时间:2020-05-19 作者:陆颖丰 李兴堂 李若山 (作者单位:复旦大学会计系 北京交通大学会计系)
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摘要:
一、案情回放
2004年7月15日,《新闻晚报》报道了一则案件,标题为:《内部人员做手脚数据库里透玄机——摩托罗拉新款手机“低价叫卖”》。
据报道,2004年1月初,摩托罗拉电子有限公司市场部在例行工作中发现,该公司刚刚推出的V303手机竟然以非常低廉的批发价格出现在上海闸北区的一家通讯市场的私营小店内。摩托罗拉公司感觉非常蹊跷,立即买下这些手机,并对事件进行了彻底调查。调查发现,这些手机是由本市一家大型的民营通讯公司代理销售的。但是,根据销售合约,该公司并无权对这批手机进行二次批发。摩托罗拉公司据此对这家通讯公司处以18000元罚款。接到摩托罗拉公司的处罚通知后这家通讯公司立即展开了调查,发现这13部手机确实是从下属的两个销售点流出去的,公司认为很可能是内部人员做了手脚。2004年2月24日,该公司向卢湾公安分局报案。警方很快就展开调查。警方首先对该公司内部货物流转过程进行了检查,发现公司的账目和提货单都记载不清。于是转向另一个方向调查,即从发现这13台手机的通讯批发市场来追根溯源。通过详细调查,最初卖出这13台手机的是同一家商店,老板是一个姓陈的中年男子。陈老板表示,手机是由一个叫徐志霞的拿来卖的,有...
一、案情回放
2004年7月15日,《新闻晚报》报道了一则案件,标题为:《内部人员做手脚数据库里透玄机——摩托罗拉新款手机“低价叫卖”》。
据报道,2004年1月初,摩托罗拉电子有限公司市场部在例行工作中发现,该公司刚刚推出的V303手机竟然以非常低廉的批发价格出现在上海闸北区的一家通讯市场的私营小店内。摩托罗拉公司感觉非常蹊跷,立即买下这些手机,并对事件进行了彻底调查。调查发现,这些手机是由本市一家大型的民营通讯公司代理销售的。但是,根据销售合约,该公司并无权对这批手机进行二次批发。摩托罗拉公司据此对这家通讯公司处以18000元罚款。接到摩托罗拉公司的处罚通知后这家通讯公司立即展开了调查,发现这13部手机确实是从下属的两个销售点流出去的,公司认为很可能是内部人员做了手脚。2004年2月24日,该公司向卢湾公安分局报案。警方很快就展开调查。警方首先对该公司内部货物流转过程进行了检查,发现公司的账目和提货单都记载不清。于是转向另一个方向调查,即从发现这13台手机的通讯批发市场来追根溯源。通过详细调查,最初卖出这13台手机的是同一家商店,老板是一个姓陈的中年男子。陈老板表示,手机是由一个叫徐志霞的拿来卖的,有时她丈夫也来,前后已经来卖了50多部。经调查,这50多部手机都是刚上市的新款,各个品牌都有,而且都是以市场零售价的6至8折成交的。于是,警方着重对徐志霞夫妇进行了调查。在依法对徐志霞夫妇的家进行搜查后,警方发现了从2003年9月至今他们侵占公司手机并加以变卖的大量单据。随着调查的深入,案件终于真相大白。除了徐志霞和丈夫王屹昉,该通讯公司的4名仓库保管员和1名财务人员均卷入了这起职务侵占案件。
犯罪嫌疑人王屹昉,曾在这家通讯公司从事财务工作。正是他一手策划并操控整个犯罪团伙实施了这起非法侵占案件。那么,他和同伙们是怎样在半年时间里从公司拿出了260部手机呢?
