时间:2020-05-20 作者:鲍雷军 (作者单位:宝山钢铁股份有限公司审计部)
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摘要:
防线———业务部门对采购循环各类风险的识别与度量
一般而言,采购循环由采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、货款结算和记账等环节组成。采购风险贯穿于采购过程的各个环节。就宝钢采购业务而言,主要的风险有三类:一是选择不合格供应商造成的风险,具体表现为:①合同欺诈风险,主要形式有:以虚假的合同主体身份与公司订立合同;以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;在不了解供货方信用状况的情况下,支付对方一定比例的预付款,供货方取得定金后逃之夭夭;签订空头合同,将骗来的合同转手倒卖从中牟利,公司所需物资得不到保证。供应商设置合同陷阱,如无故中止合同,更改合同条款,违反合同规定等。②价格风险,如供应商操纵投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使公司蒙受损失。③质量风险,主要表现为供应商提供的物资质量不符合要求给公司造成的负面影响。二是内部管理缺陷可能产生的风险,具体表现为:①采购计划风险,即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划,使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。②合同管理风险,包括违约责任约束简化,口头协议,君子协定;...
防线———业务部门对采购循环各类风险的识别与度量
一般而言,采购循环由采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、货款结算和记账等环节组成。采购风险贯穿于采购过程的各个环节。就宝钢采购业务而言,主要的风险有三类:一是选择不合格供应商造成的风险,具体表现为:①合同欺诈风险,主要形式有:以虚假的合同主体身份与公司订立合同;以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;在不了解供货方信用状况的情况下,支付对方一定比例的预付款,供货方取得定金后逃之夭夭;签订空头合同,将骗来的合同转手倒卖从中牟利,公司所需物资得不到保证。供应商设置合同陷阱,如无故中止合同,更改合同条款,违反合同规定等。②价格风险,如供应商操纵投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使公司蒙受损失。③质量风险,主要表现为供应商提供的物资质量不符合要求给公司造成的负面影响。二是内部管理缺陷可能产生的风险,具体表现为:①采购计划风险,即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划,使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。②合同管理风险,包括违约责任约束简化,口头协议,君子协定;鉴证、公证合同比例过低;卖方采取不正当手段套取公司采购标底;给予虚假优惠或以某些好处为诱饵兜售假冒伪劣产品;合同日常管理混乱造成的违约风险等。③采购验收风险,表现为采购物资在数量上缺斤少两,在质量上鱼目混珠,品种规格不对路等。④采购存量风险,如因供应商的原因造成的供货中断,在批量采购后出现跌价等。⑤采购责任风险,主要指采购人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起的合同纠纷等。三是其他风险,主要包括:①技术进步风险,因某种原材料出现技术进步,造成已采购原材料质量不符合现有要求而闲置。②采购意外风险,主要指物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险,如交通意外事故等。宝钢的管理人员据此进行相应的采购风险分析。
防线二——风险管理单位在采购业务中的具体运用
为进一步明确各部门职能,确保公司体系的有效运行,公司系统创新部制定了《管理职能分配》,建立了相应的岗位责任制。各职能部门在采购风险分析基础上,先后制定了《采购供应管理制度》、《物资存货管理制度》等,并随着业务的发展不断更新和完善。目前宝钢有关采购业务的关键控制手段包括:
1、根据各供应商所提供的资料,选择有利于公司生产和成本最低的供应商。公司对所有潜在供应商的供应质量和财务可行性进行评估,评估内容包括:公司的竞争能力、设备状况、质量控制、运输记录、劳动力状况、成本结构、财务状况、售后培训等。采购必须在经批准的合格供应商中进行选择。供应商的基本资料需要定期审查和调整。
2、选择合适的采购方式。宝钢目前的物资采购实行招标、比价和核价采购,条件成熟的还可实行战略采购。其中比价、询价的内容包括价格、质量指标、折扣和付款条件及交货时间。
3、制定技术质量标准。宝钢的物资采购在执行国家标准、行业标准、地方标准或公司标准的同时,由各生产厂、部等使用单位和制造管理部按主要生产材料、重要材料、一般材料分别制定采购技术质量标准。若现有技术质量标准不适用时,由使用部门、采购部和供应商共同商定技术质量标准或协议,采购部负责按标准组织采购。试用物资进入现场还需通过工业性试验阶段,供应商须提供产品或工艺的相关资料。在物资投入使用后,由于供应商提供物资的质量原因导致公司钢铁产品收得率下降、或影响钢铁产品质量、或造成设备事故、或虽未造成设备事故但引起非正常检修的,计算直接损失和间接损失后,由供应商全额赔偿。试用成功的物资由技术归口管理部门或使用单位制定新物资的技术标准,并在原在库物资使用完毕后将其纳入正常采购管理。
