时间:2020-05-28 作者:史振生 黄萍 (作者单位:财政部科研所 中国新兴(集团)总公司)
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摘要:
ERP对企业管理的影响并不仅仅在于它采用了何种先进的信息技术,从而提高了企业的工作效率,更重要的是通过ERP系统的实施和应用过程,使ERP系统所蕴涵的先进管理思想为企业所接受,并指导企业管理实践,从而提高企业的管理水平。作为企业信息化的重要组成部分,会计信息化也势必受到ERP管理思想的影响。
一、ERP系统与会计信息化的关系
ERP系统是一个建立在信息技术基础上的管理平台,是企业信息化的一个重要组成部分,但不是全部,企业信息化的内容要比ERP系统广泛得多。ERP中的企业资源包括企业所拥有的人力、资金、材料、设备、方法(生产技术)、信息和时间等各项资源,它的功能范围的扩展、延伸已包括了与企业相关的供需链资源。ERP对企业资源进行综合平衡和充分考虑,科学、有效地管理企业人、财、物、产、供、销等各项具体业务工作,以期最大限度地利用企业的现有资源取得更大的经济效益。ERP系统包含财务和管理会计内容,因此,ERP环境下的会计信息化工作只是ERP系统的一个有机组成部分,同时,也是企业信息化不可分割的重要内容。需要指出的是,ERP系统无论采用什么样的技术实现,都只是企业实现管理目的的一种手段和工具,ERP系统的精髓和生命力在于...
ERP对企业管理的影响并不仅仅在于它采用了何种先进的信息技术,从而提高了企业的工作效率,更重要的是通过ERP系统的实施和应用过程,使ERP系统所蕴涵的先进管理思想为企业所接受,并指导企业管理实践,从而提高企业的管理水平。作为企业信息化的重要组成部分,会计信息化也势必受到ERP管理思想的影响。
一、ERP系统与会计信息化的关系
ERP系统是一个建立在信息技术基础上的管理平台,是企业信息化的一个重要组成部分,但不是全部,企业信息化的内容要比ERP系统广泛得多。ERP中的企业资源包括企业所拥有的人力、资金、材料、设备、方法(生产技术)、信息和时间等各项资源,它的功能范围的扩展、延伸已包括了与企业相关的供需链资源。ERP对企业资源进行综合平衡和充分考虑,科学、有效地管理企业人、财、物、产、供、销等各项具体业务工作,以期最大限度地利用企业的现有资源取得更大的经济效益。ERP系统包含财务和管理会计内容,因此,ERP环境下的会计信息化工作只是ERP系统的一个有机组成部分,同时,也是企业信息化不可分割的重要内容。需要指出的是,ERP系统无论采用什么样的技术实现,都只是企业实现管理目的的一种手段和工具,ERP系统的精髓和生命力在于它所蕴涵的管理思想对企业管理实践的提升。
二、ERP的几个重要管理思想
对于ERP系统中所蕴涵的管理思想可以说众说纷纭,其思想内容也各有不同,这主要是由于分析问题的出发点不同造成的。本文则是结合企业会计信息化工作的有关内容来谈ERP中的管理思想。
1、全局观和客户需求导向原则下的全流程及流程优化思想
业务流程可以定义为这样一个过程:通过一组任务或作业的整合,把输入的各种必要的资源,经过增值处理,输出客户所需要的、认可的和满意的资源(产品或服务)。任何一个企业的经营生产活动都是由一系列连贯又交错的业务流程来实现的。
设计业务流程的目的是为了最大限度地满足客户日益增长和多变的需求,为客户增值。同时,也是为了实现企业的经营规划所提出的各项指标,为企业增值。企业的价值只有在满足客户价值的前提下才能实现,因此,必须把客户的价值同企业的价值统一起来。按照增值的原则分析现有业务流程、设计理想流程并不断优化,是实施ERP系统前期工作中的首要任务。
