时间:2020-05-22 作者:闻佳凤 (作者单位:中国石化集团公司江苏油田财务计划处)
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摘要:
内部控制是单位内部强化管理以及适应外部激烈竞争的需要,根据美国COSO(美国反欺诈财务报告委员会所属的内部控制专门研究委员会发起机构委员会)报告,内部控制是一个过程,受企业董事会、管理层和其他员工的影响,旨在保证财务报告的可靠性、经营的效果和效率、对现行法规的遵循。COSO内部控制整体架构提出,内部控制主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五部分组成。其中,控制环境是内部控制中控制要素的核心与基础,其主要内容包括:组织结构、董事会或审计委员会、管理哲学和经营方式、授予权利和责任的方式、员工的诚信度和道德价值观、员工的胜任能力、人力资源政策和实施七个方面。控制环境体现了企业风格,影响整个组织成员的控制意识,从而影响企业内部控制的执行,最终影响企业整体战略目标的实现。因此,加强和完善企业内部控制,首先应注意控制环境的建设。本文介绍COSO报告中控制环境的具体内容,并结合我国实际谈点看法。
一、组织结构
企业经营的目的在于实现整体目标,企业的组织结构则旨在提供规划、执行、控制和监督活动的框架。企业组织结构建设的好坏直接影响到企业的经营成果及控制效果。设置合理的组织结构可以为计...
内部控制是单位内部强化管理以及适应外部激烈竞争的需要,根据美国COSO(美国反欺诈财务报告委员会所属的内部控制专门研究委员会发起机构委员会)报告,内部控制是一个过程,受企业董事会、管理层和其他员工的影响,旨在保证财务报告的可靠性、经营的效果和效率、对现行法规的遵循。COSO内部控制整体架构提出,内部控制主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五部分组成。其中,控制环境是内部控制中控制要素的核心与基础,其主要内容包括:组织结构、董事会或审计委员会、管理哲学和经营方式、授予权利和责任的方式、员工的诚信度和道德价值观、员工的胜任能力、人力资源政策和实施七个方面。控制环境体现了企业风格,影响整个组织成员的控制意识,从而影响企业内部控制的执行,最终影响企业整体战略目标的实现。因此,加强和完善企业内部控制,首先应注意控制环境的建设。本文介绍COSO报告中控制环境的具体内容,并结合我国实际谈点看法。
一、组织结构
企业经营的目的在于实现整体目标,企业的组织结构则旨在提供规划、执行、控制和监督活动的框架。企业组织结构建设的好坏直接影响到企业的经营成果及控制效果。设置合理的组织结构可以为计划、指导以及控制奠定基础,有助于建立良好的内部控制环境。
构建组织结构的一个重要方面,在于界定关键区域的权、责以及建立适当的沟通渠道。良好的组织必须以执行工作计划为使命,并具有清晰的职位“层次顺序”、流畅的“意见沟通”渠道、有效的“协调”与“合作”体系。精干高效、分工协作、统一指挥、有效幅度、权责利相结合、集权与分权相结合、稳定与适应相结合、执行与监督相结合,是组织结构设计的基本原则。因此,企业在进行组织结构设计中,应重点解决好管理跨度与管理层次的划分、部门的划分、职权的划分等问题。
二、董事会与审计委员会
(一)董事会
对于内部控制而言,一个积极、主动参与的董事会相当重要。因而,如何实现董事会对经理人员的监督是企业日常监督中最为重要的环节,这种监督一旦失效,经理人员侵犯所有者利益的事便会频繁发生。因此,加强内部控制要着重加强董事会的建设,发挥董事会的作用和潜能,以充分保护股东及其他利益团体的利益。作为所有者的股东,除了保留诸如通过投票选择董事与审计师、兼并和发行新股等剩余控制权外,将本应由他们拥有的契约控制权绝大部分授予了董事会,而董事会则保留了聘用和解雇首席行政官(CEO)、重大投资、兼并和收购等战略性的决策控制权,将包括日常生产、销售、雇佣等决策管理权授予了公司经理阶层。由于市场环境不确定性和风险的普遍存在,从以上授权关系可以看出,董事会掌握的在企业契约中不可能完全明晰的决策控制权对企业长期发展至关重要,可以说经营的最终责任由董事会承担。也即是说,经理层的管理能够使企业运转起来,而董事会则能够使企业向着正确的方向运转,由此看来,企业的成功很大程度上取决于董事的能力和董事会的效率。
目前,我国一些公司在形式上建设了董事会、监事会,聘任了总经理,但在实际运用中,还存在许多误区,真正的法人治理结构并未建立,董事会的监控作用严重弱化,没有起到一个独立机构的应有作用。这种状况亟待解决。发挥董事会在内部控制中的核心作用,关键是要保证董事会的独立性,保持董事会在决策、监管过程中的独立地位。从我国公司治理的实践看,要使董事会能够独立自主地发挥其在内部控制结构中的核心作用,需要做到以下两点:(1)设立董事会决策与监管的支持机构,如审计、价格及报酬委员会等,公司要依据自身的经营特点设立。(2)杜绝高层管理人员交叉任职。建立内部控制框架要在组织机构设置和人员配备方面做到董事长和总经理分设、董事会和总经理班子分设,避免人员重叠。
(二)审计委员会
