时间:2020-05-19 作者:邓为民 刘晓敏 (作者单位:AMT成本管理咨询业务线 华南农业大学经济管理学院)
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摘要:
步骤五:测试运行——正式实施的实弹演习
当成本信息需求、核算体系设计以及数据采集都完成之后,作业成本法实施项目就是“万事俱备,只欠东风”了,“东风”就是正式上线前的实弹演习——测试运行。为什么要做测试呢?因为设计的作业成本核算体系和数据采集体系还未经过实际的数据检验,其核算的结果不能作为正式的财务数据,不能作为正式的报表,必须先经过测试,确保正确性。
一、测试准备
如果作业成本法实施项目覆盖多个车间,则测试需要选择一个典型车间为代表进行测试。测试对象要具备这样几个条件:1、测试车间在成本核算体系设计中比较典型,各个车间核算体系设计中的关键要点都包括在该车间的核算体系设计中(如切换问题、产能问题、停工待料分析、独特的分配动因等);2、选择的车间在企业现有的成本核算体系中是一个独立的核算对象,这样相关的数据采集统计工作有很好的基础;3、这个车间的相关负责人对作业成本法项目比较支持。
测试的准备包括数据的准备、核算体系的准备和实现工具的准备。
数据准备必须提前进行。绝大多数企业按月进行成本核算,当月核算上月成本。例如,6月初核算5月的成本,那么,要按照作业成本法测试运...
步骤五:测试运行——正式实施的实弹演习
当成本信息需求、核算体系设计以及数据采集都完成之后,作业成本法实施项目就是“万事俱备,只欠东风”了,“东风”就是正式上线前的实弹演习——测试运行。为什么要做测试呢?因为设计的作业成本核算体系和数据采集体系还未经过实际的数据检验,其核算的结果不能作为正式的财务数据,不能作为正式的报表,必须先经过测试,确保正确性。
一、测试准备
如果作业成本法实施项目覆盖多个车间,则测试需要选择一个典型车间为代表进行测试。测试对象要具备这样几个条件:1、测试车间在成本核算体系设计中比较典型,各个车间核算体系设计中的关键要点都包括在该车间的核算体系设计中(如切换问题、产能问题、停工待料分析、独特的分配动因等);2、选择的车间在企业现有的成本核算体系中是一个独立的核算对象,这样相关的数据采集统计工作有很好的基础;3、这个车间的相关负责人对作业成本法项目比较支持。
测试的准备包括数据的准备、核算体系的准备和实现工具的准备。
数据准备必须提前进行。绝大多数企业按月进行成本核算,当月核算上月成本。例如,6月初核算5月的成本,那么,要按照作业成本法测试运行5月的成本数据,必须在5月初开始按照新的核算体系采集数据。而为确保在5月初采集数据,项目组必须在4月下旬就对测试工作做出计划,对数据采集的内容格式提前部署,以免影响项目的进度。
这里存在一个问题:假如项目组计划6月初做测试(核算5月的数据),5月下旬完成核算体系设计,项目组如何能够在4月下旬确定数据采集的内容和格式?对于这个问题,应该这样来看:首先,核算体系对数据的需求并不一定要到核算体系完全定稿时才能够确定,在核算体系设计初期,可以先行确定数据采集内容。第二,很多企业不是缺少数据,而是缺乏对数据的利用,一般作业成本法的实施并不一定需要对数据采集工作做很大调整。第三,部分数据内容可以在明确数据格式内容之后补充,先把明确需要采集的数据采集上来即可。
核算体系准备工作是为了确保核算体系每一个设计都可以落实到系统或者软件工具上,都可以和数据对应起来。这样,在测试运行中,项目组可能需要对核算体系做局部调整。
作业成本法的成功实施还必须有实现工具支持。实现工具可以是专业的ABC/ABM软件系统,也可以是电子报表等常用的软件工具。笔者建议在测试中使用比较简单易行的工具,通常是电子报表工具。因为根据测试结果,核算体系还会做很多调整,如果采用专业的软件系统,系统调整配置比较困难;其次,采用专业的ABC/ABM软件初期投入较大,且对人员技术保障要求较高。但是,电子报表软件可能存在规模上的局限。因此,测试的时候,需要对工具权衡,在容量满足的情况下,建议先选择简单易行的软件,待核算体系运行稳定之后,再配置专业的软件系统。
定制开发作业成本法软件可能会在这个阶段遇到困难,对核算体系做调整必须伴随着系统设计的变更,调整带来的系统开发、维护工作量可能使得作业成本法项目难以推行。因此最好不要采用定制开发软件系统的方式推行作业成本法。
二、测试
准备工作做好后,真正的测试就是把数据输入系统,运算得到结果,并把结果整理成报表。测试需要核心人员投入时间,一般采用电子报表工具做一个车间一个月数据的测试,需要2-3天,主要时间耗费在把核算体系配置到电子报表中。测试时顾问要与企业成本核算人员并肩工作,因为在执行测试过程中,可能会要求对核算体系做出必要的调整。
三、分析数据,发现问题