一个局部业务流程的输出是另一个局部业务流程的输入,众多的“输入—处理一输出”构成了一个全流程。全流程的起点是客户需求,这就是市场经济客户需求导向的原则。所以说,应用ERP系统必须把握的一个主要理念就是:围绕业务流程,树立以客户满意为出发点的整体和全局观或系统观。
2、集成管理思想
(1)信息集成与实时共享
信息集成就是任何一项数据或信息,由一个部门的专职员工负责,在规定的时间,录入到系统,存储在指定的数据库中,然后根据业务流程的要求,按照规定的运算方法进行加工处理。就是说同样的数据或信息不再需要第二个部门或其他员工重复录入。这样,一方面可以减少重复劳动,提高效率,避免差错,另一方面,可以根据使用系统的员工口令查明每一个数据的来源和录入时间,做到责任分明。
信息集成是为了实时共享。与某项业务有关的所有授权人员,都可以及时地从指定的数据库中调用原始数据和加工处理后的信息,这些信息在所有相应的记录和报表上按照一定的格式显示,使管理人员能够实时地了解到相关信息以应对内外环境的不断变化,提高企业的应变能力。信息集成和实时共享是成为“实时企业”的必要条件。
(2)“三流合一”及业务流程集成
信息流是一个非常广泛的概念,有些信息是单独流动的,有些信息则是伴随物料或资金流动的。物流和资金流实质上都是通过信息流来表达的。所谓物流、资金流、信息流的“三流合一”,其核心实质是物流同资金流的信息集成。
(3)业务流程与信息集成的关系
信息集成是为了信息实时共享,但是,如果没有一个规范化的业务流程,或者业务流程不能不断地优化,信息集成和共享的效果也不会充分体现出来。可见,业务流程同信息集成有着密切的关系,相互影响、相互作用。
ERP以前的管理信息系统(MIS)基本上都是部门级的,目的是提高单个部门的工作效率。但是由于它们没有形成一个整体,只是孤立的管理信息系统即“信息孤岛”,所以虽然能够提高某一部门的工作效率,却不一定能提高企业的整体效益。由部门级管理信息系统构成的企业管理信息系统没有覆盖企业的整体全流程,信息流是被割断的、信息的传递是迟缓的甚至是不能直接沟通的。
要消除孤岛,关键是实现集成。只有把各个不同的业务流程按照全流程、整体化的思想进行优化和联接,才能疏通企业的信息通道,达到信息集成和共享的目的,进而,对企业运作进行实时反映、实时监控、正确决策。
3、综合控制思想
ERP的系统观、全流程及集成思想使得以前主要以部门为单位而设立的内部控制体系也面临着变革。首先,企业以前的内部控制体系,由于信息不能在企业整体进行集成和共享,信息传递反馈不及时,导致企业整体内部控制所依赖的信息反馈不完整、不及时。其次,由于业务流程是不连续的,不能在企业整体内进行优化(现在扩展到整个供需链),也就造成了内部控制流程的不连续。以上这些原因造成了企业实施ERP前的内部控制更多的是以部门为单位来设计的,在形成“信息孤岛”的同时也形成了内部控制上的孤岛,即“内控孤岛”。
ERP的实施打破了这种局面。在ERP系统中,信息集成与实时共享有助于发挥各管理部门的能动性,促使各管理部门相互及时提供决策需要的相关信息,本部门负责处理的物流、人流、资金流信息通过参与其他部门的决策从而实现对业务流程的综合控制。首先,对于会计部门来说,现行财务会计信息系统采集和存储的数据是有关业务数据的一个子集,这样,为了保证会计信息的质量,必须加强对业务部门的控制以维护整个中心数据库资料的完整、可靠。其次,ERP把实时信息处理嵌入业务处理系统,从而使会计信息具有一定的开放性。会计人员在设计、开发、实施相关信息技术应用时,能为业务决策提供更为有用的信息。会计部门可以直接关注业务流程,有助于通过事前预防来控制业务的处理风险。同时,通过会计信息提供的及时服务,各级业务执行部门能够结合参考价值信息协调各项资源、组织业务流程,从而使会计信息应用到业务流程中的各个环节。
4、事件驱动的设计思想