据王屹昉交代,在一次公司数据报错时,电脑上显示了指示路径,直接可以看到数据库的所在,于是他尝试着进入了公司的数据库,从中他看到了一个发财的大好机会。2003年6月,王屹昉离开了公司,但他并没有急着找工作,也没有中断掉和公司中某些同事的联系,而是开始精心策划如何非法侵占和倒卖手机的实施方案。按照王屹昉的设计,首先,由在公司本部工作的一名员工按照之前获得的路径进入数据库并复制好全部数据。然后,王屹昉修改其中某个门店的销售记录,比如,某型号的手机明明卖了100部,他改成105部,那么,门店的仓库里就多出来5部手机。接下来,他用修改好的数据覆盖掉公司电脑里正确的数据,并通知事先物色好的仓库保管员拿出这些手机。在对这些环节都进行了仔细研究、并有了相应的对策以后,王屹昉串通了在公司做财务的腾小红以及做仓库保管员的丁爱云等人,从2003年9月起,开始大肆作案。
二、案例分析
企业在发展过程中,构建并不断完善与之相匹配的包括内部控制管理机制在内的现代企业管理制度至关重要。本案中该通讯公司之所以在产生如此重大损失的情况下仍不知情,一个重要原因就是其内部控制制度存在诸多缺陷。以下分别就其较为突出的
三个方面进行详细剖析。
1、控制文化的缺失是导致本案的环境诱因
如前所述,当得知数据库可随意进入时,王屹昉第一反应并不是向公司管理层反映,而是觉得自己发现了一个发财的大好机会。他之所以有这种想法,与当时公司的整个氛围有着一定程度的关系。据王屹昉交待,当时公司里“很多人都会想一些捞外快的办法”。比如,月初某个商品是卖3000元的,到月末就只卖2000元了,前后有1000元的差价,那么把月初发生的销售全都报成月末销售,差价就可以进自己的腰包,反正公司是只到月末才进行盘点的。再比如,个人到批发市场进货,借公司的柜台销售,等调价的时候赚取其中的差价。或者直接接受现金,等降价的时候拿差价;诸如此类的还有很多。正是因处在这样一个缺乏控制文化的环境,使得王屹昉在“法不责众”的侥幸心理下向错误迈开了第一步,这就是造成本案发生的最基本的环境诱因。
2、信息系统的薄弱是诱发本案的直接原因
一个公司的信息系统承载着整个公司的经营和财务状况,同时也是公司用于管理、控制和防范风险的依据。而本案正是由于该通讯公司没有建立起一套及时、可靠、安全、全面的信息系统,从而给犯罪嫌疑人王屹昉创造了绝佳的舞弊机会。
分析王屹昉的作案手法,可以随意进入并被篡改的信息系统无疑是本案的罪魁祸首,因为它根本无法保障数据的安全和真实。据了解,该通讯公司的数据库是公司管理层花费了近百万元请专家量身定做的。作为整个公司的结算系统,公司所有的日常运营、销售数据都建立在这个系统之上。而且,出于控制方面的需要,在使用过程中每个操作人员都有自己的用户名和密码,并且只能在自己的权限范围内对数据进行修改。但是据王屹昉交待,事实上这套代价不菲的信息系统其实只是一个很简单的软件,内部并没有明确的职责划分,也没有严格的禁入机制,连对数据进行修改都很便利,只需短短几分钟的时间且不会留下任何痕迹。这也就是犯罪嫌疑人为什么能屡屡得手而不为人知的原因。
另外,这家通讯公司在账务处理方面的混乱,导致某些关键的财务信息失真或缺失,一定程度上也掩盖了舞弊的事实,对本案起到了推波助澜的作用。这主要体现在三个方面:第一,账目不清。该公司在春节期间举行了大规模的促销活动,销售数量大幅上升,许多账目都没有及时编制,并且在事后也没有予以补齐,这使得企业的重要财务数据严重缺失,无法正确归结出诸如销售单价、销售毛利这些可以及早发现舞弊事实的数据。第二,账务不实。手机产品的价格波动相对较大,而公司账务记录的速度则远远慢于实际价格的波动,这就给销售人员在价格变动期间虚假报账提供了舞弊空间。例如前面王屹昉提到的某个月初卖3000元、月末卖2000元的商品被延迟入账的问题。第三,账实不符。促销期间,由于销售数量比较多,各销售点的工作人员到公司仓库领取手机时,仓库工作人员并没有进行认真盘点,延缓了发现舞弊的时间。
3、控制活动的失误打开了本案的方便之门
在案例介绍中可以看到,本案共涉及公司的7名员工:王屹昉夫妇以及4名仓库保管员和1名财务人员。作案的过程涉及4个环节:复制数据、修改记录、盗取手机以及实现销售。在长达半年的时间内,对于涉及如此多的人员、岗位和环节的舞弊活动,为何管理层却看不出一点端倪?
