时间:2020-05-20 作者:齐正纲 孙小晶 (作者单位:山东航空股份有限公司 山东三箭建设集团公司)
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摘要:
一、分类管理,明确定位
随着信息技术的飞速发展,越来越多的软件系统在企业财务部门得到运用,如何加强系统开发和应用的管理,提高信息技术的利用能力,是企业财务信息化建设的一项重要课题。山东航空股份有限公司(以下简称“山航”)在信息化实践中逐渐认识到:对财务信息系统进行分类管理,构建企业财务信息系统的基本框架,并进一步明确各子系统的定位,是处理好以上问题的一条有效途径。
(一)财务信息系统基本框架的构建
目前,山航所使用的财务软件系统主要有:集中财务管理系统、航线经营决策支持系统、结算管理系统、配餐管理系统、统计系统、全面预算管理系统、网上报销系统、不正常航班现金赔偿管理系统、航材管理系统等。按照各系统在企业财务管理体系中发挥的不同作用,山航对各软件系统进行分类管理,具体分类如下:
1、财务报告系统:即财务会计核算、报告系统,主要包括集中财务管理系统核算、报告相关模块。
2、管理报告系统:主要提供企业内部评价、内部控制以及确保企业资源的合理使用和经济责任的履行所需的财务信息,主要包括航线经营决策支持系统综合分析模块。
3、预算控制系统:在现代企业管理中,预算管...
一、分类管理,明确定位
随着信息技术的飞速发展,越来越多的软件系统在企业财务部门得到运用,如何加强系统开发和应用的管理,提高信息技术的利用能力,是企业财务信息化建设的一项重要课题。山东航空股份有限公司(以下简称“山航”)在信息化实践中逐渐认识到:对财务信息系统进行分类管理,构建企业财务信息系统的基本框架,并进一步明确各子系统的定位,是处理好以上问题的一条有效途径。
(一)财务信息系统基本框架的构建
目前,山航所使用的财务软件系统主要有:集中财务管理系统、航线经营决策支持系统、结算管理系统、配餐管理系统、统计系统、全面预算管理系统、网上报销系统、不正常航班现金赔偿管理系统、航材管理系统等。按照各系统在企业财务管理体系中发挥的不同作用,山航对各软件系统进行分类管理,具体分类如下:
1、财务报告系统:即财务会计核算、报告系统,主要包括集中财务管理系统核算、报告相关模块。
2、管理报告系统:主要提供企业内部评价、内部控制以及确保企业资源的合理使用和经济责任的履行所需的财务信息,主要包括航线经营决策支持系统综合分析模块。
3、预算控制系统:在现代企业管理中,预算管理发挥了越来越重要的作用,因此将预算控制系统从管理报告系统中独立出来,加以重点控制。山航的预算控制系统主要包括全面预算系统、航线经营决策支持系统航线预算模块。
4、业务系统:指应用于财务部门核算、报告、预算职能以外的其他业务职能的软件系统(与具体企业的财务部门的职责相关),包括结算系统、配餐管理系统、统计系统、航材管理系统、资金管理系统、航线经营决策支持系统费用审核模块等。
分类管理并不意味着对财务系统进行简单的条块分割,分类的目的是强化管理、明确定位,而各子系统间的互联共享机制同样是财务信息系统基本框架中不可或缺的组成部分,这种机制也正是深度开发财务信息资源、加速财务信息流通、实现财务信息资源共享和提高财务信息利用能力的重要手段。上述四类系统以及连贯其间的信息共享机制构成了山航财务信息系统的基本框架。
(二)各子系统的定位
1、业务系统:(1)实现业务流程的信息化,提高具体业务工作的效率、质量;(2)充分利用信息化手段,优化现有业务流程、强化内部控制:(3)软件系统的结构应支持业务流程的简化和变更;(4)充分利用现有信息资源,实现信息在各系统间的高效流转和双向共享。
2、财务报告系统:(1)符合国家会计规范,提供规范、易用的核算、报告工具;(2)通过专项核算等方式,实现多维的会计核算,归集更多的相关、可靠信息:(3)利用网络技术,实现数据在集团企业内部的集中存储与共享;(4)基于数据共享,提供系统的集团企业报表汇总合并、信息垂直监控等集团化管理控制工具;(5)提供丰富、灵活的查询、对账、数据导入等辅助工具。
3、管理报告系统:(1)符合公司整体的经营管理理念;(2)提供的数据要满足市场营销、成本控制、经营决策等方面的相关需求,并注重数据的及时性、准确性和完整性;(3)建立先进、规范的决策支持模型、指标分析体系以及辅助决策工具。
4、预算管理系统:(1)涵盖预算编制、预算审批、预算调整、预算分析、预算考核等全面预算管理的全过程;(2)考核指标涵盖目标利润、目标成本、资金的使用效率、资产质量等多个方面。
二、经营主导,讲求实用
财务信息系统是进行现代化财务管理的一项重要工具,一方面,财务信息化建设是一项以经营为主导的企业行为,而不是以技术为主导的工作;另一方面,财务信息化建设不仅仅是在建立一套软件系统,更强调了软件系统在管理上的应用。信息化建设项目作为一项投资决策,只有从应用角度进行谨慎的评估,遵循成本效益原则,讲求实用,才能充分发挥信息化的最大效能,切实促进企业经营管理水平的提升。
