时间:2020-05-28 作者:杜美杰 (作者单位:北京语言大学国际商学院会计系)
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摘要:
商品零售业因经营理念、营销方式、规模大小的不同,其内部控制也各有差异,但在现代信息技术环境下,随着条码技术和POS系统的广泛应用,商品零售业内部控制也呈现了较为明显的共性,即以单品概念为核心的单品管理和单品核算成为现代商品零售业最主要的内部控制特征。
一、条码技术和POS系统下的单品概念
超市条码技术和POS系统是现代商品零售业普遍应用的信息技术,它为单品管理和单品核算提供了合理基础。在零售企业中,除了前台的店内码外,对于每一种商品,还必须根据其属性和特征,按照一定的规则编制“后台码”,这是商业自动化所必须的基础工作。同时,POS系统建立了前台码和后台码的一一对应关系,从而使物流与信息流的统一、业务和财务的一体化管理成为可能。条码技术和POS系统的最大作用在于可以追踪每一件商品的物理流动,并能索引出商品的各种详细信息,从而实现传统手工环境所无法实现的单品概念。
值得一提的是,条码技术所带来的单品概念并不限于商品管理,客户管理、供应商管理、员工管理等也是一种广义的单品管理和单品核算。使用条码对客户进行管理主要应用在会员制超市中,客户凭会员卡进入超市购物,在结账时由收款员通过扫描卡上的...
商品零售业因经营理念、营销方式、规模大小的不同,其内部控制也各有差异,但在现代信息技术环境下,随着条码技术和POS系统的广泛应用,商品零售业内部控制也呈现了较为明显的共性,即以单品概念为核心的单品管理和单品核算成为现代商品零售业最主要的内部控制特征。
一、条码技术和POS系统下的单品概念
超市条码技术和POS系统是现代商品零售业普遍应用的信息技术,它为单品管理和单品核算提供了合理基础。在零售企业中,除了前台的店内码外,对于每一种商品,还必须根据其属性和特征,按照一定的规则编制“后台码”,这是商业自动化所必须的基础工作。同时,POS系统建立了前台码和后台码的一一对应关系,从而使物流与信息流的统一、业务和财务的一体化管理成为可能。条码技术和POS系统的最大作用在于可以追踪每一件商品的物理流动,并能索引出商品的各种详细信息,从而实现传统手工环境所无法实现的单品概念。
值得一提的是,条码技术所带来的单品概念并不限于商品管理,客户管理、供应商管理、员工管理等也是一种广义的单品管理和单品核算。使用条码对客户进行管理主要应用在会员制超市中,客户凭会员卡进入超市购物,在结账时由收款员通过扫描卡上的条码确认会员身份,并把会员的购货信息储存到会员资料库,以便以后使用。而利用条码进行供应商管理,则主要是要求供应商所供应的货物必须粘贴条码,以便进行货物的追踪服务,供应商必须把含义清晰的条码内容反映给超市,以便通过货品条码进行订货。而使用条码对员工进行管理则是为每个员工制作员工卡,凭卡确定身份并完成考勤、支薪、领料和校对等工作。
二、单品概念下进销存过程的内部控制分析
作为商品零售业核心业务流程,商品进、销、存过程在单品概念下也发生了巨大的变化,实现了传统环境无法实现的精益采购、精确仓储和自选销售。
1、精益采购及其内部控制
传统环境下,受纸质进货凭证信息容量和传递程序限制,购进业务各环节只能按大类进行粗放式控制。随着条码技术和POS系统的应用,购进业务流程中的内部控制具有了明显的单品精益控制特征。
第一,请购环节可以实现精确计划。通过与收款机联网,后台数据中心每天都可直观地掌握每个单品的销售及库存情况,利用各种数据挖掘工具,进行多角度的跟踪分析,从而制定详细到每类单品的采购计划,避免脱销和积压。
第二,审批环节可以实现明细授权。业务人员进货范围的明细内容需经管理人员确认并录入系统,超过进货授权范围,任何商品将不能进入进货业务流程,同时该措施还有助于分清积压滞销商品申请人和审批人的责任,从而实现对日常进货业务执行人的控制。