一位销售经理一语道破天机,他说:“这好比一个房间里放了贵重物品,我在门上安了10把锁,每个人保管一把钥匙,但现在10个人串通起来,我们也没办法。”
的确,内控制度正是通过合理的分工和授权,利用相互监督和制衡的机制发挥作用的。一旦各个环节的人串通起来,那么原本的相互监督、相互印证就演变为相互扶持、相互掩护,内部控制也就荡然无存了。但是,这种串通舞弊也是可以防范的,通过适当的控制措施和控制活动可以降低共谋的可能。本案中,该通讯公司没有充分意识到串通舞弊的风险,没有采取相应的控制措施,才使得犯罪嫌疑人有机可乘,轻易地打造出从财务、仓管到销售这一条手机供给线,架空内部控制,联手作案。
三、启示与教训
中国经济的飞速发展催生了一大批类似本案中通讯公司这样的民营企业,它们大都在营销上不惜血本、不遗余力,在较短的时期内实现了企业的快速壮大,但往往又由于未在企业内部管理和控制方面给予相当的重视,而招致一些不必要的损失。前述案例就是一个明证。通过对该案例的分析,可以在建立健全企业内部控制方面得出以下三点启示与教训:
1、树立正面的控制文化,营造良好的控制环境
有效的内部控制制度的一个基本因素就是强有力的控制文化。良好的文化环境对内部控制的影响非常关键,是其他内部控制因素和措施发挥作用的基础。
一般而言,控制文化通过潜移默化的环境熏陶影响员工的价值观和风险偏好,帮助企业员工树立起控制意识,提供纪律与架构,是其他所有内部控制要素的起点,也是企业文化的重要组成部分之一。积极向上的控制文化有助于形成良好的控制环境,降低企业的固有风险,避免舞弊自我合理化的倾向。巴塞尔银行委员会在其1998年发布的《银行机构的内部控制制度框架》中指出:无一例外地,任何大量损失的产生都反映出管理部门未能重视、并疏于创造内部控制文化。因而,在企业发展过程中,要重视树立正面的控制文化,营造良好的控制环境。企业应提倡忠于职守、爱岗敬业的内部控制文化,向各层次工作人员强调并说明内部控制的重要性,弘扬坚持操守、高度负责的工作态度,杜绝牟取私利的歪风邪气。
2、健全企业信息系统建设,强化信息系统安全性
有效的内部控制必须要有充分而全面的财务数据和业务数据作为支撑,并且这些信息必须建立在真实、可靠、及时的基础上,因而企业的信息系统建设就成了搞好内部控制的重中之重。
从内控角度来看,信息系统最基本的功能就是提供各式各样的财务数据或业务数据以供比较和分析。这些数据之间本身蕴含了强烈的钩稽关系,往往通过一些简单的比率计算和分析性复核程序就能发现很多舞弊线索,及早地发现风险所在。但是这一切都是建立在资料实时更新、数据全面完善的前提下的。如果信息系统不能及时提供真实可靠的财务数据,那么会计的监督和控制作用也就无从谈起。因此,严格执行财务制度,规范账务处理,及时入账,保证财务信息的真实性和完整性,是健全信息系统建设的必要条件,也是内控制度发挥作用的基础。
此外,信息系统安全与否也将影响到内部控制的有效性。完善的内部控制要求以电子形式持有并使用数据的系统必须具有安全性和保密性,应受到独立监管,并能够得到足够的应急安排支持。信息系统的设计者与管理者尤其要注意对某些关键信息的保护和加密,强化整个信息系统的安全性能。当然,加强信息系统安全方面的控制是需要花费成本的,但是,如果一些关键的环节得不到控制的话,损失可能会是灾难性的。该案例中就是由于通讯公司的信息系统存在重大的安全隐患,王屹昉才能有机会实施作案。
3、推行定期的职务轮换制度,防范串通舞弊
如前所述,一般的内部控制制度并不能有效防止串通舞弊的发生,企业必须采取某些特定的控制措施打破这种共谋的局面,查寻舞弊的痕迹。职务轮换制度就是防范串通舞弊的有效武器之一。
通常来讲,串通舞弊得以实现的主要原因在于实施舞弊的群体长期固定在特定岗位上,便于形成既互相合作又互为掩护的攻守同盟,但是也正因为如此,只要其中一个人的问题被发现,整个串通舞弊的事实也就浮出水面了。而定期的职务轮换制度恰恰能起到这样的作用。企业实施职务轮换制度,对特定岗位定期更换人员,一方面可以防范某些危害公司利益的小集团的形成,提高串通舞弊的成本,降低舞弊发生的可能性;另一方面还可以通过轮岗中必不可少的工作交接环节发现员工在工作上的问题和差错,尽早掌握舞弊线索,减少舞弊带来的损失。如果该案例中的通讯公司当初实施了定期的职务轮换制度,让财务人员或仓管人员在不同销售部门之间轮岗的话,那么王屹昉就无法实施其侵占公司手机的计划,除非他把整个公司的相关人员都串通起来。即使该案件最终还是不可避免地发生了,也将会因为岗位的轮换而被更早地揭发出来。
此外,定期的职务轮换制度除了能有效防范串通舞弊之外,还承载了更多正面、积极的作用。职务轮换能使部门人员有机会接触到整个工作流程,发挥员工的主观能动性,锤炼员工的学习能力,全面提高员工的素质,有助于企业人力资源的开发和管理。
责任编辑 孙蕊
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内部控制理论的发展经历了不同的阶段。现代理论界对内部控制的定义各不相同,被普遍接受的是美国“反对虚假财务报告委员会”所属的内部控制专门研究委员会发起机构委员会(简称“COSO委员会”)的定义。在1992年发布《内部控制——整体框架》的基础上,2004年COSO委员会发布了《企业风险管理——总体框架》(Enterprise Risk Management——Integrated Framework),扩展了内部控制的内涵,提出了企业风险管理的概念。根据该框架的定义、企业风险管理是一个过程,该过程由企业的董事会、管理层以及其他人员共同实施,应用于战略制定及企业各个层次的活动,旨在识别可能影响企业的各种潜在事项,并按照企业的风险偏好管理风险,为企业目标的实现提供合理的保证。组成要素也由原来的五大要素扩展为八大要素:内部环境、目标设定、事件识别、风险评估、风险对策、控制活动、信息与沟通、监督。
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