审计委员会是董事会决策与监管的重要支持机构。在董事会下设审计委员会有助于强化董事会的职能。审计委员会履行的职责是实行一种内部控制,其实质是内部审计。西方许多国家的法律规定企业必须设立审计委员会,以健全内部控制。比如,1992年美国COSO委员会发布的《内部控制——整体框架》报告就重申了审计委员会在监督内部控制过程中的重要作用。
1、审计委员会与独立董事的关系。独立董事是在完善公司法人治理结构、增强董事会功能的背景下产生的。根据理论界的研究成果,董事会中应当大量引入独立董事以确保董事会职能的正常发挥,加强对总经理的监督。审计委员会作为董事会的专业委员会之一,由于其本质是内部审计,代表董事会行使对总经理的监督,所以其独立性非常重要。审计委员会的主席及大部分成员应当是独立董事,这在西方已经成为一种普遍做法。
2、审计委员会与监事会的关系。监事会是借鉴近代三权分立政治思想设立的专职监督机构,与股东大会直接构成委托代理关系,属于公司治理范畴,其职责主要是侧重于对董事会的监督;而审计委员会则是设在董事会下的专业委员会,以为实现董事会的经营目标服务为宗旨,属于公司管理范畴,其职责侧重于对总经理的监督。因此,二者在地位和职责上有很大不同。
三、管理哲学、风格及企业文化
(一)管理哲学与管理风格
企业内部控制的有效性受制于内部控制体系制定者及实施者的操守及价值观。管理阶层的管理哲学及管理风格,包括整个企业管理方式、企业管理阶层对法规的反应、对企业财务的重视程度以及对人力资源的政策及看法等,这些都深深地影响着内部控制的成效。
西方国家越来越多的公司将道德规范和行为准则建设直接纳入内部控制。在我国,道德规范与行为准则的建设也并非空白,但现在需要解决的问题是,如何在道德规范与行为准则建设中避免空洞的说教,而是根据内部控制要求,针对各岗位的特点建立起具有操作性的行为规范与准则体系。
(二)企业文化
由于文化本身所具有的无形性、软约束性、相对稳定性和连续性等特性,企业文化始终以一种不可抗拒的方式影响着企业。企业文化在企业经营管理中的重要性,使其不可避免地影响着企业内部控制。重视内部控制的企业文化,不仅有利于科学合理地制定和执行内部控制制度,还可以弥补内部控制制度的不足,使企业的内部控制始终处于有效状态。
企业文化形成和变化的决定因素是董事会及其战略决策等委员会的管理理念与经营方式。因此,营造有利于内部控制的企业文化是董事会及其战略决策等委员会的一项重要任务。
四、其他控制环境因素
(一)经营者素质
经营者的素质通常包括知识、技能、操守、道德观、价值观及世界观等方面。经营者往往是内部控制设计和执行的关系人,其素质在企业经营管理中起着重要作用。经营者素质不同,对企业发展所产生的影响也不同。这就需要在我国建立一个“约束+激励”的控制方法,形成一个比较成熟的经理人才市场,以避免具有激励性的经理岗位由不称职的经理担任,而较好的经理由于缺乏激励而发挥不出自己的才能。
(二)权责分派体系
企业组织机构给企业经营运作与控制提供了一个合理的框架,执行这些工作的主要还是企业员工。因此,企业组织设立的一项重要任务就是权责分派,它涉及企业的所有员工,必须通过建立与控制有关的具体标准和工作程序来完成。
建立权责分派体系必须做到不相容职务相互分离。企业内部需要分离的不相容职务主要有:一是授权审批职务与执行业务职务相分离;二是业务经办职务与审核监督职务相分离;三是业务经办职务与会计记录职务相分离;四是财产保管职务与会计记录职务相分离;五是业务经办职务与财产保管职务相分离。
(三)信息系统
企业应当设立一个良好的信息与沟通系统。一个良好的信息与沟通系统可以使企业及时掌握运营状况和组织中发生的事情。信息系统的好坏直接影响企业内部控制的效率。一般而言,企业信息系统包括企业财会信息系统和管理信息系统。企业财会信息系统主要提供有关企业财会方面的信息。管理信息系统提供非财会信息。一个健全的信息系统应该能够提供质量较高的信息并保证及时进行沟通。
(四)人力资源政策及实务
公司员工的能力、诚实品性以及对员工的管理是控制环境的主要因素。COSO报告特别强调“人”在内部控制中的作用。如果公司员工不诚实或者能力不够,内部控制结构将无法发挥作用。而人力资源政策是保证企业计划实施和目标实现的关键因素,直接影响企业每一个人的业绩和表现。良好的人力资源政策对于培养企业员工、提高企业员工的素质、促使员工更好地执行内部控制有很大的帮助。目前,人力资源政策与实务方面应当抓好以下几个方面的工作:(1)关注在员工录用、培训、提升及报酬方面政策和实务的合理性。(2)使员工明确自己的责任及管理者对他们的期望。(3)了解员工工作绩效并提出改进工作的建议。(4)针对偏离既定政策和程序的问题,建立适当的补救措施。(5)制定恰当的职业标准和道德标准并作为员工业绩考核的依据。(6)合理的员工候选人背景审查制度。(7制定详细、明确的职务晋升和工资晋级标准。
总之,控制环境在内部控制系统中占据重要地位,在内部控制中发挥着不可替代的作用。企业在建立、健全内部控制系统过程中,应加强对内部控制环境及其形成过程、条件和它的作用的深入研究,不断总结经验,优化企业内部控制环境。
责任编辑 张玉伟
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