第三,采购环节可以实现供应商管理。利用系统中的供应商数据,分析其贡献度、信誉度、送货天数、压库金额等信息,从而对现有供应商和新增供应商进行全面的资格认定,实现供应商及单品的自动选择控制。
第四,验收环节可以实现全程跟踪。在使用条码技术后,到货的每一件商品均通过条码扫描自动记录,并自动完成与订单中货物的一一对照和匹配,从而准确记录到货及订单执行情况,实现单品购进的全程追踪控制。
第五,付款环节可以实现逐项支付。根据采购订单的履行情况,结合系统提供的供应商对账单、结算单、付款单、调整单等详细信息,直接确定甚至可以明细到单品的应付金额和应付日期,从而实现付款过程的单项控制。
2、精确仓储及其内部控制
传统环境下,商品零售业库存管理手续烦琐,很难做到精确管理、准确无误。条码技术的广泛应用使上述难题迎刃而解,条码技术和POS系统在商品实体移动过程(如入库、出库、盘点等)中发挥着重要的内部控制作用。
首先,验收入库时,利用条码技术可以采集货物单件信息,建立库存数据,使库存操作更加准确。此外,还可根据条码对相应的物料划分种类,区别存放,既能充分利用仓库空间,又避免入库产品无法跟踪的现象。
其次,在发货出库时,利用条码技术一方面按效期管理的要求分拣指定批号、指定货位的库存商品,以确保存货按先进先出等实物顺序进行流转;另一方面,自动采集发货数据,提高发货业务效率和确保发货数据准确统一。
最后,在盘点存货时,利用条码盘点机等终端设备,对货位号及物品号进行扫描,自动记录库存数据,然后将该数据导入后台数据库中,由系统自动产生盘盈盘亏报表,极大地提高了盘点工作效率。
3、自选销售及其内部控制
在利用POS系统进行销售时,其业务流程一般是:与后台主计算机相联的终端机——电子收款机,借助光电识读设备录入所售商品条码,传至后台主计算机,并从数据库文件中查询该商品的名称、价格等详细信息,经过数据处理,再传至电子收款机,完成款项的计算并打印出收据。
利用POS系统进行销售有效地解决了分销体系的数据汇总问题。门店(专柜、专卖店、店中店)是最终实现销售的场所,是分销体系中数据量最大、最频繁的环节。由于门店信息量大且地点分散,如何提高销售终端数据采集的准确性和时效性是每个商品零售企业面临的难题。而条码技术和POS系统则有效地解决了这一难题:一方面利用条码技术直接采集最前端数据;另一方面利用POS系统的一体化管理,实时更新系统数据。
三、单品概念下商品零售业内部控制的要点分析
1、进货环节的控制要点:实行供应商选择制度
(1)通过对供应商的分类与编号建立供应商档案,并在此基础上建立供应商商品台账。对每一个供应商的相关信息,包括商品序号、代码、名称、规格、单位、进货量(不同时期的进货量及累计进货量)、售价、进价、毛利率、销售额(不同时期的销售额及累计销售额)及供应商代码等进行详细记录。
(2)通过商品台账进行销售状况统计分析,完成对供应商的评估和选择。对每一供应商所提供的商品数量、销售数量及金额按一定时期(如一个月)进行统计,列出商品销售数量排序表,作为议价谈判的重要依据。在此基础上,可按一定的标准将供应商分为不同级次,实施分类管理。
2、库存环节的控制要点:实行商品编码制度
(1)设定编码规则。为减少编码错误出现,应预先设置一套编码规则,在数据录入时,凡录入与编码规则不符的数据,系统通过校验拒绝接受,并提示错误,从而大大提高数据录入的准确性。
(2)商品编码。即根据商品的品名、型号、规格、产地等划分商品品种,并且分配惟一的编码,即后台码。在各种仓库操作中,统一使用一致的后台码对库存商品进行管理。系统应建立前台码和后台码的一一对应关系。一般说来,在进行每一项商品操作(如到货清点、入库、盘点)的同时,利用条码自动识别技术输入数据,随后由系统对相关数据进行自动处理,从而为下一次操作(如付款、出库)做好数据准备。
