摘要:
近年,企业研发的或者从国外引进的ERP软件,大多可以根据生产计划和各部门的用料计划、库存状况等自动制订采购计划,并在库存管理系统中设置各种材料物资的最高库存量、最低库存量、再订货点、经济订货量等指标,财务系统可以根据采购计划、当前库存量等自动提示和自动打印采购订单,签字后即可寄出,收到货物验收入库、付款等各环节都可自动记账。但是,除了少数企业间建立了电子数据交换EDI以外,订单的寄送大多还是以人工邮寄为主,而不是自动地以电子订单方式发送。互联网出现以后,一些企业虽然采取了建立自己的采购网站或以电子邮件的方式发布或发送电子订单,但实践证明,这两种方式仍有许多问题。
采购网站与电子邮件模式存在的问题
采购网站模式主要存在以下问题:一是供应商登陆或回复不可能24小时实时进行,因此不能实时得知有关采购企业的采购信息并及时回复,从而影响采购的效率。二是采购网站需要供应商安排专人经常登陆网站浏览信息并进行回复,增加了供应商的人力成本,同时也难以保证业务的可靠完成。三是由于需要人工回复,数据的准确性会受到一定限制。四是由于采购网站的数据格式是公司自行定义的,因此供应商如果要把订单信息导入到自己...
近年,企业研发的或者从国外引进的ERP软件,大多可以根据生产计划和各部门的用料计划、库存状况等自动制订采购计划,并在库存管理系统中设置各种材料物资的最高库存量、最低库存量、再订货点、经济订货量等指标,财务系统可以根据采购计划、当前库存量等自动提示和自动打印采购订单,签字后即可寄出,收到货物验收入库、付款等各环节都可自动记账。但是,除了少数企业间建立了电子数据交换EDI以外,订单的寄送大多还是以人工邮寄为主,而不是自动地以电子订单方式发送。互联网出现以后,一些企业虽然采取了建立自己的采购网站或以电子邮件的方式发布或发送电子订单,但实践证明,这两种方式仍有许多问题。
采购网站与电子邮件模式存在的问题
采购网站模式主要存在以下问题:一是供应商登陆或回复不可能24小时实时进行,因此不能实时得知有关采购企业的采购信息并及时回复,从而影响采购的效率。二是采购网站需要供应商安排专人经常登陆网站浏览信息并进行回复,增加了供应商的人力成本,同时也难以保证业务的可靠完成。三是由于需要人工回复,数据的准确性会受到一定限制。四是由于采购网站的数据格式是公司自行定义的,因此供应商如果要把订单信息导入到自己的ERP系统,要么是人工录入,要么需要开发专用的接口程序。如果通过人工录入,供应商需要增加人力成本;如果通过专用的接口程序,面对成千上万的采购客户,也不可能开发成千上万的专用接口。五是对于那些供不应求的商品,一般应该是采购员主动地去“抢”,但采购网站这种模式是被动地等供应商来“给”,即使供应商愿意提供,订单的商讨也会被网站模式延误,最后“抢”不到企业最需要的产品。
电子邮件采购模式也存在不少问题:一是通过电子邮件交换信息同样需要采购员和销售员查看电子邮件,任何一方的员工不能及时处理时(如开会、休假、忙其他工作)都会延误订单的处理,特别是同一张订单如果通过电子邮件完成,通常都会由固定的员工跟踪到底,大大增加了延误的可能性。二是需要大量的人工操作。这方面的问题比采购网站模式严重得多,有的采购员为了完成一张订单甚至要在一天之内发几十次电子邮件或电话与供应商频繁沟通。无论对买方还是卖方,都需要耗费大量的人力成本,大的供应链伙伴都不满意这种模式。三是容易产生腐败。由于这种模式很多环节都依赖人来完成,透明度不高。无论买方还是卖方都很难监督其员工的操作,容易出现各种损害买方或卖方利益的活动。
以上两种模式企业很难以合适的价格采购到所需要的商品,从而直接增加了产品成本。由于采购周期长,需要有更长的采购提前期,这严重影响了计划的灵活性,难以实现零库存、JIT(准时制生产)和按需生产等目标。其问题的根本原因在于公司对供应商的采购业务不能实时响应、即时处理,有许多环节需要人工完成。
实时自动完成采购业务的解决方案
国外一些大公司基于RosettaNet标准的B2B集成可以实现供应链伙伴的信息系统的直接互连,实时自动完成采购的业务流程,这无疑是解决采购网站与电子邮件方式所存在问题的最好方法。借鉴国外的经验,广州某企业一方面对采购和销售业务按RosettaNet标准进行B2B集成,另一方面对企业已有的各种信息系统设计了统一的系统集成平台EAI(Enterprise Application Integration,企业应用集成)。其整个系统的集成逻辑如图1所示。
EAI平台是企业各应用系统的统一数据接口,它较好地实现了企业内部各信息系统数据信息的自动转换和平滑传送。B2B集成则实现了企业和外部供应链数据信息的无缝连接。RosettaNet标准联盟是一个于1998年由40家领先的IT企业发起创立的自筹资金的非营利组织。目前,全球已有超过530家领先的电子元器件、信息技术、半导体制造以及解决方案提供商加入到RosettaNet联盟中。RosettaNet就好像电子商务中使用的共同语言,在全球范围内,把位于供应链上各个合作伙伴的业务流程有机整合起来。
RosettaNet标准直接建立在企业的具体应用上,通过建立跨越各公司独立边界的电子商务框架以提高商业流程标准在整个业界的互操作性能,包括RosettaNet词典、RosettaNet实施架构(RNIF)和伙伴接口流程(PIP)。RosettaNet词典为供应链中的企业开展业务提供了一个公共平台,企业不再需要费力独自开发,同时也解决了因每个企业定义的术语不统一而带来的采购流程中的困惑;Rosetta Net实施架构的核心规范提供了快速有效实施RosettaNet标准的交换协议,对贸易伙伴服务器之间的信息交换做出了专门的定义;伙伴接口流程(PIP)描述了供应链中两个贸易伙伴之间的活动、决策及交互关系,专门规定了系统与系统之间基于XML的对话,以描述贸易伙伴间的商业流程。
B2B集成系统的逻辑结构图如图2。
其各部分的作用如下:
Adapter:数据存/取,从ERP系统中取得订单及相关数据,将供应商反馈的信息写到ERP和历史数据库中。
Data Mapping:数据转换,将Adapter获得的订单数据转换为RosettaNet标准中定义的订单数据格式,或将从供应商反馈回来的数据转换成公司ERP系统的数据格式;数据转发,将从Adapter发来的数据转换后发送到B2B Connect,将从B2B Connect发来的数据转换后发送到Adapter。发送或接收信息过程见图3。
在此B2B模式下,发出采购订单并根据供应商的答复(通常在一两分钟内)进行相应的处理流程如图4。
可见,在B2B中采用RosettaNet标准,各企业间就可实现采购数据在企业各自ERP系统间自动、实时、准确地传送,使采购业务的自动化、信息化达到更高的水平。
责任编辑 闵超