测试的目的是确保核算体系和数据采集体系的可行性和正确性,其中的可行性是通过测试的过程来检验的,正确性是通过对核算结果的分析来检验的。
可行性是指核算体系能够在规定的时间之内提供成本报表。大部分可行性问题已经在数据采集阶段解决了,因为数据采集阶段涉及人员很多,因而不确定性因素最大。而在核算体系实现阶段,可行性问题主要是技术问题,涉及到人的因素较少,因而容易解决。而且,使用电子工具进行核算,在核算速度上也不存在问题。
在新的核算体系的核算过程中,时间上的延迟主要来自于不同阶段的数据转换:如每个人的业务数据如何转换成车间的统计报表,统计报表的数据如何直接输入到核算报表中。项目组必须重点关注这些转换过程,尽量使得数据不落地,以减少工作量、减少数据差错,提高作业成本法实施的可行性。
正确性是通过对核算报表进行分析来判断的。作业成本法核算的结果与企业现有的成本核算结果肯定会存在差异,此时我们尚不能确认作业成本法的核算结果是正确的,所以这个差异只是给项目组提供了一个分析成本是否合理的线索,而不能认定传统成本法的数据是错误的。
对核算结果最有发言权的是车间管理人员。他们能够把产品的成本数据和生产的现实过程结合起来,对于各个产品成本的变化,他们能够从生产过程解释原因。当成本信息与他们头脑中的感觉不符合时,他们就会对核算结果提出疑问。此时需要对核算过程追溯。“有疑问的数据”可能有三种来源:1、核算体系设计与实际业务不符合,导致数据不正确。这时需要通过追溯,分析核算体系设计与现实业务的差异点,并与车间管理人员讨论确认核算体系设计的改进方案。2、核算体系设计没有问题,数据采集过程有问题:一是数据采集的格式、汇总统计过程不完善,可以通过分析,发现问题、予以改进。二是数据采集汇总过程中的设计没有错误,而是数据传递错误,例如抄写错误。这要分析导致错误的原因,加强培训指导。3、车间管理人员对成本感觉错误:车间管理人员或许因为习惯或者传统成本法的信息而对产品成本有着错误的认识。此时需想方设法改变业务人员的错误认识,不要让这些错误的成本信息影响到日常的业务决策。例如:根据传统成本信息,A、B的生产成本是相同的,切换对产品成本没有影响,根据这样的成本信息,则在生产计划安排上谁先谁后无所谓;根据作业成本法的核算结果,先A后B的生产顺序可能要节约成本,从而在生产计划安排上就必须注意先A后B。
在作业成本法实施项目中,比较系统的测试运行要经过两到三次,第一次测试可以局限在比较小的范围,第二次可以扩大测试范围,直到整个核算体系全部纳入测试范围。刚开始时,测试发现的问题较多,后续的测试中发现的问题会很快减少,当核算结果比较稳定的时候,项目组可以考虑成本核算体系的正式切换。因为测试只能每月进行一次,所以在作业成本法实施项目中,测试阶段是很耗费时间的,项目组需要及早就核算体系的测试运行做出计划,确保项目顺利推进。
步骤六:水到渠成,正式上线
测试运行毕竟不是正式运行,作业成本法要正式上线运行,彻底替换掉旧的成本核算体系,项目组必须让企业高层对作业成本核算体系有充足的信心,这是正式上线所面临的最大难点。
一、正式上线条件
核算体系要正式上线,首先需要对核算体系整体至少做两次测试运行,核算的工作量需在可接受范围内,从数据采集、数据汇总统计到成本核算过程的工作量能够为各个环节操作人员认可。
其次,核算结果经过讨论是合理的,且报表容易理解。新核算体系提供的成本必须能够接受质疑,对于与原有成本核算体系报表的差异必须能够给出合理解释。此外,核算报表格式要容易阅读理解。一般来说,财务人员比较容易理解报表,但是最关键的是业务部门人员也要能够理解报表,他们是成本核算报表的使用者,如果业务部门经理人员还不能够阅读新的成本报表,则需要补上这一课,项目组需要详细讲解阅读方法。
再次,要考虑企业运作节拍。财务的变更一般在年初进行,以便计算当月发生金额和各月累计金额,并确保各月数据可以比较。如果在年中对成本核算体系变更,则需要做大量的财务调整,增加工作量。因此,是否在年中变更核算体系,需要高层做出判断,如果通过新旧核算体系对比,传统的成本核算结果是无法容忍的,那么需要及时变更核算体系。另外,如果企业处于销售旺季,财务人员比较繁忙,或者处在年末,财务人员忙着做预算等,都是确定切换时机需要考虑的因素。
二、重组的准备
测试运行总结:从项目管理角度上,需要对测试运行阶段做出总结。总结的关键是作业成本核算体系的核算结果是否能满足成本信息需求,能否解决原有成本核算体系存在的问题,核算过程是否可行。同时,要对核算体系在试算过程中收到的各个部门的建议和意见的解决方式进行系统说明。这样一个步骤可以确保各个部门能够积极参与项目工作,提出意见。