(3)库位编码。按仓库的库位记录仓库商品库存,在商品入库时将库位条码号与商品条码号建立对应关系,在出库时按照库位商品的库存时间实现先进先出或批次批号管理。这样,根据批号可以直接对库存商品进行效期预警,最大程度减少不必要的损失,也可以保证先进先出,实现成本的精确计算。其中,批次批号管理对药品及易变质食品的管理尤其重要。
3、销售环节的控制要点:定价、测控与交接制度
(1)销售定价。对于零售企业而言,商品定价非常关键。对于大规模的商场、超市及连锁店经常会发生商品的价格变动,应先由零售企业的物价部门进行复核,然后由分管价格的信息管理人员在后台进行及时调价。如果前台实时连接后台,则后台进行商品资料的新增或修改后,前台即可进行相关操作,比如销售新商品或按新价格销售等,从而能够有效地支持以价格调整为手段的促销活动。
(2)商品安全管理。由于商品零售业大量采用开架售货形式,因此,商品防盗至关重要。为防止收银员本身的监守自盗行为,通过连接收银系统和录像监视系统将收银系统的销售数据与同步的收银现场图像捆绑在一起,作为一笔销售记录存档,这种记录具有很强的查盗能力。
(3)收银员交接。收银员上下班及交接班时须进行签到或签退工作,收银员交班时应使用“注销”功能,打印出记录当日交易总金额的读账、清账报表及销售报告单,由接班收银员和值班长签名,作为会计部门查核和作账的凭证。
4、运行过程的控制要点:系统的安全持续
(1)数据安全管理。POS系统通过对数据访问权限和角色定义等方面的设置,支持企业内部各种复杂的权限控制,权限可以细分到每一个管理环节,甚至是每一个操作动作。根据企业管理需要,系统可为每个操作员设置严密的操作权限及相关菜单,以有效地防止各种越权操作和超范围的数据查询。系统能全程记录每个操作员进出系统的时间、操作的内容,并实时监控系统的每项操作,从而有效地确保系统运行安全。
(2)持续运行管理。系统应对运行状况进行实时监控,以提前消除隐患,确保正常运行。
5、管理过程的控制要点:支持决策的数据挖掘
与手工环境下的数据输出不同,POS系统应能提供面向非计算机专业人员的可自行定义的报表生成工具、提供强大方便的查询功能,以满足管理过程中的资料查询需要。也就是说,只要是系统存储的信息,都可利用这一工具生成管理者所需的报表,以更充分地利用系统中的各种原始数据。
(1)多品类管理。这是一种全新的商品管理理念。对同一种商品可以在零售各个环节上,按照多种方式进行统计汇总,包括商品品牌、类别、部门、规格等。同时,这些分类之间还可以相互交叉,进行组合查询,从而使汇总统计更加深入细化,更加具有分析意义。
(2)客户服务管理。POS系统可以实现对客户消费信息更细致、更全面的统计分析,同时,还可以借助会员卡等手段,对由前台接收的不同客户层销售数据进行消费信息分析,从而为更好地服务客户提供基础数据。
(3)促销情况分析。POS系统一般支持多种促销手段,如限时促销、捆绑促销等,每种促销可以限定在某个日期段甚至某个时段内。促销完毕后,系统应对促销效果进行评价,分析促销前与促销后销售额及毛利额的增长情况,分析不同促销方式之间的促销商品销售额与毛利额,为促进促销管理或者变更促销方式提供直接的参考依据。
(4)售后服务跟踪。即按照商品条码建立销售档案,记录商品信息及重要零配件信息,以便通过商品条码进行售后服务;对商品零配件实行基本的进、销、存管理,与维修的商品一一对应,建立零配件档案;实时记录并监督商品维修状况,统计维修原因,建立维修档案。通过商品售后服务信息的采集与跟踪,为售后维修服务提供信息,也为今后商品采购和供应商选择提供判断依据。
责任编辑 张玉伟
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