下面以物料移动业务为例来说明事件驱动的设计思想(见图1)。物料每种类型的流动或变化都可以看作一项事务处理,只有事务处理同账务处理同步,才能做到信息“实时”。
ERP系统中的会计核算流程是依照事件驱动的原理来设计的,系统根据每一项事务处理自动生成凭证,留下“脚印”,因此业务流程是“可视的”,这有利于追溯和审计,也有利于业务流程的改进和重组。
事件驱动的设计思想保证了会计信息与业务信息的集成和同步,它使得会计信息能够动态实时反映业务的变化,向决策者实时提供与业务变化同步的资金信息,它也是ERP集成管理思想得以实现的技术保证。
5、精细化管理思想
管理的细化一直是企业追求的目标之一,但是,由于受到手工作业流程或习惯的影响,实施ERP前的企业很难做到精细化管理,何谓ERP中所蕴涵的精细化管理思想?下面,我们通过一个销售发票生成的例子来说明。
假设企业某月与某客户签订发货合同4份,共发货6次。那么应该开几张发票呢?人们一般认为,如果开6张发票,开票方数据处理和业务操作从1次变为6次,客户也要处理6张发票,这样做是不合理的。但事实并非如此。
第一,对开票方而言,虽然打印6张发票的时间比打印1张发票的时间要长,但是在完成发票处理的整个流程中,打印占的时间并不多,更多的时间是在确认打印的内容。ERP系统会根据发货自动产生6张发票,每次发货自动对应一张发票,并不需要花费额外的时间进行6次发货和发票的核对确认。而汇总开一张发票,为确保没有遗漏,必然要进行相应的确认。
第二,从客户的财务部门进行应付款处理角度来看,有6次收货,收到6张发票,一一对应,很容易进行核对,处理时间与只收到一张发票相比,并不会增加。而且,如果客户出现收货与发票不一致情况,由于发票与发货一一对应,交易双方的对账就十分容易。
因此,企业在实施ERP设计和优化业务流程时,一定要注意贯彻ERP的精细化管理思想,不然,实施ERP的效果将会大打折扣。
三、ERP管理思想对会计信息化的启示
企业会计信息化只有遵守ERP管理思想,才能真正融入到企业信息化的整体战略中去。为此,会计信息化应具有符合企业信息化要求的基本战略思想。
1、树立全局观念和客户需求导向原则下的全流程思想
全面考虑企业整体乃至整个供应链资源,以满足客户需求为目标,不断优化业务流程,是ERP系统的立足点。会计信息化工作也必须符合ERP这一核心思想,才能避免造成“会计信息孤岛”。
在企业会计信息化过程中,我们在强调会计信息化重要作用的同时,不能片面地因为企业大多数的业务工作都与会计有关,就把会计信息化作为企业信息化或实施ERP系统的中心工作,而不注意与其他业务流程的同步和集成。在实施会计信息系统时,只有与企业的核心业务系统同步实施,才能避免“会计信息孤岛”的产生。企业存在的重要基础就是能够不断为客户创造价值,企业要围绕不断满足客户的各种需求而不断地优化业务流程。因此,在设计会计业务流程时也应该随着业务流程的不断优化而改变,会计业务流程的变化也应满足增值的要求,最终以服务客户需求为目的。同样,ERP系统中会计流程的变革也应遵守以客户为导向的全局观和全流程思想,服从于企业的整体业务流程及流程的不断优化。
2、树立集成的管理思想,避免产生信息孤岛
信息集成和实时共享不仅是成为“实时企业”的必要条件,也是企业实现“实时会计”的必要条件。以前,由于技术条件尤其是设计思想的局限,使得业务信息和会计信息不能同步和集成,导致了管理信息系统中产生了很多的信息孤岛。信息集成和实时共享要求ERP环境下的会计信息化工作打破部门观念、打破会计部门对会计信息的“垄断”,把会计信息融入到企业整体管理信息中去,为企业各部门有关员工和决策者提供决策服务。因此,会计信息化工作一定要全面、有机地集成到企业整体信息化工作中去,避免产生信息孤岛。