财务调整:在核算体系设计中,应尽量与原核算体系保持口径一致,从而减少财务调整的工作量。作业成本法设置了作业,细分了资源,这些核算的过程可以通过科目来实现,也可以不通过科目来实现。笔者建议选择不通过科目实现方式,这样财务调整的工作量比较小。有一些介绍ABC的书籍,其中介绍了如何根据核算体系设计设置会计科目,包括对资源、作业以及成本对象的科目设置。而我们的经验是,科目基本上不用改动,核算过程在excel中实现,不影响财务数据。
核算体系定稿:在测试运行过程中,会对核算体系不断调整,在正式上线之时,需要对核算体系最后定稿,把所有分歧和争论都明确下来。
数据采集体系定稿:为减少采集工作量以及采集难度,数据采集体系也会在测试过程中对采集的内容、格式、数据传递方式不断优化。在正式上线运行之时,要对数据采集体系定稿。
编制一份核算体系简化版本:详细的核算体系设计比较复杂,通常会有上百页,不便于阅读,为使得核算体系便于理解,项目组应编制一份简化的核算体系文档,除去所有分析解释性质的内容,保留核算体系设计中最为关键的内容——资源、作业、成本对象的定义以及分配动因。
编制一份新旧核算体系的差异对照表:做出新旧核算体系差异对照表,便于相关人员理解阅读,并明确新成本核算体系与原有成本核算体系的差异,以此知道需要做出的改变。对于项目组成员来说,对差异进行汇总,有利于预估新核算体系上线难度,明确项目控制重点,确保上线成功。
核算工具确定:实施作业成本法,有专用软件,大型ERP软件,也可以采用Excel。测试运行的过程,既是检测核算体系的实施过程,也是对核算工具完善的过程。在正式上线之前,要确保核算工具都正确配置。
明确成本报表:在新的核算体系下,明确未来需要报送的成本报表以及这些报表的格式。
形成成本核算流程和制度:为了使新的核算体系顺利推进、有序运作,必须形成正式的成本核算流程文件。成本核算流程要明确每个会计期间成本核算的过程,核算过程中各个部门人的责任,以及时间先后关系。流程应涵盖从原始数据采集、数据统计、成本核算到成本分析的各个步骤,明确规定每个阶段工作的责任人、完成时间、对该阶段工作的详细要求、传递给下一阶段的工作成果等。流程以及流程的详细说明形成成本核算制度,交由企业高层签署,以使得制度具有权威性。
培训:对成本信息的使用者以及成本核算过程的参与者就核算体系,包括数据采集、报表格式、核算流程等做一次全面培训。
为方便大家直观了解上线过程,下面给出上线准备过程图。
三、上线过程
真正的上线过程与测试运行差别不大。正式运行的核算结果没有可以对比的数据,因此项目组必须对核算结果的真实可靠有充足的信心,这是通过详尽的准备和测试过程来保证的。同时,作业成本法的实施上线不会对业务造成影响,上线的风险较小。因此,经过前述各个实施步骤,能够走到正式上线这一步,作业成本法的成功实施就已经成为定局了。
成功实施作业成本法的关键要点:
至此,成功实施作业成本法系列文章全部完成。在这里对实施过程的关键要点做一个总结,希望读者能够通过这个系列文章,对作业成本法的实施过程以及实施成功的关键要素有全面理解,并能够在工作中灵活运用,为企业的作业成本法实施提供帮助指导。
了解企业在管理和业务方面对成本信息的需求,明确现有成本核算方法存在的问题,以此确定作业成本法实施的目标,明确作业成本法实施项目对企业的价值。这是成功实施最关键的要点。目标和价值的明确为核算体系设计、数据采集体系、实施过程中的各种分歧提供了取舍判断依据,可以使项目组避免陷入为了作业成本法而实施作业成本法的歧途。
核算体系设计阶段:以确定的目标为依据,深入了解企业的业务运作实际情况,详尽梳理导致成本高低的所有原因,结合作业成本法的基本原理,设计核算体系,合理平衡成本信息的详细程度与实施工作量。作业成本法的基本原理只是一种指引,与企业业务实际相结合才是关键。
数据采集体系:很多作业成本法实施项目失败于数据采集。数据采集是作业成本法项目成功实施的基础。数据采集能够顺利推行的关键在于最大化利用企业现有的数据采集工作内容,优化数据采集工作,减少工作量,确保一线工作人员的数据采集工作量处在合理范围内。
测试运行,发现价值,宣传价值:通过测试运行,分析测试结果,发现新成本信息的价值。项目组要善于向高层以及企业相关人员宣传展示价值,以获得高层支持,增加项目组的成就感,有动力继续推进实施工作。
持续推进,深化应用:新的核算体系提供出正确、详尽的成本信息只是第一步,把成本信息应用到管理以及业务的决策中才能真正产生价值。项目组成员或者企业的财务人员可以在作业成本信息基础上,建立各种决策分析模型,如根据新成本信息的定价策略、产能闲置情况下的接单策略、产能饱满情况下的接单策略、新成本信息下的本量利分析等,通过各种分析模型真正发挥作业成本信息的价值,把作业成本信息融入日常的经营管理决策中,作业成本法的实施项目才可以说取得了最终成功。
责任编辑 崔洁
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