也使存货(未出租的营业用房)管理更为科学合理,真正实现了资产全过程、动态、长效的管理。
2、实行全员预算管理,实现“管事”与“管财”的统一
物流基地的全面预算管理是以财务预算为核心的延伸和拓展,但其并非只限于财务部门,而是涉及到企业运作的各个部门,物流基地成立了以总经理为公司预算“一把手”,各部门负责人为部门预算“一把手”的“多级一把手”管理体系,将预算管理工作落实到最小单元——员工,实现全员参与预算管理工作。
预算作为管理“探测器”的作用在日常预算执行中也得以充分发挥。预算管理员将每天、每项业务通过软件将信息传送,各部门的负责人可以适时查询本部门的预算执行情况,并进行自我管控。财务作为预算管理的监督部门,将预算偏离控制在相对值5%、绝对值0.3万元以内,督查其及时性、准确性、有效性;通过信息化手段,按照事前计划、事中控制、事后分析步骤,实现预警、控制、分析。如在费用的监控中,2005年第四季度通过两次对基地水费的分析,发现基地平均水费为3.75万元/月,日平均自用水超过了600吨,财务部门根据实际情况提出了可能存在水管破裂的问题。经办公室重点排查,发现了两处破裂点,修补后减少水费1万元/月以上。
预算执行情况按一定的比率作为月度、年度绩效考核的内容,使“管事”与“管财”得以有效结合,真正发挥预算促经营、管理的目的。如在对某个月的电费进行预算编制时,按照原来估计的编制方法预计电费为30万元,但以上月度的每月3次的实际抄表数据为基础,考虑用电的增长幅度,预计本月需要支出40万元。这种动态的与工作实际结合的预算编制方法,不但提高了预算编制的正确性,而且将目标、预算、实际有效结合,实现了“管事”与“管财”的统一。
3、借助信息化手段,实现财务实时监控
随着连锁复制的战略推进,以信息化为驱动的物流信息化的建设,物流基地财务部门创建了一个完整、集成、实时的财务会计管理系统。该系统以异地财务电子审批为主要功能,综合客户管理、信息及其他管理功能,整合单个平台的会计核算、预算管理、智能停车场管理、票据管理、客户管理、资产管理系统等资源,快速、及时地反馈各基地的运作结果,使产业财务能及时了解和监控各企业的运作情况,并将结果反馈到基地及各条线的管理部门,促使业务的不断优化和整合,最终构建现代化财务控制体系,提升了企业的价值创造能力。
4、梳理物流基地财务管理体系,为连锁复制建立基础模版
从实现固化规范、优化提升、建立模版的目的出发,物流基地财务部门将在客户的财务服务与管理、基地自身的财务管理中通过反复实践证明的、符合现阶段要求的做法进行了全面的梳理,建立了作业标准、作业规范、作业流程,并形成文本形式,编制了《物流平台财务管理体系汇编》(以下简称《体系汇编》),以实现经验的共享。在《体系汇编》的编制过程中,发现了一些原来工作中的盲点和不足之处,并且通过全员参与,使各岗位对自己的工作做了一次重新审视。同时按照优化提升的要求,在2006年全面梳理的基础上,2007年又对《体系汇编》进行了修订和完善,使其更符合客观实际。
责任编辑 刘黎静
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