4、多部门参与合同的商务谈判。公司与供应商(包括代理商)进行技术、商务方面的交流由采购部负责牵头协调,采购部为商务谈判的首席代表部门,技术部门为技术交流、技术谈判的首席代表部门。
5、物资发放实行“先进先出”的发放原则。供应中心负责在供应过程中做好库龄跟踪管理,对长期不用和临近保质期的物资及时预警通报。生产工艺或使用物资标准发生改变时,应提前填写变更联络单提交采购部,以防止库存资金占用增加,确保按标采购和正常供应。
6、零库存管理。供应商需按公司的要求,常年储备库存,宝钢仅在需用时,提前一定周期通知供应商,由供应商负责将备件按质、按量、按时送到公司指定部门,公司以实际领用的数量与既定价格和供应商进行结算。
7、预付款和定金授权审批及定期与供应商对账制度。对要求预付款的大额采购,实行分极分权管理,根据授权,逐级审批。对往来账存在差异的部分,及时查明原因,以便发现舞弊,纠正偏差。
防线三——对采购与付款循环实施内部审计
为了规范采购管理,独立于业务部门的内部审计部门根据公司年度计划或公司领导要求,定期或不定期地对公司采购管理的内部控制情况进行全过程、全方位的监督审计,具体内容包括:
1、对物料需求和物资采购计划的审计。包括:采购部门物料需求、物资采购计划的编制依据是否科学;调查预测是否存在偏离实际的情况;计划目标与实现目标是否一致;采购数量、采购目标、采购时间、运输计划,使用计划、质量计划是否有保证措施。
2、对物资采购招标与签约的审计。首先,审查采购经办部门和人员是否对供应商的生产状况、质量保证、供货能力、公司经营和财务状况进行调查,每年是否对供应商进行一次复审评定,是否是在全面了解的基础上做出选择合格供应商的正确决策。其次,审查物资采购招标是否按照规范的程序进行,比价信息是否做到了规范化,是否由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序并按规定的授权批准程序确定合同金额,是否存在违反规定的行为。最后,对合同中规定的数量、规格、质量等逐一进行抽查审核。
3、对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的审计。包括:①对于已签订的合同,检查是否整理成册,妥善保管;是否建立合同台账及合同汇总。②审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号并建立合同台账:合同统一编号是否合规,每一份合同的正本、副本及附件是否齐全。③合同履行完毕是否及时建立合同档案:合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总,是否及时提出报告和汇总表报送单位领导和各有关业务部门,是否运用先进的管理手段,向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息。
4、采购执行情况的审计。包括:①审查合同的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录。②审查物资验收工作的执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。③对不合格品控制执行情况的审计,审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录,对办理退货手续后的货物是否及时收回退货款。④是否保持一定的安全库存量以规避缺货损失以及满足需求增长引起的生产需要,是否建立牢固的外部契约关系,保证供货渠道稳定,规避风险,降低成本。
5、货款支付的审计。包括:①发票价格、运输费、税款等是否与合同相符,预付款是否履行了审批手续,是否关注了支付风险。②除了向不能转账的集体公司或个人购买货物以及不足转账起点金额的用现金支付外,是否有违反结算纪律,不通过银行办理转账,擅自支付现金的情况。③采购发票以外的各种费用、损失,如保管、装卸、搬运费用以及在途损耗等,是否合理、合法。④是否建立了应付账款的核对制度。
采购内控的整体运行效果
宝钢采购的指导思想是“集中采购,透明化制约”。原材料采购主要通过电子商务实行比价和招标的透明采购,而且网上采购量达到整个采购总量的60%~70%。1999~2005年期间,宝钢原材料采购价格平均下降了5.56%,原材料存货周转率呈上升趋势。采购价格每年下降幅度及原材料存货周转率见表1。
宝钢在对供应商的管理方面,采取“让市场,不让价格”的供应策略,对于重要的、关键的供应商让渡较大的市场份额,而在价格上谈判的余地不大,和供应商结成一种协作的战略联盟关系,从而保证了原材料的稳定供应。宝钢目前已与国内大型煤炭企业建立起双赢的战略合作伙伴关系。针对国际市场上铁矿石涨价,宝钢还与武钢等国内大型钢铁企业签订了战略合作协议,共同应对国际铁矿石价格过高的形势。
通过在外部对公司大宗生产物资的集约化采购和长期合作的供应商模式,以及在内部遵循采购审批、业务经办、会计记录和财产保管等不相容职务相互分离原则、采购授权批准制度、采购内控循环的日常管理审计以及大宗物资采购的比价审计等规避风险措施后,宝钢规范了采购行为,真正做到了“不越位、不缺位”,既保证了供货价格和质量,缩短了交货周期,提升了存货周转率和资金使用效率,又大幅降低了采购成本,同比年增效益上亿元,提高了公司的盈利能力和市场竞争能力。
责任编辑 李斐然
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