在多年的财务信息化实践中,山航不乏在先进技术与经济实用之间进行权衡选择的事例。2004年,山航着手引进集团版财务核算系统替换原有的单企业版财务软件,当时面临的主要软件技术构架选择有:客户端/服务器构架(C/S)和浏览器/服务器构架(B/S)两种模式。其中,B/S构架技术较为先进,具有实施速度快、维护成本低等优点,但对服务器等硬件设备的要求较高,固定资产投入较大,软件价格也相对较高;C/S构架技术相对落后,升级维护工作量大(需要对逐个客户端进行安装、调试),不支持Internet,但该构架的软件安全性更高,软硬件投资也相对较低。同时,山航的实际情况是:局域网建设基础较好,在主要基地城市间设有专线;财务人员是核算系统的主要使用者,办公场所较为固定,仅有部分高层管理人员需要随时随地通过网络查询主要财务数据;公司成立之初就采用C/S构架的财务软件,财务人员对C/S构架较为熟悉。为确定软件的技术框架,山航相关部门进行了多次分析和论证,结合山航的实际,从“多、快、好,省”四个方面对两种技术构架进行了评估:“多”是指满足不同系统使用者的多种应用需求;“快”是指系统实施速度快并且使用者能够迅速适应新的软件系统;“好”是指软件系统安全、稳定;“省”是指以较低的成本满足最大的应用需求。基于以上四方面的考虑,山航并没有完全采用技术先进的B/S框架,最终确定了“主要模块采用C/S构架,领导查询模块采用B/S构架”的选型方案。
三、统一规则,互联共享
企业财务信息得到充分应用的基础是财务信息规则的建立和统一。财务部门必须建立和形成适应公司经营管理需要的统一信息规则体系,只有建立和执行了这些规则,才能有效解决“多头出数,口径不一”的问题,同时也为加速信息流通、实现信息共享提供有力保障。2006年,山航通过航线经营决策支持系统的实施对财务相关信息规则进行了系统的整理,初步建立起了三维的财务信息规则体系:(1)指标维度:主要规范信息指标的名称、定义、计算公式、归集规则、涵盖范围等基本属性。(2)系统维度:主要规范信息指标在不同系统中的特殊处理规则。例如,自有飞机“大修费用”在财务报告系统中遵循现行会计制度,在发生时计入成本;在管理报告系统中遵循配比原则,按生产量进行预提。(3)时效维度:主要明确信息指标在不同系统中的及时性和准确性。例如,“旅客人数”指标在旅客订座时最先反映在“旅客订座管理系统”中:飞机离港后反映在各机场的“离港系统”中;航班结束、飞行任务书录入后反映在“统计系统”中。从时效性角度来看,“统计系统”中数据最为完整、准确,但及时性最差;“旅客订座管理系统”中数据最先得到,但准确性、完整性最差;“离港系统”居中。通过以上时效性分析,就可以按照一定的优先级,有选择地使用数据。
在不断建立和完善财务信息规则体系的基础上,通过各系统间的信息交换、信息共享以及信息优化,实现信息的双向共享和系统的协同运作,是建立高质量财务信息系统的一项重要手段。例如,2006年山航与软件公司合作开发了“网上报销管理系统”,用以实现款项申请、费用报销、款项支付等业务的网络化管理,在满足业务处理需要的同时,还建立了该系统与全面预算管理系统、财务报告系统的数据接口,实现数据双向共享。这样一来就取得了三项应用成效:(1)业务数据自动传递到账务系统中,并生成凭证:(2)实现了预算管理的事前控制;(3)强化了预算项目与会计核算科目间的对应关系。
四、财务信息化建设的其他工作
(一)信息资源摸底和业务需求摸底
财务信息化建设是公司整体信息化建设的一部分,充分利用公司现有信息资源是财务信息化建设取得实效的捷径。摸清信息家底,建立企业信息资源管理体系,是企业整体信息化建设的前提,也是做好财务信息化建设的基础。同时,要进行财务信息化建设,就必须明确公司对财务信息的总体需求,并对财务部门各项职能的信息化需求进行摸底,通过对需求的摸底,配合公司的各项管理创新,逐步分析和建立公司财务系统的主要业务模型和数据模型。
2006年初,山航财务部门对公司在用的“航班运营管理系统”、“客运收益系统”、“离港系统”等13个业务系统进行了调研,摸清信息资源,记录信息需求,建立业务模型,形成了数十份调研报告,这些报告为山航下一步的财务信息化建设提供了翔实的资料。
(二)培养精通业务知识和信息技术的复合型人才队伍
通过各项财务信息系统的建设,山航逐步培养和形成了一支财务业务精专、掌握信息技术基本知识的人才队伍,从而使信息技术在财务领域得以更广泛、充分的运用。
总之,企业财务信息化建设必须配合公司经营理念和管理模式的持续创新,以提高经营管理水平为出发点,以效益为准绳,以统一信息规则为基础,以高效协同、互联共享为手段,分类管理,明确定位,才能建立起满足企业高效管理和科学决策需要的财务信息系统,为企业借力信息技术实现跨越式发展提供更强有力的支持。
责任编辑 张玉伟
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