时间:2020-05-19 作者:刘路冰 薛恒新 温素彬 (作者单位:南京理工大学经管院)
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摘要:
美国注册会计师协会(AICPA)的审计程序委员会在1958年发布的《审计程序第29号》中首次明确定义了会计控制的概念,“会计控制是由组织计划和所有保护资产、保护会计记录可靠性或与此有关的方法和程序构成。”经过40多年的发展,会计控制历经保护性控制、指导性控制,正在朝效益性控制发展,并且在信息集成环境中促生了一种新的会计控制理念和方法,即会计实时控制,它强调财务信息在实时采集、核算的基础上能够及时地参与面向关键业务流程的价值管理。本文拟结合在信息集成环境中会计信息实时产生的机理,分析会计实时控制的PDCA循环(Plan-Do-Compare-Act cycle)。
一、财务信息和业务信息的集成发展概述
信息集成,尤其是财务信息和业务信息的集成,一直是企业信息化应用、研究的主流方向。20世纪70年代末,物料需求计划(MRPII)第一次把物流和资金流的信息集成起来,在处理物料计划信息的同时,可以同步处理财务信息,并且财务信息能够及时地参与企业管理。具体通过两种方式:一种是为各种物料定义会计科目和标准成本,体现了物料和资金的静态关系;另一种是对应各种会计业务处理定义相关会计科目和借贷关系,反映物流和资金流的动态关系,业务发生时系...
美国注册会计师协会(AICPA)的审计程序委员会在1958年发布的《审计程序第29号》中首次明确定义了会计控制的概念,“会计控制是由组织计划和所有保护资产、保护会计记录可靠性或与此有关的方法和程序构成。”经过40多年的发展,会计控制历经保护性控制、指导性控制,正在朝效益性控制发展,并且在信息集成环境中促生了一种新的会计控制理念和方法,即会计实时控制,它强调财务信息在实时采集、核算的基础上能够及时地参与面向关键业务流程的价值管理。本文拟结合在信息集成环境中会计信息实时产生的机理,分析会计实时控制的PDCA循环(Plan-Do-Compare-Act cycle)。
一、财务信息和业务信息的集成发展概述
信息集成,尤其是财务信息和业务信息的集成,一直是企业信息化应用、研究的主流方向。20世纪70年代末,物料需求计划(MRPII)第一次把物流和资金流的信息集成起来,在处理物料计划信息的同时,可以同步处理财务信息,并且财务信息能够及时地参与企业管理。具体通过两种方式:一种是为各种物料定义会计科目和标准成本,体现了物料和资金的静态关系;另一种是对应各种会计业务处理定义相关会计科目和借贷关系,反映物流和资金流的动态关系,业务发生时系统自动建立凭证,并进行账务处理。另外,MRPII通过用金额表示销售计划以模拟销售收入,对物料赋予货币形式来计算成本并方便报价,用金额来表示资金占用以反映库存信息,用金额编制预算来表示能力、采购和外协计划等方法,使系统存在一定的财务计划和控制,但是最大的缺陷是不能反映经济效益。20世纪90年代初,企业资源计划(ERP)进一步扩充了企业的财务功能,支持企业的资本运作管理,一些先进的ERP系统(如SAPR/3系统)内含管理会计模块,不仅能实时地生成管理会计信息,而且把部分会计业务规则、预算控制等引入系统,从而使管理会计信息也能够为企业的价值管理提供及时的服务。2002年年底,美国IT咨询顾问公司Gartner率先提出“实时企业(Realtime Enterprise)”概念,将其定义为“通过使用最新信息来积极消除关键业务流程中的管理与执行中的延迟从而展开竞争的企业。”RTE以ERP为核心,但两者又不同:ERP是一个产品概念,而RTE强调企业的动态业务过程能力。可以预料在RTE的进程中,财务信息的实时采集、核算和控制将集中面向关键业务流程。
二、信息集成环境中的会计信息实时产生机理
会计一般分为财务会计和管理会计,两者各司其职,前者主要为外部利益集团提供信息,后者主要服务于企业内部的经营管理,为协助管理者规划和控制企业的各种经济活动提供信息。这使得管理会计的信息需求范围,除了已经发生交易的成本收入计量信息之外,还应包括实物和非财务计量的信息,而且大量信息被用来预测、估计企业未来事项及计量可能的机会成本,所以需要的信息应与决策的事项高度相关。因此,管理会计在收入、费用、成本要素的科目分类指标上显得灵活多样,根据企业实际管理需求,采购订单、面向成本规划和分配的订单、物料、工程项目、工作分解结构要素、经营领域等都可能被设置成为管理会计的科目分类指标。另外,在传统会计中管理会计的痼疾就是信息不及时,需要根据财务会计信息进行二次加工,过长的延迟导致获得信息的效用大打折扣。