以前的手工会计或独立的会计核算软件,进入财务系统的原始数据,几乎都是手工录入的,甚至是“人工合成”的,不能体现信息集成,实时性和准确性都得不到保证。而报表上所有的数据都要来自各个业务系统,如果不能实时地反映经营业务的流程,不能做到业务流程的可视化,就不能有效地控制和优化业务流程,及时纠正可能出现的偏差。因此,会计信息化必须与有关的业务系统紧密集成,才能为管理决策提供准确、实时的会计信息。
ERP中的集成管理思想要求我们在设计会计流程时,一定要与业务流程紧密集成,通过信息集成,实时反映业务变化中的资金信息,做到对业务活动的实时反映和监控。在集成环境下,会计凭证的生成是随业务发生同时产生的,实施ERP后,集成类会计凭证的出现就是一例。同时,全流程及信息集成,也使各个岗位包括会计岗位在集成的环境下重新进行了设置,会计岗位的设置打破了部门界限,按照业务流程的需要而设置,此时会产生集业务功能与会计功能于一身的“集成岗位”。
可以说,集成管理思想是ERP系统的一个精髓,ERP中各个业务系统之间是一种相互依存、相互作用的集成关系,我们在设计会计业务流程及设置岗位时,一定要贯彻集成的思想,不要只强调会计业务的特点而人为割断密切相关的各业务流程。
3、树立综合控制思想,避免产生“会计控制孤岛”
ERP环境下企业综合控制体系必须建立在企业整体、全流程、信息集成与共享思想的基础上,以全系统观来统驭企业内部控制体系的建立。这就要求在规划、设计和实施企业内部控制体系时,必须从企业整体出发,制定一套完整的企业内部控制框架;站在全流程的立场上,打破部门界限,设计内部关键控制点,进而建立各岗位责任及考核指标体系;借助ERP这个网络化的管理平台,把岗位授权与内控职责固化在ERP系统中,形成规范化的“线上”内控体系。同时,注意把原来行之有效的“线下”手工控制体系在新环境下进行重新梳理,协调好“线上”控制与“线下”控制的关系,最后做到“线上”控制与“线下”控制有机结合,构成一个完整、严密的企业内控体系及内控执行系统。
ERP系统的实施不仅使会计做到了“实时”反映,而且,也使会计做到了对业务的“实时”监督和控制,会计的监督和控制职能得到进一步发挥。但是,会计控制不等于企业内部控制,会计控制必须融入到企业整体内控体系中,才能避免产生“会计控制孤岛”。
4、以事件驱动思想作为会计信息系统的设计基础
以事件驱动为设计基础的会计信息系统与业务系统紧密集成,可以做到在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性,从而可以根据财务资金现状,追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,便于实现事中控制和实时做出决策。事件驱动设计思想保证了业务信息与资金流信息的紧密集成,它不仅是现代会计信息系统的设计基础,也是集成思想实现的基础。
5、树立精细化管理思想,细化会计管理,充分发挥会计的管理职能
ERP环境下的会计信息化不仅改变了手工会计的工作习惯,也改变了以手工会计流程为基础而设计的会计电算化系统的流程,最终改变了会计管理工作的传统模式和思想。ERP的精细化管理思想也使得核算细化和管理细化变成现实,但是,这种精细化管理思想势必会影响到传统的会计习惯和思维,同时,也会给会计工作带来一些新的问题。例如,企业实施ERP后,按传统会计工作的习惯和要求,企业的凭证数量和打印量比以前大大增加,如果不对会计凭证传统的制作、审核、打印、保管等方法进行变革,必定会增加会计工作量,同时,也会与ERP系统所要求的管理流程发生冲突。因此,会计工作在达到管理精细要求的同时,必须改变传统的习惯做法,在保证会计工作质量与效率的前提下,把ERP的管理思想融入到会计工作的创新过程中,探索一套适应ERP系统环境要求的会计工作新模式。
责任编辑 张玉伟
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