在信息集成的环境中,财务会计和管理会计之间、会计管理和企业管理之间的联系发生了前所未有的变化。在目前主流的柔性ERP系统中,财务数据的收集基于工作流管理系统(WFMS),WFMS支持过程的柔性管理、活动的事件驱动以及数据的同源分流,以过程模型为统率,引用企业建模信息和录入业务实际发生情况信息,从而形成统一的信息模型,其中企业建模信息是指系统为了描述企业的组织、人员、资源、财务信息(如会计科目、项目分类)等各方面对象实体而创建的档案,并按企业管理需求分类、定义信息实例(如具体的部门、员工、物料等)。业务在WFMS的执行过程中,能够将业务涉及的具体组织、人员、资源、财务发生数、业务发生数、业务执行标准、业务过程进展状态、对应的项目以及会计科目等信息,整合形成描述业务全貌的数据库行记录。WFMS为ERP系统的数据库提供了及时、全面的原始业务信息来源,由于ERP系统的各个功能模块基于统一的数据库进行操作,从而实现了功能模块操作之间的解耦。它与传统会计记录、传递、存储信息的方式有着本质的不同,表现在:①业务的过程由多个活动组成,根据活动的事件配置,WFMS能够将收集的业务信息同源分流地传递给多个功能模块,可以使负责财务会计的总账模块和负责管理会计的项目管理模块、预算管理模块等在互不影响的条件下,从统一的数据库中动态绑定财务和非财务数据进行处理,并能够自动分类、汇总形成面向管理需求的各类报表;②数据库中针对业务的行记录属性集合在内容上是对业务对象的全面描述,是包括时间量、实物量、货币量的三量信息综合视图,与决策和控制的事项高度相关,大大改变了资金流严重滞后于物流的被动局面。
三、会计实时控制的PDCA循环分析
会计控制过程包括计划确定标准、衡量绩效(将按照执行的实际结果与控制标准进行对比、分析)、纠正偏差三个阶段,即通过PDCA循环来实现。传统会计控制循环存在普遍的人力衔接,所以会计控制的滞后也是必然的。ERP系统的信息集成策略,大大缩短了会计控制PDCA循环在上述三个阶段的时滞,会计实时控制功能和形态已经存在,并且在企业实践中创造了一定的效益。
1、标准的实时确立
计划是进行控制的依据,控制过程的第一步就是要制定计划。由于计划的详细程度和复杂程度不一样,还需要制定一些比较具体的标准。ERP系统实时建立标准的策略主要有:
(1)系统内含全面的计划体系。ERP系统具有完善的计划体系,它融主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、项目计划和人力资源计划等计划为一体,计划和控制范围覆盖了企业的整个供应链各个环节。系统运行以销售订单为入口,一项客户需求,通过实时的盈利、成本、生产能力等分析,判断是否接受其订货,当确认接受此项订货时,计划体系将立即进行各项计划工作,产生实时的业务执行标准。计划是多目标、多层次的,从工作中心到成本中心、利润中心形成一种实时计划网。通过不同的标准成本集,可以实现不同的成本控制目标。
(2)引入业务处理规则。业务处理规则是一项业务活动必须遵守的管理原则或规则,是业务人员处理一项业务的依据。在WFMS中,过程的活动由事件驱动,并且可以针对活动的事件设置ECA(Event-Condition-Act)规则,“条件(Condition)”是针对活动的事件定义的选择集合,而“行动(Event)”是指在条件满足时,激活预先定义的对应操作并自动执行,如发送预警消息、传递数据或激活应用服务程序。“条件”其实就是一个可以选择的执行标准,随着企业业务流程自动化程度的提高,业务处理规则被逐渐融入到计算机程序中或消失,系统已经可以部分代替员工来完成对业务的控制,自动选择业务“条件”,采取业务“行动(Act)”。例如执行库存管理模块任务时,对于“库存量降至安全库存量以下”这个条件,系统可以自动激发“发出购货申请”这个行动。
(3)嵌入结构化、标准化的会计控制方法。会计控制方法是用来反映会计控制内容、执行和完成会计控制目标的手段。会计界经过多年的探索和研究,形成了庞杂的会计控制方法体系,有一些已经发展成熟,如预算控制法、责任会计控制法等。通过将这些既具有结构化控制又具有明确控制标准的会计控制方法嵌入系统会计流程,系统能够实现或根据动态计划生成全面的财务标准。对于这种会计控制方法,系统一般采取功能模块级的支持。
ERP系统的上述策略有助于形成全面的、可以考核的实时标准,而且标准是多元化的,可以用实物来表示,如产品数量、服务提供量、速度等,也可以用金额来表示,如收入、成本、利润等;还有许多定性形式的标准,如业务条件描述。当出现标准问题时,企业可以及时重新制定计划和标准或重新选择标准集,以通过修改目标的方法来处理。
2、实时进行分析评价
在实时确立标准和会计信息实时收集的基础上,实时分析评价变得更为容易。分析评价可以用一次需求的提出到回应的提供所消耗的时间作为评测单位,把这个时间作为评定服务的一个标准,再结合其他标准执行情况加以分析,有利于管理控制和发现问题,从而大大提高对客户的响应能力,使企业的竞争能力得到显著加强。
3、结果的实时处理
ERP系统可以对实时分析评价结果进行实时纠偏。在标准能够反映实际情况和可以用来评定业绩的情况下,就可以比较迅速地纠正工作中偏差,对于例外,系统将报警并可进行人工检查和干预,也可以激发控制事件实时加载到业务流程上,调整业务流程的流量或流速。比如,业务在WFMS中执行时处于被监控的状态,当违反设定的ECA规则或审核状态属性字段被赋予否定意见时,对应的任务将被自动挂起,从而使业务处于暂停或中止状态,必须经过人工的干预才能进行下一步的后续处理。
责任编辑 张玉伟
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